72
-Администратор. Все правила управления доступом (ACL) устанавли-
ваются с помощью Documentum Administrator, в том числе для таких функ-
ций, как службы политики хранения (RPS) или службы контент-разведки
(CIS).
-Коннекторы приложений. Documentum SDK - комплект инструмен-
тальных средств для интеграции настольных приложений и системы управ-
ления контентом Documentum.
-Composer - предоставляет платформу на основе Eclipse для сборки,
настройки и развертывания приложений Documentum.
-Documentum Content Intelligence Services - улучшает поиск и уменьша-
ет беспорядок контента, используя результаты классификации для автомати-
ческого сопоставления с категориями для автоматической пометки.
-Клиент только для чтения. Предоставляет доступ только для чтения к
репозиторию Documentum, включая приложения, обеспечивающие доступ
через серверы приложений, серверы продаж.
-Documentum Federated Search Services - позволяет пользователям по-
лучать доступ к расширенным возможностям поиска своих клиентов.
-Стандартные федеративные поисковые адаптеры Documentum.
-Documentum Web Development Kit - мощная инфраструктура для
быстрой разработки контент-ориентированных веб-приложений. Она также
использует платформу EMC Documentum.
-Content Services для EMC Centera - обеспечивает бесшовную интегра-
цию между продуктами Documentum и EMC Centera.
-Documentum Thumbnail Server - автоматически создает миниатюры и
раскадровки, обеспечивая мгновенные снимки с низким разрешением, легко
просматриваемые.
Расширение платформ EMC Documentum - расширения платформ EMC
Documentum обеспечивают высокую производительность в глобальных сре-
дах управления контентом корпоративного контента с хранилищем транзак-
ций большого объема.
73
Расширения платформы Documentum включают высокомасштабируе-
мый репозиторий для приложений хранения и извлечения, которые требуют
быстрого приема содержимого, эффективного хранения базы данных и без-
опасного доступа. Расширения платформы Documentum обеспечивают:
-Высокопроизводительный контент и обработку транзакций - быстрое
внедрение и обработку больших объемов контента и метаданных.
-Легкие системные объекты. Можно уменьшить объем базы данных,
чтобы снизить связанные с этим расходы на хранение и обслуживание.
-Оптимизацию хранилища на основе политик. Сокращение расходов на
хранение за счет сжатия файлов и распространения контента по уровням
хранения.
-Интеграцию платформ хранения данных - прозрачный доступ к адрес-
ному хранилищу NetApp SnapLock или хранилищу облачных хранилищ EMC
Atmos
-Готовые отчеты - запись и доступ к отчетам на основе шаблонов или
встроенных отчетов Crystal Reports.
Для того, чтобы вводить инновации в компании, необходимо придер-
живаться таких шагов:
-Шаг 1: Фокус.
Этот шаг посвящен сосредоточению на конечных результатах, которые
мы хотим достичь. Это предполагает разработку целей, основанных на ре-
зультатах. Полезно иметь краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные
цели.
Инструменты, доступные для этого шага: цели - важная часть улучше-
ния бизнеса. Наличие целей SMARTT облегчает переход к успеху и сохране-
ние мотивации. SMARTT означает: конкретные, измеримые, достижимые,
релевантные, целевые и временные рамки.
Руководители предприятий, у которых есть цели SMARTT, говорят,
что они полезны по нескольким причинам. Эти компании точно знают, к че-
му
74
они стремятся, когда они должны достичь своих целей и как они будут оце-
нивать, были ли они успешными.
Цели SMARTT:
-Сокращении расходов на бумажный документооборот до 20% к концу
2019 года.
-Повышение эффективности работы предприятия в целом на 10% к
концу 2019 года.
-Сокращение поиска необходимой документации в среднем на 18 часов
в месяц.
-Обеспечение единого хранилища документов с соответствующими
политиками безопасности доступа.
-Оперативный контроль конкретных заданий (контролеры поручений
должны всегда быть в курсе текущего состояния дел, без дополнительных
совещаний и звонков).
-Предоставление аналитической информации (текущей статистики ра-
боты) оперативно и качественно (без искажения).
-Сокращение времени обработки документов до 5 часов за счет сокра-
щения времени на:
-Создание документов (шаблонов).
-Передачу документов между сотрудниками в процессе коллективного
редактирования документов.
-Подготовку отчетов по заданиям и передача отчетов контролерам.
-Сокращение времени поиска документов.
-Сокращение вероятности утери документов.
Шаг 2: Изучение.
Этот шаг заключается в поиске путей достижения целей, поставленных
на шаге 1. По возможности необходимо разработать ряд вариантов. Нужно
использовать различные типы мышления, такие как творческое мышление,
которое может помочь придумать идеи.
В целях организации выполнения принятого решения необходимо
75
закрепить его распорядительным документом.
Форма утверждения решения у руководства - приказ директора об
внедрении автоматизированного документооборота.
Субъекты, с которыми необходимо согласовать решение:
Финансовый директор.
Начальник архива.
Руководитель предприятия.
Инструменты, доступные для этого шага:
Дерево целей (рисунок 16).
Рис. 16. Дерево целей
Природы, источники возникновения и диапазон возможных значений
факторов неопределенности.
Внедрение новой
автоматизированной
системы документооборота
Определить размер
финансирования
Разработать
финансовый план
Выбрать источник
финансирования
Купить программное
обеспечение
76
Источники неопределенности:
-отсутствие финансирования программистов-ученых для разработок
новых программных обеспечений.
-мало специалистов этой области разработок программного обеспече-
ния.
Формулировка исходного множества альтернатив.
1.Просчитать свои резервные финансовые запасы, возможно их хватит
для введения автоматизации документооборота.
2.Взять кредит.
3.Необходимо обосновать качественно и количественно плюсы введе-
ния и обратиться в главный офис АО «Уральские заводы» с просьбой о фи-
нансовой поддержке.
4.Подать заявку на получение гранта.
В таблице 6 представлено определение множества допустимых альтер-
натив.
Таблица 6
Определение множества допустимых решений
Альтернатива
Выполнимость
Приемлемость
Уязвимость
Сумма
Альтернатива 1
2
3
2
7
Альтернатива 2
3
3
2
8
Альтернатива 3
4
3
2
9
Альтернатива 4
2
1
2
5
77
Шаг 3: Выбор.
Этот шаг заключается в выборе лучших опций из тех, которые указаны
на шаге 2. Речь идет о том, чтобы отложить варианты, которые не являются
высокоприоритетными. Этот шаг также дает прогнозы относительно ожида-
емых результатов по выбранным параметрам.
В моем случае в большей степени удовлетворяют необходимым требо-
ваниям такие альтернативы:
78
-Взять кредит.
-Необходимо обосновать качественно и количественно плюсы введе-
ния и обратиться в главный офис АО «Уральские заводы» с просьбой о фи-
нансовой поддержке.
Следовательно, самая результативная альтернатива для решения выяв-
ленной проблемы – обратиться в главный офис АО «Уральские заводы».
В таблице 7 представлено определение значений выбранных для оцен-
ки каждой альтернативы показателей.
Таблица 7
Определение значений выбранных для оценки каждой альтернативы показа-
телей
Показатель
Альтернатива 1
Альтернатива 2
Увеличение числа заинтересовавшихся сотрудни-
ков П 1.1
370
374
Нашлись энтузиасты среди сотрудников П 1.2
3
3
Программа начала разрабатываться П 2.1
36,6
36,4
Финансовые средства найдены П 3.1
3821,8
4195,5
Компания находится в стабильном финансовом со-
стоянии П 3.2
3591,5
3870
Глядя на показатели, можно сделать вывод, что более эффективной с
точки зрения достижения цели управленческого решения, считается Альтер-
79
натива 2.
У этой альтернативы три из пяти показателей выше, чем у альтернати-
вы 1.
Следовательно, для достижения цели управленческого решения нужно
80
увеличение показателей:
- Увеличение числа заинтересовавшихся сотрудников П 1.1
- Программа начала разрабатываться П 2.1
-Компания находится в стабильном финансовом состоянии П 3.2
Эффективное множество альтернатив:
-Взять кредит.
-Необходимо обосновать качественно и количественно плюсы введе-
ния и обратиться в главный офис АО «Уральские заводы» с просьбой о фи-
нансовой поддержке.
Рассмотрим альтернативы подробнее.
1.Необходимо взять кредит.
Для осуществления внедрения автоматизации документооборота,
вполне рациональным решением, является получение кредита в банке. Для
этого необходимо выбрать наиболее подходящий банк, который занимается
кредитованием юридических лиц и который предоставит заемные средства
под минимальные проценты. Затем нужно обратиться с заявкой к кредитному
инспектору.
Помимо заявки компании необходимо предоставить такие пакеты до-
кументов:
- финансовая отчетность организации, в обязательном порядке она
должна включать баланс и отчет о прибылях и убытках, а также другие фор-
мы, если их ведение в компании определено законодательством;
- расшифровка кредиторской и дебиторской задолженностей;
- справка о полученных кредитах и займах в иных кредитных учрежде-
ниях;
- справка об оборотах по расчетным счетам;
- справка из налоговой инспекции об отсутствии долга перед бюдже-
том;
81
- выписку из единого государственного реестра юридических лиц и
иные документы по требованию банка.
2. Необходимо обосновать качественно и количественно плюсы введе-
ния и обратиться в главный офис АО «Уральские заводы» с просьбой о фи-
нансовой поддержке.
Необходимо провести анализ текущего состояния фирмы, сформиро-
вать на его основе стратегию внедрения автоматизированного документо-
оборота, разработать его порядок внедрения, проанализировать имеющиеся
финансовые ресурсы, сформировать конечную необходимую сумму. Затем
нужно создать заявку в офис.
Выбор метода сравнения альтернатив: теория ожидаемой полезности
Моделирование последствий выбора каждой альтернативы (таблица 8).
Таблица 8
Определение для каждой альтернативы ожидаемые значения оценочных по-
казателей, риски
Показатель
Альтернатива 1
Альтернатива 2
Увеличение числа заинтересовавшихся сотруд-
ников П 1.1
370
374
Программа начала разрабатываться П 2.1
36,6
36,4
Компания находится в стабильном финансовом
положении П 3.2
3591,5
3870
Альтернатива 1 - риски, связанные с реализацией альтернативы - до-
вольно высокие - отказ в кредите, сложности в его выплате.
Альтернатива 2 - риски, связанные с реализацией альтернативы – отказ
в выдаче финансовой помощи.