5
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................................. 7
ГЛАВА 1 ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ И
ДОКУМЕНТООБОРОТУ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ ................................... 10
1.1 .. Необходимость и сущность документирования в
бухгалтерском учете. ................................................................................................ 10
1.2 ... Классификация документов и требования, предъявляемые к содержанию и
оформлению документов .......................................................................................... 14
1.3 ........... Документооборот в бухгалтерском учете. Документооборот в системе
налогового учета........................................................................................................ 19
ГЛАВА 2 АНАЛИЗ ДОКУМЕНТООБОРОТА В БУХГАЛТЕРСКОМ И
НАЛОГОВОМ УЧЁТЕ «ЗАО АГРОФИРМА «ЗАРЯ».......................................... 26
2.1 . Краткая характеристика сельскохозяйственного предприятия и организация
документооборота ..................................................................................................... 26
2.2 Анализ технологии обработки бухгалтерской и налоговой документации
ЗАО «Агрофирма «Заря» .......................................................................................... 32
2.3 Сроки и порядок хранения документов в ЗАО «Агрофирма «Заря» ............. 60
ГЛАВА 3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В БУХГАЛТЕРСКОЙ СЛУЖБЕ
ЗАО «АГРОФИРМА «ЗАРЯ» .................................................................................. 66
3.1 Нормативно-правовые основы организации документационного обеспечения
бухгалтерской службы. ............................................................................................. 66
3.2 Разработка рекомендаций по совершенствованию организации
делопроизводства в бухгалтерской службе ............................................................ 71
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................................... 77
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ............................................... 79
Приложение 1 ............................................................................................................ 81
Приложение 2 ............................................................................................................ 83
Приложение 3 ............................................................................................................ 85
Приложение 4 ............................................................................................................ 86
Приложение 5 ............................................................................................................ 87
Приложение 6 ............................................................................................................ 88
6
Приложение 7 ............................................................................................................ 89
Приложение 8 ............................................................................................................ 90
Приложение 9 ............................................................................................................ 91
Приложение 10 .......................................................................................................... 92
Приложение 11 .......................................................................................................... 93
Приложение 12 .......................................................................................................... 94
Приложение 13 .......................................................................................................... 95
Приложение 14 .......................................................................................................... 96
Приложение 15 .......................................................................................................... 97
Приложение 16 .......................................................................................................... 98
Приложение 17 ........................................................................................................ 100
Приложение 18 ........................................................................................................ 101
Приложение 19 ........................................................................................................ 103
Приложение 20 ........................................................................................................ 104
Приложение 21 ........................................................................................................ 105
Приложение 22 ........................................................................................................ 106
Приложение 23 ........................................................................................................ 107
Приложение 24 ........................................................................................................ 108
Приложение 25 ........................................................................................................ 109
Приложение 26 ........................................................................................................ 110
Приложение 27 ........................................................................................................ 112
Приложение 28 ........................................................................................................ 113
Приложение 29 ........................................................................................................ 114
7
ВВЕДЕНИЕ
От того как организован документооборот, зависит успешная и
эффективная работа предприятия. Документооборот отражает движение
материальных, финансовых и информационных потоков, а также потоков
кадров, работ и директив. Это учет и контроль результатов деятельности, это
средство для управления предприятием. Эффективный документооборот
необходим как для успешной работы бизнеса в целом, так и организации
деятельности подразделений бизнеса и взаимодействия между ними.
На сегодняшний день современное налоговое и бухгалтерское
законодательство предъявляет достаточно жесткие требования к оформлению
фактов хозяйственной деятельности предприятия. При отсутствии
необходимых реквизитов в документе, велика вероятность того, что документ
будет признан недействительным, что приведет к увеличению налоговой
нагрузки предприятия. Поэтому очень важно организовать документооборот на
предприятия, а в частности в бухгалтерии, чтобы документы были правильно
оформлены, верно отражены в учете для получения оперативной информации о
себестоимости продукции для собственников предприятии, а также для
исключения налоговых доначислений.
Актуальность темы заключается в том, что правильный и эффективный
документооборот – это залог успешного ведения бизнеса, быстрое получение
оперативной информации для принятия необходимых решений, а также
безупречный бухгалтерский и налоговый учет.
В соответствии с действующим законодательством РФ каждое
предприятие самостоятельно утверждает формы первичных документов и
разрабатывает документооборот в бухгалтерском и налоговом учете.
Объектом исследования данной дипломной работы является Закрытое
акционерное общество «Агрофирма «Заря» (в дальнейшем ЗАО «Агрофирма
«Заря»).
8
Предметом исследования являются система документооборота
предприятия, формы документов для отражения конкретных операций.
Цель данной выпускной квалификационной работы – исследовать
существующую систему документооборота и теоретические аспекты,
проанализировать практическую деятельность на основе конкретного
предприятия (ЗАО «Агрофирма «Заря») и разработать рекомендации
относительно ее усовершенствования.
Для достижения целей выпускной квалификационной работы
необходимо решить следующие задачи:
- изучить теоретические аспекты документооборота;
- исследовать существующий порядок документооборота в ЗАО «Агрофирма
«Заря»;
- проанализировать степень автоматизации документооборота в работе ЗАО
«Агрофирма «Заря»;
- разработать предложения по совершенствованию документооборота.
Гипотеза исследования – наличие четкой системы документооборота,
его автоматизации, позволяет снизить трудоемкость процессов и избежать
ошибок при ведении бухгалтерского и налогового учета, повысить
оперативность принятия эффективных решений.
Новизна исследования заключается в том, что мы будем изучать
документооборот сельскохозяйственного предприятия. В сельском хозяйстве
много нюансов ведения учета, т.к. в производстве задействованы
биологические объекты.
Информационной базой для написания данной работы послужили
данные бухгалтерского учета и налогового учета ЗАО «Агрофирма «Заря»,
нормативная и законодательная база, научная, специальная и справочная
литература.
В ходе исследования использовались такие методы исследования как:
монографический (при изучении методологически и теоретических основ
9
исследуемого вопроса); табличный (для систематизации исследуемой
информации), горизонтальный и вертикальный анализ, факторный анализ.
Структура выпускной квалификационной работы состоит из введения,
трех глав, заключения, списка литературы, приложений.
В первой главе отражены сущность документирования в бухгалтерском
учете, классификация документов и требования, предъявляемые к оформлению
документов.
Во второй главе дана краткая характеристика предприятия
ЗАО «Агрофирма «Заря», проведен анализ учетной политики, рассмотрен
порядок организации документооборота в бухгалтерском и налоговом учете,
порядок хранения документов.
В третьей главе даны рекомендации по оптимизации делопроизводства в
бухгалтерии ЗАО «Агрофирма «Заря».
В заключении обобщены итоги исследования, даются основные выводы
по результатам исследования в ЗАО «Агрофирма «Заря».
10
ГЛАВА 1.
ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ И
ДОКУМЕНТООБОРОТУ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ
1.1 Необходимость и сущность документирования
в бухгалтерском учете.
Начальным этапом учета является первичное наблюдение за фактами и
явлениями деятельности организации. Наблюдение – первый этап
функционирования бухгалтерского учета. Достоверность данных и полнота
информации зависит от того, как выполнено первичное наблюдение. Первичное
наблюдение включает в себя:
оценку и отбор данных о факторах экономических событий
пояснение событий, отраженных в учете;
оформление наблюдения
отражение и передачу данных для дальнейшей обработки.
Первичное наблюдение представляет собой информационное
обеспечение бухгалтерского учета. Цель наблюдения – зафиксировать факты
хозяйственной деятельности. По результатам первичного наблюдения,
приступают к составлению документов. Как отмечает автор учебника «Теория
бухгалтерского учета» Бабаев Ю.А.: «Бухгалтерский документ представляет
собой письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения
хозяйственных операций, право на совершение или устанавливает
материальную ответственность работников за доверенные им ценности» [14; с.
157]. Согласно Федеральному закону об информации: «Документированная
информация - зафиксированная на материальном носителе путем
документирования информация с реквизитами, позволяющими определить
такую информацию или в установленных законодательством Российской
Федерации случаях ее материальный носитель» [7, п.11, ст. 2]. Обязательным
условием отражения хозяйственных операций является оформление их
первичными документами. Без соответствующих документов, ни одна операция
11
не может быть отражена в учете. Первичный документ подтверждает
юридическую силу операции. Операции, отражаемые в системе бухгалтерского
учета, являются подтверждением правоотношений. Первичные данные о
совершенных операциях являются основой для принятия управленческих
решений. Документальное оформление хозяйственных операций – основа для
контроля (предварительного, текущего и последующего) за деятельностью
материально-ответственных лиц, движением ресурсов: материальных,
трудовых, финансовых, а также за состоянием расчетно-платежной
дисциплины.
В составе документов различают:
первичные (накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые
ордера, заборные листы и т. д.), т.е. все записи в бухучете ведутся на
основании первичных документов;
учетные регистры (отчеты кассиров, журналы-ордера, главная книга,
товарные отчеты и т. д.), т.е. сведения из документов переносятся и
систематизируются в учетных регистрах;
отчетность (баланс и приложения к нему), т.е. по данным регистров
заполняется отчетность предприятия.
Форматы бланков, указанные в альбомах унифицированных форм
первичной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.
Поэтому закон о бухгалтерском учете позволяет разработать первичные
документы или внести изменения в унифицированные формы и утвердить их
приказом руководителя. При этом первичные документы должны содержать
обязательные реквизиты, согласно требованиям ст.9 Федерального закона «О
бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. №402-ФЗ: «наименование документа;
дата составления документа; наименование экономического субъекта,
составившего документ; содержание факта хозяйственной жизни; величина
натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с
указанием единиц измерения; наименование должности лица (лиц),
совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного
12
(ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц),
ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их
фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации
этих лиц». Автор библиотеки бухгалтера «Новый закон «О бухгалтерском
учете» Е.В. Шестакова подчеркивает, что: «Практика непризнания затрат в
случае отсутствия обязательных реквизитов в документе, скорее всего,
сохранится» [21; с. 15]. В доказательство данного утверждения приведу
примеры из арбитражной практики:
Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 05.10.2016 N
Ф06-12170/2016 по делу N А12-45841/2015 оставило без изменения решение
налогового органа о доначислении налога на прибыль, НДС, т.к.
представленные налогоплательщиком первичные документы содержат
недостоверные сведения, налогоплательщиком не проявлена должная степень
осмотрительности при выборе контрагентов. Путевые листы, представленные
налогоплательщиком, не содержат в себе обязательные реквизиты, подлежащие
заполнению: «все путевые листы не содержат информацию о конкретном месте
следования, а именно, отсутствуют реквизиты, позволяющие установить адрес
местонахождения организаций, индивидуальных предпринимателей,
заказчиков; отсутствует информация о времени выезда и возврата; не указаны
даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с
постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку, отсутствует штамп и
подпись лица уполномоченного совершать данные действия. Неполно
отражены сведения о водителе - не указаны имя, отчество, а также дата и время
проведения его предрейсового и послерейсового медицинского осмотра» [12].
Постановлением Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от
26.04.2017 N Ф08-2414/2017 по делу N А53-7749/2016 обществу отказано в
возмещении НДС из-за формального документооборота со спорными
контрагентами и в связи с этим получение необоснованной налоговой выгоды
путем создания в отсутствие ведения реальной экономической деятельности. В
13
качестве доказательств суды установили, что: «В представленных товарных
накладных отсутствуют обязательные реквизиты: дата и номер транспортной
накладной; номер и дата доверенности лица, получившего товар; количество
реализованного груза; сведения о должности, подписи и расшифровки подписи
лица, которое произвело отпуск груза; дата получения груза грузополучателем,
по строке "основание" указано "Договор от 21.03.2012 N 20", однако,
указанный договор для проверки не представлен» [13].
Существует два вида первичного наблюдения: документация и
инвентаризация. По мнению автора учебника для вузов по бухгалтерскому
учету Бородина В.А.: «Документация – это первичная регистрация
хозяйственных операций с помощью документов в момент и местах их
совершения» [15; с. 21]. Но, чтоб предотвратить неточность и неверность
оформления, естественную убыль, а также незадокументированные изменения,
существует инвентаризация. Она проводится с целью обеспечения
достоверности показателей бухгалтерского учета и сохранности имущества
предприятия. Инвентаризации подлежат основные средства, незавершенное
производство и незавершенное строительство, товары, материалы, расчеты и
др.
Основные задачи инвентаризации:
- выявление фактического наличия имущества и неучтенных объектов;
- сопоставление фактического наличия имущества с данными
бухгалтерского учета;
- проверка полноты отражения в учете обязательств.
С документами тесно связаны такие понятия как унификация,
стандартизация и документооборот.
По мнению автора учебника для вузов Ю.А.Бабаева: «Унификация
документов – разработка типовых форм документов для использования их при
оформлении однородных операций в различных организациях независимо от
формы собственности и ведомственной принадлежности. Унификация
способствует упрощению и сокращению документов, а также приспосабливает
14
их к обработке на ЭВМ: замене разовых документов накопительными,
ликвидации лишних показателей, имеющихся в документах, объединению
нескольких отдельных документов в комбинированные и т.д.» [14, с.159]. В
связи с принятием Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 №402-ФЗ,
внесены изменения в части утверждения образцов первичных документов.
Ранее организации должны были ориентироваться на унифицированные формы
документов. В унифицированные формы можно было вносить дополнительные
реквизиты, но все остальные реквизиты, утвержденные Госкомстатом России,
должны были оставаться без изменений. На сегодняшний день, бланки,
указанные в альбомах унифицированных форм, являются рекомендуемыми и
могут изменяться. В связи с этим, необходимо разработать первичные формы
документов или внести изменения в прежние формы, возложить представление
форм первичных документов на должностное лицо и утвердить применяемые
формы приказом руководителя.
Также Ю.А.Бабаев дает определение стандартизации документов:
«Стандартизация документов - установление одинаковых (стандартных)
размеров бланков однотипных документов, которые позволяют более
эффективно использовать бумагу при печати документов, уменьшают ее
отходы. Кроме того, стандартизация облегчает бухгалтерскую обработку
документов, использование электронно-вычислительных машин и хранение
документов в архиве» [14, с.159].
Подробнее на таком понятии как «документооборот», мы остановимся в
разделе 1.3
1.2 Классификация документов и требования, предъявляемые к
содержанию и оформлению документов
В современной деловой практике делопроизводство можно определить
как отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и