15
организацию работы с документами, весь путь от создания документа до его
передачи в архив или уничтожения.
Делопроизводство включает два направления деятельности:
своевременное и правильное создание и оформление документов
(документирование)
организацию работы с документами (получение, передача, учет,
регистрация, контроль, хранение, систематизация, уничтожение).
По ГОСТ Р 7.0.8-2013 документирование – это «запись информации на
носителе по установленным правилам» [2]. Документирование включает сбор
информации по существу дела, подготовку проекта документа, его
согласование, подписание. В государственном стандарте под организацией
работы с документами понимается документооборот: «Движение документов в
организации с момента их создания или получения до завершения исполнения
или отправки» [2].
В настоящее время документы применяются в различных сферах
деятельности людей, могут иметь совершенно разное назначение, форму и
содержание. Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007: «Документ:
зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация,
созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в
качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или
деловой деятельности» [1].
Автор учебника по делопроизводству Горозова О.С. подчеркивает, что:
«Документы создаются для фиксации информации, на которой базируется
любое управленческое решение. Информация – это сведения о лицах,
предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их
представления. В каждой области человеческой деятельности информация
имеет свою специфику и, соответственно, к ней предъявляются различные
требования. В органах управления формируется управленческая информация,
которая используется для целей управления какими-либо объектами и
структурами. К управленческой информации предъявляют следующие
16
требования: своевременность, полнота (объем информации должен быть
достаточным для принятия решения), оперативность, достоверность, точность,
адресность, доступность для восприятия. Носителем информации выступает
документ» [16].
Для организации делопроизводства бухгалтерии предприятия
необходимо осуществить комплекс мероприятий, направленных на создание
условий для эффективного управления бухгалтерской документацией,
документирования бухгалтерского учета и отчетности, и деятельности
предприятия. Документы в системе бухгалтерского учета имеют важные
практические, юридические, контрольно – аналитические, организационно –
управленческие и экономические задачи.
- Практическая задача документации – свидетельство получения и траты
средств, а также контроль верности бухгалтерских записей.
- Юридическая задача – обеспечение доказательной аргументации показателей
бухгалтерского учета и отчетности, а также фиксация ответственности
исполнителей за выполненные финансовые и хозяйственные операции.
- Контрольно – аналитическая задача кроется в том, что документы являются
основой конечных данных для конечного хозяйственного надзора.
- Организационно – управленческая задача документации – основа для
принятия управленческих решений, а также источник данных для анализа
рентабельности предприятия.
- Экономическая задача – организация хозяйственного расчета предприятия.
Документы, оформляемые в организации, необходимо группировать по
определенным признакам. Основные признаки, по которым классифицируют
бухгалтерские документы, представлены в таблице 1:
Таблица 1.
Классификация бухгалтерских документов.
Признак
Виды документов
Пример
По назначению
распорядительные
приказ, распоряжение на совершение
хозяйственной операции (приказ,
17
доверенность, накладная, наряд на
работу, чек на получение наличных
денег, платежное поручение банку,
запись о приеме и увольнении с
работы)
оправдательные
(исполнительные)
подтверждают факт совершения
операции (акт приема-передачи
основных средств, счет, отчет МОЛ,
счет-фактура на проданную продукцию,
РКО, ПКО)
бухгалтерского
оформления
когда для записи хозяйственной
операции, нет других документов, а
также с целью подготовки
распорядительных и оправдательных
документов (ведомости распределения
общепроизводственных и
общехозяйственных расходов,
калькуляции себестоимости, справки,
расчеты)
комбинированные
одновременно выполняют функции
распорядительных и оправдательных
(РКО – распоряжение о выдаче денег в
первой части документа, и выдача
денег – во второй)
По месту
составления
внутренние
составляются внутри организации
(накладная на внутреннее
перемещение, акт на списание
материалов, наряд)
внешние
заполняются вне организации,
поступают в готовом виде (товарно-
транспортная накладная, выписка
банка)
По порядку
(способу)
составления
первичные
на каждую отдельную операцию в
момент совершения (ПКО, РКО, счет,
акт приема-передачи)
сводные
на основе ранее составленных
первичных документов (авансовый
отчет, группировочные и
накопительные ведомости)
По способу
заполнения
составленные
вручную
заполняются от руки
частично
заполненные с
помощью
вычислительной
техники
частично от руки и при помощи
вычислительной техники (документы на
фирменных бланках)
18
полностью
заполненные при
помощи
вычислительной
техники
при помощи вычислительной техники,
автоматически регистрируют
информацию об операциях в момент
совершения
По способу
отражения
хозяйственных
операций
разовые
применяются один раз для отражения
операции в бухгалтерском учете (ПКО,
РКО, счет-фактура)
накопительные
Составляются за период для
однородных операций (лимитно-
заборная карта)
По содержанию
хозяйственных
операций
материальные
наличие и движение средств труда
(оприходование и списание
материалов)
денежные
движение денежных средств (чек,
выписка банка, ПКО, РКО)
расчетные
отражают расчеты организации с
контрагентами (платежное поручение,
расчетно-платежная ведомость)
По качеству
составления
полноценные
документы по утвержденной форме,
имеют все необходимые реквизиты,
правильно отражают совершенную
хозяйственную операцию
неполноценные
не отвечают требованиям полноценных
документов
По степени
подлинности
черновой документ
не обладает юридической силой, может
быть рукописным, машинописным или
электронным
беловой
окончательный вариант без
исправлений, текс переписан с
чернового документа
подлинник
обладает юридической силой
копия документа
не обладает юридической силой без
нотариального заверения,
воспроизводит информацию подлинного
документа. Копия бывает факсимильной
(содержит все внешние признаки и
воспроизводит информацию подлинного
документа; изготавливается на
копировальной технике) и свободной
(не повторяет форму документа, но
содержит все необходимые реквизиты
документа).
19
дубликат документа
повторный экземпляр подлинника,
выдается при его утере
В текущей деятельности организации особую роль занимают
официальные документы, а именно служебные (управленческие), те которые
созданы юридическим или физическим лицом, оформлены и удостоверены в
особом порядке. Служебные документы должны служить подлинным
доказательством информации, иметь юридическую силу. Орган, издавший
служебный официальный документ, должен обладать компетенцией, соблюдать
действующее законодательство и действующие правила составления и
оформления документов.
1.3 Документооборот в бухгалтерском учете. Документооборот в системе
налогового учета
Документы, с которыми работает бухгалтерия можно разделить на
бухгалтерские (первичные документы, регистры учета и формы бухгалтерской
отчетности) и на документы налогового учета и отчетности (налоговые
регистры и формы налоговой отчетности). Как уже было сказано выше,
первичные документы должны отвечать требованиям ст.9 Закона от 06 декабря
2011 г. №402-ФЗ. К учету нельзя принимать документы, которые были
оформлены по мнимым и притворным сделкам. На основании ч.3 ст.9 Закона от
06.12.2011 г. №402-ФЗ: «Первичный документ должен быть составлен в момент
совершения факта хозяйственной жизни, а если это не предоставляется
возможным – непосредственно после его окончания».
Эффективность работы с документами зависит от того, как организован
документооборот предприятия. М.Ю.Рогожин дает определение
документообороту предприятия: «Не что иное, как технология работы с
документами, предусматривающая их упорядоченное, целенаправленное
перемещение между структурными подразделениями (должностными лицами)
с момента получения (создания) и до момента исполнения» [20; с. 8].
20
Документооборот разрабатывается главным бухгалтером и утверждается
руководителем предприятия. В нем необходимо предусмотреть наименование
первичных документов или отчетов; сроки составления документов;
ответственных лиц за оформление и представление в бухгалтерию;
ответственных лиц за приемку, обработку документов.
При этом принятая система документирования хозяйственных операций
как элемент учетной политики должна обеспечивать:
полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной
деятельности.
Как было указано выше, в первичном документе должен быть зафиксирован
каждый факт хозяйственной операции, т.к. первичные учетные документы с
одной стороны являются подтверждением самого факта совершения операции,
а с другой стороны — на их основе формируются учетные регистры и
бухгалтерская отчетность организации.
выявление на предприятии скрытых резервов.
В процессе оформления первичных документов и создания учетных
регистров, необходимо так построить систему документирования, чтобы была
возможность проводить анализ эффективности использования ресурсов
предприятия. Для этого в первичных документах и учетных регистрах можно
предусмотреть специальные графы, содержащие контрольные показатели,
например нормы расхода материалов, планируемее значения, нормы
технологических потерь, показатели прошлого периода. Таким образом, в
процессе документирования облегчается возможность предварительного
анализа эффективности и целесообразности использования ресурсов;
отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности
исходя из их правовой формы, а также из экономического содержания фактов и
условий хозяйствования.
Поскольку в бухгалтерском учете на основании Положения по
бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008),
21
действует принцип приоритета экономического содержания хозяйственной
операции перед ее правовой формой, то в учете должны отражаться только те
факты, которые могут быть охарактеризованы как с экономической, так и с
юридической точки зрения.
тождество данных аналитического и синтетического учета.
Главный бухгалтер должен разработать систему взаимного контроля
работников бухгалтерии. Обязанности должны быть распределены таким
образом, чтобы сверялись данные, формируемые ими в учетных регистрах, с
данными первичных учетных документов и данными учетных регистров,
формируемых другими бухгалтерами.
рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из
условий хозяйственной деятельности и величины предприятия.
Нужно стремиться к сокращению объемов документов, можно
разработать свои сводные формы, которые объединяют информацию из
нескольких типовых. Например, в своей статье «Как упростить
документооборот в бухгалтерии», Е.С.Смирнова и Е.Чистякова рекомендуют:
«для оформления командировки придумать один универсальный бланк,
заменяющий приказ о служебной поездке, командировочное удостоверение и
служебное задание» [30].
Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат
своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.
Основные требования к ведению регистров определены в ст.10 Закона «О
бухгалтерском учете». Полковский А.Л. в учебнике для бакалавров представил
эти требования в виде рисунка (Рисунок 1) [23, с.200]. Регистры служат для
регистрации и накопления информации, которая содержится в документах,
принятых к учету, для отражения фактов хозяйственной жизни на счетах
бухгалтерского учета и для бухгалтерской отчетности.
22
Рисунок 1. Основные требования к ведению регистров
бухгалтерского учета
23
Составление бухгалтерской отчетности является завершающим этапом
процесса бухгалтерского учета, позволяющим сформировать на определенную
отчетную дату полную и достоверную информацию о результатах деятельности
организации за определенный отчетный период.
Бухгалтерская отчетность - это единая система данных об имущественном и
финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной
деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по
установленным формам.
Отчетным периодом является период, за который организация должна
составлять бухгалтерскую отчетность. Отчетной датой считается дата, по
состоянию на которую организация должна составлять бухгалтерскую
отчетность. Годовая бухгалтерская отчетность составляется нарастающим
итогом в целом за календарный год.
Составление и представление бухгалтерской отчетности осуществляется
в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская
отчетность организации» (ПБУ 4/99).
В состав бухгалтерской отчетности входит бухгалтерский баланс, отчет о
финансовых результатах, отчет об изменениях капитала, отчет о движении
денежных средств, пояснения.
Также в состав годовой бухгалтерской отчетности для
сельскохозяйственных предприятий, входит отчетность, утвержденная
приказом Минсельхоза России от 24.11.2016 N 531 "Об утверждении форм
отчетности за 2016 год", а именно:
форма 5 – Пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых
результатах,
5-АПК – Отчет о численности и заработной плате работников организации,
6-АПК – Отчет об отраслевых показателях деятельности организаций АПК,
8-АПК – Отчет о затратах на основное производство,
24
9-АПК – Отчет о производстве, затратах, себестоимости и реализации
продукции растениеводства,
10-АПК – Отчет о средствах целевого финансирования,
13-АПК – Отчет о производстве, себестоимости и реализации продукции
животноводства,
15-АПК – Отчет о наличии животных,
16-ВПК – Баланс продукции,
17-АПК – Отчет о сельскохозяйственной технике и энергетике.
В Налоговом кодексе РФ в ст.314 дано понятие налоговым регистрам:
«Аналитические регистры налогового учета - сводные формы систематизации
данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированных в
соответствии с требованиями главы 25, без распределения (отражения) по
счетам бухгалтерского учета» [4].
Как отмечает Сапелкина А.А в книге «Налоговый учет и отчетность»:
«Аналитические регистры налогового учета предназначены для систематизации
и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных
документах, аналитических данных налогового учета для отражения в расчете
налоговой базы» [25, с.21]. Регистры налогового учета применяются только в
целях налогообложения для исчисления налога на прибыль, НДС, ЕСХН и др.
налогов. При их разработке можно использовать регистры бухгалтерского
учета, дополнив их необходимыми реквизитами, а именно: наименование
регистра; дату составления; натуральное или денежное выражение;
наименование хозяйственной операции; должность, подпись, расшифровку
ответственного лица. Регистры налогового учета разрабатываются
налогоплательщиком, должны заполняться непрерывно в хронологическом
порядке в виде специальных форм на бумажных носителях, либо в электронном
виде ответственными лицами. Исправления должны быть заверены с указанием
даты, обоснования исправления и подписью ответственного лица.