65
По итогам второй главы можно сделать вывод, что в ЗАО «Агрофирма
«Заря» четко прописаны графики документооборота по каждому виду
деятельности. Определены ответственные лица, сроки заполнения документов
и сроки их сдачи в бухгалтерию. Для каждой хозяйственной операции
утверждены приказом руководителя документы, которые должны иметь все
необходимые реквизиты, согласно Федеральному закону от 06.12.2011
N 402-ФЗ. Предприятием разработаны учетные регистры для регистрации и
накопления информации из документов, принятых к учету, для отражения
фактов хозяйственной жизни, как для бухгалтерского учета, так и для
налогового. Утвержден перечень годовой бухгалтерской отчетности.
Прописаны сроки хранения документов. При таком документообороте и
правильном оформлении документов, собственники предприятия могут
получить оперативную информацию о себестоимости продукции и принять
верное решение для эффективного ведения бизнеса.
66
ГЛАВА 3.
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В БУХГАЛТЕРСКОЙ СЛУЖБЕ
ЗАО «АГРОФИРМА «ЗАРЯ»
3.1 Нормативно-правовые основы организации документационного
обеспечения бухгалтерской службы.
ЗАО «Агрофирма «Заря» использует для организации своей работы
нормативно-правовые документы. Строго придерживается норм Гражданского
кодекса, трудового законодательства, налогового кодекса Российской
Федерации.
Нормативно-правовую базу для осуществления деятельности по
управлению бухгалтерской документацией в ЗАО «Агрофирма «Заря»
образуют:
Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете
(утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105)
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О
бухгалтерском учете»
Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации»
(ПБУ 1/2008): утверждено Приказом Минфина России от 06.10.2008
N 106н.
Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность
организации» ПБУ 4/99. Утверждено приказом МФ РФ от 06.07.99 г.
№43н. в ред. Приказов Минфина РФ от 18.09.2006 N 115н, от 08.11.2010
N 142н
Приказ Минфина России от 02.07.2010 N 66н (ред. от 06.04.2015) «О
формах бухгалтерской отчетности организаций»
Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 08.11.2010) «Об
утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-
67
хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его
применению»
Приказ Минсельхоза РФ от 13.06.2001 N 654 «Об утверждении Плана
счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности
предприятий и организаций агропромышленного комплекса и
Методических рекомендаций по его применению»
Кроме того, в процессе осуществления деятельностью по управлению
бухгалтерской документацией, в дополнение к вышеперечисленным
законодательным и правовым актам, применяются федеральные,
территориальные, отраслевые, ведомственные и местные нормативно-
методические и организационно-распорядительные документы по вопросам
бухгалтерского делопроизводства, с учетом специфики своего
функционирования.
В работе с первичными документами применяет унифицированные
формы утвержденные:
1. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету
труда и его оплаты (Т-3, Т-6, Т-7, Т-9, Т-10, Т-60)
Т-3 – Штатное расписание
Т-6 – Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
Т-7 – График отпусков
Т-9 – Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
Т-10 – Командировочное удостоверение
Т-60 – Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику
2. Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а (ред. от 21.01.2003)
«Об утверждении унифицированных форм первичной документации по
учету труда и его оплаты (Т-1, Т-2, Т-5, Т-8, Т-13), основных средств
(ОС-1, ОС-1а, ОС-3, ОС-4, ОС-4а, ОС-6, ОС-14, ОС-15, ОС-16),
материалов (М-2, М-4, М-17), малоценных и быстроизнашивающихся
предметов (МБ-2)»
68
Т-1 – Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
Т-2 – Личная карточка работника
Т-5 – Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
Т-8 – Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) договора с
работниками (увольнении)
Т-13 – Табель учета рабочего времени
ОС-1 – Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий,
сооружений)
ОС-1а – Акт о приеме-передаче здания (сооружения)
ОС-3 – Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных,
модернизированных объектов основных средств
ОС-4 – Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных
средств)
ОС-4а – Акт о списании автотранспортных средств
ОС-6 – Инвентарная карточка учета объекта основных средств
ОС-14 – Акт о приеме (поступлении) оборудования
ОС-15 – Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж
ОС-16 – Акт о выявленных дефектах оборудования
М-2 – Доверенность на получение материальных ценностей
М-4 – Приходный ордер
М-17 – Карточка учета материалов
3. Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132 «Альбом
унифицированных форм первичной учетной документации по учету
торговых операций»
ТОРГ-12 – Товарная накладная
ТОРГ-13 – Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары
4. Постановлением Госкомстата РФ от 29.09.1997 N 68 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету
сельскохозяйственной продукции и сырья»
69
По учету продукции растениеводства (СП-12, СП-13, СП-17, СП-18)
СП-12 – Акт на сортировку и сушку продукции растениеводства
СП-13 – Акт расхода сеням и посадочного материала
СП-17 – Акт приема грубых и сочных кормов
СП-18 – Акт на оприходование пастбищных кормов
По учету животных (СП-39, СП-43, СП-44, СП-47, СП-51, СП-54)
СП-39 – Акт на оприходование приплода животных
СП-43 – Ведомость взвешивания животных
СП-44 – Расчет определения прироста живой массы животных
СП-47 – Акт на перевод животных
СП-51 – Отчет о движении скота и птицы на ферме
По учету движения продукции животноводства (СП-21, СП-23, СП-28)
СП-21 – Журнал учета надоя молока
СП-23 – Ведомость учета движения молока
СП-28 – Отчет о переработке продукции
По учету реализации продукции (СП-32, СП-33, СП-46)
СП-32 – Товарно-транспортная накладная (животные)
СП-33 – Товарно-транспортная накладная (молсырье)
СП-46 – Акт на передачу (продажу), закупку скота и птицы по договорам
5. Приказом Минсельхоза РФ от 16.05.2003 N 750 «Об утверждении
специализированных форм первичной учетной документации»
(420-АПК).
420-АПК – Акт об использовании минеральных, органических и бактериальных
удобрений
6. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету
работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном
транспорте» (форма 3, форма N 4-С)
Форма 3 – Путевой лист легкового автомобиля
Форма 4-С – Путевой лист грузового автомобиля
70
Также в работе используются самостоятельно разработанные формы
(Приложение 29), утвержденные приказом руководителя, содержащие все
необходимые реквизиты, согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г.
№402-ФЗ.
Согласно требованиям закона «О бухгалтерском учете» в учетной
политике ЗАО «Агрофирма «Заря», утверждены регистры бухгалтерского учета
(Рисунок 13)
Рисунок 13. Регистры бухгалтерского учета,
утвержденные на предприятии
Из раздела 3.1 можно сделать вывод, что для каждой хозяйственной
операции утвержден документ, который включен в документооборот
предприятия. К учетной политике приложены все документы, которые
применяются на предприятии. В работе используются как унифицированные
формы, так и самостоятельно утвержденные. Для совершенствования
нормативно-правовых основ документирования в ЗАО «Агрофирма «Заря»,
необходимо по возможности сократить число видов документов. Предлагается
71
такие документы как Лимитно-заборная карта, Акт об использовании
минеральных, органических и бактериальных удобрений, Акт расхода семян и
посадочного материала заменить единым документом: выписывать Акт
списания материалов в производство, разработанный на предприятии ЗАО
«Агрофирма «Заря». Таким образом, сократится документооборот по
растениеводству, представленный в данной работе (с. 41, таблица 4 «График
документооборота по растениеводству»). Также можно заменить Лимитно-
заборную карту для выписывания молока на выпойку телятам и Лимитно-
заборную карту на спецжиры Актом списания материалов в производство.
Таким образом, сократится документооборот по молоку (с. 34, таблица 2
«График документооборота по молоку»). В результате, вместо трех документов,
будет выписываться один акт, который можно использовать для различных
хозяйственных операций, связанных со списанием товарно-материальных
ценностей. Документ Акт списания материалов в производство внедрен в
печатные формы «1С: Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия», что
упрощает его заполнение. В программе понадобится лишь выбрать материалы,
их количество и цель списания (статью затрат), распечатать и приложить к
ежемесячным отчетам по ТМЦ. Необходимо предусмотреть психофизические
возможности сельского работника, который будет заполнять и обрабатывать
документы. По возможности обучить работе на оргтехнике и обеспечить
техническими средствами. Обеспечить работников образцами документов и
четко прописать правила построения, составления и оформления документов,
указать какие реквизиты должны быть заполнены.
3.2 Разработка рекомендаций по совершенствованию организации
делопроизводства в бухгалтерской службе
В ЗАО «Агрофирма «Заря» присутствует автоматизация рабочих мест, а
именно: в отделе кадров используют автоматизированную систему «Контур-
персонал»; в пользовании бухгалтера по расчету заработной платы – «Контур -
Заработная плата»; у остальных бухгалтеров – «1С: Бухгалтерия-8.3
72
Сельскохозяйственное предприятие»; экономист использует для проведения и
составления анализа Word и Exсel; у зоотехника – программа «Селекс»,
кладовщики ведут учет «вручную», налоговый учет ведется в отдельной
программе «Помощник для исчисления ЕСХН». У каждого существует своя
база данных информации, никак не подгружаемая в программу другого – это
большой минус.
Все документы, касающиеся первичного учета по молоку,
животноводству, растениеводству, материалам и заработной плате,
выписываются вручную. Это занимает много времени, больше вероятности
совершить ошибки в документах, в связи с этим понижен уровень
оперативности и достоверности информации.
Предлагается объединить эти базы данных ЗАО «Агрофирма «Заря» в
единое целое, чтобы снизить вероятность ошибок, ускорить получение
оперативной информации для руководства. Для того чтобы осуществить это
объединение, необходимо:
менеджеру по персоналу и бухгалтеру по заработной плате перейти на
программу 1С Зарплата и управление персоналом 8.3. Эта программа
позволяет объединить работу по кадрам и заработной плате, и далее при
соответствующей настройке, выгружать эти данные в «1С: Бухгалтерия-
8.3 Сельскохозяйственное предприятие». При переводе работы
менеджера по персоналу и бухгалтера по заработной плате в общую
программу сократится время на обработку персональных данных
работника при приеме на работу. Не нужно будет заносить одни и те же
данные в разные программы. Также бухгалтеру по заработной плате не
нужно будет повторно вносить данные по очередным отпускам,
административным отпускам, пособиям по временной
нетрудоспособности, увольнениям. Можно будет больше времени
уделить аналитике, составлению регистров налогового учета по НДФЛ и
взносам. А у менеджера по персоналу появится возможность
автоматического формирования табеля учета рабочего времени. У обоих
73
работников сократятся трудозатраты на обработку документов, что даст
возможность освободить время для изучения трудового и налогового
законодательства, к самообразованию и повышению квалификации. А
высококвалифицированные работники гораздо реже допускают ошибки в
учете, что значительно уменьшает риски штрафных санкций со стороны
контролирующих органов.
на складах можно поставить программу «1С Торговля и склад 8.3» и
выгружать эти данные в Бухгалтерию, либо прописать возможность
кладовщикам на своих рабочих местах вносить данные по движению
материалов сразу в программу «1С: Бухгалтерии-8.3
Сельскохозяйственное предприятие». Во втором случае необходимо
предусмотреть возможность сервера и самой программы на работу
большого количества пользователей одновременно, а также необходим
интернет в складских помещениях, что на сегодняшний день является
проблемой на селе. Если кладовщики будут на местах вносить данные по
движению материалов, то не будет необходимости бухгалтерии
переносить данные складского учета на бумаге в программу. Таким
образом, снизится трудоемкость процесса, что даст экономический
эффект за счет снижения затрат на оплату труда, путем сокращения 0,5
ставки бухгалтера-оператора ЭВМ.
Стоимость программы «1С: Управление торговлей 8» с возможностью
многопользовательского режима на сайте «Первый БИТ» http://burg.1cbit.ru/
22600 рублей. Также необходимо приобрести персональные компьютеры для
трех кладовщиков.
Рассмотрим в таблице 6 затраты на приобретение бюджетных персональных
компьютеров с операционной системой. Цены взяты на сайте
http://www.nix66.ru на 29 июня 2017 года.
74
Таблица 6
Затраты на АРМ кладовщиков.
Расходы
Стоимость,
руб/шт
Количество,
шт.
Сумма.ю
руб.
Неттоп Asus VivoPC VM42-S232Z
DM Cel 2980U (1.6)/2Gb/500Gb
5.4k/HDG/Windows 10 Single
Language
64/GbitEth/WiFi/BT/65W/серебристый
<90MS00B1-M02320>
15590
3
46770
17 ЖК монитор DELL E1715S
<348107> Black (LCD, 1280x1024, D-
Sub, DP)
6390
3
19170
Клавиатура OKLICK 180M <PS/2>
104КЛ <313180>
220
3
660
Мышь OKLICK Optical Mouse
<185M> <Black> (RTL) USB
3btn+Roll <945606>
110
3
330
Сетевой фильтр 3Cott 3C-SP1005-1.8,
5 евро-розеток с заземлением, 1,8 м,
автоматический предохранитель,
макс. мощность 2200 Вт, черный
165
3
495
Кабель сетевой cat5E 100м серый
7,65
100
765
Принтер Canon MAXIFY iB4040 (A4,
23 стр/мин, 600*1200dpi, струйный,
LCD, двусторонняя печать,USB2.0,
WiFi, сетевой)
3
6550
19650
ИТОГО
87840
Таким образом, общая сумма инвестиций на автоматизацию рабочего места
трех кладовщиков составят 110 440 руб. (87 840 руб. + 22 600 руб. )
Бухгалтер-оператор в штатном расписании имеет оклад 15000 рублей.
Годовой фонд заработной платы составляет 90 000 рублей ((15000 руб. х 12
мес.) х 0,5 ставки).
Взносы с заработной платы составляют 31,5% (взносы в Пенсионный фонд
22%, в ФФОМС 5,1%, в ФСС 2,9%, от несчастных случаев 1,5%), т.е. 28 350