22
законодательным актам, регулирующем информационные отношения:
Федеральному закону от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ «Об информации,
информатизации и защите информации» и федеральному закону от 4 июля
1996 года № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном
обмене». Учитывая даты принятия указанных законов, неудивителен тот
факт, что они достаточно быстро перестали отвечать реалиям
информационных процессов, происходящих с использованием сети
Интернет, будучи ориентированными на прежние технологии связи.
Оба указанных Закона фактически не применялись на практике: на них
практически нет ссылок в вынесенных судебных решениях, в иных
нормативных актах, в серьезных научных исследованиях. В соответствии с
пояснительной запиской к проекту закона «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации», данный закон был
призван устранить ряд существовавших пробелов и противоречий в
понятийном аппарате; определить правовой статус различных категорий
информации, урегулировать отношения, связанные с созданием и
эксплуатацией информационных систем; установить общие требования к
использованию информационно-телекоммуникационных сетей и проч.
1
Как выяснилось впоследствии, данные грандиозные планы в
значительной степени не удалось реализовать. В процессе рассмотрения
законопроекта в различных государственных инстанциях и по мере поиска
компромиссных решений его содержание все более выхолащивалось: за
пределами сферы его регулирования остались не только вопросы охраны
интеллектуальной собственности (что не лишено логики), но и весьма
актуальные проблемы обращения массовой информации, доступа граждан к
информации о деятельности государственных органов, использования
отдельных информационных технологий. Уже на этапе обсуждения
законопроекта в Государственной Думе из него были удалены нормы,
1
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней [Электронный ресурс] URL:
http://www.sekretariat.ru
23
относящиеся к гражданско-правовому обороту информации, и некоторые
другие. К минимуму сведены нормативные правила, связанные с
конкретными вопросами применения информационных технологий.
Определенные нормы, касающиеся прав граждан на информацию,
вводит Закон о персональных данных 2006 года. Этот правовой акт
регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных с
использованием средств автоматизации в целях обеспечения защиты прав и
свобод человека и гражданина, с учетом семейной и личной тайны,
неприкосновенности частной жизни.
Законодательство о документированной информации с ограниченным
доступом регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением
информации к государственной тайне и конфиденциальной информации,
независимо от вида носителей такой информации. В частности, Федеральный
закон «О государственной тайне» определяет понятие «носители сведений,
составляющих государственную тайну» как «материальные объекты, в том
числе физические поля, в которых сведения, составляющие государственную
тайну, находят свое отображение в виде символов, образов, сигналов,
технических решений и процессов». Этот закон устанавливает, что гриф
секретности (то есть реквизит, свидетельствующий о степени секретности
сведений), проставляется на самом носителе и/или в сопроводительной
документации на носитель.
1
Федеральный закон «О коммерческой тайне» содержит положение о
том, что меры по охране конфиденциальности информации, принимаемые ее
обладателем, должны включать в себя как определение перечня информации,
составляющей коммерческую тайну, и порядка обращения с такой
информацией, так и нанесение на содержащие такую информацию
материальные носители (документы) грифа «Коммерческая тайна» с
указанием обладателя такой информации.
1
Гринберг А.С., Горбачев Н.Н., Мухаметшина О.А., Горбачев Н.Н. Документационное обеспечение
управления: учебник. – М.: Юнити-Дана, 2015. – С. 194.
24
Подотчетность органов государственной власти и местного
самоуправления предполагает предоставление гражданам возможности
ознакомления с документами и материалами, непосредственно
затрагивающими их права и свободы, если доступ к таким документам не
ограничивается законом. Причем документы, накапливаемые в
информационных системах органов государственной власти и местного
самоуправления, общественных объединений, организаций, представляющие
общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и
обязанностей граждан, запрещено относить к информации с ограниченным
доступом.
1
Открытость документов требует защиты информации о частной жизни,
обеспечения конфиденциальности персональных данных, а упрощенность
поиска, обращения с электронными документами, в свою очередь, требует
защиты персональных данных, содержащихся в автоматизированных
информационных системах в соответствии с нормами вышеназванного
закона о персональных данных и Трудового кодекса РФ.
Вопросы работы с электронными документами также затрагиваются в
нормативных правовых актах, посвященных отдельным предметным сферам
правового регулирования: гражданское, административное, уголовное,
уголовно-процессуальное, трудовое, налоговое и другое законодательство
РФ. Например, в Гражданском кодексе РФ признается принципиальная
возможность использования электронных документов и электронно-
цифровой подписи в гражданско-правовых отношениях. Кодекс РФ об
административных правонарушениях, Уголовно-процессуальный кодекс,
Арбитражный процессуальный кодекс и Гражданский процессуальный
кодекс содержат положения, позволяющие рассматривать документы в
электронном виде в качестве письменных (вещественных) доказательств.
1
Куняев Н.Н., Уралов Д.Н., Фабричнов А.Г. Документоведение: учебник. – М.: Логос, 2015. – С.
183.
25
Уголовный кодекс РФ предусматривает ответственность за
преступления в сфере компьютерной информации: неправомерный доступ к
информации; создание, использование и распространение вредоносных
программ для ЭВМ; нарушение правил эксплуатации ЭВМ, системы ЭВМ
или их сети. Он также устанавливает наказание за уничтожение документов,
имеющих историческую или культурную ценность.
Отраслевые кодексы содержат положения, обеспечивающие работу с
электронными документами в соответствующих отраслях и сферах:
Таможенный кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ и др.
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» допускает создание
первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных
носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять
копии таких документов на бумажных носителях для других участников
хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих
контроль.
1
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»
гласит, что в состав Архивного фонда РФ включаются архивные документы,
независимо от способа их создания, вида носителя, в том числе электронные
документы. Поэтому экспертизе ценности документов подлежат все
документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной
собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной
собственности. Однако в законе нет определения электронного документа, а
также не раскрыты правовые основы работы с электронными документами.
То есть, признавая сам факт существования электронных документов, их
равноправие по отношению к документам традиционного типа, закон не дает
четких норм, которыми может руководствоваться архивист в своей работе.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения, предназначенный
1
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – М.: ЗАО
«Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2014. – С. 108
26
для использования в качестве основного методического документа при
определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых
управленческих документов, содержит положение о том, что срок хранения
документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения
аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Создание и эксплуатация компьютерных систем и технологий
обработки документации осуществляется на основе правил, изложенных в
комплексе стандартов на автоматизированные системы и других стандартах
серии «Информационная технология». Также на государственном уровне
стандартизированы вопросы защиты информации и использования
электронной цифровой подписи.
1
Стандарт ГОСТ 34.602 устанавливает состав, содержание, правила
оформления документа «Техническое задание на создание (развитие или
модернизацию) системы», а также порядок его разработки, согласования и
утверждения. В этом стандарте отмечено, что включаемые в техническое
задание требования должны «не уступать аналогичным требованиям,
предъявляемым к лучшим современным отечественным и зарубежным
аналогам».
Разработанный в 2004 году национальный стандарт ГОСТ Р 52294
определяет основные положения по созданию, внедрению, эксплуатации и
сопровождению электронного регламента административной и служебной
деятельности организаций. Он распространяется на автоматизированные
системы обработки информации и управления учреждений, предприятий и
организаций независимо от формы собственности и подчинения. Положения
этого стандарта следует учитывать при создании новых или
совершенствовании существующих технологий управления организацией.
Стандарт ГОСТ 52294 содержит определения терминов «регламент»
(это «совокупность правил, устанавливающих порядок проведения работ или
1
Бреусенко В.И., Мухгалиев А.Р., Яцук К.В. Основы служебного делопроизводства // Молодой
ученый. 2016. №25. С. 704.
27
осуществления деятельности»), «рабочий процесс» (это «совокупность
взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности,
преобразующих входы в выходы и реализуемых в пределах организации»),
«операция (работа)» (это «часть рабочего процесса, создающая
воспроизводимый результат в рамках рабочего процесса»).
В национальных стандартах также закреплены требования к
управлению документами, проведению унификации и применению
унифицированных систем документации, оформлению организационно-
распорядительной документации, терминологии в области делопроизводства
и архивного дела, терминологии в области электронного обмена
информацией.
Сами унифицированные формы документов утверждаются
министерствами (ведомствами) РФ – разработчиками унифицированных
систем документации. Например, федеральный орган государственной
статистики в рамках первичной учетной документации ведет подсистему
документации по учету труда и его оплаты, разрабатывает и утверждает
альбомы унифицированных форм первичной учетной документации и их
электронные версии.
1
Требования к электронным документам могут содержать
законодательные и иные нормативные правовые акты, определяющие статус
различных юридических лиц или их деятельность в определенной сфере.
Например, в соответствии с Федеральным законом «Об индивидуальном
(персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного
страхования» в Пенсионный фонд РФ может представляться информация как
в виде документов в письменной форме, так и в электронной форме (на
магнитных носителях или по каналам связи).
Электронный документ создается, хранится и используется с
использованием средств вычислительной техники. Информация,
1
Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления):
учебник. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2015. – С. 167.
28
содержащаяся в электронном документе и предназначенная для обработки с
использованием средств вычислительной техники, должна быть
представлена в форме, пригодной для восприятия человеком.
Электронный документ содержит реквизиты, позволяющие его
идентифицировать. Обязательные реквизиты электронного документа
определяются действующим законодательством, нормативными правовыми
актами и владельцем информационной системы, в которой данный документ
создается, используется и хранится, а также в регламенте информационного
взаимодействия сторон, участвующих в электронном документообороте с
использованием данного документа.
В регламенте информационного взаимодействия определяются: тип
документа, структура передаваемой информации, формат передачи данных,
периодичность представления информации и способ передачи.
Требования к внутренней структуре и содержательной части
электронного документа устанавливаются с точки зрения делопроизводства и
предметной сферы, где данный электронный документ создается и
используется.
1
При составлении, хранении, изменении и передаче электронного
документа в качестве способа, позволяющего достоверно идентифицировать
составителя электронного документа, отправителя электронного документа,
автора изменений, внесенных в электронный документ, и получателя
электронного документа используется электронная цифровая подпись в
соответствии с действующим законодательством.
Выбор формата файла электронных сообщений зависит от условий
создания и использования информации и определяется участниками
электронного документооборота соответствующих органов исполнительной
власти и/или городских организаций.
1
ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем
управления документами. Требования к электронному сообщению» [Электронный ресурс] URL:
http://www.gdm.ru/projects/razrabotka/GOST_P_ %2053898_2010.pdf
29
В целом, следует признать, что в настоящее время нормативно-
методическое обеспечение работы с электронными документами, особенно
на федеральном уровне отстает от ее информационно-технологического
обеспечения. Существующие на сегодняшний день нормативные документы
охватывают далеко не полный объем проблем, и регламентируют далеко не
все вопросы, возникающих в процессе работы с документацией. В России до
сих пор не принят единый нормативный акт, всесторонне определяющий
порядок создания и применения электронных документов.
В настоящее время в качестве основных стандартов по работе с
электронными документами можно выделить следующие:
1. ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации.
Придание юридической силы документам на машинном носителе и
машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.
Основные положения» - устанавливает требования к составу и содержанию
реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном
носителе, а также порядок внесения изменений в эти документы.
2. ГОСТ Р 7.0.2-2006 «Консервация документов на компакт-дисках» -
относящийся к документам на компакт-дисках, устанавливает общие
требования к консервации документов на компакт-дисках любого типа и
формы, к режиму хранения и контролю состояния, а также к
технологическим процессам стабилизации и изготовления копий.
3. ГОСТ 28388-89 «Системы обработки информации. Документы на
магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения» -
распространяется на конструкторские, программные, технологические и
другие проектные документы, выполняемые на магнитных носителях
данных. Стандарт устанавливает независимые от конкретного способа
обмена и обработки требования к выполнению документов на магнитных
носителях, а также общие правила учета, хранения, внесения изменений и
обращения документов на магнитных носителях.
Выводы по первой главе.
30
Электронный документооборот – способ организации работы с
документами, при котором основная масса документов используется в
электронном виде и хранится централизованно.
Система электронного документооборота – программный продукт,
который позволяет организовать работу с электронными документами и
взаимодействие между сотрудниками. Главной целью делопроизводства
является надежная и оперативная реализация документооборота в
конкретной организации.
В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора
организационной формы — один из самых сложных. Действующие
государственные нормативно-методические документы не регламентируют
форму работы с документами. В каждом конкретном случае выбор
организационной формы работы с документами остается прерогативой самой
службы делопроизводства и руководства учреждения.
Требования к электронным документам могут содержать
законодательные и иные нормативные правовые акты, определяющие статус
различных юридических лиц или их деятельность в определенной сфере.
31
ГЛАВА 2. ПРАКТИКА ОРГАНИЗАЦИИ
ДОКУМЕНТООБОРОТА В БУ «ДИРЕКЦИЯ ПО
ЭКСПЛУАТАЦИИ СЛУЖЕБНЫХ ЗДАНИЙ»
2.1. Организационная характеристика учреждения
Бюджетное учреждение «Дирекция по эксплуатации служебных
зданий» является подведомственным учреждением Департамента управления
делами губернатора Ханты-мансийского автономного округа - Югры.
Юридический адрес: г. Ханты-Мансийск, ул. Красноармейская, 44а.
Учреждение осуществляет управленческие функции по обеспечению
сохранности и надлежащего уровня эксплуатации служебных зданий,
закрепленных на праве оперативного управления и находящихся на
эксплуатационном обслуживании, а также осуществляет транспортное
обслуживание Губернатора, заместителей Губернатора, органов
исполнительной власти и обеспечение мероприятий, проводимых органами
государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.
Для достижения своих целей учреждение осуществляет следующие
виды деятельности:
- Управление недвижимым имуществом.
- Вспомогательная деятельность в области государственного
управления.
- Чистка и уборка производственных и жилых помещений,
оборудования и транспортных средств.
- Производство, передача и распределение пара и горячей воды
(тепловой энергии).
- Монтаж зданий и сооружений из сборных конструкций.
- Устройство покрытий зданий и сооружений.
- Монтаж инженерного оборудования зданий и сооружений.
- Производство отделочных работ.