32
-Деятельность автомобильного грузового специализированного
транспорта.
- Деятельность прочего сухопутного пассажирского транспорта.
- Деятельность внутреннего водного транспорта.
- Транспортная обработка прочих грузов.
- Прочая вспомогательная деятельность сухопутного транспорта.
- Сбор сточных вод, отходов и аналогичная деятельность.
- Услуги заказчика ремонтно-строительных работ, реконструкции,
архитектурно-строительного проектирования, переоснащения и оснащения
объектов капитального строительства оборудованием, иными необходимыми
при выполнении ремонтно-строительных работ товарно-материальными
ценностями.
- Разработка и экспертиза проектной документации для ремонта
объектов капитального строительства.
- Подготовка предложений для целевых и ведомственных целевых
программ Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в области
ремонтов объектов капитального строительства.
- Деятельность прочих мест для временного проживания, не
включенных в другие группировки.
- Проведение расследований и обеспечение безопасности.
- Техническое обслуживание и ремонт автотранспортных средств.
- Деятельность по обеспечению работоспособности котельных.
- Аренда строительных машин и оборудования с оператором.
- Хранение и складирование прочих грузов.
- Стирка, химическая чистка и окрашивание текстильных и меховых
изделий.
- Деятельность по организации общественного питания и
предоставлению гостиничных услуг.
Основные задачи в деятельности БУ «Дирекция по эксплуатации
служебных зданий» следующие:
33
1. Обеспечение обслуживания зданий, помещений, оборудования,
систем отопления, вентиляции, электросетей, канализации, организация
проведение их текущих и капитальных ремонтов.
2. Деятельность по вопросам обслуживания и рационального
использования материальных и финансовых ресурсов, сохранности
собственности учреждения.
3. Совершенствование и внедрение новых методов организации
работы, в том числе на основе использования современных технологий.
4. Контроль за соблюдением санитарного режима, правил
противопожарной безопасности, норм техники безопасности, своевременное
принятие мер при выявлении фактов их нарушения.
5. Ведение предусмотренной действующими нормативно-правовыми
актами соответствующей документации, предоставление в установленные
сроки отчетности о деятельности службы.
Техническое обслуживание зданий включает комплекс работ по
поддержанию в исправном состоянии элементов, заданных параметров и
режимов работы его конструкций и технических устройств и ведение
технической документации. Система технического обслуживания
обеспечивает нормальное функционирование зданий и инженерных систем в
течение установленного срока службы здания с использованием в
необходимых объемах материальных и финансовых ресурсов.
Кроме систематического наблюдения за эксплуатацией служебных
зданий они подвергаются периодическим техническим осмотрам. Осмотры
могут быть общими и частичными.
- общие, в ходе которых проводится осмотр здания в целом, включая
конструкции, инженерное оборудование и внешнее благоустройство;
- частичные - осмотры, которые предусматривают осмотр отдельных
элементов зданий и помещений.
Общие осмотры производятся два раза в год: весной и осенью (до
начала отопительного сезона). После ливней, ураганных ветров, обильных
34
снегопадов, наводнений и других явлений стихийного характера,
вызывающих повреждения отдельных элементов зданий, а также в случае
аварий или при выявлении деформаций конструкций и неисправности
инженерного оборудования, нарушающих условия нормальной
эксплуатации, проводятся внеочередные (неплановые) осмотры.
Каждый объект, находящийся на содержании БУ «Дирекция по
эксплуатации служебных зданий», представляет собой целый комплекс
конструкций, инженерных систем, технических приспособлений, не говоря
уже о земельном участке, где он располагается. Поэтому руководителю
учреждения необходимо быть в курсе всех аспектов деятельности: следить за
чистотой, поддерживать конструкции и коммуникации зданий в
работоспособном состоянии, осуществлять сервисное и техническое
обслуживание объекта.
Функционирование БУ «Дирекция по эксплуатации служебных
зданий» осуществляется в следующих обязательных направлениях (рисунок
3):
1. Техническое обслуживание включает весь перечень работ по
обеспечению работоспособности конструкций и систем сооружений:
- своевременные осмотры и обслуживание несущих конструкций
(стены, перекрытия, фундамент), а также фасадов, крыш, помещений,
лестниц и других строительных элементов;
- сервис инженерных систем здания: отопления, водоснабжения,
электрических сетей, вентиляции, газоснабжения, телекоммуникационных
сетей - во избежание перебоев в снабжении зданий теплом, водой,
электричеством и прочим;
- забота о пожарной безопасности объекта - поддержание
работоспособности оборудования для пожаротушения, а также систем
обнаружения очагов возгорания; постоянный мониторинг помещений
сооружения с целью обнаружения возгорания и предотвращения пожара;
- подготовительные эксплуатационные работы в переходные периоды
35
года: осенне-зимний, когда необходимо привести в состояние готовности к
зиме кровлю, стены, окна и многое другое; и весенне-летний, в течение
которого происходит расконсервация соответствующих элементов и систем
здания.
Рис. 3. Направления деятельности БУ «Дирекция по эксплуатации
служебных зданий»
2. Ремонт - это все работы, связанные с восстановлением потенциала
частей здания и узлов инженерных и прочих систем, пришедших в
негодность в результате износа или поломки:
- профилактические работы и ППР (планово-предупредительный
ремонт), целью которых является своевременное выявление неисправностей
во избежание внезапного отказа техники или части конструкции;
- капитальный ремонт — плановое периодическое мероприятие,
необходимое для восстановления сильно изношенных или морально
устаревших элементов объекта;
- работы по предотвращению последствий аварий или техногенных
катастроф.
3. Санитарное обслуживание зданий и прилегающей территории -
уборка помещений, вывоз мусора, озеленение, другие подобные работы.
Кроме того, БУ «Дирекция по эксплуатации служебных зданий»
осуществляет мероприятия по охране зданий - организация пропускной
системы, учреждение службы безопасности, обустройство систем слежения и
так далее.
Организационная структура БУ «Дирекция по эксплуатации
36
служебных зданий» представлена на рисунке 4.
Рис. 4. Организационная структура БУ «Дирекция по эксплуатации
служебных зданий»
Численность и структура работников БУ «Дирекция по эксплуатации
служебных зданий» за 2015 – 2017 годы представлена в таблице 2.
Таблица 2
Численность работников БУ «Дирекция по эксплуатации служебных зданий»
и их структура по категориям в 2015-2017 годах
Категория персонала
Среднесписочная
численность, чел.
Доля, %
2015г.
2016г.
2017г.
2015г.
2016г.
2017г.
Административно-
управленческий персонал
14
16
16
13,73
15,53
14,95
Ведущие специалисты
34
33
34
33,33
32,04
31,78
Советники
5
5
5
4,90
4,85
4,67
Рабочие
36
34
37
35,29
33,01
34,58
Вспомогательный
персонал
13
15
15
12,75
14,56
14,02
Всего
102
103
107
100,00
100,00
100,00
По данным таблицы 2 видно, что общая численность работников БУ
«Дирекция по эксплуатации служебных зданий» возросла на 5 человек в 2017
году по сравнению с 2015 годом. Основную долю работников в 2017 году
составляют рабочие – 34,58 процента и ведущие специалисты – 31,78
процента, от общей численности персонала. В учреждении наблюдается
незначительная текучесть кадров.
Директор
Первый
заместитель
директора
Производственно-
технический отдел
Управление
капитального
ремонта
Заместитель
директора по
финансам
Главный бухгалтер
Юридическая
служба
Заместитель
директора по
транспорту
Транспортная
служба
Отдел кадров
37
Динамика численности работников БУ «Дирекция по эксплуатации
служебных зданий» по категориям за 2015 – 2017 годы представлена в
таблице 3.
Таблица 3
Динамика численности работников БУ «Дирекция по эксплуатации
служебных зданий» в 2015-2017 годах
Категории
персонала
2015г.
2016г.
2017г.
Отклонение
2016г./2015г.
Отклонение
2017г./2016г.
Абс.
Относ.
Абс.
Относ.
Динамика численности персонала по категориям
Административно-
управленческий
персонал
14
16
16
2
14,29
-
-
Ведущие
специалисты
34
33
34
-1
-2,94
1
3,03
Советники
5
5
5
-
-
-
-
Рабочие
36
34
37
-2
-5,56
3
8,82
Вспомогательный
персонал
13
15
15
2
15,38
-
-
Динамика численности персонала по возрасту
До 25 лет
5
6
5
1
20,0
-1
-16,67
От 25 до 30 лет
11
11
12
-
-
1
9,09
От 30 до 40 лет
27
27
28
-
-
1
3,7
Свыше 40 лет
59
59
62
-
-
3
5,08
Динамика численности персонала по стажу работы
От 1 до 5 лет
23
24
25
1
4,35
1
4,17
От 5 до 10 лет
32
32
34
-
-
2
6,25
От 10 до 15 лет
19
19
20
-
-
1
5,26
От 15 до 20 лет
17
16
16
-1
-5,88
-
-
Свыше 20 лет
11
12
12
1
9,09
-
-
ВСЕГО
102
103
107
1
0,98
4
3,88
На основании данных таблицы 3 можно сделать следующие выводы.
Численность административно-управленческого персонала БУ «Дирекция по
эксплуатации служебных зданий» составляет 14 человек в 2015 году (13,7
процента от общей численности сотрудников) и 16 человек в 2016 и 2017
годах (15,5 и 15,0 процента соответственно). Большая часть сотрудников -
59 человек в 2015 и в 2016 годах и 62 человека в 2017 году находятся в
возрастной категории свыше 40 лет (57,9, 57,3 и 27,9 процентов
соответственно по анализируемым годам от общего числа сотрудников).
38
Меньше всего в учреждении молодых сотрудников в возрасте до 25 лет. Их
доля в общем количестве - 4,9 процента в 2015 году (5 человек), 5,8
процента в 2016 году (6 человек) и 4,7 процента в 2017 году (5 человек).
Динамика численности персонала БУ «Дирекция по эксплуатации
служебных зданий» по стажу выглядит следующим образом. Свыше 20 лет в
учреждении проработали 11 человек в 2015 году (10,8 процента) и 12
человек в 2016 и 2017 годах (11,7 и 11,2 процента соответственно). Больше
всего сотрудников, проработавших в учреждении от 5 до 10 лет – 32 человека
в 2015 и в 2016 годах (31,4 и 31,1 процента соответственно) и 34 человека в
2017 году (31,8 процента).
Анализ движения работников БУ «Дирекция по эксплуатации
служебных зданий» с за 2015-2017 годы представлен в таблице 4.
Таблица 4
Анализ движения персонала БУ «Дирекция по эксплуатации служебных
зданий» в 2015-2017 годах
Показатели движения
2015г.
2016г.
2017г.
Абсолютные
отклонения,
чел.
Относительные
отклонения, %
2016г.
к
2015г.
2016г.
к
2016г.
2015г.
к
2016г.
2016г.
к
2017г.
Численность персонала на
начало года, чел.
100
104
105
4
1
104
101
Принято на работу, чел.
6
7
9
1
2
116,7
128,57
Выбыло, чел.
2
6
5
4
-1
300
83,33
В том числе: по
собственному желанию
1
4
3
3
-1
400
75
уволено за нарушение
трудовой дисциплины
1
2
2
1
0
200
100
Численность персонала на
конец года, чел.
104
105
109
1
4
101
103,9
Среднесписочная
численность персонала,
чел.
102
103
107
1
4
101
103,9
Коэффициент оборота по
приему работников, %
5,88
6,8
8,41
0,92
1,61
-
-
Коэффициент оборота по
выбытию работников, %
1,96
5,83
4,67
3,87
-1,16
-
-
39
Из расчетов следует, что общий коэффициент оборота кадров в
учреждении составил: в 2015 году 7,84 процента, в 2016 году 12,62 процента,
в 2017 году 13,1 процента, т.е. данный коэффициент имеет растущую
динамику.
Из анализа движения персонала БУ «Дирекция по эксплуатации
служебных зданий» видно, что в 2017 году выросла среднесписочная
численность персонала по сравнению с 2016 годом на 3,9 процента. При
этом увеличилось количество лиц, принятых на работу в 2017 году по
сравнению с 2016 годом на 28,57 процента. Выбыло в 2017 году меньше чем
в 2016 на 16,87 процента, причем 2 работника за нарушение трудовой
дисциплины.
В 2016 году один сотрудник был принят по рекламному объявлению,
размещенному в рекламной прессе. В этом же году 2 сотрудника были
приняты по рекомендации других работников. Все остальные сотрудники,
которые принимались на работу в БУ «Дирекция по эксплуатации служебных
зданий» в анализируемом периоде, были приглашены из кадрового резерва.
Таким образом, в анализируемом периоде никаких специальных
мероприятий по набору персонала в учреждении не проводилось.
Образовательная структура кадрового потенциала работников БУ
«Дирекция по эксплуатации служебных зданий» представлена на рисунке 5.
Рис. 5. Образование муниципальных работников БУ «Дирекция по
эксплуатации служебных зданий»
40
В настоящее время в БУ «Дирекция по эксплуатации служебных
зданий» распространился опыт приема на работу с испытательным сроком от
нескольких месяцев до одного года, дающий возможность оценить кандидата
непосредственно на рабочем месте без принятия на себя обязательств по его
постоянному трудоустройству. В период испытательного срока кандидат
исполняет должностные обязанности в полном объеме, получает
вознаграждение, однако, может быть уволен по его окончании без каких -
либо последствий для учреждения.
В течение испытательного срока руководитель подразделения уделяет
особое внимание кандидату и оценивает его с точки зрения потенциала
работы в данной должности. Для повышения эффективности испытательного
периода руководителю подразделения и кандидату рекомендуется совместно
определить цели работнику- новичку и оценить их выполнение в конце
срока. Этот метод представляет объективную основу для решения, которое
принимает в конце испытательного срока руководитель - принять или не
принять кандидата на постоянную работу.
2.2. Анализ организации документооборота в учреждении
В деятельности БУ «Дирекция по эксплуатации служебных зданий»
широкое применение нашли электронные средства создания и обработки
документов, в связи с чем документооборот является составной частью
информационного обеспечения управления, включающий в себя движение
информационных потоков организации (получение, обработка, переработка,
применение). В учреждении применяются следующие способы учета
документации: бумажный, электронный, смешанный (таблица 5).
В БУ «Дирекция по эксплуатации служебных зданий» применяются
следующие виды документооборота: управленческий, финансовый,
кадровый, технический и архивный (таблица 6).
41
Таблица 5
Способы учета документации в БУ «Дирекция по эксплуатации служебных
зданий»
Способ учета
Характеристика
Бумажный
Все финансово-хозяйственные операции должны быть отражены в
документах, оформление которых осуществляется только на бумажных
носителях с указанием обязательных реквизитов, и удостоверяемых
подписями составителей. Данный метод предполагает существенные затраты
времени и материальных ресурсов для создания, обращения и хранения
документов. Кроме того, присутствует риск безвозвратной утраты
документа, которая может иметь место в результате уничтожения
материального носителя.
Электронный
Все процессы подлежат регистрации в документах, которые не имеют
оригинал на бумажном носителе. Чтобы обеспечить документ юридической
силой, применяется электронно-цифровая подпись, защищающая от
плагиата и искажения документа. Данный способ учета способствует
минимизации времени на создание документов и усилению контроля за их
перемещением.
Смешанный
Согласование и утверждение документов происходит на бумажном
носителе, а подготовка и передача между структурными подразделениями
или сотрудниками осуществляется в электронном виде. В данном случае
юридической силой обладает оригинал документа, т.е. бумажный носитель.
Такой способ способствует оптимизации графика движения документов в
учреждении.
Таблица 6
Виды документооборота в БУ «Дирекция по эксплуатации служебных
зданий»
Вид ДО
Характеристика
Управленческий
Включает следующие этапы: сбор, анализ и обобщение информации,
необходимой для составления управленческих отчетов, необходимых для
принятия стратегических решений и контроля над их своевременным
исполнением.
Финансовый
Охватывает все операции делопроизводства и позволяющий организации
осуществлять управление документацией (договоры, корреспонденция,
плановые и аналитические отчеты, нормативно-законодательные акты и
т.д.).
Кадровый
Сбор и регистрация информации, которая связана с учетом кадров
организации: прием, перевод, изменение должности и увольнение
сотрудников, прогулы и дисциплинарные взыскания, графики отпусков,
штатное расписание, должностные инструкции и т.д.
Технический
Координирует информационные потоки, необходимые для подготовки и
поддержки жизненного цикла проектной документации (создание,
оформление, согласование, утверждение, внесение поправок и
архивирование).
Архивный
Обеспечивает в процессе делопроизводства своевременность передачи
документов на архивное хранение, а также их учет в соответствии с
номенклатурой дел, пересматриваемых ежегодно.