ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .............................................................................................................. 3
ГЛАВА 1. ЭКОНОМИЧЕСКОЕ СОДЕРЖАНИЕ, РОЛЬ И ЗНАЧЕНИЕ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В СИСТЕМЕ
МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯМИ МАЛОГО
БИЗНЕСА ................................................................................................................. 5
1.1 Особенности государственного регулирования в области электронного
документооборота предприятий ......................................................................... 5
1.2 Сущность и значение электронного документооборота для предприятий
малого бизнеса .................................................................................................... 12
1.3 Обзор систем электронного документооборота для управления
предприятиями малого бизнеса ........................................................................ 18
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА МУНИЦИПАЛЬНОГО
УПРАВЛЕНИЯ «ПРЕОБРАЖЕНСКОЕ» В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ИП
ТИМОШКОВА И. А. ............................................................................................ 28
2.1. Организационно-экономическая характеристика муниципального
управления «Преображенское» ........................................................................ 28
2.2. Анализ электронного документооборота муниципального управления
«Преображенское» ............................................................................................. 36
2.3. Оценка уровня использования электронного документооборота
муниципального управления «Преображенское» в деятельности ИП
Тимошкова И. А. ................................................................................................ 43
ГЛАВА 3. ОБОСНОВАНИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЙ ПО
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТОБОРОТА МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ
«ПРЕОБРАЖЕНСКОЕ» ДЛЯ ПРЕДПРИЯТИЙ МАЛОГО БИЗНЕСА .......... 55
3.1. Формирование направлений и предложений ........................................... 55
3.2. Оценка эффективности предложенных направлений и предложений .. 63
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ..................................................................................................... 73
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ............................................ 76
ПРИЛОЖЕНИЯ ..................................................................................................... 81
2
3
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность выбранной темы исследования заключается в том, что
электронный документооборот в отличие от бумажных документов,
используемых в практической деятельности предприятий, позволяют
ускорить процессы обработки документопотоков предприятия, упросить
поиск необходимой в текущий момент информации и способствуют
улучшению процесса принятия управленческих решений.
В настоящее время в деятельности муниципальных управлений
используется достаточно много документов, позволяющих оказывать услуги
населению и по обеспечению текущей деятельности. Для систематизации
информации, упорядочивания основных бизнес процессов, повышения
качества выполняемых задач в их практическую деятельность внедряются
системы электронного документооборота [8, c.69].
Главной целью системы электронной документооборота в
государственных структурах является прием, обработка, распределение
текущей информации, а также интеграция с существующей системой по
обслуживанию населения.
Следовательно, система электронного документооборота в
государственных структурах должна быть основана на комплексном подходе
и направленна на обеспечение и повышение эффективности деятельности.
Предметом исследования выступает электронный документооборот в
системе муниципального управления.
Объектом исследования выступает деятельность Муниципального
управления «Преображенское» в отношении предприятия малого бизнеса ИП
Тимошкова И. А.
Цель работы: разработать мероприятия и предложения по
совершенствованию электронного документооборота муниципального
управления «Преображенское» для предприятий малого бизнеса.
4
В соответствии с поставленной целью определены следующие задачи:
- определить сущность и значение электронного документооборота для
предприятий малого бизнеса;
- рассмотреть основные составляющие системы электронного
документооборота для управления предприятиями малого бизнеса;
- выполнить обзор систем электронного документооборота для
управления предприятиями малого бизнеса;
- проанализировать эффективность использования электронного
документооборота муниципального управления в деятельности ИП
Тимошкова И. А.;
- обосновать предложения по совершенствованию организации
электронного документооборота ИП Тимошкова И. А. в системе
муниципального управления предприятиями малого бизнеса.
Практической значимостью работы является то, что предложенная
система электронного документооборота для накопления информации в
отношении предприятий малого бизнеса, может быть внедрена в
практическую деятельность Муниципального управления
«Преображенское».
Вопросам внедрения в практическую деятельность систем
электронного документооборота достаточно много уделило внимание
отечественных и зарубежных специалистов, среди которых следует отметить
работы Агиевич Т. Г. [8], Алексахин В. И.[9], Багриновский К. А. [10],
Барановский Н. Т. [11], Баласанян В. Э [12], Бобылева М. П. [13], Вичугова
А. А. [14] и другие.
5
ГЛАВА 1. ЭКОНОМИЧЕСКОЕ СОДЕРЖАНИЕ, РОЛЬ И
ЗНАЧЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В
СИСТЕМЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ
ПРЕДПРИЯТИЯМИ МАЛОГО БИЗНЕСА
1.1 Особенности государственного регулирования в области
электронного документооборота предприятий
Государственное регулирование в области электронного
документооборота предприятий основано на государственной политике в
сфере информационных технологий, которая отражает национальные
интересы России направленная на стратегию развития информационных
технологий [12, c.15].
Основные задачи, которые решаются в рамках государственного
регулирования в области электронного документооборота следующие:
- совершенствование информационных технологий и постоянное
развитие электронного документооборота предприятий;
- обеспечение свободного доступа к национальным информационным
ресурсам;
- создание единой правовой базы в области информационных
технологий.
Содержание основных задач государственного регулирования в
области электронного документооборота вытекает из развития страны, новых
положений политических, социально-экономических условий развития,
планированием мероприятий по использованию, распространению
информационных технологий.
Главной целью государственного регулирования России в области
электронного документооборота предприятий является создание
информационного общества и вхождение страны в мировое информационное
пространство.
6
Для достижения этой цели в государственном регулировании в области
электронного документооборота используются следующие принципы:
- принцип открытости – все мероприятия информационной политики
открыты для обсуждения и внесения корректировок;
- принцип равенства интересов – государственная политика учитывает
интересы участников в зависимости от формы собственности, положения и
достижения в области информационных технологий;
- принцип приоритетности – приоритет отдается отечественному
производителю программного обеспечения, оказания услуг;
- принцип государственной поддержки – мероприятия направленные на
развитие информационных технологий финансируются государством.
В настоящее время Россия не имеет достаточно средств для
самостоятельного развития национальной системы электронного
документооборота, поэтому в рамках государственного регулирования
привлекаются капиталы, техника и технологии развитых стран.
Глобализация развития рынка информационных технологий,
формирование информационного сотрудничества создают необходимость
нарушения традиционных механизмов контроля и регулирования
законодательных норм в области информатизации [16, c.45].
Основу государственного регулирования в области электронного
документооборота составляют законодательные нормы и механизмы их
реализации [10, c.80]:
- Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите
информации», который регулирует отношения и возможности использования
информационных технологий;
- Федеральный закон «Об участии в международном информационном
обмене»;
- Указ Президента РФ «О государственной политике по развитию и
использованию сети Интернет в России»;
7
- Федеральная целевая программа «Электронная России», которая
направлена на формирование правовой базы в сфере информационных и
телекоммуникационных технологий;
- Федеральные целевые программы «Исследования и разработки по
приоритетным направлениям развития НТК России», «Развитие
инфраструктуры нано индустрии», «Развитие электронной компонентной
базы».
Основные направления реализации развития законодательной базы в
области электронного документооборота предприятий, приведены на рис. 1
[20, c.57].
Рис. 1. Основные направления реализации развития законодательной
базы в области электронного документооборота предприятий
Первоочередными мероприятиями государственного регулирования в
области электронного документооборота являются проведение анализа
процессов дальнейшего развития информационных технологий и реализация
концепции развития информационного законодательства.
В государственном регулировании также большое внимание уделяется
вопросам национальной безопасности страны, которая направлена на
• разработка новых законов, дополняющих и
развивающих существующее законодательство
в информационной сфере
1
• согласование существующих и вновь
разрабатываемых законов в информационной
сфере с законодательством в других областях
2
• разработка подзаконных актов и руководящих
документов, обеспечивающих эффективное
правоприменение существующего и
разрабатываемого законодательства
3
• активное участие в разработке международного
законодательства в сфере информационных
отношений
4
8
обеспечение сохранения государственной, банковской, финансовой тайн, а
также должна быть направлена на защиту информационных ресурсов,
своевременно выявлять угрозы информационного терроризма и криминала.
Содействие развитию систем электронного документооборота,
разработка мероприятий в области защиты информации, определение
приоритетных области информатизации, позволяет повысить уровень
государства в международном обмене информацией [33, c.45].
Государственное регулирование в области электронного
документооборота является одной и составляющих внешней и внутренней
политики РФ, поэтому несовершенство и недоработка в ее сфере оказывает
воздействие на все сферы жизни общества и государства.
В последние годы наблюдается изменение темпа роста количества
пользователей в географическом плане: количество пользователей Интернет
в большей степени пополняется уже за счет жителей не США, Западной
Европы и Японии, а Восточной Европы, азиатско-тихоокеанского региона и
ряда стран Латинской Америки, что активно развиваются.
Основная часть пользователей использует Интернет для поиска
информации, в том числе и коммерческого характера, а так же для общения.
Ниже приведет рейтинг популярности Интернет активности аудитории 11
ведущих стран Евросоюза [37, c.93].
С экономической точки зрения в государственной политике в области
электронного документооборота разработана стратегия, которая направлена
на постоянное увеличение инвестиций в области информационных
технологий, разработке эффективных и гибких механизмов управления
экономической деятельностью, а также контроль числа пользователей в
отрытых информационных сетях.
В процессе развития и внедрение международного информационного
обмена, постоянно развивается и реализуется комплекс мер, который
направлен на исключение угроз личной и общественной безопасности.
9
Основные направления государственного регулирования в области
электронного документооборота, приведены на рис. 2.
Рис. 2. Основные направления государственного регулирования в
области электронного документооборота
Одним из направлений является развитие свободного программного
обеспечения.
Для того чтобы переход на свободное программное обеспечение (СПО)
проходил менее болезненно была принята «Концепции развития разработки
и использования свободного программного обеспечения в Российской
Федерации». В рамках реализации данной программы был разработан пакет
свободного отечественного ПО для образовательных учреждений.
учет требований информационной безопасности при выработке
стратегии государственной информационной политики и
осуществлении всех ее мероприятий
согласование разрабатываемой нормативно-правовой базы развития
информационного общества и обеспечения информационной
безопасности
тесное взаимодействие мероприятий государственной
информационной политики с мероприятиями, проводимыми в
рамках государственной политики обеспечения информационной
безопасности
выработка согласованной политики, правил и процедур
интегрирования России в международные телекоммуникационные
сети
выработка и осуществление единой научно-технической политики
государства, в том числе в области создания технических средств
обеспечения информационной безопасности
10
По словам Д. Медведева: «Если Россия не будет независимой в области
программного обеспечения, то все сферы, в которых мы хотим быть
независимыми и конкурентоспособными, окажутся под угрозой».
В настоящее время свободное программное обеспечение позволяет
решить прикладные задачи, такие как обработка документов, разработка и
создание графических примитивов, различные программы архиваторы,
утилиты для защиты информации [40, c.119].
Информатизация образования означает не просто использование
программно-технических средств. Она ведет к радикальному изменению
сущности и организации процессов обучения и развития человека.
Все больше развиваются новые образовательные технологии, что
привело к созданию электронного (дистанционного) обучения и новой
генерации учебных заведений – виртуальным (электронным) университетам,
которые должны сделать образование более доступным и более
качественным.
Внедрение информационно коммуникационных технологий в
образовании дает возможность устранить барьеры, связанные с физическими
проблемами и географическими расстояниями, приблизить образование к
потребителям [23, c.69].
Именно поэтому внедрение и популяризация технологий и моделей
электронного (дистанционного) образования является актуальным и
поддерживается государственной политикой России.
В настоящее время постоянно развивается электронное правительство,
которое представляет собой электронную систему документооборота
государственного уровня, основанного на автоматизации управленческих
процессов и служащего системой поддержки информационной безопасности
на предприятии.
Электронное правительство имеет значимое место в обеспечении
информационной безопасности предприятий, поскольку предоставляет