11
рекомендации по проведению диагностики уровня обеспечения
информационной безопасности по отдельным составляющим, анализа
причин возникновения отклонений от установленных и принятых в
электронном правительстве норм и проведения исследований действия
внешних и внутренних угроз [27, c.40].
Электронное правительство направлено на защиту интересов
предприятий за счет предоставления информации распределенной по
различным аспектам деятельности, что отражено в таблице 1.
Таблица 1
Уровни электронного правительства
Уровни электронного
правительства
Характеристика
Корпоративные
ресурсы и
предпринимательские
возможности
Обеспечение стабильного функционирования и динамического научно-
технического развития, предотвращения внутренних и внешних
негативных воздействий (угроз)
Для предотвращения угроз и создания условий стабильного
функционирования его основных элементов
Интересы
предприятия
Состояние защищенности от внутренних и внешних источников
опасности, которые формируется администрацией и персоналом путем
реализации системы мер правового, организационного и инженерно-
технического характера
Гармонизация экономических интересов предприятия с интересами
связанных с ним субъектов окружающей среды, которые действуют за
пределами предприятия
Научно-технический,
технологический,
производственный и
кадровый потенциал
предприятия
Позволяет избежать внешних угроз и противостоять внутренним
факторам дезорганизации с помощью имеющихся ресурсов,
предпринимательских способностей менеджеров, а также структурной
организации и связей менеджмента
Наличие конкурентных преимуществ
Следовательно, главной задачей электронного правительства является
поддержка и защита бизнеса предприятий, а также гармонизация
экономических интересов предприятия с интересами связанных с ним
субъектов окружающей среды, которые действуют за пределами
предприятия.
12
1.2 Сущность и значение электронного документооборота для
предприятий малого бизнеса
Система электронного документооборота объединяет в себе процессы
создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения,
использования и списания электронных документов.
Системы электронного документооборота (СЭД) представляют собой
новые информационные технологии, которые повышают эффективность
управления документами предприятия [18, c.42].
Организация системы электронного документооборота
предусматривает выполнение главных функций приведенных на рисунке 3.
Рис. 3. Функции системы электронного документооборота
Система электронного документооборота позволяет учитывать новые
возможности по обработке электронных документов, а также содержит
интерфейс, позволяющий эффективно управлять потоком документов.
Применение специальных автоматизированных систем электронного
документооборота существенно повышает эффективность управленческой
деятельности, ускоряет движение информационных ресурсов в организации
регистрация, учет, издание, рассылка и возвращение документов
регистрация движения документов, включая направление, резолюции,
отчеты о выполнении, согласовании (визирование) документов,
списания документов, обеспечения сохранения, учета и использования
документов
организационное и документальное обеспечение деятельности
организации
проверка правильности и своевременности выполнения документов
получение отчетов про состояние их выполнения
13
и уменьшает трудоемкость затраты времени, которые являются неотложной
проблемой совершенствования управленческой деятельности.
Направленность на решение практических заданий способствовала
масштабному внедрению концепций ведущими производителями
автоматизированных систем управления предприятием. Поэтому, уже
сегодня, ведется автоматизация управления на основе экономико-
математических методов с использованием информационных технологий.
В основе электронных систем документооборота свое применение
нашла концепция управления связями с клиентами (CRM) включает вся
формирование комплекса мероприятий направленных на максимальное
удовлетворение потребностей клиентов в соответствии с возможностями
торгового предприятия [29, c.88].
Стратегия развития использования информационных технологий
неразрывно связана с бизнес стратегией компании, направленной на
построение взаимовыгодных отношений компании со своими клиентами,
основанная на использовании ведущих управленческих и информационных
технологий, которая в настоящее время получила название система
управления взаимоотношениями с клиентами.
Целью внедрения CRM-технологии, а в данном случае предлагаю
создать комплексную систему электронного документооборота – это
эффективное привлечение новых и содержание наиболее ценных
существующих клиентов, снижения расходов, повышения
производительности труда и, как результат, увеличения объемов продаж и
прибылей [38, c.78].
Данная бизнес стратегия позволит достичь следующие цели,
приведенные на рис. 4.
14
Рис. 4. Цели CRM-технологии в системе управления информационными
ресурсами
Следовательно, применение CRM-технологий в системе электронного
документооборота позволит осуществить оперативный доступ к
информационным ресурсам на этапе реализации продукции, выполнить
анализ данных при взаимодействии с потребителем. В процессе
использования информационных ресурсов потребитель принимает
непосредственное участие, что позволяет осуществить взаимообмен
информационными ресурсами в процессе выполнения производственного
процесса и получения готового продукта [19, c.50].
В условиях глобализации, в управлении предприятием малого бизнеса
системы электронного документооборота способствуют повышению
инновационного потенциала предприятия, снижают риски неопределенности
принятия решений во внешней среде и создают условия автоматизации и
систематизации информации.
С помощью систем электронного документооборота предприятия
малого бизнеса могут определить потребности в ресурсах для осуществления
• оперативный доступ к информации в процессе
контакта с потребителем на этапе реализации
продукциии
Оперативная
• общий анализ данных, которые характеризуют
деятельность как клиента, так и компании,
получения новых знаний, выводов,
рекомендаций
Аналитическая
• потребитель непосредственно принимает
участие в деятельности компании и влияет на
процессы разработки продукта, его
производство
Коллаборационная
15
деятельности, ускорить процессы обмена информацией, повысить
экономическую активность на профильном рынке.
В настоящее время наблюдается накопление различного рода
информации в электронных документах на всех этапах жизненного цикла
развития предприятий малого бизнеса. Системы электронного
документооборота позволяют упростить организацию внешней и внутренней
логистики, маркетинговой деятельности, процессы управления персоналом,
инфраструктурного развития предприятия [21, c.44].
Перспективным источником повышения производственных
показателей считает систему электронного документооборота Пимошенко
Ю.П., указывая, что с накоплением и обработкой данных, наращиваются
объемы производства, снижаются производственные издержки и
увеличивается производительность труда [31, c.69].
По мнению Кузнецов С.А. системы электронного документооборота
позволяют компенсировать утечки информации, повышают контроль
деятельности и эффективность управления внутренними коммуникациями
предприятия малого бизнеса [24, c.7].
За счет электронных систем документооборота обеспечивается
эффективное управление информационными ресурсами предприятия малого
бизнеса, что способствует повышению качества за счет своевременности
получения информации, оперативного анализа и принятия решения для
обеспечения максимальной выгоды для предприятия.
Следует также отметить, что системы электронного документооборота
позволяют создать оптимальность внесения изменений в деятельности
предприятия малого бизнеса, вызванных внешними факторами, к которым
относятся принятие новых законов, изменения в государственной политике,
дестабилизация в профильном рынке.
Активное использование систем электронного документооборота в
управлении предприятием малого бизнеса повышает технологическое
16
развитие, оптимизирует структуру управления и повышает инвестиционную
привлекательность предприятия.
Согласно теории Максимович Г.Ю. внедрение в практическую
деятельность систем электронного документооборота позволяет обеспечить
эффективное управление информационными ресурсами за счет обеспечения
автоматизации системы менеджмента организации, позволяющих выполнить
как территориальное управление, так и управление существующими бизнес-
процессами предприятия [28, c.51].
Применение систем электронного документооборота как ресурса
управления предприятием малого бизнеса позволяет повысить в нем уровень
информатизации, получения большей свободы в управлении предприятием,
формировании внутреннего документооборота, своевременного
реагирования на изменения на профильном рынке.
Важность систем электронного документооборота для предприятий
малого бизнеса подчеркивается многими авторами, например, Редина Н. И.,
считает, что системы электронного документооборота выступают одним из
инструментов выполнения качественной и количественной оценки
деятельности предприятия [32, c.36].
В состав системы электронного документооборота предприятия малого
бизнеса можно включить технологическую, коммуникационную и
управленческую информацию.
В результате взаимодействия перечисленные виды информации
создают информационную инфраструктуру предприятия малого бизнеса,
которую необходимо постоянно поддерживать и совершенствовать в
процессе осуществления деятельности.
Информация в соответствии с целями управления предприятиям
малого бизнеса может быть классифицирована в системе электронного
документооборота, что позволяет ее использовать на уровне обеспечения
оперативного управления технологическим процессом, обеспечить
17
эффективность принятия решений, накапливать информационные банки
данных для обработки и принятия решений в других структурных
подразделениях предприятия.
Проанализировав научные публикации, составим классификацию
возможностей, функций и заданий системы электронного документооборота
(рис. 5).
Рис. 5. Классификация возможностей, функций и заданий системы
электронного документооборота
Система электронного документооборота предприятия малого бизнеса
предусматривает органическую взаимосвязь интеграции управления
многочисленными функциональными подразделами снабжения,
производства, транспорта, складского хозяйства, сбыта в единой
информационной системе [25, c.89].
В системах электронного документооборота предприятия малого
бизнеса элементы связаны внутрипроизводственными отношениями, которые
определенным образом упорядочены, за счет выполнения следующих
функций:
Функциональный
принцип
Ресурсный
принцип
Возможности
Экономическое
проявление
- производственная
- закупочная
- сбытовая
- маркетинговая
- складирование
- информационная
- финансовая
- материальная
- информационная
- финансовая
- кадровая
- прогнозирование
- планирование
- управление
- контроль
- на макроуровне
- на мезоуровне
- на микроуровне
Система электронного документооборота
18
- прогнозирование спроса на продукцию, что позволяет представлять
плановые задания, как функции времени и принимать решение по рынки
сбыта продукции;
- сквозного планирования расходов, ориентированных на конечный
результат и наблюдение за фактическим состоянием;
- сетевого планирования работ с использованием для особенно важных
работ;
- распределение финансовых ресурсов по подсистемам, которые
оптимизируют функционирование системы электронного документооборота
в целом.
Следовательно, системы электронного документооборота предприятия
малого бизнеса объединяет стадии закупки, производства и сбыта в
единственный процесс.
1.3 Обзор систем электронного документооборота для управления
предприятиями малого бизнеса
Выполним обзор систем электронного документооборота для
управления предприятиями малого бизнеса.
Система электронного документооборота Documentum представлена в
виде информационной системы, позволяющей повысить скорость обработки
документов, снизить трудоемкость в области их принятия, обработки,
распределения в организации [30, c.56].
За счет внедрения в практическую деятельность предприятий малого
бизнеса системы электронного документооборота Documentum можно
исключить необходимость ведения бумажных архивов, выполнить переход к
электронным документам, которые можно использовать совместно и
повседневно в деятельности.
19
В электронной системе документооборота Documentum предусмотрена
возможность регистрации документов, работы со списком входящих,
исходящих, внутренних документов.
Также в системе электронного документооборота Documentum
предусмотрена возможность создания архива просмотренных и
утвержденных документов, а также поиск входящих, исходящих и
внутренних документов.
Благодаря поддержке стандартов, Documentum позволяет
интегрировать себя в техническую инфраструктуру современного
предприятия и взаимодействовать со всеми информационными
подсистемами [35, c.27].
На рис. 6 показана структура системы электронного документооборота
Documentum.
Рис. 6. Структура системы электронного документооборота Documentum
20
Благодаря поддержке стандартов, СЭД Documentum позволяет
интегрировать себя в техническую инфраструктуру современного
предприятия и взаимодействовать со всеми информационными
подсистемами: WML – Wireless Markup Language (язык разметки для
беспроводных систем), DFC - Data Flow Control (управление потоком
данных), WDK - Web Development Kit (набор web-разработчика).
СЭД Documentum позволяет исключить с проблемы качественного
оформления документов, поскольку система поддерживает все имеющиеся
стандарты по делопроизводству [26, c.26].
Интерфейс программы позволяет осуществить поиск документов в
имеющейся базе данных по ключевым словам, фразам, номеру
идентификации и дате, что также сократит время на получение необходимых
технических проектов и разработок (рис. 7).
Рис. 7. Меню ввода и обработки документов СЭД Documentum
Documentum имеет защищенное хранилище, которое предоставляет
возможности использования шифрованного соединения между хранилищем
и клиентскими продуктами.