51
годы он увеличился на 21,7%, а относительно 2014 года - на 1%. Негативным
является то, что он не находился в пределах нормируемого значения - 0,5.
Негативным для торгового предприятия является уменьшение
коэффициентов финансового рычага, соотношения дебиторской и
кредиторской задолженности, что говорит про необходимость разработки
мероприятий, направленных на повышение финансовой устойчивости
предприятия за счет увеличения эффективности использования оборотного
капитала для покрытия имеющихся краткосрочных и долгосрочных
обязательств.
В своей деятельности ИП Тимошкова И. А. использует приказы и
распоряжения Муниципального управления «Преображенское», которые
позволяют развивать деятельность, учитывать текущие изменения,
происходящие на законодательном уровне.
Для управления деятельностью предприятие малого бизнеса
использует программу 1С: Предприятие 8, которая подключена к
информационно-поисковым законодательным системам Муниципального
управления «Преображенское» Гарант, Консультант Плюс.
Это позволяет автоматизировать процессы учета хозяйственных
операций, связанных с обслуживанием посетителей, бухгалтерский учет по
выполненным операциям, а также в процессах взаиморасчетов с
контрагентами, начисления и выплат заработной платы и ведения кадрового
учета в соответствии с требованиями законодательства.
Наибольшие функциональные возможности имеет автоматизированная
подсистема «Бухгалтерский учет», которая позволяет решить следующие
задачи:
- получить и обработать данные по сотрудникам за счет создания
справочников, заработной платы путем формирования документов по
начислению и выплате заработной плате;
52
- формировать регламентированную бухгалтерскую и статическую
отчетность для директора;
- получать и изменять ведение учетной политики на основании
утвержденных указов и распоряжений по ведению бухгалтерского учета
полученных от директора.
Процессы и средства обработки информации в ИП Тимошкова И. А.
приведены в таблице 12.
Таблица 12
Процессы и средства обработки информации в ИП Тимошкова И. А.
Тип документа
Источник
получения
Источник
передачи
Способ
обработки
Название ПО
Законодательные
документы,
статистическая
информация
Интернет
ресурсы,
государствен
ные службы
Генеральный
директор,
главный
бухгалтер
ручной
-
Приказы, распоряжения,
указы, положения,
должностные
инструкции, локальные
документы организации
Генеральный
директор
Подразделени
я организации
ПО
Текстовый
редактор MS
Word 2013
Чеки оплаты, квитанции,
банковские выписки из
счета заказчиков
Клиенты
Бухгалтер
ПО
1С:Предприяти
е
Приходная накладная,
расходная накладная,
приходный и расходный
кассовый ордер
Контрагенты
Бухгалтер
ПО
1С:
Предприятие
Финансовая и налоговая
отчетность
Директор,
гос. органы
Главный
бухгалтер
ПО
1С:
Предприятие 8
Договоры, карточки
сотрудников, ведомости
начисления заработной
платы
Специалист
отдела кадров
Директор
ПО
1С:
Предприятие 8
53
Как видно из таблицы 12, генеральный директор и главный бухгалтер в
процессе своей работы контролируют обновление законодательных
документов и статической информации полученных путем изучения
источников Интернет-ресурсов и от органов государственной статистики.
Приказы, распоряжения, указы, положения, должностные инструкции и
другие локальные документы организации, утверждаемые генеральным
директором для работы подразделений, обрабатываются с помощью
текстового редактора MS Word 2013.
Постоянное обновление программы 1С: Предприятие 8 позволяет
улучшить качество ведения документооборота предприятия, ускорить
процессы обновления информации, усилить контроль входящей и исходящей
корреспонденции [6, c.72].
В своей работе бухгалтер ООО «АП Технологии» использует
автоматизированную программу 1С: Предприятие 8 для формирования
бухгалтерской и налоговой отчетности для генерального директора и
государственных органов.
С помощью программы 1С: Предприятие 8 формируются также
приходная и расходная накладная, приходный и расходный кассовый ордер и
другие первичные документы, используемые в деятельности предприятия.
На основании выполненного анализа эффективности использования
электронного документооборота Муниципального управления
«Преображенское» в деятельности ИП Тимошкова И. А. можно сделать
следующие выводы:
- Муниципальное управление «Преображенское» представляет собой
исполнительно-распорядительный орган, который занимается решением
вопросов местного значения и наделен полномочиями по выполнению
отдельных государственных распоряжений.
- в основе электронного документооборота Муниципального
управления «Преображенское» находиться формирование расходов
54
бюджетов в соответствии с расходными обязательствами, обусловленными
установленным законодательством Российской Федерации, разграничением
полномочий федеральных органов государственной власти, органов
государственной власти субъектов Российской Федерации и местного
самоуправления.
- для работы с электронными нормативными документами и
отслеживания текущих изменений в законодательстве Муниципальное
управление «Преображенское» использует системы Гарант, Консультант
Плюс, которые в свой состав включают полнофункциональные библиотеки с
постоянно обновляемым законодательством.
- ИП Тимошкова И. А. - это фирма, которая занимается розничной
торговлей автотранспортных средств и мотоциклов.
- в своей деятельности ИП Тимошкова И. А. использует приказы и
распоряжения Муниципального управления «Преображенское», которые
позволяют развивать деятельность, учитывать текущие изменения,
происходящие на законодательном уровне.
- для управления деятельностью предприятие малого бизнеса
использует программу 1С: Предприятие 8, которая подключена к
информационно-поисковым законодательным системам Муниципального
управления «Преображенское» Гарант, Консультант Плюс.
55
ГЛАВА 3. ОБОСНОВАНИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЙ ПО
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ОРГАНИЗАЦИИ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТОБОРОТА
МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ
«ПРЕОБРАЖЕНСКОЕ» ДЛЯ ПРЕДПРИЯТИЙ МАЛОГО
БИЗНЕСА
3.1. Формирование направлений и предложений
Выполненный анализ показал, что в настоящее время для предприятий
малого бизнеса Муниципальное управление «Преображенское» предлагает
только возможность использования автоматизированных законодательных
баз. Собственный сайт у Муниципального управления есть и в настоящее
время Приказы и Распоряжения по муниципальному образованию
публикуются через сайт и в средствах массовой информации.
Поэтому для совершенствования организации электронного
документооборота муниципального управления «Преображенское»
предлагаем для предприятий малого бизнеса создать электронную систему
документооборота, в которой будут сосредоточены все документы
Муниципального управления «Преображенское» и доступ к ним можно будет
получить через сеть Интернет.
Выполним сравнительный анализ существующих систем
документооборота для выбора оптимальной системы.
Сегодня можно выделить следующие решения от ведущих компаний-
разработчиков, которые работают в сфере автоматизации работы с
документами:
- Босс-Референт (Б-Р);
- Гранд (ГД);
- "Дело" (Д);
- Евфрат-Документооборот (Е-Д);
- Company Media (CM);
56
- Directum (D);
- DIS-системы (DIS);
- Docs Vision (DV);
- Lan Docs (LD);
- Optima-Workflow (OW).
В таблице 13 приведен сравнительный анализ основных возможностей
существующих систем электронного документооборота, в области
регистрации документов, ведения регистрационной карточки, номенклатуры
дел, сканирования и распознавания, работы со словарями и справочниками,
различных видов поиска.
Таблица 13
Сравнительный анализ основных возможностей систем электронного
документооборота
Система
возможность
Б-Р
Г-Д
Д
Е-Д
CM
D
DIS
DV
LD
O-
W
Регистрация
документов
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
Ведение
регистрационной
карточки
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
Ведение
номенклатуры дел
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
Сканирование
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
Распознавание
документов
+
+
+/-
+
+/
+
+
+
+
+
Связанные документы
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
Прикреплены файлы
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
Работа со словарями и
справочниками
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
Время поручений
+
-
+
+
+
+
+
+
+
+
Поиск:
- по реквизитам;
- по виду РК
документу;
- полнотекстовый;
- с учетом
морфологии
+
-
+
-
+
-
+
-
+
+
+
-
+
+
+
+
+
-
+
-
+
-
+
+
+
+
-
-
+
+
+
-
+
-
+
+
+
+
+
+
57
Как показано в таблице 13, все представленные системы владеют почти
всеми необходимыми функциональными возможностями в соответствии с
существующими тенденциями развития современных технологий.
Наилучшим образом с типичными заданиями электронного
документооборота производятся системы Дело, Евфрат-Документооборот,
Docs Vision и Lan Docs.
Суммарные расходы на приобретение системы состоят из стоимости
лицензий программного продукта, базы данных, услуг, дополнительных
модулей системы и постороннего программного обеспечения.
В таблице 14 приведен сравнительный анализ стоимости сервера и
лицензий существующих автоматизированных систем электронного
документооборота [4, c.44].
Таблица 14
Сравнительный анализ стоимости сервера и лицензий систем
электронного документооборота
Система/
Характеристи
ки
Б-Р
Г-Д
Д
Е-Д
CM
D
DIS
DV
LD
O-W
СУБД
Lotus Notes/ Domino
MS SQL Server
MS SQL Server
Oracle 9i
MS SQL4 Oracle 9i
Lotus Notes/ omino
MS SQL Server
MS SQL Server
Oracle 9i
LotusNotes/
Domino
MS SQL Server
MS SQL ServerOracle 9i
MS SQL
Server
Стоимость
СУБД , руб.
от 3964
от 9002
от 9002
от
10005
от 3964
от 9002
от 9002
от 9002
от 9002
от 9002
Стоимость
сервера + 50
лицензий,
руб.
17600
10200
12100
7200
210006
14800
197001
6500
210507
18200
58
Проведя сравнительный анализ в таблице 14, можно сделать вывод, что
при общей стоимости серверной и пользовательских лицензиях, а также
стоимости СУБД/ платформы, наиболее приемлемыми являются системы:
Гранд, Евфрат-Документооборот, Docs Vision.
Разработчик должен оказать постоянно действующую оперативную
техническую поддержку. Знание технических требований к системе
позволяет предварительно оценить расходы на приобретение
дополнительного программного обеспечения и нового оборудования.
Заказчикам систем предлагается набор стандартных установок,
которые могут быть доработаны разработчиками или их партнерами, что
приведет к увеличению расходов на внедрение.
Проведем сравнительный анализ доступного инструментария для
настройки системы для каждой из существующих автоматизированных
систем электронного документооборота (таблица 15) [6, c.7].
Таблица 15
Сравнительный анализ доступного инструментария для настройки
систем электронного документооборота
Система
инструментарий
Б-Р
Г-Д
Д
Е-Д
CM
D
DIS
DV
LD
O-
W
дизайнер форм
карточек
документов
+
-
+
+
+
+
-
+
+
+
дизайнер
маршрутов/процесс
ов
+
-
+
+
+
+
-
+
+
+
редактор отчетов
+
+
-
+
+
+
-/+
+
+
+
создание и
изменение
словарей и
справочников
+
+
-
+
+
+
-
+
+
+
На основании проведенного анализа в таблице 15 можно сделать
вывод, что адаптировать систему под потребности своей организации
59
доступными средствами без участия разработчика и без дополнительных
расходов смогут владельцы систем Евфрат-Документооборот и Docs Vision.
Проведем сравнительный анализ дополнительных возможностей
работы каждой из существующих автоматизированных систем электронного
документооборота (таблица 16) [9, c.25].
Таблица 16
Сравнительный анализ дополнительных возможностей работы
автоматизированных систем электронного документооборота
Система
возможность
Б-Р
Г-Д
Д
Е-Д
CM
D
DIS
DV
LD
O-
W
настройка
интерфейса
пользователя
+
-
-
+
-
-
-
+
+
+
настройка
сообщений и
напоминаний
+
+
+
+
+
-/+
+
+
+
+
интеграция
электронной почты
+
-
-
+
+
+
+
+
+
+
WEB-доступ
+
-
+
+
+
+
+
+
+
+
территориально
распределенная
робота
+
-
-
+
+
-
+
+
+
+
наличие API
+
-
+
+
+
+
-
+
+
+
автоматизация документооборот программный продукт
На основании проведенного сравнительного анализа дополнительных
возможностей работы системой проведенного в таблице 16 можно сказать
что, наиболее полноценный дополнительный функционал за счет гибких
настроек пользовательского интерфейса предоставляют системы Docs Vision,
Евфрат-Документооборот, Босс-Референт и Optima-Workflow.
Важными характеристиками СЭД является ее безопасность,
надежность и производительность.
Проведем сравнительный анализ надежности и безопасности работы
каждой из существующих автоматизированных систем электронного
документооборота (таблица 17) [7, c.88].
60
Таблица 17
Сравнительный анализ надежности и безопасности работы
автоматизированных систем электронного документооборота
Система
возможность
Б-Р
Г-Д
Д
Е-Д
CM
D
DIS
DV
LD
O-
W
Авторизация
пользователей с
паролем
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
Шифровка
документов
+
-
+
+
+
+
+
+
+
+
Поддержка ЕЦП
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
Резервное
копирование БД
по расписанию
+
-
+
+
+
+
-
+
+
+
Протокол
событий
+
-/+
+
+
+
+
+
+
+
+
На основании проведенного сравнительного анализа надежности и
безопасности, существующих систем электронного документооборота,
проведенного в таблице 17 можно сказать, что системы Directum, Docs
Vision, Optima - Workflow и Евфрат-Документооборот, позволяют обеспечить
необходимый уровень надежности и безопасности электронного
документооборота.
На основании проведенного сравнительного анализа существующих
автоматизированных систем электронного документооборота наиболее
оптимальным решением является система Евфрат-Документооборот,
разработка компании Cognitive Technologies [18].
При умеренной стоимости система, с одной стороны, содержит весь
необходимые возможности для автоматизации работы с документами, а с
другой стороны, предлагает широкие возможности настройки и
модификации при внедрении разработчиком, партнерами и непосредственно
заказчиками.
Интересным предложением также является система Docsvision, которая
также включает у себя все необходимые возможности для автоматизации
документооборота и тесно интегрированная с продуктами компании