61
Microsoft. Система предоставляет гибкие возможности при адаптации к
требованиям заказчика. В настоящее время внедрение этой системы
осуществляется через партнерскую сеть компании DocsVision, которая
говорит о достаточной независимости системы от разработчика, кроме того
сравнительный анализ показал, что по стоимости данная система дешевле
чем Евфрат-Документооборот.
По отдельным критериям можно также выделить системы Дело,
Directum и Optima-Workflow.
Таким образом, выбираем DocsVision для внедрения в Муниципальном
управлении «Преображенское» для упорядочивания документооборота
предприятиям малого бизнеса.
Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств
автоматизации (таблица 18). Время приведено с учетом за рабочий день.
Таблица 18
Расчет эффекта внедрения СЭД
Действие сотрудника
делопроизводства
Время, затрачиваемое при
базовой технологии/ мин.
Время, затрачиваемое по
предлагаемому варианту/
мин.
Получение отчетности от
клиентов
30-40
5-10
Регистрация входящих
документов
35
3
Регистрация исходящих
документов
30
3
Подготовка внутренних
документов
30
5
Поиск документов
10
7
Подготовка списка
документов
20
10
Итого, минут:
165
38
Таким образом, при существующей системе на совершение указанных
в таблице действий необходимо потратить около 3 часов. При внедрении
62
совершенствованной СЭД это время сокращается до 38 минут, то есть в
несколько раз.
Для организации документа оборота в СЭД разработаем схему
документооборота на основе матричного метода, которая представлена на
рис. 16.
Рис.16. Схема документооборота
Внедрение усовершенствованной системы документооборота позволит
избежать многих ошибок, возникающих при передаче, обработке и хранении
документов, а также значительно укорить данные процессы, что ведет к
экономии рабочего времени сотрудников, а следовательно, к повышению
общей эффективности работы предприятия.
63
3.2. Оценка эффективности предложенных направлений и предложений
Проектные работы включают определение:
– этапов и содержания выполнения работ;
– трудоемкости работ и этапов выполнения работ (человеко-часов);
–продолжительности выполнения работ в календарных днях;
– определение продолжительности работ.
Ожидаемая трудоемкость каждого i-го этапа выполняемых работ
определяется экспертным методом по наилучшему и наихудшему сценарию,
имеющая, соответственно, наименьшую и наибольшую продолжительность
выполнения работ (нормо-часов).
Общая трудоемкость каждого i-го этапа работ (
Ci
T
) определяется по
формуле 1.
5
23
maxmin ii
Ci
tt
T
(1)
где
imin
t
– трудоемкость i-го этапа при наилучших стечениях
обстоятельств, нормо-часы;
imax
t
– трудоемкость i-го этапа при наихудших стечениях обстоятельств,
нормо-часы.
Расчет календарной длительности выполнения работ по каждому этапу
(
Цi
T
) осуществляется по формуле 2.
fkqW
T
T
HiP
Ci
iЦ
, (2)
где
Ci
T
– общая трудоемкость работ i-го этапа работ, нормо-час;
64
iP
W
– количество исполнителей, которые одновременно участвуют на
i-м этапе работ, чел.;
q – продолжительность рабочего дня, 8 час.;
H
k
– плановый коэффициент выполнения норм работниками данной
стадии, 1,1;
ƒ – коэффициент перевода рабочих дней в календарные дни, (может
быть принят ƒ = 1,2).
Общая трудоемкость выполнения работ (
ОБЩ
T
) определяется по
формуле 3.
n
i
iСОБЩ
ТT
1
, чел.-час. (3)
Расчет общей трудоемкости (
ОБЩ
T
) и календарной длительности работ
Цi
T
представлен в таблице 19.
Таблица 19
Расчет общей трудоемкости для выполнения работ по внедрению
комплексной системы защиты информации
№
п/
п
Наименование этапа
Ожидаемая
трудоемкость, нормо-
часы
Общая
трудоемкост
ь работ (
Ci
T
), чел-час
Количество
исполнителей
(
iP
W
), чел.
Длительнос
ть работ (
Цi
T
), дни
При
наилучших
обстоятель
ствах (
imin
t
)
При
наихудших
обстоятель
ствах (
imax
t
)
1
2
3
4
5
6
7
1
Подготовительный
этап
144
176
156,8
2
9,8
1.
1
Формирование
концепции защиты
информации
40
48
43,2
2
2,7
1.
2
Формирование
команды
32
40
35,2
2
2,2
65
Продолжение таблицы 19
1
2
3
4
5
6
7
1.
3
Внесение изменение
в политику
безопасности
40
48
43,2
2
2,7
1.
4
Анализ
ценообразования на
выбранные решения
32
40
35,2
2
2,2
2
Формирование
бюджета на покупку
решений
136
184
155,2
2
9,7
2.1
Заключение
договоров с
производителями
аппаратного и
программного
обеспечения
40
56
46,4
2
2,9
2.2
Покупка
программных
решений и
аппаратного
обеспечения
56
72
62,4
2
3,9
2.3
Составление графика
на внедрение
решений в
организации
40
56
46,4
2
2,9
3
Внедрение
аппаратного и
программного
обеспечения в
организацию
216
264
235,2
2
14,7
4
Оценка
эффективности
88
104
94,4
2
5,9
5
Экономическое
обоснование проекта
160
192
172,8
2
10,8
5.1
Планирование
технической
подготовки
выполнения работ
40
48
43,2
2
2,7
5.2
Определение
трудоемкости работ
по внедрению
системы
электронного
документооборота
32
40
35,2
2
2,2
5.3
Расчет себестоимости
системы
электронного
документооборота
48
56
51,2
2
3,2
66
Продолжение таблицы 19
1
2
3
4
5
6
7
5.4
Оценка
экономической
эффективности
40
48
43,2
2
2,7
6
Обучение персонала
96
96
96
2
6
7
Формирование
отчета
96
120
105,6
1
13,2
ИТОГО
680
848
1016
2
64
Таким образом, при общей трудоемкости выполнения работ (
ОБЩ
T
)
составил 1016 чел-час., а календарная длительность выполнения работ
составляет 64 дня.
Общий фонд оплаты труда (
ЗП
С
) складывается из основного и
дополнительного фонда оплаты труда всех исполнителей, участвующих в
проекте.
Расчет основной заработной платы (
ОСН
ЗП
З
) участников проекта
осуществляется по формуле 4.
МЕС
МСРОБЩ
ОСН
ЗП
F
ЗT
З
.
, (4)
где
ОБЩ
T
– общая трудоемкость выполнения работ, распределяется
между всеми участниками (исполнителями) проекта в зависимости от их
участия, человеко-часов;
.М.CР
З
– среднемесячная заработная плата исполнителя, руб.;
МЕС
F
– количество рабочих часов в месяц, 176 (8-часовой рабочий день,
количество рабочих дней в периоде 22 дня 8*22=176 часов).
67
Расчет дополнительной заработной платы (
ДОП
ЗП
З
) участников проекта
определяется в размере принимается 15% от основной заработной платы
исполнителя.
Расчет расходов на заработную плату (
ЗП
С
) представлен в таблице 20.
Таблица 20
Расчет расходов на заработную плату, руб.
Таким образом, величина расходов на заработную плату исполнителей
составит 159818,64 руб. Величина обязательных начислений на заработную
плату (
НЗП
C
) определяется по формуле:
%2,30)СC(C
ДОП
ЗП
ОСН
ЗПНЗП
, руб. (5)
Расчет величины обязательных начислений на заработную плату
представлен в таблице 21.
№
п/
п
Категория
работника
Коли
честв
о
челов
ек
Трудоем
кость
выполне
ния
работ (
ОБЩ
T
),чел-час
Средне
месяч.
заработ
ная
плата (
.М.CР
З
),
руб.
Количес
тво
рабочих
часов (
МЕС
F
)
Основная
заработная
плата
исполнителя (
ОСН
ЗП
З
), руб.
(ст.4*ст.5)/ст.
6
Доп.
заработная
плата
исполните
ля (
ДОП
ЗП
З
),
руб.
1
Руководитель
проекта
1
320,8
30000
176
54681,82
8202,27
2
Системный
администратор
1
48
25000
176
6818,18
1022,73
3
Экономист
1
86,4
28000
176
13745,45
2061,82
4
Программист
1
560,8
2000
176
63727,27
9559,09
Итого
-
138972,73
20845,91
Всего затрат на заработную плату (
ЗП
С
)
159818,64
68
Таблица 21
Расчет величины обязательных начислений на заработную плату, руб.
Таким образом, величина обязательных начислений на заработную
плату исполнителей составит 95418,85 руб.
К основным средствам относится имущество, которое используется в
течение длительного периода времени (более 12 месяцев) при производстве
продукции (выполнении работ, оказании услуг), и которое переносят свою
стоимость на готовый продукт, постепенно, частями, в течение нескольких
производственных циклов, сохраняя свою натурально-вещественную форму.
Балансовая (первоначальная) стоимость i-го основного средства (
iБ
C
)
определяется по формуле 6:
iПРiТiСМРiПiБ
ЗЗЗЗC
, (6)
где
iП
З
– затраты на приобретение основного средства, руб.;
iСМР
З
– затраты на строительно-монтажные работы, руб.;
iТ
З
– затраты на транспортировку принимаются в диапазоне 15%, руб.;
iПР
З
– прочие затраты, руб.
№
п/п
Категория работника
Колич
ество
челове
к
Основная
заработная
плата
исполнителя (
ОСН
ЗП
З
), руб.
Доп.
заработная
плата
исполнителя (
ДОП
ЗП
З
), руб.
Обязательные
начисления на
заработную
плату (
НЗП
C
),
руб.
1
Руководитель проекта
1
54681,82
8202,27
18991,0
2
Системный
администратор
1
6818,18
1022,73
2367,95
3
Экономист
1
13745,45
2061,82
4773,80
4
Программист
1
63727,27
9559,09
22132,48
Всего затрат на
заработную плату (
ЗП
С
)
95418,85
69
Затраты приобретаемые основные средства (
iП
З
), необходимые для
выполнения работ рассчитываются по формуле 7.
,
i
m
i
iiП
qРЗ
(7)
где
i
Р
- рыночная цена i-й единицы приобретаемого основного средства
включая НДС, руб.;
i
q
- количество приобретаемого i-го основного средства, шт.
Смета затрат на выполнение работ по проекту представлена в таблице
22.
Таблица 22
Смета затрат на выполнение работ, руб.
№ п/п
Наименование статьи затрат
Сумма, руб.
1
Основная заработная плата исполнителей
138972,73
2
Дополнительная заработная плата исполнителей
20845,91
3
Обязательные начисления на оплату труда (30,2%)
95418,85
4
Стоимость основных средств
231000,00
6
Накладные расходы
55589,09
9
Полная себестоимость работ (
П
C
)
541826,58
Таким образом, себестоимость выполнения работ составляет 541 826,58
руб.
Эксплуатационные расходы рассчитываются по двум вариантам
(проектному и базовому, обладающему схожими техническими
характеристиками).
Основными элементами, входящими в состав эксплуатационных
расходов, являются:
70
– фонд заработной платы обслуживающего персонала с учетом
обязательных начислений на заработную плату, руб.;
– сумма годовых амортизационных отчислений, предназначенных на
капитальный ремонт и модернизацию оборудования, руб.;
– затраты на электроэнергию, руб.;
– затраты на текущий ремонт, руб.;
– прочие расходы, руб.
Сравнение совокупных эксплуатационных расходов по проектному и
базовому варианту, представлены в таблице 23.
Таблица 23
Эксплуатационные расходы, руб.
№
п/п
Наименование
Проектный
вариант
Базовый
вариант
1
Заработная плата обслуживающего персонала
138972,5
138972,5
2
Дополнительная заработная плата
обслуживающего персонала
20845,91
20845,91
3
Обязательные начисления на оплату труда
(30,2%)
48265,15
48265,15
4
Амортизационные отчисления
24000
24000
5
Электроэнергия
12476
20099,55
ИТОГО
244559,6
252183,1
Как видно из таблицы 23, эксплуатационные затраты составили
244559,6 руб. для проектного варианта и 252183,1 руб. для базового.
Следовательно, за счет внедрения электронной системы
документооборота эксплуатационные затраты были сокращены на 7623,5
руб.
Для обоснования экономической эффективности внедрения системы
электронного документооборота выполним расчет чистой прибыли до
внедрения проекта и после с использованием следующих формул: