21
СЭД позволяет получить возможность использования всесторонней и
гибкой авторизации, установления подлинности и разграничения доступа.
Службы защиты Documentum включают в себя следующие функции [39,
c.195]:
- шифрование при передаче данных и в хранилищах файлов;
- универсальную авторизацию. Только по вводу пароля (Desktop &
Web). Пароли, магнитные карточки, биоритм;
- поддержку цифровой подписи.
- интегрированные антивирусные программы. Автоматическая
проверка хранилища на наличие вирусов. Набор шаблонов и правил.
Для обеспечения дополнительного уровня безопасности Documentum
предоставляет службы проверенного содержания (Documentum Trusted
Content Services).
СЭД Documentum позволяет выполнить анализ сроков исполнения в
разрезе филиалов, подразделений и исполнителей, что является достаточно
важным для решения задач отдела делопроизводства (рис. 8).
Рис. 8. Анализ сроков исполнения в разрезе филиалов, подразделений и
исполнителей
Следовательно, описанная структура и преимущества данной системы
электронного документооборота будут эффективным решением на
22
предприятии для систематизации документов и снижения затрат времени на
ведение делопроизводства предприятия.
Система электронного документооборота «NauDoc» позволяет
автоматизировать процессы обработки документов различного уровня.
В системе имеется справочник сотрудников «NauDoc», а также
возможность установления статуса документов, на основании его
отслеживания, как это показано на рис. 9.
Рис. 9. Отслеживание состояния документа
Как видно из рисунка 9, при составлении трудового договора с другой
организацией, у сотрудника предприятия малого бизнеса будет существовать
возможность отправить его в одну из папок «На визировании», «На
согласовании», «На утверждении» и другие [36, c.77].
Использование данной функции значительно ускоряет процессы
рассмотрения документов и отслеживания, на какой из стадий они находятся.
В системе электронного документооборота «NauDoc» также имеется
возможность создания различных категорий документа в соответствии с их
назначением, как это показано на рис. 10.
23
Рис. 10. Разделение документов на категории
Кроме этих возможностей в программе также можно создать шаблон
документа, редактировань реквизиты полей, создавать автоматизированные
маршруты движения документов (возможные преходы, состояния)
устанавливая для них различные идентификаторы.
Электронная система документооборота «NauDoc» имеет возможность
хранить электронные копии документов для использования, а также
возможность добавления данных документов в архив.
Документопотоки организованы на регистрации документов и
распределении их по типам: входящие, исходящие и внутренние документы.
Система электронного документооборота DOCV имеет возможность
хранить электронные копии документов для использования, а также
возможность добавления данных документов в архив [32, c.40].
Для регистрации документов предусмотрена электронная форма,
представления в которой вводятся все необходимые реквизиты документов, и
добавляется сам документ. Для эффективного хранения основных
документов системы, разработаны соответствующие таблицы базы данных.
Форма регистрации документов системе электронного
документооборота DOCV приведена на рис. 11.
24
Рис. 11. Форма регистрации документов
Для регистрации документа, поступившего на предприятие малого
бизнеса необходимо заполнить следующие поля [22, c.69]:
- наименование документа;
- количество страниц;
- адресат;
- примечание;
- дату подготовки (поступления) документа;
- выбрать тип документа (входящие, исходящие, внутренние);
- количество экземпляров;
- выбор файла документа.
После заполнения всех необходимых полей для регистрации документа
необходимо нажать на кнопку Готово и документ будет добавлен в
соответствующий справочник системы.
В приложении А приведены соответствующие справочники, куда будут
добавлены данные документы.
В справочниках СЭД DOCV отображается следующая информация:
- дата загрузки и дата подготовки документа;
- наименование документа;
- количество страниц и адресат;
25
- количество экземпляров документа;
- реквизиты сотрудника;
- возможность добавления данного документа в архив.
Все перечисленные справочники позволяют получить исчерпывающую
информацию о состоянии информационных таблиц разработанной базы
данных.
На основании выполненного обзора электронных систем
документооборота можно выделить следующие преимущества электронных
систем документооборота для предприятия малого бизнеса:
- усиление контроля исполнения решений;
- увеличение скорости обработки документа в процессе его жизненного
цикла;
- ускорение поиска информации в документах и сопроводительных
данных;
- снижение рисков финансовых потерь, связанных с несвоевременным
получением либо утратой документов;
- разграничение прав доступа к документам;
- повышение эффективности использования накопленных в
организации знаний.
Главный эффект от внедрения системы электронного
документооборота на предприятии малого бизнеса – это повышение
управляемости организацией который повлияет на:
- ускорение коммуникаций;
- управление процессом и возможность его изменения;
- повышение производительности работ;
- повышение исполнительской дисциплины;
- накопление и доступ к знаниям.
Рассмотренные системы электронного документооборота позволяют
увеличить оперативность и точность обработки основных документопотоков
26
на предприятии малого бизнеса. Они наделены необходимым функционалом
в соответствии с существующими тенденциями развития современных
технологий . Наилучшим образом с типичными заданиями электронного
документооборота производит система электронного документооборота
Documentum.
Суммарные расходы на приобретение системы состоят из стоимости
лицензий программного продукта, базы данных, услуг, дополнительных
модулей системы и постороннего программного обеспечения.
При покупке системы электронного документооборота предприятие
малого бизнеса должно предусмотреть организацию постоянной
действующей оперативной технической поддержки. Знание технических
требований к системе позволяет предварительно оценить расходы на
приобретение дополнительного программного обеспечения и нового
оборудования.
Также необходимо учитывать, что в настоящее время предприятиям
малого бизнеса предлагается набор стандартных установок, которые могут
быть доработаны разработчиками или их партнерами, что приведет к
увеличению расходов на внедрение.
Внедрение автоматизированной системы электронного
документооборота является одними из факторов, который влияет на
снижение трудоемкости в обработке имеющегося документооборота и
повышение скорости принимаемых управленческих решений.
На основании рассмотренного экономического содержания, роли и
значения электронного документооборота в системе муниципального
управления предприятиями малого бизнеса можно сделать следующие
выводы:
- государственное регулирование в области электронного
документооборота предприятий основано на государственной политике в
сфере информационных технологий, которая отражает национальные
27
интересы России направленная на стратегию развития информационных
технологий;
- в настоящее время Россия не имеет достаточно средств для
самостоятельного развития национальной системы электронного
документооборота, поэтому в рамках государственного регулирования
привлекаются капиталы, техника и технологии развитых стран;
- первоочередными мероприятиями государственного регулирования в
области электронного документооборота являются проведение анализа
процессов дальнейшего развития информационных технологий и реализация
концепции развития информационного законодательства;
- система электронного документооборота объединяет в себе процессы
создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения,
использования и списания электронных документов;
- с помощью систем электронного документооборота предприятия
малого бизнеса могут определить потребности в ресурсах для осуществления
деятельности, ускорить процессы обмена информацией, повысить
экономическую активность на профильном рынке;
- применение систем электронного документооборота как ресурса
управления предприятием малого бизнеса позволяет повысить в нем уровень
информатизации, получения большей свободы в управлении предприятием,
формировании внутреннего документооборота, своевременного
реагирования на изменения на профильном рынке;
- также в работе был выполнен обзор систем электронного
документооборота для управления предприятиями малого бизнеса.
28
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ
«ПРЕОБРАЖЕНСКОЕ» В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ИП
ТИМОШКОВА И. А.
2.1. Организационно-экономическая характеристика муниципального
управления «Преображенское»
Муниципальное управление «Преображенское» представляет собой
исполнительно-распорядительный орган, который занимается решением
вопросов местного значения и наделен полномочиями по выполнению
отдельных государственных распоряжений.
Муниципальное управление «Преображенское» относиться к
Восточному административному округу Москвы. На местном уровне
Муниципальным управлением «Преображенское» решаются следующие
задачи:
- формируется, утверждается, исполняется бюджет муниципального
района и осуществляется контроль его исполнения;
- устанавливаются, изменяются и отменяются местные налоги и сборы
в муниципальном районе;
- формируется система использования имущества, которое находится в
муниципальной собственности;
- организуется в границах муниципального района электро-, тепло-,
газо- и водоснабжение для населения;
- содержатся и строятся автомобильные дороги общего пользования,
мосты и иные транспортные инженерные сооружения в границах населенных
пунктов муниципального района;
- обеспечиваются малоимущие граждане, которые проживают в
муниципальном районе за счет проведения мероприятий по улучшению
жилищных условий;
29
- создаются условия для предоставления транспортных услуг
населению и транспортного обслуживания населения в границах
муниципального района;
- выполняются мероприятия по предупреждению и ликвидации
последствий чрезвычайных ситуаций в границах муниципального района;
- обеспечиваются первичные меры пожарной безопасности в границах
населенных пунктов муниципального района;
- создаются условия для обеспечения жителей муниципального района
услугами связи, общественного питания, торговли и бытового обслуживания;
- организуется библиотечное обслуживание населения за счет
комплектования библиотечных фондов;
- создаются условия для осуществления в муниципальном районе
досуга и культуры;
- сохраняются объекты культурного наследия (памятники истории и
культуры), которые находятся в собственности района, а также их охрана;
- обеспечиваются условия для развития на территории муниципального
района физической культуры и массового спорта, организация и проведение
официальных физкультурно-оздоровительных и спортивных мероприятий в
Амурском районе;
- создаются условия для массового отдыха, и организуется
обустройство мест массового отдыха населения;
- оказывается содействие в установлении опеки и попечительства
жителям муниципального района;
- формируются архивные фонды муниципального района;
- организуется сбор и вывоз бытовых отходов и мусора;
- организуется благоустройство и озеленение территории
муниципального района, охрана городских лесов, расположенных в границах
населенных пунктов муниципального района;
30
- утверждается генеральный план муниципального района, правила
землепользования и застройки, документация по планировке территорий,
выдаются разрешения на строительство, ввод объектов в эксплуатацию,
местные нормативы градостроительного проектирования района;
- организуется освещение улиц, и устанавливаются указатели с
названиями улиц и номерами домов;
- организуются ритуальные услуги и содержание мест захоронения;
- организуются и осуществляются мероприятия по гражданской
обороне, защите населения и территории муниципального района от
чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера;
В состав структуры органов местного самоуправления Муниципальное
управление «Преображенское» входят Совет депутатов, Глава
муниципального района, администрация.
К основным функциям Совета депутатов относятся:
- утверждение Устава муниципального района и его обновление;
- принятие бюджета муниципального района и предоставление отчета о
его выполнении;
- решение вопросов по местным налогам и сборам в соответствии с
изменениями, происходящими в законодательстве РФ;
- формирование и утверждение планов и программ развития
муниципального района, а также отчетов о их выполнении;
- решение вопросов по управлению и распоряжению имуществом,
которое находится в муниципальной собственности;
- принятие решением о работе муниципальных предприятий и
учреждений, установление тарифов на услуги.
Высшим органом муниципального района является Глава
муниципального управления «Преображенское», который избирается
гражданами, проживающими в районе.