56
Рисунок 10 Прием товарной продукции на складе (пример)
б) автоматический расчет себестоимости полученных в ходе разборки
продукции и расчет себестоимости готовой продукции;
в) контроль за заказами:
1) планирование торговых операций.
2) Резервирование необходимой готовой продукции.
3) Создание технологических операций на основе заказов по продукции.
4) Списание со склада готовой продукции.
5) Приемка готовой продукции.
6)Автоматическое снятие резерва для материалов из заказа.
7) Своевременное пополнение запасов.
8) Планирование закупок: заказ на основе статистики продаж.
9) Составление первичных документов: счета, накладные рисунок 11.
г) учет дополнительных затрат на разборку продукции.
д) Контроль за движением товаров.
ж) Планирование потребностей в товаре.
з) Составление технологических карт.
Создание операции на базе открытой технологической карты.
Нужно описать один раз, из чего состоит продукция, чтобы в дальнейшем
при продаже только указывать количество продукции.
Рисунок 11 Подготовка первичных документов
57
Можно создать: новые карты путем копирования старых, техоперацию или
заказ на готовую продукцию прямо из открытой технологической карты.
Все эти функции нового программного обеспечения помогут
нормализовать работу склада, а значит сократить запасы, упорядочить их учет,
сократить расходы.
Следующей проблемой на предприятии было выявлено наличие у
организации ООО «Чайка» дебиторской задолженности, истекшей по срокам
давности и прочей задолженности по срокам возникновения.
Руководству организации рекомендуется уделить внимание увеличению
доли дебиторской задолженности за последний отчетный период, а также его
удельному весу и его увеличению по просроченной задолженности.
Для этого предлагается руководству внедрить систему мониторинга
состояния дебиторской задолженности, в которую должны быть включены
анализ состава и структуры дебиторской задолженности с точки зрения сроков
погашения, расчет показателей, характеризующих дебиторскую задолженность
предприятия, формирование аналитической информации, позволяющей
контролировать дебиторскую задолженность, разработка соответствующих
отчетных форм, определение сроков и периодичности их составления и
ответственных.
Разработка кредитной политики, включающей в себя: формирование
системы оценки платежеспособности и надежности покупателей - физических
лиц, формирование системы скидок и штрафов, формирование
дифференцированного подхода при установлении условий сделки с
покупателем.
Разработать четкий регламент по работе с просроченной дебиторской
задолженностью, закрепить его в локальных нормативных актах компании.
Разработать систему мотивации сотрудников, работа которых
непосредственно связана с оптимизацией дебиторской задолженности на
предприятии, определить центры ответственности на каждом этапе работы с
дебиторской задолженностью.
58
Рассмотрим далее каждое предложенное мероприятие более подробно.
1. Разработка системы мониторинга состояния дебиторской
задолженности. В рамках данных рекомендаций для эффективного контроля за
дебиторской задолженностью в ООО «Чайка» предлагается следующая система
таблица 18. Приложение 13.
Ниже приведены предлагаемые образцы форм отчетов и алгоритм
проведения анализа состояния дебиторской задолженности, отображенный в
Приложении 14 рисунок 12.
В таблице 19 отражена форма ведомости непогашенных остатков, которая
позволяет оценить платежное поведение дебиторов вне зависимости от объемов
продаж.
Таблица 19
Образец ведомости непогашенных остатков
Месяц
Выручка,
тыс. руб.
Дебиторская
задолженность,
возникшая в данном
месяце
Процент непогашенной
дебиторской
задолженности, %
тыс.
руб.
% от
выручки
На
конец
месяца
Через 1
Месяц
услуг
Через 2
месяца
услуг
Январь
Февраль
Форма реестра старения дебиторской задолженности отражена в таблице
20. Реестр наглядно показывает размер невыполненных клиентами обязательств
в срок и его динамику.
Таблица 20
Образец реестра старения дебиторской задолженности
Контра-
гент
Рей-
тинг
Срок возникновения просроченной
задолженности, дней
Общая
сумма
задолже
-нности
тыс.
руб.
Доля, в
общем
объеме
, %
до 15
15-30
30-60
60-90
90-
180
Свыш
е 180
тыс.
руб.
%
тыс
руб
%
тыс
руб
%
тыс.
руб
%
тыс
руб
%
тыс.
руб.
%
Дебитор 1
Прочие
дебиторы
Всего
100,0
Доля, %
100,0
59
Реестр старения дебиторской задолженности дополняют отчет о
дебиторской задолженности по объектам и отчет о динамике дебиторской
задолженности и отчет о просроченной дебиторской задолженности в
Приложении 15 таблицы 21-23.
Предложенные формы отчетов по контролю за дебиторской
задолженностью позволяют изучить дебиторскую задолженность предприятия с
разных ракурсов, и в результате принять наиболее эффективные управленческие
решения по ее оптимизации.
2. Разработка дифференцированной кредитной политики.
Важным этапом в разработке кредитной политики на предприятии
является формирование системы оценки платежеспособности и надежности
клиентов, с учетом того, что основными клиентами ООО «Чайка» являются
юридические и физические лица.
Схематично порядок действий для оценки платежеспособности клиентов,
предлагаемый в рамках данных мероприятий представлен на рисунке 13.
Рисунок 13 Этапы оценки платежеспособности клиента для ООО
«Чайка»
Рассмотрим каждый из этапов подробнее.
Этап 1. Сбор и проверка информации о дебиторе: анкетирование;
предоставление клиентом (по желанию) документов, подтверждающих другие
сведения в анкете; сбор информации о благонадежности клиента посредством
бесплатных и платных сервисов.
Для самостоятельного сбора информации о клиенте рекомендуется
использовать следующие сервисы:
а. проверка действительности предоставленных паспортных данных
производится на сайте Главного Управления по вопросам миграции МВД
России: http://services.fms.gov.ru/;
60
б. проверка действительности работодателя клиента осуществляется на
сайте Федеральной налоговой службы: https://egrul.nalog.ru/;
в. проверка наличия исполнительных производств производится на
сайте Федеральной службы судебных приставов: http://www.fssprus.ru/iss/ip/;
проверка на банкротство осуществляется на сайте Единого федерального реестра
сведений о банкротстве: http://bankrot.fedresurs.ru/DebtorsSearch.aspx.
д. платная проверка в «бюро кредитных историй» на наличие и размер
имеющихся кредитов, а также своевременности их погашения.
Если самостоятельная проверка сведений о потенциальном клиенте
выявила недостоверность предоставленных им сведений, то такой клиент
оценивается как неблагонадежный и отсрочка платежа, и рассрочка по договору
не предоставляется.
Этап 2. Сбор и проверка информации о дебиторе: расчет
платежеспособности по методике, применяемой банками; скоринговая
(балльная) оценка платежеспособности и надежности клиента.
По системе банков для оценки уровня кредитоспособности клиента
оцениваются и рассчитываются следующие показатели:
а. коэффициент «Обязательства/Доход» (О/Д), по формуле 1:
(1)
где: П - ежемесячный платеж по планируемой рассрочке платежа;
СР - среднемесячные расходы, включая ежемесячные алиментные
платежи, платежи действующим кредитным и другим обязательствам,
уплачиваемые заемщиками (при их наличии);
Дч - сумма чистого (за вычетом НЛФЛ) среднемесячного дохода клиента.
Для положительного решения по предоставлению рассрочки значение
коэффициента «Обязательства/Доход» должно составлять не более 60%.
Конечная платежеспособность определяется по формуле 2:
(2)
где: Р — платежеспособность клиента;
61
Дч — среднемесячный чистый доход;
t — планируемый срок рассрочки по договору;
К — коэффициент в зависимости от величины Дч, а именно К = 0,3 при
Дч в эквиваленте до 500 долларов США, К = 0,4 при Дч в эквиваленте от 501 до
1000 долларов США, К = 0,5 при Дч в эквиваленте свыше 2000 долларов США.
Скоринговая система оценки предполагает выбор компанией критериев, по
которым будет оцениваться платежеспособность потенциальных клиентов,
определяется степень важности каждого из критериев и производится их оценка,
затем рассчитывается рейтинг клиента в баллах. Образец для применения
скоринговой оценки платежеспособности клиента для ООО «Чайка» приведен в
таблице 24.
Таблица 24
Образец балльной оценки платежеспособности потенциального
клиента
Критерий
Важность
*
Оценка
**
Результат
(гр. 2 X гр.3)
1
2
3
4
Возраст клиента
1
Семейное положение
1
Занимаемая должность
2
Продолжительность трудовой деятельности
на последнем месте работы
2
Уровень доходов
3
Наличие иждивенцев
2
Коэффициент платежеспособности
3
Коэффициент соотношения доходов и
расходов
3
Наличие непогашенных обязательств
2
Имущественное положение
3
Положительная кредитная история
3
Итого
-
-
ХХ
Примечание:
* Определение степени важности проводится по трехбалльной системе: 1 - слабое значение, 2 - умеренное
значение, 3 - высокое значение;
** Оценка ставится по трехбалльной системе: 1 - неудовлетворительно, 2 - удовлетворительно, 3 - хорошо.
Для этапов 3 и 4 необходима разработка системы ранжирования
покупателей на основании проверки их надежности и платежеспособности и
применения к ним той или иной кредитной политики в зависимости от рейтинга.
Предлагаемая система определения кредитного рейтинга потенциального
клиента представлена в таблице 25.
62
Таблица 25
Определение кредитного рейтинга потенциального клиента
Количество
баллов,
другие
критерии
Степень надежности
и
платежеспособности
Присваиваемый
рейтинг
Условия для
заключения сделки
60-75 баллов
Высокая
А
Заключение договора с
рассрочкой без
санкций
45-60 баллов
Приемлемая
B
Рассрочка
предоставляется,
обязательно
прописываются пени и
штрафы
30-45 баллов
Удовлетворительная
C
Рассрочка
предоставляется при
наличии обеспечения:
залога или
поручителя. За
платежной
дисциплиной клиента
производится
усиленный контроль. В
договоре
прописываются пени и
штрафы.
Менее 30
баллов
Неудовлетворительная
D
Рассрочка по договору
не предоставляется
Недостовернос
ть
предоставленн
ых сведений,
наличие
исполнительны
х производств,
задолженносте
й по кредитам,
алиментам,
судебное
делопроизводс
тво
Неблагонадежный
клиент
E
Рассрочка по договору
не предоставляется
При нарушении платежной дисциплины клиентом по заключенной сделке
его рейтинг может снижаться, и наоборот.
Этап 3. Ввести систему скидок за оплату ранее установленного срока и
штрафных санкций за превышение критического срока оплаты. Предлагается
применение следующей системы скидок: - единовременная в размере 5% от
суммы при заключении договора со 100% предоплатой и своевременным
63
совершение платежа; дифференцированные скидки за платежи ранее
установленного срока, меняющиеся в зависимости от количества дней,
оставшихся до срока погашения задолженности по договору и рассчитываемые
по формуле 3:
(3)
где: q — величина предоставляемой скидки,
r — ставка альтернативного дохода (например, текущий уровень ставки
банковского кредита, %),
t — количество дней досрочной оплаты платежа;
Т — срок предоставленной рассрочки платежа, дней.
48
Для клиентов с рейтингом В и С в договоре должно быть предусмотрено
обязательное наличие штрафных санкций.
В качестве санкций по просроченной задолженности предлагается
следующая схема их применения:
- при допущении клиентом просрочки платежа более, чем на 15 дней,
начисляются пени в размере 0,1% годовых за каждый день просрочки за весь
период с момента ее возникновения;
- при допущении просрочки платежа более чем на 60 дней,
дополнительно к начислению пени применяются штрафные санкции в размере
5% от суммы просрочки;
- при допущении просрочки платежа более чем на 90 дней,
дополнительно к начислению пени применяются штрафные санкции в размере
10% от суммы просрочки;
- при допущении просрочки платежа более чем на 180 дней, к клиенту
применяются пени и штрафные санкции в размере 10% от суммы просрочки, а
также компания имеет право в одностороннем порядке
расторгнуть с клиентом договор.
48
Экономический анализ: учебник для вузов/ Л.Т. Гиляровская [и др.]. — Москва: ЮНИТИ-ДАНА, 2017.с. 61
64
Этап 4. Для реализации данного этапа, необходимо пересмотреть и
дополнить действующие на предприятии типовые формы договоров для каждого
типа сделки и для каждого типа клиента, в зависимости от присвоенного ему
рейтинга.
Важно подробно прописать все условия применения скидок и штрафных
санкций и их величину, необходимость обеспечения договора, действий
сотрудников компании в случае невыполнения клиентом обязательств по
договору.
Для быстрого доступа к информации по заключенным на предприятии
договорам и их условиям, предлагается ведение журнала учета договоров, форма
которого представлена в таблице 26.
Таблица 26
Образец журнала учета договоров с клиентами
Номер
и
дата
дого-
вора
ФИО
Деби-
тора
Объект
Сумма
по
догов
ору
Условия
договора
(ипотека,
предоплата
рассрочка)
Скид
ки
Пени
и
штра
-
фные
санк
ции
Обеспече-
ние
договора
Ответстве
нный
менеджер
3. Разработка регламента по работе с просроченной задолженностью.
Чтобы не затягивать процесс, работу инкассации просроченной
задолженности нужно детально регламентировать с установкой лиц
ответственных по нему.
Менеджер по продажам, ответственный по заключенному договору,
должен провести переговоры по возврату задолженности при ее возможном
образовании.
В своей деятельности менеджер для снижения дебиторской задолженности
должен принять следующие меры:
- вовремя прослеживать поступления платежей от заказчиков;
- проводить «профилактические беседы» с клиентами;
65
- досконально проговаривать сроки по платежам, условия работы,
проводить соответствующие записи по суммам, срокам, договоренностям и в
случае необходимости указывать на них.
Для уменьшения вероятности появления просроченной задолженности в
организации должна быть отчетливо сформирована система о напоминаниях
клиентам об оплате.
Пример упрощенной системы напоминаний представлен в таблице 27.
Таблица 27
Система напоминаний клиентам о выполнении обязательств
по договору
Напоминание
Срок
Действия
Ответственное
лицо
Напоминание 1
За пять дней до
планового срока
оплаты
Напоминание посредством
смс
Ответственный по
сделке менеджер
по продажам
Напоминание 2
В день
наступления
срока оплаты
Напоминание посредством
смс
Ответственный по
сделке менеджер
по продажам
Напоминание 3
Через неделю
после
напоминания 2
Переговоры, либо переписка
с целью выяснения причин и
уточнения сроков оплаты.
Ответственный по
сделке менеджер
по продажам
Напоминание 4
Через неделю
после
напоминания 3
Переговоры, отправка
письма-напоминания с
уведомлением о вручении
Ответственный по
сделке менеджер
по продажам
Напоминание
Срок
Действия
Ответственное
лицо
Напоминание 5
Через неделю
после
напоминания 4
Официальное письмо-
претензия с требованием
погасить просроченную
задолженность
Юрист
Напоминание 6
Через две
недели после
напоминания 5
Уведомление клиента о
начале подготовки
документов к взысканию
задолженности в судебном
порядке и применению к
нему штрафных санкций.
Юрист
Для того чтобы выработать привычку эффективно планировать и
проводить телефонные переговоры с должниками, целесообразно использовать
чек листы. Пример подобного чек листа приведен в таблице 28.