37
менеджер исполняет строгие указания и придерживается определенных
инструкций на всех этапах продаж.
·
Архивация историй продаж. Персональный подход ко всем
клиентам, благодаря хранению полной информации о каждом покупателе.
Сравнение рассмотренных систем приведен в таблице 4.
Таблица 4
Сравнение рассмотренных систем
Уровень
сложности
системы
Низкий
Высоки
й
Высоки
й
Низкий
Высоки
й
Низкий
Качество
документации
Высокое
Высоко
е
Средне
е
Средне
е
Низкое
Средне
е
Вариант
поставки
SAAS и
Stand
Alone
SAAS
SAAS и
Stand
Alone
SAAS
SAAS и
Stand
Alone
SAAS
Разделение на
лиды и контакты
Нет
Нет
Да
Нет
Нет
Нет
Social CRM
0
0
0
1
0
0
Возможность
доработки
0
3
1
1
3
0
API
2
1
2
3
3
0
Веб-формы
0
1
2
3
0
0
Отчетность
1
2
1
1
3
1
Права доступа
2
2
1
1
2
1
Настройка
интерфейса
1
3
1
1
1
0
Email-клиент
1
1
1
1
3
1
Email-рассылка
1
2
1
1
1
0
Задачи
3
2
3
1
3
1
Бизнес-процессы
0
3
3
0
1
2
Телефония
2
1
1
1
2
3
Работа со
сделкой
3
3
2
1
1
2
Функционал/CRM
-система
Megapla
n CRM
bpm
online
Sales
Bitrix 24
CRM
AMO
CRM
1C CRM
Mango
CRM
В верхней строке таблицы прописаны названия CRM-систем, а в
левом столбце — названия функций. На пересечении будет дана оценка по
4-бальной шкале, где:
0 — функция отсутствует в системе
1 — функция присутствует, но в силу сложности или наоборот
примитивности, ею нельзя пользоваться
38
2 — функцией возможно пользоваться, но необходимы усилия со
стороны программиста и/или консультанта
3 — функцией возможно пользоваться из коробки при определенной
подготовке (прочитав мануал).
Для рассматриваемой задачи необходима только одна основная
функция — организация сбора и анализа информации по продажам с
возможностью составления отчетов. В рассмотренных системах данные
возможности присутствуют, но одновременно вместе с необходимыми
функциями в пакете программного обеспечения могут приобретаться и
многие другие, которыми, возможно, менеджеру отдела продаж
воспользоваться и не придется, так как одни функции явно избыточны,
другие продублированы уже используемым программным обеспечением.
Поэтому более целесообразным предоставляется вариант
самостоятельной разработки с учетом всех тонкостей деятельности
предприятия, в частности, менеджера по работе с клиентами.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Под стратегией автоматизации понимаются базовые принципы,
применяемые при автоматизации организации. В нее могут быть включены
следующие компоненты:
• Направления деятельности компании и порядок, в котором они
будут автоматизированы;
• Методики автоматизации: комплексная автоматизация,
хаотичная по направлениям, участкам;
• Утвержденная техническая политика – совокупность
внутренних стандартов, реализованных на предприятии;
• Ограничения: временные, финансовые и т.д.;
• Способы контроля изменений плана.
39
Автоматизация становится одним из способов достижения
стратегических бизнес - целей, и не является обычным процессом,
развивающимся по своим внутренним законам. В любой стратегии
автоматизации должна быть заложена стратегия бизнеса компании: ее
миссия, направления и модель бизнеса. Поэтому стратегия автоматизации
– это некий план, согласованный по срокам и целям со стратегией
компании.
Параметрами отбора стратегии автоматизации в компании
становится расширение и добавление новых возможностей системы после
его внедрения, рентабельность использования системы, ограничения
временных затрат. Именно поэтому рассмотрим возможность
использования одной из 3 стратегий автоматизации:
• Хаотичная автоматизации, предполагающая установку частей
ИС по мере доступности. Характеризуется как «заплатка». Является самым
худшим вариантом с точки зрения ощутимого эффекта. Не имеет
стратегического плана развития ИС. Разрабатывается зачастую для
решения сиюминутных задач;
• Автоматизация по участкам, определяющая процесс
автоматизации выбранных производственных или управленческих
подразделений, которые можно объединить по функциональному признаку.
Внедрение вязано с большой трудоемкостью, а для качественной
реализации стратегии необходимы стратегические и оперативные планы.
Подобный подход выбирается в случае, если инвестиционные ресурсы
ограничены и не потянут полную автоматизацию компании, а
реализованная автоматизация участка показывает неплохие результаты;
• Автоматизации по направлениям, подразумевающая
автоматизацию отдельных групп, бизнес-процессов (направлений) -
изготовление, продажу, управление финансами.
Если мы меняем объект, то нужно менять и предметную область.
40
Выбор системы зачастую связан с видом услуг и составом затрат.
Реализовав систему, мы получаем “конструктор” АРМов.
Хаотичная стратегия не актуальна, так как использование ИС
рассматривается в долгосрочной перспективе, а также возможно
расширение и добавление технических возможностей системы.
Автоматизация по участкам включает автоматизацию некоторых отделов
компании. Метод автоматизации по направлениям самый подходящий,
поскольку в случае его использования будет реализована автоматизация
единого направления – учета взаимоотношейний с клиентами.
Стратегия автоматизации изначально должна соответствовать
задачам и стратегии бизнеса. В понятие стратегии обычно включаются
пути достижения этого соответствия.
В случае для предприятия подходит стратегия автоматизации «по
участкам», т.к. автоматизируется отдельное подразделение (участок) –
отдел по работе с клиентами.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Способы внедрения ИС – это совокупность действий от определения
и формализации решения об использовании ИС до момента, когда ИС уже
будет использоваться в компании. Есть следующие способы приобретения
ИС:
• Создание (самостоятельно или на заказ);
• Покупка системы (отечественной или зарубежной ИС);
• Покупка и последующая доработка (самостоятельно или на
заказ);
• Арендование.
Опишем детально все способы на предмет их применения к
автоматизации указанной ранее задачи.
41
При покупке готового решения важно выбрать такое решение,
которое сможет 100% соответствовать схемам построения бизнеса. Это
довольно сложно, поскольку разработчики систем автоматизации хотят
угодить большинству потенциальных клиентов и создают системы,
которые изначально перегружены лишним функционалом, за который в
любом случае надо платить, либо система является каркасом для
реализации решения под отдельного потребителя. Эти варианты не
подходят для решения указанной ранее задачи, поскольку покупка готовой
ИС для автоматизации по направлениям становится невыгодным с точки
зрения конечной стоимости такой системы.
Купленная ИС также не подходит из-за ряда недостатков и
минимального функционала, плохо проработанной системы будущего
развития ИС, длительного срок адаптации под требования предприятий,
так же необходимости постоянного обращения в службу поддержки.
Заказ разработки у другой IT-компании дает возможность получить
ИС, которая будет удовлетворять бизнес-правилам компании в настоящий
момент. Но в процессе изменения бизнес-процессов может потребоваться
ее переработка, что выльется в дополнительные затраты на переработку
уже созданной ИС.
Покупка и доработка имеет место, если объем доработки не так
велик, подобная доработка становится возможна в рамках модели ядра ИС,
что может вызвать затруднения из-за отсутствия полноценной
документации. Вариант с арендой ИС имеет следующие преимущества:
• Оптимизирует инновационные возможности компании
благодаря взаимодействию и партнерству с поставщиками мирового
уровня, которые уже накопили огромный интеллектуальный потенциал и
имеют богатый опыт разработки;
• Поддерживает большую гибкость компании в момент
очередного изменения рыночной ситуации или потребительских
42
предпочтений: удобнее и дешевле стать сотрудничать с новыми
поставщиками, у которых уже есть необходимые технические
возможности и ресурсы, чем полностью менять внутреннюю деятельность
компании, заменяя одни мощности и ресурсы на другие;
• Ускоряет процесс приобретения новых ресурсов и навыков;
• Дает возможность подробнее останавливаться на тех
операциях, которые реализуются внутри самой компании, а также тех,
которые лучше изначально сохранить под ее контролем.
Однако в таком случае компания рискует вывести за свои пределы
значительную часть деятельности и может потерять некоторые
собственные ресурсы и возможности. И тогда компания утратит виды
деятельности, которые гарантировали ей успех на рынке в течение
некоторого времени.
Поэтому ИС будет создаваться в компании собственными силами,
поскольку в штате фирмы есть квалифицированные сотрудники,
способные разработать и внедрить данную ИС. Создание собственной
системы обязывает компанию иметь специалистов, способных
реализовать анализ бизнес-процессов, спроектировать и внедрить систему
для их автоматизации. Так как автоматизируется одно не самое объемное
направление деятельности, имеющимся сотрудникам не составит особого
труда реализовать весь комплекс работ по созданию проекта, разработке и
внедрению системы автоматизации.
Полученная в итоге ИС будет сочетать в себе необходимый
функционал, учитывать основные особенность работы, а также пожелания
и требования сотрудников компании, поскольку будет изначально являться
уникальным продуктом, позволяющим оперативно дорабатывать
функциональность в соответствии с требованием работников компании.
1.4 Обоснование проектных решений
43
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
К первичной информации относится:
· информация о товаре или услуге: код товара или услуги,
наименование, тип товара или услуги
· информация о продажах товара или услуг: код, наименование,
количество, цена, дата, клиент.
К результатной информации будут относиться:
· отчет «Список клиентов»
· прайс-лист;
· договор;
· список договоров;
·
отчет «Заявка»;
· журнал учета заявок.
Основными экранными формами должны стать:
· Форма учета товаров или услуг;
·
Форма учета клиентов;
·
Форма учета продаж товаров или услуг.
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному
обеспечению
Под программным обеспечением понимается общность
используемых при построении и использовании информационной системы
методов и способов описания движения и обработки информации в
рассматриваемой информационной системе.
К программному обеспечению также относится и документация на
нее, в том числе руководство пользователей и техническое описание.
44
Для разработки информационной системы для автоматизации отдела
продаж рассматриваемой компании необходимо выбрать язык
программирования и систему управления данными. В настоящее время
выбор СУБД можно произвести из десятка или более систем-кандидатов.
Но, как правило, перед выбором СУБ строится логическая модель
предметной области, в которой указаны все необходимые сущности и их
реквизиты и уже потом производится выбор конкретной системы
управления базами данных.
Для выбора СУБД необходимо определить критерии, по которым
этот выбор будет производится, определить вес каждого критерия, то есть
его значение для рассматриваемого случая, а также сравнить все СУБД по
выделенным критериям.
Программное обеспечение можно назвать совокупностью
компьютерных программ, описаний и инструкций по их правильной
работе на ПК. Все ПО принято делить на два класса:
• Общее ПО (ОС, оболочки, компиляторы, интерпретаторы,
среды для создания прикладных программ, СУБД, сетевые программы и
т.п.);
• Специальное ПО (несколько прикладных программ, созданных
под конкретные задачи в рамках своих подсистем).
Для работы и применения ПО используется ОС. Сами ОС
контролируют работу ПК, их ресурсы, запускают на выполнение
разнообразные прикладные программы, реализуют всевозможные
вспомогательные действия по желанию пользователя. ОС делятся на
однопользовательские, многопользовательские, и сетевые. Факторы,
влияющие на выбор конкретной ОС, следующие:
• Общее число поддерживаемых программных продуктов;
• Конкретные требования к аппаратным средствам;
• Поддержка сетевой технологии;
45
• Доступность справочной службы для пользователя;
• Скорость работы;
• Понятный и простой интерфейс.
Разрабатываемая система является веб-ориентированной системой,
поэтому она основана на клиент-серверной архитектуре, для ее
функционирования необходима серверная СУБД. Одной из наиболее
распространенных СУБД, используемых в веб-приложениях, является
MySQL. Эта СУБД динамично развивается и по умолчанию установлена
на ОС FreeBSD. На ОС уже имеются все необходимые приложения
облегчающие администрирование MySQL, поэтому нет необходимости
устанавливать стороннее ПО.
Кроме того, MySQL является одной из самых производительных
систем на рынке и имеет хорошую документацию на русском языке.
Продукт поддерживается разработчиками и продолжает развиваться.
В рамках данного проекта к СУБД предъявляется ряд специфических
требований:
· поддержка транзакций,
·
поддержка внешних ключей,
·
корректная работа с русским языком,
·
наличие инструмента администрирования с графическим
интерфейсом,
· возможности доступа к данным посредства языка запросов
SQL,
· возможности резервного копирования базы данных.
MySQL 5.1 с включенной поддержкой таблиц типа InnoDB и
утилитой PHPMyAdmin 3.4 удовлетворяет всем представленным
требованиям.
На рынке серверных СУБД существуют и другие решения,
ориентированные на работу веб-приложений. К ним в первую очередь
46
относятся PostgreSQL, Microsoft SQL Server, Oracle. Сравнительная
характеристика MySQL и MS SQL представлена в таблице 5.
Таблица 5
Сравнение возможностей СУБД MS SQL и MySQL
Различные типы
таблиц
Нет
Да
JDBC
Да
Да
ODBC
Да
Да
Поддержка
Windows
Да
Да
Триггеры
Да
Нет
Представления
Да
Нет
Внешние ключи
Да
Да, однако, должен
использоваться тип
таблицы InnoDB
Транзакции
Да
Да, однако, должен
использоваться тип
таблицы InnoDB
Вложенные SELECT
Да
Да
Скорость работы
Медленнее
Быстрее
ANSI SQL
совместимость
Близка к стандарту ANSI
SQL
Следует некоторым
стандартам ANSI SQL
Особенности
MS SQL
MySQL
PHP — скриптовый язык программирования, созданный для
генерации HTML-страниц на веб-сервере и работы с базами данных.
Группа разработчиков PHP состоит из множества людей, добровольно
работающих над ядром и расширениями PHP и смежными проектами,
такими как PEAR или документация языка. В настоящее время PHP
поддерживается подавляющим большинством представителей хостинга и
входит в LAMP — «стандартный» набор для создания веб-сайтов (Linux,
Apache, MySQL, PHP) [29].
В области программирования для сети PHP — один из
популярнейших скриптовых языков (наряду с JSP, Perl и языками,
используемыми в ASP) благодаря своей простоте, скорости выполнения,
богатой функциональности и распространению исходных кодов на основе
лицензии PHP.