55
Система стимулирования в рамках формирования команды проекта
«Наша Армия» для каждой категории сотрудников представлена в табл. 17.
Таблица 17
Компенсационная политика в рамках совершенствования системы
стимулирования для членов команды проекта «Наша Армия»
Компенсации
Персонал по категориям
Направление
Суть
Категория А
Категория В
Категория С
Питание
Организация
питания
персонала
Бесплатное
питание
Компенсация
питания в
размере 200
руб/день
Компенсация
питания в
размере 200
руб/день
Мобильная
связь
Оплата
телефонных
переговоров
по
мобильному
телефону
Оплата
телефонных
переговоров по
безлимитному
тарифу
Оплата
телефонных
переговоров в
установленных
пределах
Использование
личного
автомобиля
Компенсации
за
пользование
личным
автомобилем в
рабочих целях
Компенсации
цены топлива
при
использовании
личного
автомобиля в
рабочих целях
Компенсации
стоимости
топлива при
использовании
личного
автомобиля в
рабочих целях
Компенсация
стоимости
топлива при
использовании
личного
автомобиля в
рабочих целях
Страхование
здоровья
Добровольное
медицинское
страхование –
амбулаторное/
стационарное
лечение
Университет
оплачивает
100%
стоимости
полиса
Университет
оплачивает
60% стоимости
полиса
Университет
оплачивает
30% стоимости
полиса
Обучение
Оплата
обучения,
связанного с
процессами
работы в
компании
В соответствии
с Планом
обучения
В соответствии
с Планом
обучения
В соответствии
с Планом
обучения
Задача руководителя проекта «Наша Армия» в ходе совершенствования
системы стимулирования заключается в разработке схемы выплат для
активизации работы персонала. Использование стимулирования целесообразно
в комплексе с совершенствованием системы оплаты труда, что возможно за
счет внедрения системы премирования персонала.
Для сотрудников отдела продаж целесообразно ввести
дифференцированную систему премирования в зависимости от количества
56
проданных образовательных продуктов (студентов, которые поступили в
Университет по программе «наша Армия»).
Предлагается, чтоб оплата труда сотрудников отдела продаж состояла из
двух компонентов – постоянной части (базового оклада) и переменной части
(премии в зависимости от уровня продаж).
Для персонала отдела продвижения, организационного отдела и
секретаря целесообразно выплачивать индивидуальные премии за вклад в
достижение целей проекта. При условии, если команда проекта «Наша Армия»
превышает плановые показатели деятельности за месяц, сотрудникам этих
отделов выплачиваются премии. Размер премий должен быть пропорционален
проценту перевыполнения плана (т.е., если командой проекта «Наша Армия»
перевыполнен план за месяц на 10%, то сотрудникам этих отделов
выплачивается премия в размере 10% от заработной платы, если план
перевыполняется на 15%, то размер премии составляет 15% от заработной
платы).
В рамках повышение взаимодействия членов команды, руководителю
проекта «Наша Армия» целесообразно увеличивать степень привлечения
коллектива к принятию решений. Целесообразно ввести обязательные
еженедельные обсуждения хода развития проекта, на которых сотрудники
будут высказывать свои мысли, целесообразно применять такие системы
поиска решения, как мозговой штурм, экспертные оценки, что позволяет не
только находить оптимальные решения, но и значительно сближает коллектив.
Профессиональная дифференциация ролевой принадлежности членов
команды «Наша Армия» значительно отличается, что обусловлено
значительными отличиями в функциональных обязанностях и принципах
работы. Например, работа организационного отдела направлена на реализацию
задач «внутри» Университета, в то время как работа отдела продаж и отдела
продвижения направлена на коммуникации с внешней средой, привлечение
новых студентов, принятие решений, определение дальнейших направлений
работы. В ходе реализации «внутренних» и «внешних» задач между
57
сотрудниками могут возникать конфликты взаимодействия («перетягивание
одеяла на себя»). В рамках повышения эффективности ролевого
взаимодействия в команде проекта «Наша Армия» в первую очередь
необходимо провести сплочение сотрудников, что может быть реализовано за
счет проведения тренингов по Team Bilding (построению команды).
Целью прохождения тренинга должно выступать:
1. Построение эффективных коммуникаций в команде проекта «Наша
Армия»;
2. Получение опыта позитивного командного взаимодействия;
3. Разрешение конфликтных ситуаций и улучшение взаимодействия в
рамках отделов;
4. Развитие горизонтальных и вертикальных неформальных связей,
навыков командной работы;
5. Развитие и внедрение навыков быстрого принятия решений в
нестандартных ситуациях.
Длительность тренинга по Team Bilding составляет 2 дня, пройти его
должны все члены команды проекта «Наша Армия» (в том числе руководитель
проекта). Организовать данный тренинг можно путем проведения игры, в
которой будет участвовать все члены команды проекта в рамках однодневного
выезда на природу (важным в данном случае выступает не разбивать
сотрудников на команды для проведения соревнований, а позиционировать как
единую команду).
Для повышения эффективности организации работы для членов
команды проекта «Наша Армия» целесообразно провести тренинг по тайм-
менеджменту. Тренинг будет проходить в 2 этапа – по 10 специалистов
(тренинг занимает 4 дня – субботу и воскресенье две недели подряд).
Для руководителя проекта и начальников отделов можно провести
занятия с коучем. Обучение с коучем следует проводить по индивидуальному
графику.
58
Для усиления сплоченности команды проекта «Наша Армия»
целесообразно использовать такой инструмент, как «формирование событий».
Руководитель проекта обязательно должен заниматься организацией
проведения совместных мероприятий. Если говорить об управлении и
технологии организации праздников, то здесь очень важна режиссура
мероприятия. Следует учитывать, что к праздникам могут быть разные
подходы, они могут и раздражать людей (например, при низкой зарплате
праздники воспринимаются сотрудниками как «пир во время чумы» –
персоналу гораздо важнее прибавка к зарплате или социальные льготы).
Организация праздников должна способствовать повышению эффективности
реализации проекта. Есть такое выражение, что бизнес – это только о деньгах, и
ни о чем больше. Соответственно, праздники должны быть не
благотворительными. Даже если они проводятся для персонала, то все равно
являются инвестицией и в результате должны дать эффект.
Для организации праздников как направления повышения сплоченности
и формирования команды проекта «Наша Армия», необходимо разработать
стратегический план по корпоративным коммуникациям, который должен
включать как минимум зимние и летние мероприятия, на которых проводится
стратегическое подведение итогов, озвучиваются планы на следующий год.
Таким образом, событие является праздником для членов команды проекта, на
котором ненавязчиво даются правильные посылы, выделяют лучших и
объявляют благодарности.
Предлагается следующий план проведения корпоративных праздников
для членов команды проекта «Наша Армия» на 2018-2019 года:
1. 10 июня 2018 г. – праздничный пикник, посвященный Дню России.
2. 15 сентября 2018 г. – корпоративный пикник для членов команды
проекта «Наша Армия», направленный на сплочение коллектива, подведение
итогов вступительной кампании 2018 г. и полученных результатов.
Формирование общих целей на вступительную кампанию 2019 г.
3. 28 декабря 2018 года – банкет в честь празднования Нового Года.
59
4. 22 февраля 2019 года – празднование 23 февраля, поздравление
сотрудников-мужчин команды проекта «Наша Армия»;
5. 7 марта 2019 года – празднование 8 Марта – поздравление сотрудниц
команды проекта «Наша Армия»;
6. 30 апреля 2019 года – празднование 1 мая – организация командной
игры в пейнтбол.
В то же время, как отмечалось выше, корпоративные праздники должны
быть ориентированы на усиление сплоченности коллектива, Team Bilding и
работу с командным духом внутри компании.
Изучение теоретических аспектов управления проектами
свидетельствует, что важно не только провести подбор квалифицированного
персонала и сформировать команду проекта. Качественной реализации проекта
«Наша Армия» будет способствовать кристаллизация созданной команды
проекта, что проявляется в формировании и выстраивании общих целей.
Как отмечают Т.ДеМарко и Т. Листер, процесс кристаллизации команды
обычно сопровождается повышения чувства индивидуальности. У товарищей
по команде появляются общие шутки, они произносят фразы, значение которых
понятно только им. Они могут создавать командное пространство. Команда
может собираться на обед или отдыхать после работы в одном и том же месте.
Фактически, у участников команды проекта, прошедшей кристаллизацию,
формируется чувство сплоченности, появляется ощущение владения
продуктом, созданным командой. Каждый готов к критике со стороны коллег.
Командное пространство украшено видами продукта в различных стадиях
готовности. Признаком кристаллизации также является очевидное
удовольствие от работы, общение участников команды протекает легко,
уверенно и тепло
31
.
Четкие алгоритмы процесса кристаллизации команды отсутствуют,
однако Т. ДеМарко и Т. Листером были выделены параметры, препятствующие
31
Том ДеМарко, Тимоти Листер Человеческий фактор. Успешные проекты и команды / Пер. с англ. М.Зислиса.
– М.: Символ-Плюс, 2011. – С. 83-84.
60
кристаллизации команды проекта, характеристика которых представлена в
таблице 18.
Таблица 18
Параметры, препятствующие формированию команды проекта
№
п/п
Параметр
Содержание
1
Оборонительная
позиция
руководства
Испытывая недоверие со стороны руководителя
проекта, люди не слишком склонны объединяться в
команду
2
Физическое
разделение
Когда сотрудники, работающие в одном помещении,
входят в команду, то, как правило, одновременно
работают в тишине, поэтому поток нарушается реже.
Сотрудники, не вовлеченные в проект, становятся
источником шума и раздражения. Общность
пространства также даёт возможность неформального
общения, которое так необходимо для формирования
команды
3
Дробление
рабочего времени
Человек не может входить в несколько
кристаллизованных команд. Дробление не только
препятствует формированию команды, но и
отрицательно воздействует на эффективность
4
Бюрократия,
необоснованные
сроки реализации
проекта и как
результат –
снижение
качества
Излишняя бюрократия и необоснованные сроки
реализации проекта создают напряжение в команде,
снижают качество работы над проектом. Типичные
шаги, направленные на ускорение сдачи продукта,
обычно приводят к снижению качества. Самооценка и
удовольствие от работы подрывается необходимостью
создавать продукт, качество которого слишком низкое
для способностей участников команды проекта
5
Насаждение клик
Реализация шагов, направленных на разделение уже
существующих команд, либо отсутствие мероприятий по
сохранению уже сформированных команд.
Таким образом, руководителю проекта «Наша Армия» следует
учитывать, что перечисленные в таблице 17 факторы являются препятствием
для кристаллизации команды проекта и максимально избегать их в своей
работе.
В рамках работы команды проекта «Наша Армия» для эффективной
реализации задач проекта целесообразно распределять сотрудников с учетом
отношений между персоналом. Пример распределения членов команды проекта
«Наша Армия» по задачам представлен на рис. 5.
61
Задача
проекта
Отдел продаж
Административно-
управленческий
отдел
Организационный
отдел
А
+ 0 +
+ 0
+ 0 +
В
0 + 0
0 +
0 + +
С
+ + +
+ +
+ + +
Рисунок 5. Схема распределения задействованных сотрудников в
задачах проекта «Наша Армия»
Условные обозначения:
А, В, С – задачи проекта;
+ – задействованные сотрудники;
0 – незадействованные сотрудники.
Предусматривается, что в реализации определенных задач проекта
«Наша Армия» будут задействованы те сотрудники отделов, которые имеют
максимально позитивные отношение и могут организовать наилучшее
взаимодействие для решения поставленной задачи.
В ходе управления командой проекта, руководителю проекта «Наша
Армия» необходимо учитывать уникальность и разницу восприятий
сотрудников различного возраста (поколений). Сложность сравнения
поколений обусловлена отличием взглядов, времени и ценностей. Офисные
сотрудники с разницей в возрасте всего 10 лет, имеют разное восприятие задач
и организовывают свой трудовой процесс совершенно по-разному
32
.
Рекомендации по постановке задач и организации управления членами
команды проекта «Наша Армия», исходя из психологических особенностей
восприятия информации:
1. Цели работы проекта «Наша Армия» необходимо разбивать на
достижимые и понятные для выполнения задачи;
32
Штурвалов А. Работники нового поколения – как ставить задачи двадцатилетним [Электронный ресурс] //
Большие планы. [сайт]. URL: https://thebigplans.ru/generationz (дата обращения: 15.04.2018).
62
2. В процессе управления устные задачи следует формулировать коротко
и по сути, а затем в письменном виде разъяснять развернуто и поэтапно;
3. При постановке задач объяснять их необходимость и согласованность
с целями Университета (мотивация будет большей при осознании, что именно
необходимо сделать, почему и зачем);
4. При постановке задач максимально использовать образное восприятие
– карты, презентации, инфографику;
5. Активно использовать похвалы и награды за достижение этапов
выполнения задач;
6. Активно применять информационные технологии в процессе
постановки и контроля выполнения задач – формирование задач в программах,
сервисах и коммуникаторах воспринимается эффективнее совещаний;
7. Четкая формулировка наград за качественное выполнение
поставленных задач;
8. Вовлечение членов команды проекта (особенно новичков) в
корпоративную жизнь, помогая им почувствовать себя частью бизнес-семьи;
9. Четкая установка обоснованных крайних сроков выполнения задач и
штрафов за их несоблюдение, формирование системы строгого, но
справедливого и ненавязчивого контроля действий.
Реализация разработанных мероприятий по совершенствованию
формирования команды проекта «Наша Армия» позволит повысить
индивидуальные результаты труда участников команды, что будет
способствовать повышению качества реализации проекта, привлечение больше
студентов в рамках проекта и получение Университетом дополнительного
дохода.
3.3 Оценка эффективности командообразования для проекта
«Наша Армия»
Экономическая оценка разработанных мероприятий совершенствования
63
процесса командообразования в проекте «Наша Армия» Университета
«Синергия» предусматривает расчет затрат и потенциального экономического
эффекта от их реализации.
Реализация разработанных мероприятий совершенствования
формировании команды проекта «Наша Армия» требует дополнительных
затрат, перечень которых представлен в табл. 19. При оценке затрат
учитывается, что мероприятия будут реализованы на протяжении года с июля
2018 г. по июль 2019 г.
Таблица 19
Дополнительные затраты на реализацию мероприятий по
формированию команды проекта «Наша Армия»
№ п/п
Мероприятия
Затраты, тыс.
руб.
1
Прохождение тренингов построения команды Team
Bilding
220,0
2
Прохождение тренингов по тайм-менеджменту
220,0
3
Обучение руководителей отделов и руководителя
проекта с коучем (бизнес-тренером)
150,0
4
Совместные командные мероприятия (проведение
праздников)
400,0
5
Итого
990,0
Таким образом, суммарные затраты на реализацию разработанных
мероприятий по предварительным оценкам составят 990,0 тыс. руб.
Следующим этапом будет выступать оценка экономического эффекта от
предложенных мероприятий.
Факторами, формирующими экономическую эффективность, будут
выступать:
1. Снижение потерь рабочего времени на конфликты и их
преодоление в коллективе;
2. Снижение потерь рабочего времени на адаптацию и «притирку»
персонала в команде;
3. Повышение продуктивности труда за счет командной работы.
Реализация мероприятий по повышению сплоченности коллектива
позволит уменьшить потери рабочего времени на 0,5 час на протяжении
рабочего дня (психоэмоциональная адаптация, конфликты в коллективе
64
забирали до 1 часа рабочего времени в день – или 6,25% от 8-ми часового
рабочего дня). Вследствие снижения затрат рабочего времени произойдет
увеличение производительности труда членов команды проекта «Наша Армия»
на величину П, которая рассчитывается по формуле:
П =
Т
Т
100
*%100
(3.1)
П =
%7,6
%25,6%100
%25,6*%100
Таким образом, производительность труда членов команды проекта
«Наша Армия» за счет уменьшения потерь рабочего времени повысится на
6,7%. Рост производительности будет касаться не всего персонала, а только тех,
кого не устраивали отношения в коллективе (40% персонала по результатам
опроса в табл. 12).
Мероприятия по повышению удовлетворенности и сплоченности
коллектива повысить производительность на 10% (по минимальным
предварительным оценкам руководителя проекта «Наша Армия»).
Проведем расчет общего увеличения производительности труда членов
команды проекта «Наша Армия» по формуле:
П
общ
=
ЧперсП *
; (3.2)
Где П – рост производительности членов команды проекта вследствие
реализации i-того предложения;
Чперс – процент сотрудников, у которых прогнозируется рост
производительности.
Проведем расчет:
П
общ
= 6,7%*0,4 + 10% = 12,68%.
Таким образом, реализация разработанных мероприятий позволит
повысить производительность труда членов команды проекта на 12,68%.
Повышение производительности приведет к снижению трудоемкости на
величину Т
общ
, которая рассчитывается по формуле: