45
сотрудника) предоставленные им возможности, поэтому руководителю проекта
следует обратить внимание на распределение функциональных полномочий,
возможно, следует активнее применять делегирование полномочий. Кроме
того, 5% членов команды проекта полностью не устраивает и 25% частично не
устраивает степень привлечения к принятию управленческих решений (следует
отметить, что привлечение к принятию управленческих решений выступает
важным инструментом мотивации труда, использование которого значительно
повышает ответственность членов проектной команды).
Частично не устраивают возможности обучения и совершенствования
35% персонала команды проекта «Наша Армия», 15% членов команды проекта
частично не устраивают условия труда, а 10% – обеспечение безопасности и
охраны труда. Оплата труда полностью не устраивает 5% членов команды
проекта, частично не устраивает 30% персонала.
Лишь 35% членов команды проекта полностью удовлетворены
отношениями в коллективе и отношением со стороны руководителя.
Как показывает проведенное исследование, на формирование команды
проекта «Наша Армия» положительно влияют предоставленные членам
команды полномочия (полностью устраивают 70% сотрудников), а также
обеспечения безопасности и охраны труда (полное удовлетворение отметили
80% сотрудников).
Сдерживают развитие реализации проекта «Наша Армия» следующие
недостатки в формировании команды проекта:
низкий уровень привлечения персонала к управленческим решениям
(полностью устраивает только 40% сотрудников, частично не устраивает – 25%
персонала);
отсутствие возможностей обучения и совершенствования (полностью
устраивает только 25% сотрудников, частично устраивает – 40%, а 35%
сотрудников дали ответ «частично не устраивает» – не проводится обучение и
адаптация персонала);
46
отсутствие возможностей карьерного роста (только 40% сотрудников
считают, что в рамках проекта предоставляются достаточные возможности для
карьерного роста);
сложные отношения в коллективе (40% членов команды проекта
недовольны отношениями в коллективе – не проводится мониторинг
социально-психологического климата и психологической совместимости
сотрудников в проекте);
недостаточный уровень оплаты труда (30% членов команды проекта
недовольны уровнем оплаты труда).
Таким образом, в современных условиях ведения бизнеса значительное
место в управлении командой проекта должны занимать функции, связанные с
инструктажем коллектива, формированием командного духа, планов
социального развития, корпоративных стандартов, этики отношений, а также
мероприятия, направленные на максимизацию использования человеческого
фактора в процессе разработки и реализации проекта. В связи с этим
руководителю проекта «Наша Армия» значительное внимание необходимо
уделять командообразованию, а также вопросам менеджмента, психологии,
социологии. Однако целенаправленные действия по командообразованию в
проекте «Наша Армия» не проводятся, что приводит к снижению
эффективности реализации проекта.
47
ГЛАВА 3. ФОРМИРОВАНИЕ КОМАНДЫ ПРОЕКТА «НАША
АРМИЯ» В УНИВЕРСИТЕТЕ «СИНЕРГИЯ»
3.1 Резюме проекта
Формирование команды проекта «Наша Армия» в Университете
«Синергия» будет предусматривать разработку комплекса мероприятий,
способствующих командообразованию с использованием современных методов
и инструментов менеджмента и управления персоналом.
Миссия проекта. Обеспечить формирование эффективной команды
проекта «Наша Армия» в Университете «Синергия» за счет:
разработки правил подбора персонала в команду проекта;
планирования комплекса мероприятий по адаптации персонала;
внедрения системы мотивации (понятной для персонала и
стимулирующей команду проекта работа на результат);
обучения персонала;
проведения целенаправленных командообразующих мероприятий
(тим-билдинг, проведение совместных корпоративных мероприятий).
Видение проекта: Команда проекта «Наша Армия» работает слаженно и
эффективно, планы по набору студентов в рамках проекта «Наша Армия» в
Университет «Синергия» выполняются. Для каждого члена команды проекта
«Наша Армия» подбираются индивидуальные программы адаптации, созданы
условия для эффективной работы. Персонал регулярно проходит обучение и
повышения квалификации. Участники проекта получили отличный опыт и
довольны результатами проделанной работы. Текучесть персонала проекта
«Наша Армия» снижена, конфликты в коллективе отсутствуют, сотрудники
замотивированы на достижение поставленных результатов.
Тип проекта: проект является долгосрочным, организационно-
техническим.
Необходимые ресурсы проекта:
персонал проекта «Наша Армия»;
48
финансовые ресурсы Университета «Синергия».
Цели проекта по критерию SMART представлены в таблице 13.
Таблица 13
Цели формирования команды проекта «Наша Армия» по критерию
SMART
Цель (конкретная,
достижимая,
актуальная)
Критерий измерения
выполнения
Временные
рамки
Ответственный
Разработать систему
адаптации
Сформированные
адаптационные
материалы и планы
адаптации для каждой
должности
До 15 июня
2018 года
Секретарь,
руководители
отделов
Совершенствование
системы мотивации
Комплекс
мотивационных
мероприятий
До 15 июня
2018 г.
Руководитель
проекта
План прохождения
тренингов и обучения
сотрудников
Составленный план
До 15 июня
2018 года
Руководитель
проекта
Прохождение обучения
и тренингов
Сертификаты и
дипломы сотрудников
На
протяжении
2018-2019
гг.
Секретарь
Разработать план
мероприятий по
командообразованию
План проведения
мероприятий
До 15 июня
2018 г.
Руководитель
проекта
Исходя из проведенного анализа, в качестве практических путей
решения проблем формирования команды проекта «Наша Армия» можно
выделить:
1. Привлекать персонал, задействованный в проекте, к принятию
управленческих решений.
2. Организовать обучение и повышение квалификации персонала.
3. Способствовать самореализации сотрудников за счет более
творческих заданий.
4. Улучшить отношения в коллективе, повысить сплоченность
коллектива, сформировать командный дух.
5. Выделить недостатки и разработать систему оплаты труда и
материальной мотивации персонала, которая устроит сотрудников.
49
В соответствии с выделенными проблемами и путями их решения будут
разработаны рекомендации по совершенствованию управления командой
проекта «Наша Армия» Университета «Синергия».
Перечень параметров неудовлетворенности персонала и
соответствующие направления совершенствования представлены в табл. 14.
Таблица 14
Содержание параметров неудовлетворенности персонала команды
проекта «Наша Армия» и соответствующие направления
совершенствования управления
№
п/п
Параметр
неудовлетворенности
персонала
Направление совершенствования
управления
1
Высокая текучесть кадров
Совершенствование системы мотивации
персонала
2
Отсутствие систем адаптации
персонала
Разработка программ адаптации и
обучения членов команды проекта
3
Низкий уровень привлечения
персонала к принятию
управленческих решений
Проведение еженедельных сборов, на
которых члены команды смогут
высказать свои предложения по
организации работы
4
Отсутствие достаточных
возможностей для обучения и
совершенствования
Организация обучения и повышения
квалификации
5
Низкий уровень возможностей
самореализации персонала
Создание условий для активизации
предложений участников команды по
совершенствованию организации
работы
6
Проблемы в отношениях внутри
команды, конфликты в
коллективе
Реализация корпоративных
мероприятий для повышения
сплоченности команды, корпоративных
праздников
7
Недостаточный уровень оплаты
труда
Совершенствование системы мотивации
за счет премирования
8
Частичное недовольство
деятельностью руководителя
проекта
Формирование общей цели
(кристаллизация команды) и ее
дальнейшая трансформация в ходе
реализации проекта
Реализация проекта предусматривает учет ряда рисков, среди которых:
риски непринятия проектных мероприятий членами команды проекта
«Наша Армия» – может быть сопротивление изменениям со стороны персонала,
нежелание обучаться, продвигать новые продукты и услуги, не принятие в
коллектив новых сотрудников;
риски оценки сроков реализации проектных мероприятий;
50
коммерческие риски – связаны с выбором образовательных продуктов
для предложения абитуриентам. Необходимо оценить успешность
образовательных продуктов Университета «Синергия» на рынке, их
актуальность для абитуриентов, доступность цены, условия обучения, уровень
спроса;
технические риски – связаны с технической базой реализации проекта
(отказ и сбои в работе оборудования, сбои в работе программного
обеспечения).
Также реализация мероприятий командообразования в управлении
проектом «Наша Армия» сталкиваться с такими рисками, как:
руководство не готово к внедрению изменений в бизнес-процессы
управления проектом;
персонал не заинтересован в повышении эффективности
взаимодействия и качества работы команды проекта;
недостаточная квалификация руководителя и ответственных
исполнителей;
отсутствуют ясные и четкие методологические основы процесса.
Внутренний маркетинг проекта предусматривает работу с сотрудниками
команды проекта «Наша Армия», направленную на преодоление сопротивления
инновациям, адаптацию и обучение персонала, оценку необходимых затрат и
экономического эффекта от реализации проекта.
3.2 Этапы реализации проекта
Этапы реализации проекта командообразования будут формироваться с
учетом проведенного исследования и выделенных типичных проблем в
управлении командой проекта «Наша Армия» Университета «Синергия».
Соответственно выделенным проблемам и направлениям
совершенствования управления командой проекта «Наша Армия», основными
этапами командообразования будут выступать:
51
1. Формирование правил подбора персонала в команду проекта;
2. Адаптация персонала, постановка общих целей и задач;
3. Внедрение системы мотивации (простой и логичной для персонала);
4. Обучение персонала;
5. Тим-билдинг (проведение совместных корпоративных мероприятий).
В процессе подбора и адаптации персонала команды проекта «Наша
Армия» может возникать ряд ошибок, которые важно учитывать и принимать
соответствующие мероприятия. Перечень наиболее распространенных ошибок
и мероприятий их нейтрализации представлен в табл. 15.
Таблица 15
Мероприятия нейтрализации ошибок при подборе и адаптации
персонала команды проекта «наша Армия»
Наименование
ошибки
Краткая
характеристика
Мероприятий нейтрализации
1
2
3
«Не ужился в
команде»
Ошибка подбора
персонала – новый
сотрудник не
соответствует
корпоративной культуре
и не готов (либо не
желает) меняться
В ходе собеседований с
кандидатами уделять время
анализу соответствий личных
качеств соискателя
корпоративным ценностям
команды
«Не справился с
задачами»
Ошибка подбора
персонала –
несоответствие нового
сотрудника должности
Подбор персонала, который не
обладает достаточными знаниями,
возможно при условии наличия
соответствующего времени для
обучения (осенне-зимний период,
чтоб к активному сезону набора
студентов сотрудник был
подготовлен к работе в проекте)
«Обманулся в
ожиданиях»
Ошибка подбора
персонала – должность
не соответствует
ожиданиям сотрудника
Ознакомление сотрудника с
целями и задачами проекта,
основных обязанностями,
условиями и перспективами
работы в команде проекта
«Копирование
чужого опыта»
Ошибка адаптации –
цели не соответствуют
применяемым
инструментам
Разработка индивидуальных
инструментов и программ
адаптации для проекта
«Отсутствие
ответственных»
Ошибка адаптации –
нечеткое распределение
ролей участников
адаптационного
процесса
Регламентация ответственных за
проведения адаптации для
каждой должности в команде
проекта
52
Продолжение табл. 15
1
2
3
«Информационная
атака»
Ошибка адаптации –
дублирование
инструментов адаптации
по форме и содержанию,
Регламентация информации,
которая будет предоставлена
новым сотрудникам в ходе
адаптации
Проведенный анализ свидетельствует о высокой текучести кадров в
команде проекта «Наша Армия». Одним из негативных последствий высокой
текучести выступает низкая эффективность набора студентов в рамках
реализации данного проекта, соответственно – потери дохода Университетом
вследствие длительного периода адаптации новых сотрудников к специфике
реализации проекта и работы команды. Для быстрого вовлечения нового
персонала в рабочие процессы команды проекта «Наша Армия» целесообразно
разработать программу адаптации, направленную на подготовку новых
сотрудников с учетом необходимых для успешной работы в команде знаний и
навыков.
За адаптацию сотрудника будут отвечать:
1. Секретарь (как сотрудник, отвечающий за организацию
функционирования проекта «Наша Армия»);
2. Непосредственный руководитель нового сотрудника.
Программа адаптации персонала в проекте «Наша Армия» должна
состоять двух компонентов – общего и индивидуального. Период адаптации
дожжен составлять две недели (на протяжении испытательного срока).
Общая часть программы адаптации должна быть направлена на то, чтоб
сформировать у нового сотрудника общее представление о проекте и его
направлениях деятельности, раскрыть организационные особенности, раскрыть
особенности взаимодействия между членами команды проекта, условия труда,
специфику формального и неформального общения персонала.
Общая часть программы адаптации должна быть реализована в течении
первых двух дней работы сотрудника и состоять из пяти этапов:
Этап 1. Оформление документов при приеме сотрудника в команду
проекта.
53
Этап 2. Знакомство нового сотрудника с командой проекта и
персоналом, представление нового сотрудника.
Этап 3. Ознакомление сотрудника с его рабочим местом (рабочим
столом, техникой, местом хранения документов, регламентами и
методическими материалами, инструктаж по технике безопасности).
Этап 4. Ознакомление с Университетом (при необходимости) и
проектом «Наша Армия» – история проекта, отделы, их функции, взаимосвязи,
разделение полномочий, порядок принятия решений, специфика внутренних
коммуникаций.
Этап 5. Предоставление информации об Университете «Синергия»
проекте «Наша Армия» на рынке образовательных услуг: сильные стороны,
основной круг конкурентов и конкурентные преимущества, основной круг
клиентов, формы и методы работы, общая позиция на рынке, ближайшие и
долгосрочные планы и цели, виды и характеристики предоставляемых
образовательных услуг.
Данная информация будет предоставляться секретарем проекта «Наша
Армия» новому сотруднику как устно, так и с помощью методических
материалов (презентации, наглядные схемы, регламенты работы).
Индивидуальная часть адаптационной программы должна быть
рассчитана на весь период прохождения испытательного срока (две недели) и
должна быть зафиксирована в специальном документе – «Индивидуальном
плане работы на испытательный срок».
Индивидуальную часть адаптационной программы в проекте «Наша
Армия» также целесообразно разделить на два этапа: вхождение в должность и
работа в должности.
План вхождения в должность должен быть рассчитан на первую неделю
испытательного срока. Он составляется по результатам собеседования после
принятия решения о принятии сотрудника на испытательный срок
непосредственным руководителем. В первый день работы новый сотрудник
должен быть ознакомлен с планом вхождения в должность (под роспись).
54
Данный план предполагает полное вхождение нового сотрудника в должность,
т. е. полное освоение им должностных обязанностей и хорошую ориентацию в
регламентах проекта.
План оценки работы в должности рассчитан на оставшийся период
испытательного срока. Сотрудник самостоятельно составляет еженедельный
план работы, согласовывает его с непосредственным руководителем. Оценка
выполнения плана фиксируется в бланке «Индивидуального плана
прохождения испытательного срока». На этом этапе оценивается соответствие
сотрудника занимаемой должности, его профессиональные знания.
По окончании адаптационного периода (испытательного срока)
непосредственный руководитель должен заполнить бланк оценки специалиста.
Остальные сотрудники команды проекта «Наша Армия» также должен
принимать неформальное участие в адаптации нового сотрудника, а именно
относиться открыто и благожелательно, стараться помочь, при этом требовать
ответственного отношения к работе и выполняемым функциям уже с первых
дней работы в компании. Таким образом, адаптация становится начальным
этапом процесса отождествления целей нового сотрудника и проекта «Наша
Армия», первым шагом к формированию команды.
Для формирования эффективной системы стимулирования все члены
команды проекта «Наша Армия» должны быть распределены на 3 категории в
зависимости от выполняемых функций и значимости для компании – А, В, С.
Характеристика категорий и сотрудники, которые в них входят, представлены в
табл. 16.
Таблица 16
Характеристика категорий А, В, С для проекта «Наша Армия» и
сотрудники, которые в них входят
Категория
Сотрудники, входящие в данную категорию
Категория А
Руководитель проекта, руководитель отдела продаж,
административно-управленческий отдел
Категория В
Старшие менеджеры отдела продаж, сотрудники организационного
отдела, секретарь
Категория С
Менеджеры отдела продаж