35
отдел продаж 1 «Призывник», отдел продаж 2 «Наша армия» (два
отдела состоят из 13 сотрудников – старших менеджеров, менеджеров по
продажам и региональных менеджеров);
административно-управленческий отдел (состоит из 3 сотрудников.
Сотрудники являлись генералами в отставке, которые вели работу с воинскими
частями и допуску к ним);
организационный отдел (состоит из 2-х сотрудников.).
Рисунок 2. Организационная структура управления проектом
«Наша Армия»
Характеристика состава персонала команды проекта «Наша Армия» и их
основных обязанностей представлена в табл. 7.
Таблица 7
Характеристика состава и основных обязанностей участников
команды проекта «Наша Армия»
Отдел
Категория
персонала
Кол-
во
перс.
Основные обязанности
1
2
3
4
Руководитель
проекта
Руководитель
проекта
1
Промежуточное звено между командой и
Университетом. Координирует скорость и
качество выполнения работы. Управляет
разработкой и реализацией проекта.
Руководитель проекта
Отдел продаж (1,2)
Административно-
управленческий
отдел
Организационный
отдел
Секретарь
36
Продолжение табл. 7
1
2
3
4
Администра-
тивно-
управленчес-
кий отдел
Руководитель
отдела
3
Планирование и организации работы
отдела в соответствии с целями проекта и
плановыми показателями работы.
Отвечает за поиск каналов привлечения
абитуриентов (покупателей проекта),
формирование первичных каналов
продвижения, поиск партнеров, участие в
конференциях, выпуск пресс-релизов,
разработка презентационных
материалов.
Отдел
продаж
Руководитель
отдела 1
Руководитель
отдела 2
1
1
Планирование и организации работы
отдела в соответствии с целями проекта и
плановыми показателями работы.
Постановка целей и задач старшим
менеджерам и менеджерам
Старший
менеджер
2
Коммуникации с клиентами,
консультации по образовательным
продуктам Университета, стоимости,
условиям оплаты в чатах и по телефону.
Организация выездных презентаций
проекта (в школах, воинских частях,
учреждениях среднего профессионально-
технического образования)
Менеджер
отдела
продаж 1
Менеджер
отдела
продаж 2
Региональ-
ный
менеджер по
продажам 1
Региональ-
ный
менеджер по
продажам 2
2
2
3
2
Коммуникации с клиентами,
консультации по образовательным
продуктам Университета и их стоимости,
условиям оплаты на сайте проекта, в
чатах, по телефону, поддержка веток на
форумах, заполнение CRM и т.д.
Коммуникации с клиентами в регионах,
консультации по образовательным
продуктам Университета и их стоимости в
воинских частях.
Организа-
ционный
отдел
Менеджеры
организаци-
онного
отдела
2
Отвечают за помощь в организации
процесса поступления (непосредственно
подача документов, зачисление
абитуриентов) и взаимодействие с
учебными факультетами
Секретарь
Секретарь
1
Отвечает за организацию
функционирования проекта, ведение
делопроизводства, организацию
совещаний, планерок
37
Процессы управления командой проекта «Наша Армия»
предусматривают:
1. Планирование количества и состава персонала;
2. Осуществление подбора персонала;
3. Адаптацию и разделение обязанностей персонала;
4. Разработку трудовых процессов и нормирование труда;
5. Планирование заработной платы и мотивации;
6. Обеспечение процессов охраны труда;
7. Контроль использования рабочего времени;
8. Перемещение и увольнение сотрудников;
9. Изучение заявлений, жалоб, предложений персонала.
В ходе управления командой проекта «Наша Армия» руководителем
используются экономические, организационно-распорядительские и социально-
психологические методы управления
Экономические методы управления командой проекта «Наша Армия»
предусматривают: разработку экономических планов, мотивацию сотрудников
при помощи оплаты труда, бонусов и премиальных выплат.
Организационно-распорядительские методы управления командой
проекта «Наша Армия» базируются на: законодательных актах РФ,
разрабатываемых в Университет планах, программах, правилах трудового
распорядка, должностных инструкциях, приказах и решениях руководителя
проекта.
Система разрабатываемых в Университете «Синергия» планов,
программ, заданий имеет нормативно-распорядительный характер для команды
проекта, регламентирует деятельность, направленную на достижение
проектных целей и задач и направлена на повышение эффективности
разработки и реализации проекта. Все члены команды проекта «Наша Армия»
работают в соответствии с правилами трудового распорядка Университета.
Система оперативного регулирования команды проекта «Наша Армия»
включает в себя распоряжения, поощрения, санкции, участие в управлении и
38
передачу полномочий и ответственности. Распоряжения, которые даются
руководителем проекта членам команды проекта обычно содержат в себе
указания, что должен совершать или, напротив, не совершать сотрудник в тех
или иных обстоятельствах (либо при изменении обстоятельств).
Организационно-распорядительное управление командой проекта «Наша
Армия» предполагает подчинение сотрудников распоряжениям руководителю
проекта.
Следует отметить, что эффективность реализации проекта «Наша
Армия» снижается, о чем свидетельствует уменьшение темпов прироста
количества студентов, обучающихся в рамках данного проекта (см. рис. 3).
2,7
3,2
4,6
6,7
8,3
10,5
10,7
45,7
26,5
1,9
23,9
43,8
18,5
0
2
4
6
8
10
12
2011 2012 2013 2014 2016 2017 2018
тыс.чел.
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
%
Студенты, проходящие обучение по проекту, и выпускники, тыс.чел.
Динамика к предыдущему периоду, %
Рисунок 3. Динамика численности студентов и выпускников
Университета «Синергия», проходящих обучение по программе
«Наша Армия»
Если в 2013-2014 гг. прирост количества студентов, обучающихся в
Университете «Синергия» по данной программе, составлял ежегодно более
40%, то в 2016-2017 гг. прирост снизился до 23-26% в год, а в 2018 г. составил
лишь 1,9%.
Такая ситуация связана, в первую очередь, с неэффективной работой
команды проекта и требует более детального изучения. Далее будет
39
представлена развернутая характеристика процесса командообразования в ходе
реализации проекта «Наша Армия» и существующие проблемы командной
работы в реализации проекта.
2.3 Развернутая характеристика процесса командообразования в
университете и типичные проблемы
Подбор кандидатур в ходе формирования команды проекта «Наша
Армия» осуществлялся менеджером по персоналу HR-департамента
Университета «Синергия». Существующая структура команды проекта «Наша
Армия» была сформирована в 2014 г., однако состав команды постоянно
изменялся, в том числе сменялись и руководители проекта. Движение
персонала в проекте и показатели текучести кадров в 2014-2017 гг.
представлено в табл. 8.
Таблица 8
Движение персонала в проекте «Наша Армия» и показатели
текучести кадров в 2014-2017 гг.
Показатель
2014 г.
2015 г.
2016 г.
2017 г.
Численность команды проекта, чел.
10
12
13
21
Принято в проект, чел.
2
3
2
15
Уволено из проекта, чел.
4
4
6
16
Текучесть персонала (процент
сотрудников, отработавших менее года в
проекте), %
33,3
26,6
40,0
45,7
Представленные данные свидетельствуют об очень высокой текучести
персонала проекта – при норме текучести кадров для менеджеров среднего
звена порядка 10% в год, а для линейного персонала 20-30% в год
30
, команда
проекта «Наша Армия» в 2015-2017 гг. характеризовалась текучестью кадров
порядка 40%.
Качественная характеристика движения персонала в проекте «Наша
Армия» по отделам представлена в табл. 9.
30
Текучка кадров в организациях. Её виды и причины. Норма текучести кадров и формула расчета. Как решить
проблему? [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://promdevelop.ru/rabota/tekuchka-kadrov-v-
organizatsiyah/
40
Таблица 9
Качественная характеристика движения персонала в проекте
«Наша Армия» по отделам
Категория персонала
(отдел)
Характеристика движения персонала
Руководитель проекта
За период реализации проекта сменилось 3
руководителей.
Секретарь
За период реализации проекта не менялся сотрудник.
Отдел продаж
За период реализации проекта сменилось 80%
персонала отдела, только один старших менеджер
работают с начала реализации проекта.
Административно-
управленческий отдел
За период реализации проекта сменилось 2
сотрудника.
Организационный отдел
За период реализации проекта сотрудники отдела
менялись несколько раз
Подбор персонала в команду проекта осуществлялся из внутренних
источников (из сотрудников Университета «Синергия»), а также внешних
источников (размещались объявления о вакансиях в сети Интернет – на сайтах
www.superjob.ru/, www.job.ru/, www.rabotavgorode.ru/, dagestan-resp.job.ru/,
www.avito.ru).
Преимущества и недостатки использования внутренних и внешних
источников отбора персонала для команды проекта «Наша Армия»
систематизированы в табл. 10.
Таблица 10
Преимущества и недостатки использования внешних и внутренних
источников для формирования команды проекта «Наша Армия»
Преимущества
Недостатки
Внутренние
источники
1. Низкие затраты на заполнение
вакансий;
2. Повысилась степень
привязанности к Университету;
3. Претендентов в команду
проекта хорошо знали в HR-
департаменте, а они были хорошо
осведомлены относительно
особенностей работы, правил,
структуры, и т.п.
1. Возникало напряжение и
соперничество между
сотрудниками при отборе
сотрудника на должность
руководителя проекта;
2. В ходе реализации проекта
есть риск появления
панибратства
41
Продолжение табл. 10
Преимущества
Недостатки
Внушение
источники
1. Широкие возможности выбора;
2. Внесение новых импульсов для
развития проекта и компании в
целом;
3. Снижение общей потребности в
кадрах.
1. Большие затраты на
привлечение кадров;
2. Высокая степень риска во
время заполнения вакансий
из-за незнания человека;
3. Продолжительный период
адаптации из-за незнания
специфики работы
Университета;
4. Увеличение вероятности
возникновения конфликтов.
Таким образом, использование как внешних, так и внутренних
источников для формирования команды проекта «Наша Армия» имеет свои
преимущества и недостатки. Выбор источников отбора персонала в ходе
формирования команды проекта «Наша Армия» определялся их экономической
целесообразностью.
Одним из основных требований организации отбора персонала при
формировании команды проекта «Наша Армия» являлось то, чтоб
руководитель проекта, который занимается отбором персонала, имел полную
информацию относительно вакантных рабочих мест. Эта информация
характеризовала:
содержание должностных обязанностей (функции сотрудника на
рабочем месте);
требования к компетенции сотрудников (знания, опыт);
необходимые способности и индивидуальные особенности
(физические, интеллектуальные).
Однако, в связи с частой смена руководителей проекта данные
требования зачастую не выполнялись. Также не велась целенаправленная
работа по командообразованию.
В процессе управления командой проекта «Наша Армия» возникает
значительное количество проблем и рисков, с которыми руководителю проекта
при отсутствии ощутимого опыта и в условии ограниченных финансов
42
справиться тяжело. Часто появление проблем становится причиной задержки
разработки и, как следствие, запуска проекта. Также наличие проблем может
привести к тому, что будут выбраны неправильные пути развития проекта, что
также приводит к временным задержкам и перерасходу средств, выделенных на
финансирование проекта.
В командообразовании проекта «Наша Армия» существует ряд проблем,
систематизация которых представлена в табл. 11
Таблица 11
Систематизация типичных проблем командообразования в ходе
реализации проекта «Наша Армия»
Типичные проблемы
Примеры в проекте «Наша Армия»
Отсутствие четкой системы
целей реализации проекта и
планов их достижения
Отсутствие четкой системы целей, изменение
целей со сменой руководителей. Отсутствие
четких временных рамок выполнения
поставленных целей и задач
Подбор персонала без
обучения
Отсутствие целенаправленного обучения по
программам учебного заведение, изучения СРМ
(используется Битрикс), регламентов
Университета и т.д.
Перегруженность персонала
Сезонная нехватка персонала в июне-июле,
когда активизируются продажи и базы не
успевают обрабатывать информацию.
Перегруженность старших менеджеров
Отсутствие карьерного роста
Отсутствие карьерного роста у сотрудников,
работающих над реализацией проекта по
несколько лет, что стало причиной демотивации
персонала
Отсутствие четких и понятных
систем мотивации
Частные изменения систем мотивации (что
привело к демотивации персонала)
Организация рабочих
процессов
Изменение и ужесточение регламентов работы
без учета мнения команды проекта, изменение
планов продаж, перегруженность персонала,
медленный поиск новых сотрудников
Высока текучесть кадров
За последний год реализации проекта смена
сотрудников была 3-4 раза, в том числе 4 раза
сменялись руководители.
Проблемы с коммуникациями в
коллективе
Конфликты в коллективе
Отсутствие работы по
командообразованию
Отсутствие слаженной работы отделов, каждый
сотрудник «сам по себе».
Проекту был назначен бизнес-тренер, однако у
него было слишком много задач по другим
проектам Университета и проекту «Наша Армия»
не уделялось достаточно внимания
43
С целью более детального изучения существующих ошибок со стороны
руководителя и проблем командообразования в проекте «Наша Армия» было
проведено исследование среди персонала, задействованного в проекте,
направленное на определение степени удовлетворенности сотрудников.
Необходимость определения степени удовлетворенности членов проектной
команды обусловлена тем, что перед формированием рекомендаций по
совершенствованию командообразования, необходимо определить
возможности обеспечения мотивации сотрудников как фактора эффективной
реализации проекта. В таблице 13 представлены результаты анкетирования
персонала проекта «Наша Армия», проведенного в марте 2018 г.
Анкетирование персонала было анонимным, проводилось путем выставления
рейтинговых оценок:
1 – полностью не устраивает;
2 – частично не устраивает;
3 – частичное устраивает;
4 – полностью устраивает.
Результаты в таблице 12 представлены в процентах к общему
количеству членов команды проекта.
Таблица 12
Результаты анкетирования членов команды проекта «Наша Армия»
(% к общему количеству персонала проектной команды)
Показатели
анкетирования
Результаты
Полностью
устраивает
(оценка 4)
Частично
устраивает
(оценка 3)
Частично не
устраивает
(оценка 2)
Полностью
не
устраивает
(оценка 1)
1
2
3
4
5
Полномочия
70
15
10
5
Привлечение к
принятию
управленческих
решений
40
30
25
5
Возможность обучения
и совершенствования
25
40
35
-
Удовлетворенность
деятельностью
руководителя проекта
40
30
25
5
44
Продолжение табл. 12
1
2
3
4
5
Возможность
карьерного роста
40
30
30
-
Отношения в
коллективе
35
25
40
-
Условия труда
55
30
15
-
Равные возможности
40
50
10
-
Безопасность и охрана
труда
80
15
5
-
Оплата труда
40
25
30
5
Формирование
командной культуры и
идеологии
40
30
25
5
Более наглядно распределение результатов анкетирования представлено
на рис. 4.
70
40
25
40
40
35
55
40
80
40
40
15
30
40
30
30
25
30
50
15
25
30
10
25
35
30
40
15
10
5
30
25
5
5
5
5
5
25
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Полномочия
Привлечение к принятию управленческих решений
Возможность обучения и совершенствования
Возможность карьерного роста
Удовлетворенность деятельностью руководителя проекта
Отношения в коллективе
Условия труда
Равные возможности
Безопасность и охрана труда
Оплата труда
Формирование командной культуры и идеологии
Полностью устраивает Частично устраивает Частично не устраивает Полностью не устраивает
Рисунок 4. Результаты анкетирования персонала в ходе изучения
командообразования в проекте «Наша Армия»
Анализ данных анкетного опроса команды проекта «Наша Армия»
свидетельствует о том, что значительное количество сотрудников по всем
показателям анкетирования дали ответ «частично не устраивает». Следует
обратить внимание на то, что небольшой процент команды проекта полностью
не устраивают (5% – 1 сотрудник) либо частичное не устраивают (10% – 2