84
• PR менеджер и руководитель проектной команды заменены и
инструктируются бывшими работниками этих позиций;
• Новая расширенная структура ТОО «Carat Kazakhstan»
представлена на рисунке 21.
Рисунок 21. Новая структура агентства ТОО «Carat Kazakhstan»
ТОО «Carat Kazakhstan» зарекомендовал себя как лидер в области
рекламных инноваций и технологического развития, где на данный момент
созданы благоприятные условия для развития всех сотрудников и их
творческих проявлений. Но есть недостатки, которые были замечены и их
необходимо учесть в последующем формировании проектных команд.
Психологическая несовместимость координатора с остальными
членами команды. Актуальность данной проблемы не оставляет сомнений.
Вся причина кроется в низкой ответственности к порученным обязанностям
данного сотрудника, который своим поведением подрывал успешность всего
85
проекта, пока не был заменен. При формировании проектной команды
необходимо учитывать психотипы людей, которые будут оказывать влияние
на взаимодействие внутри команды. Атмосфера в коллективе играет важную
роль, от нее зависит трудоспособность всех членов команды,
ответственность за результат, стимул в успешном решении задач.
Нехватка ресурсов, что влечет систематические переработки, которые
отрицательно влияют на все процессы. Сотрудники не успевают
восстанавливаться из-за чего растет раздражительность, снижается
выносливость и усидчивость, слабеет психоэмоциональное состояние, в
дальнейшем наблюдается эффект накопленной усталости.
Неполная комплектация подрядных организаций, что создает проблемы
в удовлетворении потребностей заказчика. При поиске новых подрядчиков
тратится дополнительное время и возникают ненужные риски в
добросовестной поставке услуг. При этом, согласно принятым политикам в
ТОО «Carat Kazakhstan», необходимо проводить ценное сравнение между
похожими поставщиками услуг и выбрать победителя по минимальной цене,
но при этом в соответствии с заявленными качественными требованиями.
Выводы по главе 2
ТОО «Carat Kazakhstan» является казахстанским представительством
ТОО «Dentsu Aegis Network Central Asia». ТОО «Carat Kazakhstan» является
рекламным агентством.
Основной пик активности ТОО «Carat Kazakhstan» приходится на
сентябрь-декабрь, а также на март и май из-за роста покупательской
способности в праздничные дни. Наибольшая часть инвестиций ТОО «Carat
Kazakhstan» сосредоточена в сегменте телеком, который представлен тремя
сотовыми операторами и имеют долю затрат на уровне 38% по отношению к
остальным клиентам агентства.
Конкурентными преимуществами ТОО «Carat Kazakhstan» являются –
CCS исследование, эконометрическое моделирование, действующая система
86
Agile, TV stuck, благодаря чему, данная организация имеет ежегодный
большой прирост нового бизнеса. Также, сильной чертой ТОО «Carat
Kazakhstan» является поддержка своих клиентов по всем медиа
направлениям, от стандартного размещения в классически медиа (ТВ, радио,
пресса, наружная реклама) до инновационных нестандартов в цифровых
медиа и, конечно, это PR и BTL активности.
При анализе проектной деятельности организации выявлено, что при
формировании проектных команд используется два метода набора персонала,
рекрутинг и прямой поиск.
В ТОО «Carat Kazakhstan» широко распространено ситуативное
управление, как и в большинстве рекламных организаций всего
казахстанского рынка. Это объясняется большими финансовыми рисками из-
за содержания запасного штата.
Также были определены недостатки, которые оказывают
отрицательный эффект на продуктивность сотрудников и, в целом, на общую
эффективность проектных команд. Низкая психологическая совместимость
некоторых членов команды подрывает возможность успешного завершения
проекта. Неполная комплектация подрядных организаций требует
дополнительное время на обработку поступивших запросов. И основным
недостатком, можно назвать нехватку ресурсов, что влечет систематические
переработки, которые негативно сказываются на дальнейшей успеваемости
сотрудников и расшатывают психоэмоциональное состояние.
87
Глава 3. Предложения по совершенствованию методов
формирования и управления командой проекта в ТОО «Carat
Kazakhstan»
3.1. Разработка рекомендаций по совершенствованию методов
формирования и управления команды проекта в организации
Для того чтобы значительно повысить эффективность бизнеса,
необходимо верно спланированное взаимодействие между членами
проектной команды. Детально разработанная стратегия управления имеет
очень важное значение, так как позволяет спрогнозировать скрытые риски и
возможности.
Проведенный анализ позволяет сформулировать шаги по улучшению
обстановки и получению положительной динамики в эффективности
сотрудников и работы проектных групп в ТОО «Carat Kazakhstan».
Для повышения эффективности сотрудников и стимуляции интереса к
профессиональному росту, необходимо ежегодно составлять планы
индивидуального развития (ИПР) для каждого члена команды, по
результатам которого возможен пересмотр должности и заработной платы.
Такой план разрабатывается с учетом интересов организации и
потребностями сотрудника. Этот документ демонстрирует все серьезность
подхода компании и прозрачность результатов оценки. По сути такой план
можно отнести к инструментам нематериальной мотивации, он
положительно влияет на благонадежность и самоотдачу в процессе работы.
Образец плана индивидуального развития представлен на рисунке 22.
88
Рисунок 22. Образец формы плана индивидуального развития для ТОО
«Carat Kazakhstan»
В данный документ можно включить опции по развитию конкретных
профессиональных навыков как самостоятельно, так и на базе ТОО «Carat
Kazakhstan», участие в специальных проектах для получения ценного опыта,
варианты стажировки, варианты наставничества и коучинга, получения
специализированных сертификатов. ИПР должен включать:
- сроки выполнения;
- результаты как по оценке руководителя, так и самостоятельной;
- рекомендации для достижения целей;
К примеру, если работник выполнил индивидуальный план развития на
80%, он может рассчитывать на аналогичный процент от оговариваемой
ежегодной премии, если же план выполняет на все 100%, сотрудник
претендует на получения полной суммы.
В таблице 16 приведен образец формы оценки ИПР.
Год
Имя сотрудника:
Рейтинг сотрудника
Должность сотрудника:
Имя руководителя:
Компания:
п/п
Цели развития Способ достижения цели Срок выполнения
(Что я собираюсь сделать?) Год
1
Прочесть развивающую литературу
1) Игорь Пылаев - В объятиях PR, или когда
клиент готов на все
2) Дэвид Огилви — О рекламе
3) Карл Сьюэлл - Клиенты на всю жизнь
Прочесть выбранную
литературу и сделать выводы
дек.20
Обсудить
выводы с
руководителем
2
3
4
5
6
Итоговая оценка
Индивидуальный план развития
Оценка
Способ оценки
Ожидаемый результат
89
Таблица 16
Образец формы оценки индивидуального плана развития для ТОО
«Carat Kazakhstan»
ТОО «Carat Kazakhstan» следует уделить внимание
психоэмоциональному состоянию персонала, так как от этого зависит
эффективность всех рабочих процессов. Находясь в дискомфортном
состоянии, работник не способен сосредоточиться на выполнении
поставленной задачи, утрачивается возможность ясно мыслить и принимать
правильные решения. Организации необходимо вести мониторинг и
улучшать эмоциональное состояние каждого работника, открывать и
развивать их лучшие способности.
Так как работа в медиа агентстве подразумевает проведение большого
количества времени за компьютером, у работников наблюдается
эмоциональная напряженность и физическая усталость. Как следствие,
снижается продуктивность рабочего процесса и идет эффект накопления
утомленности. Для нивелирования данного недостатка предлагается,
Крупные недостатки в работе.
Признаки соответствия ценностным установкам ТОО
"Carat Kazakhstan " отсутствуют.
Слабые показатели работы. Не соответствии
поставленных целей с занимаемой должностью.
Ограниченное соответствие ценностным установкам
ТОО "Carat Kazakhstan "
Нестабильные показатели работы. Возможен
потенциал для улучшения производительности.
Возможно, недавно на должности.
Ограниченное соответствие ценностным установкам
ТОО "Carat Kazakhstan "
100% Цель достигнута
Хорошая результативность и значительный вклад в
успех компании Очевидные признаки соответствия
ценностным установкам ТОО "Carat Kazakhstan "
20%
40%
Цель не достигнута
80%
Хороший показатель достижения
цели
Инструкции по подсчету баллов - Индивидуальный план развития
60%
Цель достигнута частично
Стабильные показатели работы. Хороший потенциал
для улучшения производительности. Не хватка
мотивации для достижения поставленных целей
Цель не достигнута
90
введение периодического отдыха по схеме 10 минут каждые полтора-два
часа. Для обеденного перерыва следует оставлять рабочее место за
компьютером и удаляться в отдельную комнату. Предусмотренный трудовым
договором обеденный перерыв, который составляет один час с 13:00 до
14:00, не должен тратиться на работу.
Также, необходимо произвести ротацию двух конфликтующих
сотрудников между командами и провести разъясняющую беседу с двумя
сторонами. Данный случай в ТОО «Carat Kazakhstan» является
единственным, но требует незамедлительного решения. Конфликт между
членами одной команды крайне отрицательно влияет на эффективность
команды и ломает позитивный настрой сотрудников.
Согласно результатам проведенного анкетирования, имеются средние
показатели по вопросу возможности развития навыков. Так как наибольшая
часть персонала агентства имеет достаточно большие объемы работы в
условиях повышенной стрессовой нагрузки, и у них не остается времени и
сил для получения новой обучающей информации.
Рекомендуется, скорректировать подход к организации тренингов и
обучающих семинаров с помощью внедрения постоянного временного
графика и разработки календаря с темами обучения. К примеру, каждый
вторник с 10:00 до 12:00 будет проводиться занятие. На этапе планирования
развивающих программ, необходимо учесть потребность каждого сотрудника
в совершенствовании в определенной области. Организации можно
предложить систему с несколькими вариантами развития:
- Получение ценного опыта путем временной ротации сотрудников
между внутренними отделами DAN CA, так как базовый опыт играет
немаловажную роль. К примеру, прохождение недельной практики в
отделе ТВ баинга, далее недельной практики в отделе цифровых
технологий и т.д.
- Повышение квалификации с помощью отправки заинтересованных
сотрудников на специализированные конференции, участие в
91
дискуссионных панелях, прохождение онлайн практикумов и
вэбинаров.
- Повышение прикладных знаний и восполнение пробелов по
специализированным софтам (InfoSys, Palomars Adex, Icreative,
Galileo), а также совершенствование навыков работы с Microsoft office
(excel, power point). Сам разработчик ТОО «TNS Central Asia»
1
по
предварительной записи готов провести групповые однодневные
тренинги, последующим решение практических задач.
ТОО «Carat Kazakhstan» рекомендуется проводить ежемесячный отчет
руководства перед сотрудниками по результатам месяца. Сотрудники
организации должны чувствовать свою причастность к общему делу и видеть
командные достижения. Данный доклад можно проводить в виде общего
собрания с демонстрацией отчетной информации.
На основе данных анализа системы управления проектной командой
сделан общий вывод, что все функции работают согласно разработанной
методике глобального офиса «Dentsu Aegis Network Global». На сегодня
действующая структура в ТОО «Carat Kazakhstan» не требует кардинальных
изменений, так как практически весь механизм соответствует принятой
стратегии формирования команд проекта, а поставленные цели достигаются с
учетом выбранной модели управления. Исходя из полученных данных по
профессиональным навыкам персонала ТОО «Carat Kazakhstan», можно
сделать вывод, что процесс обучения и совершенствования не займет много
времени, но при этом окажет крайне позитивный эффект на команду.
3.2. Оценка эффективности предложенных рекомендаций
Чтобы реализовать предложенные рекомендации по
совершенствованию методов управления и формирования проектных команд
1
TNS Central Asia – это независимая исследовательская компания в области медиа.
Предоставляет мониторинговые данные всем рекламным агентствам [Электронный
ресурс] – режим доступа: http://kantar.kz/
92
в ТОО «Carat Kazakhstan» дополнительных финансовых инвестиций не
требуется. Потребуются временные затраты.
Разработка индивидуальных планов развития по форме excel занимает
несколько часов рабочего времени HR-специалистом. Контроль за
эмоциональным состоянием в коллективе также не требует денежных
вложений, необходимо постоянное внимание и поддержание общего
командного духа. Внедрение графика обучающих программ безусловно
является одним из важнейших способов для совершенствования персонала,
как со стороны мотивирующего фактора, так и с точки зрения развития
профессиональных навыков.
Важно учитывать, что все пособия для обучения уже имеются,
требуется всего лишь консолидация данных материалов воедино и
систематизация обучающего процесса. В ТОО «Carat Kazakhstan» уже есть
опыт в проведении обучающих семинаров, но на данный момент — это
больше исключение, чем норма, из-за низкой частоты проведения таких
мероприятий.
Ротация сотрудников между департаментами не несет за собой каких-
либо затрат, все остается в рамках фиксированной заработной платы
сотрудников, но при этом выпадает отличная возможность получить
дополнительный опыт. Работник, переходя на неделю в отдел
информационных технологий сможет изнутри понять схему работы, как
формируется цена, способы и инструменты размещения рекламы в
интернете, ознакомиться с базой данных для подготовки отчетности, ну и в
целом, как взаимодействуют члены команды другого подразделения. А
сотрудник отдела информационных технологий сможет перенять важный
опыт в ежедневной коммуникации с клиентами, улучшить своих знания в
работе с медиа софтами, оценить стрессовую нагрузку фронтальных
сотрудников ТОО «Carat Kazakhstan».
Разработчик медиа софтов «TNS Central Asia» периодически проводит
бесплатные тренинги и консультации для своих клиентов, к числу которых
93
относится ТОО «Carat Kazakhstan». Необходимо только оставить заявку с
удобным для сотрудников временем проведения тренинга, количество
человек и их ФИО. Включение ежемесячного отчета по полученным
результатам сотрудникам агентства также не требует затрат. Собираются все
достижения и неудачи за отчетный месяц и в повествовательной форме
доносятся до работников.
При выполнении сформулированных рекомендаций для ТОО «Carat
Kazakhstan» имеется достаточно значимый социальный эффект, а именно:
- расширение профессионального кругозора и развитие навыков;
- растет самооценка от удовлетворенности проделанной работой;
- возрастает спрос и цена на более квалифицированных специалистов;
- возрастает уровень сервиса оказываемых услуг клиентам;
- сотрудники становятся более мотивированными, благодаря чему
возрастает самоотдача работе;
- улучшается взаимодействие внутри команд;
- привлечение дополнительных инвестиции в организацию;
- оптимизация рабочих процессов;
Необходимо донести важность этой информации, об отрицательных
последствиях, которые влекут за собой снижение продуктивности,
возникновению напряженной эмоциональной обстановки, обострению
несущественных проблем, которые можно решить самостоятельно без
привлечения вышестоящего руководства.
Определенно можно подчеркнуть, что ТОО «Carat Kazakhstan» с
каждым годом продолжает увеличивать инвестиции в развитие своего
персонала, разрабатываются новые специализированные инструменты,
общедоступные информационные блоки в медиа области, продолжается
внедрение глобальных политик. Следует продолжать развивать данное
направление, так как это приносит положительные плоды, и это
подчеркивают все опрошенные сотрудники.
Важно отметить, что подобные виды оценки персонала, которые были