15
привлечь к реализации проекта. Команде управления проектом, возможно,
потребуется провести переговоры с теми, кто находится на должности,
позволяющей обеспечить необходимое число людей с соответствующим
уровнем знаний и опыта.
Эта ситуация распространена в проектах, в реализации которых
задействованы несколько подразделений компании, и отсутствие
возможности обеспечить необходимые человеческие ресурсы может
повлиять на графики, бюджеты, удовлетворенность клиентов и качество,
также, как и увеличить риск того, что проект не будет завершен в
запланированные сроки и в рамках бюджета. Влияние отсутствия
необходимых человеческих ресурсов необходимо рассматривать на стадии
планирования проекта
8
.
Как правило, существует два способа создания команды для проекта -
формирование из сотрудников компании и привлечение людей из вне. Есть
плюсы и минусы обоих методов, и для большого проекта, вероятнее всего,
потребуется сочетание обоих способов для того, чтобы достичь успеха.
Привлечение людей, которые уже работают в организации, имеет
преимущества, поскольку у них, вероятнее всего, есть знания, необходимые
для цели проекта, даже если проект углубляется в новую для компании
область.
Многие из навыков, которые они используют в настоящее время на
регулярной основе, скорее всего, будут перенесены в задачи проекта,
которые они будут делать.
Кроме того, они уже получают зарплату и вам не нужно будет брать на
себя дополнительные расходы, связанные с привлечение новых участников.
Тем не менее, необходимо время от времени искать людей за
пределами компании, в зависимости от того, какие навыки будут
необходимы.
8
Смирнова, В.В. Секреты мотивации продавцов / В.В. Смирнова. – СПб.: ПИТЕР, 2011. – С. 164.
16
Одна из возможностей обеспечить достаточное количество
дефицитных ресурсов.
Вы углубляетесь в новую область, с которой ваша организация еще не
сталкивалась. В таком случае нанять новых людей с опытом в этой области
один из факторов успеха проекта.
Если были наняты люди, не работавшие в организации, план должен
содержать примечания для гарантии того, что внешние ресурсы получены в
соответствии с организационной политикой.
Новых людей можно нанять на полный рабочий день, частичную
занятость или даже в качестве подрядчиков, с которыми вы работаете в
определенный период времени. Для каждого потенциального участника
команды проекта вам необходимо использовать различные оценки для
принятия решений
9
.
Для проектов необходимы специальные ресурсы с навыками,
компетенциями и опытом, чтобы заполнить различные критичные роли. Не
менее важно определить какие навыки и какое количество опыта необходимо
для ролей проекта, чтобы заполнить эти роли ресурсами, которые на самом
деле обладают этими навыками и компетенциями. В этой статье
используются термины:
«Команда проекта» или «Участники команды» имеют отношения к тем
людям, которые делают работы, относящиеся к проекту.
«Команда управления проектом» относится ко всем, кто имеет
отношение к управлению проектом.
Команда управления проектом, как правило, является частью команды
проекта и отвечает за управление проектом и руководство такой
деятельностью, как инициирование, планирование, выполнение, мониторинг
и контроль, и закрытие различных фаз проекта.
Количество людей, назначенных на проект, может измениться по мере
развития проекта, особенно, если люди нужны для их конкретной
9
Миллер, А. Реклама: энциклопедия для всех / А. Миллер. – М.: Вершина, 2011. – С. 87.
17
технической экспертизы. Команда проекта должна быть назначена на проект
как можно раньше, чтобы они могли принять участие в процессе
планирования. Даже если члены команды не отвечают за планирование как
таковое, многие из них будут иметь специальные знания, которые могут
помочь сделать первоначальные оценки более точными
10
.
Еще одна причина для привлечения участников команды на ранних
стадиях планирования проекта заключается в том, что это позволяет
укрепляет нацеленность команды на достижение результатов. Нацеленность
команды на достижение результатов имеет жизненно важное значение для
успеха, но часто упускается из виду, потому что не может быть измерено
объективно и потому, что его значение становится очевидным, когда проект
сталкивается с проблемами. Эту тему стоит рассмотреть подробнее,
поскольку проектная работа выполняется людьми, а не проектными
методологиями, рамками или программным обеспечением. Нацеленность
команды на достижение результатов часто включается в матричную среду
управления, особенно в проектах с большим количеством участников, в
которых задействованы сотрудники различных отделов компании (например,
маркетинг, клиентские сервисы, финансы и так далее).
Это означает, что большинство участников проекта работает под
двойной системой руководства – они отчитываются перед своим линейным
менеджером и перед руководителем проекта. Для вас, как руководителя
проекта, это означает, что вам придется убедиться, что каналы связи между
вами и линейными руководителями эффективны и отражены в вашем плане
управления коммуникациями.
Кроме того, примите во внимание, что приоритеты линейных
менеджеров могут часто отличаться от приоритетов вашего проекта. Это
поможет вам при обсуждении доступности ресурсов. Если не проработать
этот вопрос, он может стать основой конфликтов и путаницы, которые
неизбежно приведут к снижению производительности. Один из ключевых
10
Клевцов, И. Цели промоушн-акций / И. Клевцов // Маркетинг PRO. – 2015. – № 5. – С. 9.
18
аспектов поддержания производительности вашей команды в матричной
структуре – получить правильные ресурсы на срок, который прописан в
плане. Если члены вашей команды согласны работать над проектом, но им
недостает необходимых навыков для реализации их проектной роли,
производительность всей команды будет снижаться.
Успех матричной структуры команды проекта зависит от поддержки
проекта со стороны высшего руководства и содействия установлению
правильных процедур и процессов, которые поддерживают этот тип среды.
Команда проекта должна быть назначена как можно раньше. Таким
образом члены команды могут принять участие в процессе планирования,
поскольку многие из них будут иметь специфические знания, которые могут
помочь сделать первоначальные оценки более точными
11
.
Раннее вовлечение участников в проект также укрепляет нацеленность
команды на достижение результатов. Это один из жизненно важных
факторов успеха, который часто упускается из виду.
Матричное управление и связанная с ним среда все чаще используются
при реализации проектов.
Формирование команды проекта из сотрудников компании и внешних
специалистов – наиболее эффективный способ соответствия требованиям
навыков и экспертизы.
Составление плана коммуникаций – важный шаг для успешного
управления человеческими ресурсами проекта.
Команда проекта выполняет две основные функции. Во-первых, ее
действия направлены на решение задачи проекта: поиск информации,
выработку решений, участие в итоговых обсуждениях и т.д. Во-вторых,
команда действует в поддержку руководителя проекта и товарищей
(важнейшее здесь – умение слушать, поддерживать и ободрять других).
Эффективность команды следует определять, как соотношение
результата решенной задачи и совокупности усилий, направленных на
11
Годин, А.М. Маркетинг: учебник для вузов / А.М. Годин. – М.: Дашков и К, 2010. – С. 326.
19
создание команды и руководство. Экономическая целесообразность
командных методов работы далеко не всегда позволяет применять их. Но
особенности проектной задачи весьма благоприятны для успешности
командной деятельности
12
.
Формирование и управление проектной командой – трудоемкие и
дорогостоящие мероприятия. Затрачивается время, средства на планирование
и подбор участников команды. Сформированную группу необходимо развить
до командного уровня, а затем управлять ею, что также влечет определенные
издержки.
PM должен все выполнить правильно и в нужные моменты времени
вкладывать энергию в построение командного духа. В таком случае синергия
не заставит себя ждать, а лучшие черты команды проявятся. Ниже вашему
вниманию предлагаются основные особенности команды проекта и ее
отличия от рабочей группы.
Рисунок 1. Основные особенности команды проекта
13
При реализации проекта очень важны моменты прорывных решений и
действий, когда усилия участников мобилизуются. В командном коллективе,
в силу его природы, проще сгенерировать инновационные идеи. Команда
проекта способна лучше решать замысловатые проблемы и задачи,
возникающие на стыке отраслевых и управленческих компетенций.
12
Гилберт, Д. Управление розничным маркетингом / Д. Гилберт. – М.: ИНФРА-М, 2010. – С. 145.
13
Бурцев, В.В. Коммерция в торговле / В.В. Бурцев // Экономический анализ: теория и практика. – 2015. – №
10. – С. 10.
20
Возможностей смелых, вероятно, даже рисковых решений у проектной
команды больше, чем у каждого ее члена в отдельности, так как в
совокупности в команде сильнее опыт и видение ситуации. Продолжим
список особенностей командной работы:
совместно легче выходить из запутанных тупиковых ситуаций;
более рационально распределяются роли, уменьшаются
межличностные трения;
возникают психологические преимущества: ощущение товарищеской
поддержки, чувство гордости за совместные достижения, признание в
коллективе;
обеспечивается прямой доступ к информации без искажений;
особенности участников команды, всплывающие в форме недостатков,
быстро переводятся в конструктивное русло;
члены команды оперативно извлекают уроки из допущенных ошибок;
команда способна легко переработать и впитать внешнюю инициативу,
идеи, помощь, обращая их на пользу общему делу;
если кто-то из членов команды начинает испытывать неуверенность,
это быстро фиксируется и компенсируется.
В разделе управления человеческими ресурсами руководства PMBOK
вопросам набора команды проекта уделено пристальное внимание. «Набор
персонала» является частью Плана обеспечения персоналом проекта. В ней
отрабатываются вопросы источников набора персонала в команду,
удаленности членов относительно друг друга, стоимости ресурсов и степени
участия службы персонала в наборе
14
.
Формирование команды проекта описано отдельным процессом,
отвечающим за подбор и набор ее членов. Основным результатом процесса
рассматривается описание и руководство отбором членов команды с
14
Васильев, В.М. Реклама: творческая идея / В.М. Васильев // Маркетинг в России и за рубежом. – 2015. – №
3. – С. 45.
21
закреплением сфер ответственности за создание результативной команды.
Далее представляется визуальная модель процесса набора команды проекта.
Рисунок 2. Процессная диаграмма потока данных набора
команды проекта
Подбор команды, набор ее членов для успешного функционирования
требуют учета нескольких обстоятельств. Первое, что следует учитывать, –
это возможное противодействие функциональных руководителей отбору у
них сотрудников для участия в команде (неважно, частично или в полном
объеме). Менеджер проекта должен быть готовым проводить результативные
переговоры с должностными лицами компании и уметь оказывать на них
влияние
15
.
В ходе набора команды ее человеческие ресурсы должны стать
достаточными, чтобы срыва проектной задачи не произошло. Способность
набора людей, обладающих необходимыми компетенциями и потребной
численностью – одна из важнейших характеристик PM. Любые ограничения
в решении задачи набора являются субъективной иллюзией, поскольку
общий состав внутренних и внешних возможностей надлежит считать
неисчерпаемым. Существенен только вопрос цены ресурсов.
15
Богомолова, И.П. Эффективная организация структуры управления маркетингом как способ повышения
маркетинговой деятельности предприятия / И.П. Богомолова, З.В. Гаврилова // Управление персоналом. –
2013. – № 17. – С. 21.
22
Входами в процесс набора команды являются: план управления
человеческими ресурсами, факторы среды компании и активы процессов
организации. В интерпретации PMI подбор членов команды и их набор
производится в несколько этапов. По согласованию с некоторыми
сотрудниками компании и внешними лицами производится их
предварительное назначение, что облегчает начало работы по набору. Далее
наступает переговорный процесс с руководителями функциональных
звеньев, менеджерами других проектов или внешними потенциальными
исполнителями.
Набор команды производится либо исключительно самим PM, либо с
привлечением службы персонала, а также внешних рекрутинговых агентств,
исходя из результатов плана и внутрикорпоративных возможностей. Подбор
команды осуществляется по результатам анализа решений набора на основе
множества критериев, таких как:
доступность;
расходы;
опыт;
способности;
знания;
навыки;
отношение;
международные факторы
16
.
16
Богатова, Е.Р. Маркетинг и мерчандайзинг / Е.Р. Богатова // В курсе правового дела. – 2014. – № 7. – С. 17.
23
Глава 2. Особенности процесса подбора и формирования
команды проекта в ООО «Лидер»
2.1. Характеристика деятельности ООО «Лидер»
Сеть магазинов «Лидер» одна из первых в стране предложила
покупателям товары с собственным брендом, более дешевые, чем
аналогичные товары известных марок. Сегодня на прилавках магазинов уже
порядка 15 % товаров изготовлены поставщиками специально для магазинов
«Лидер». Компания одна из первых в стране внедрила опыт зарубежных
коллег по выкладке товаров в магазинах самообслуживания.
ООО «Лидер» представляет собой предприятие, занятое в отрасли
производства и продажи товаров и имеющее в качестве основной цели своей
деятельности – получение прибыли, для чего объединяются материальные,
трудовые, интеллектуальные и финансовые ресурсы его участников.
Согласно ГОСТ Р51773–2001 «Розничная торговля. Классификация
предприятий» по типу данный магазин относится к универсаму
(супермаркету) – реализует продовольственные товары универсального
ассортимента и непродовольственные товары частого спроса методом
самообслуживания. По специализации данное предприятие является
смешанным, т.е. реализует широкий ассортимент продовольственных
товаров и универсальную группу непродовольственных товаров.
В магазине основный метод продажи – самообслуживание. При таком
методе обслуживания уменьшаются затраты времени на покупку, покупатель
имеет возможность самостоятельно выбрать товар, а также расплатиться в
едином кассовом узле. Кроме того используется и индивидуальный метод
обслуживания в деликатесном отделе, но оплата за эти товары производится
в едином контрольно-кассовом узле.
В данном магазине оказывают основные и дополнительные услуги.
Основная – реализация различных групп товаров в магазине.
24
Дополнительные: информационно-консультационные (предоставление
информации о товарах и их изготовителях, консультации специалистов о
товарах, проведение рекламных презентаций товаров); оказание помощи
покупателю в совершении покупки (прием и исполнение заказов на товар,
упаковка купленных в магазине товаров.); создание удобств покупателям
(гарантированное хранение купленных товаров, прием и хранение вещей
покупателей); несвязанные на прямую с совершаемыми ими покупками
(телефонные услуги, прокат аудио- и видеокассет, проявление фотопленок и
печать фотографий, продажа газет и журналов).
Миссией ООО «Лидер» является работа для повышения
благосостояния покупателей, сокращая их расходы на покупку качественных
товаров повседневного спроса, бережно относясь к ресурсам компании,
улучшая технологию и достойно вознаграждая сотрудников.
В магазине «Лидер» используется линейная структура управления. Для
этой структуры характерно сосредоточение всех функций управления в руках
директора. Персонал делится на примерно равные части. Работники
выполняют примерно одинаковые действия.
Общество осуществляет следующие основные виды деятельности:
- оптовая и розничная торговля мясом, включая мясо птицы, мясными
изделиями и консервами из мяса и мяса птицы;
- оптовая и розничная торговля молочными продуктами;
- оптовая и розничная торговля пищевыми маслами и жирами;
- оптовая и розничная торговля безалкогольными напитками;
- оптовая и розничная торговля алкогольными напитками, кроме пива;
- оптовая и розничная торговля пивом и др.
ООО «Лидер» — сеть удобно расположенных магазинов формата
«мягкий дискаунтер», для людей, ориентированных на быструю покупку
рядом с домом качественных продуктов по самым низким ценам. Сеть
постоянно совершенствует сервис для покупателей и заботится о качестве
продаваемых товаров. Кассовые узлы магазинов оснащаются специальными