55
Глава 3. Основные направления совершенствован ия
командообразования в ООО «Вилар»
3.1. Основные направления совершенствования командообразования в
ООО «Вилар»
Результаты исследования , выполненные в предыдущей главе работы,
показали, что формирование команды проекта в ООО «Вилар» осущес твляется с
учетом стадии жизненного цикла проекта и прошлого опыта прое ктной
деятельн ости организации. Недостаток данног о подхода состоит в том, что при
использовании прошлого опыта проектной деятельн ости не всегда в полном
объеме учитываются особенности пр ошлого проекта, а также условия, в которых
он разрабатывается и реа л из уется.
В настоящее время поряд ок формирования проектных команд в
организациях в РФ опред еляется следующими актуальными стандар тами по
управлени ю проектами:
1. ГОСТ Р 54869―2011. Проектный менеджмент. Требования к
управлени ю проектом;
2. ГОСТ Р ИСО 21500:2015 Рук оводство по проектному менеджменту;
3. ANSI/PMI 99-001-2004 Руков одство к Своду знаний по управлению
пр оектами (Руководство PMBoK).
Для определения основных направлений совершенствования
командообразования в ООО «Вилар» был проведен анализ положений данных
стандартов.
В соответствии с ANSI/PMI 99-001-2004 Руководство к Своду знаний по
управлени ю проектам и (Руководство PMBoK) при формировании команды
пр оекта необходимо соблюдение последовательности этапов, показанной на
рисунке 9. Из данног о рисунка видно, что процесс формирования команды
пр оекта должен носить системный характер и рас сматриваться в единстве трех
элементов: входы, инструменты и мет оды реализации проекта и выходы.
56
Рисунок 10. Порядок формирования команды проекта в
соответствии с ANSI/PMI 99-001-2004 Руководство к Своду знаний
по управлению проектами (Руководство PMBoK)
Для применения технологии формирования пр оектной команды в
соответствии с рассмотренным стандартом, необходимо четко определить
«входы» и «выходы» по отдельным процессам создания и организации работы
команды проек та. «Входами» для проце сса формирования команды проекта
ООО «Вилар» является план потреб ности в кадровых ресурсах, поря док
разраб отки которого был пр оанализирован в предыдущей главе работы. При
определении «выходов» процесс ов формирования команды проекта, которые
57
одновременно являются «входами» для процессов, связанных с организацией
работы проектных команд, необходимо руководствоваться положениями
действующих стандартов. Согласно данным положениям процес с формирования
команды проекта считается завершенным после назначения персонала проекта и
формирования соответствующей документаци и, а именно, приказов,
справ очников команды проекта, ресур сных календа рей. Разработка данных
документов в ООО «Вилар» позволила бы не только более точно определить
«входы» и «выходы» для организации работы проектных команд организации,
но и обеспечила бы более четкое распределение прав, обязанностей, полномочий
и ответственности участников команды.
Также ООО «Вилар» необходимо обратить внимание на реализ ацию мер
по развитию команды проекта. Для исследуемой организации это особенно
важно, т.к. разработка и реа л из ация проектов строител ьных объектов
осуществляется в течение несколь ких лет. К роме того, состав и численность
проектной команды на протяжении всего периоде реализации проекта будет
меняться.
В с оответствии с а ктуальными стандартами управления проектами группа
пр оцессов развития команды проекта следует за группами процессов ее
формирования. Поэтому в качестве «входов» для данных процессов могут
рассматриваться документы, разработанные на предыдущем этапе (приказы,
справ очники команды проекта, ресурсные календари).
Для решения задач по развитию проектной команды ООО «Вилар» могут
быть использованы различные инструменты. Одним из основных инструментов
развития команды проекта является формирован ие навыков межличностного
общения или социальных навыков. К ним относятся поведенческие
компетенции, которые включают в себя коммуникационные навыки,
эмоциональный интеллект, разрешение конфликтов, укрепление команды и
организацию групповой работы. Данные социал ьные навыки необходимы для
повышения эффективн ости взаимодействия членов команды проекта.
58
Также в качестве спос оба развития команды проекта является обучен ие,
которое может осуществляться в различных формах: обучение на и вне рабочего
места, электронное обучение, наставничество, коучинг и т.д. Обучение может
быть запланированным (осуществляется в соответствии с планом управления
человеческими ресурсами), и незапланир ованным (решение о проведении
принимается по результатам наблюдения, оценки участников проектной
группы).
Важную роль в развитии команды проекта выполняют действия по ее
укреплению. Они направлены на повышение эффективности взаимодействия
между членами команды. Формы, в которых реализуются данные действия,
могут быть различны: формальные совещания, тренинг и в области team –
building – а, организация совместного досуга и т.д.
В настоящее время данные инструменты в ООО «Вилар» не применяются.
Вместе с тем их использование является важным фактором сплочения команды,
формирования командного ду ха и повышения уровня групповой сплоченности.
Т.к. проектная деятельность в ООО «Вилар» осуществляется на постоянной
основе, существенных изменений в составе проектных команд при разработке и
реализации различны х проектов не происходит. Поэтому можно предположить,
что показатель уровня групповой сплоченности, рассчитанный в предыдущей
главе работы, также существенно не изменится. Выявленный по результатам
исследования фактический уровень групповой сплоченности в проектных
командах в ООО «Вилар» в настоящее время является недостаточным для того,
чтобы обеспечить более эф фективную работу и повысить качество ком андного
взаимодействия. Поэтому меры по развитию проектных команд в ООО «Вилар»
должны охватывать не то лько профессиональную, но и социально –
психологическую составляющую командного взаимодействия.
Таким образом, в ООО «Вилар» можно выделить следующие напра вления
повышения эффективн ости упра вления командой проекта:
1. Создание единой команды для планируемого к реализации проекта;
2. Совершенствование структуры команды проекта;
59
3. Более четкое определение «входных» и «выходн ых» точек для
различных групп процессов формирования раз вития проектной
команды;
4. Реализация мер по развитию команды проекта.
3.2. Разработка программы форм ирования эффективной команд ы
проекта для ООО «Вилар»
С учетом выявленных направлений совершенствования практики
управления командой проекта в ООО «Вилар» организации предлагаются
следующ ие рекомендации.
Для более четкого распреде л ения прав и обязанностей, полномочий и
ответственности между участниками проектной команды ООО «Вилар», а также
для сокращения вре мени на согласование реше ний, организации рекомендуетс я
отказаться от практи ки формирования двух проектных команд. Для прое кта
строительства жилого дома, который в настоящее время реализуется ООО
«Вилар» целе сообразно создание ед иной проектной команды. При этом в
данную команду также необходимо включить юриста, котор ый совместно с
руководителе м проекта и менеджером по работе с подрядными организация ми
будет осущест влять разработку договоров. Рекомендуемая структура проектной
команды ООО «Вилар» показана на рисунке 11.
В результате объединения двух проектных групп увеличится объем
аналитических работ, в резул ьтате чего рекомендуется ввести в а налитической
группе дополнительную должность экономиста – аналитика. Также руководству
ООО «Вилар» на период ре ализации проекта необходимо предоставить
бухгалтеру проектной команды полный объем проектных полномочий, и прежде
всего право подписи по оплате счет ов на весь период реализации проекта.
В то же время следует учитывать, что в результате объединения проектных
команд сущес твенно увеличится норма управляемости у руководителя проекта.
Если ранее она составляла 7 – 8 человек, то в рекомендуемой структуре она
увеличится до 11 че л овек. Кроме того, увеличится объем работ менеджера по
60
работе с подряд ными организациям и, т.к. ему необходимо будет контролировать
не только работу строительных подрядных организ аций, но и организаций по
строительству внутридом овых инже нерных систем. В связи с этим данным
участникам проектных команд рекомендуется повышение оклада на 10000 руб.
по сравнению с ф актическим уровнем.
Рисунок 11. Рекомендуемая структу ра проектной команды
ООО «Вилар»
Более эфф е ктивное выполнения своих обязанностей данными
участниками проектной команды может быть достигнуто за счет экономии
рабочего времени. Такая экономия в свою очере дь может бы ть достигнута за счет
внедрения в проектной группе системы электронного документооборота. Для
обоснования предложенной меры был проведен сравнительный анализ наиболее
известны х систем элек тронного докум ентооборота по функциональным и
ценовым пара метрам (Приложение 7).
Анализ функциональных и ценовых параметр ов систем электронного
документооборота позволяет сд елать вывод о то м, что наиболее целесообразным
проектной команды является использование системы электр онного
Руководитель -
проекта
Аналитическая группа
Экономист -
аналитик
бухгалтер
Экономист -
аналитик
Инженерно – проектировочная
группа
Инженер по проектированию
внутридомовых энергосетей
Инженер по проектированию
внутридомовых тепловых сетей
Инженер по проектированию
внутридомовых газовых сетей
Инженер по проектированию
внутридомовых вентиляционных
сетей
архитектор
Инженер - строитель
Инженер - проектировщик
Менеджер по работе с
подрядными
организациями
61
документооборота, созданной на базе 1С - «1С: Документ. 8», т.к. в учетной
практике как всей организации, так и проектной команды применяется
программный продукт «1С: Предприятие 8.0», который совместим с
рек омендуемой системой эле кт ронного д окументооборота, что не потребует
дополнительных затрат, связанных с конвертацией данных. Данный
программный продукт реш ает зада чи автоматизации учета документов,
взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины
и предоставляет следующие возможности:
• централизованное безопасное хранение документов,
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
• регистрация входящих и исходящих документов,
• просмотр и редактирование документов,
• контроль версий документов,
• полнотекстовый поиск докумен тов по их содержанию,
• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами,
изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем
пр оектирования, архивами, приложениям и и т.д.,
• коллективная работа пользователей с возможностью согласования,
утверждения и контроля исполнения документов,
• маршрутизация документов, настраиваема я по каждому виду документов
в отдельн ости,
• автоматизированная загрузка документов из электронн ой почты и со
сканера.
Число пользователей системы электронног о документооборота равно числу
членов команды проекта и составляет 12 человек.
Стоимость базовой версии программы «1С: Документ. 8» составляет
100000 руб., стоим ость лицензии на одно клиентское место 6300 руб., на 12
клиентских мест соответс твенно 75600 руб. В качестве дополнительных
расходов по внедрению системы электронного документооборота в проектной
команде необходимо отметить следующие:
62
- расходы по ежегодному обслуживанию – 50000 руб.
- расходы по установке ПО – 25000 руб.
- расходы на обучение персонала – 2500 руб. в расчете на одного работника.
Общая сумма расходов на обучение составит 30000 руб.
Таким образом, общая сумма затрат на внедрение системы электр онного
документооборота в проектной команде составит:
100000 + 75600 + 25000 + 25000 + 30000 = 280600 руб.
След ует отметить, что рекомендуемые меры по совершенствованию
управления прое ктной команд ой в ООО «Вилар» мог ут при вести к конфликтам,
которые в св ою очередь приведут к снижению результативности работы
проектной команды. Вследствие того что организац ии была рекомендована
новая стру ктура проектной кома нды, прогнозируется возникновение следующих
пр облем и конфликтов:
1. Объединение двух проектных команд в одну, к оторые ранее
функционировали в организации повлечет за собой высвобождение части
сотрудников. Во избежание увольнения данных сотрудников ООО «Вилар»
высвобожденные с отрудники могут быть переведены на другие участки
проектной работы, например, для раз работки проектов объектов
индивидуального жилищного строительства.
2. В связи с введением новых должностей возмож но возникновение
конфликтов в связи с распреде л ением полномочий и ответственности, прав и
обязанностей среди участников проектной команды. Для решения данной
пр облемы ООО «Вилар» рекомендуется следующее:
• Разработка должностных инструкций для каждого участника проектной
команды, учитывающей его обязанности не как сотрудника организации, а
как участника проекта;
• Разработка справочников команды проекта;
• Разработка ресурсны х календарей, что существенно упростит процесс
распределения ресурсов между участниками команды проекта.
63
3. Объединение участников различных проектны х команд может привести
к возникновению и раз витию межличностных конфликтов. Для устранения
данной проблемы ООО «Вилар» рекомендуется провести обучен ие участников
проектной команды на формирование навыков эффективного командного
взаимодействия. Рекомендуем ая программа обучения показана в таблице 13.
Таблица 13
Рекомендуемая программа обучения для проектной команды
ООО «Вилар»
Название
тренинга
Привлекаемые
сотрудники
Время
проведения
Стоимость, руб.
Тренинг
«Особенности
конфликтного
поведения в
группе»
Все участники
команды
май 2019 года
40000
Тренинг
«Готовность к
изменениям»
Все участники
команды
июнь 2019 года
40000
Тренинг
«Формирование
навыков принятия
коллективных
решений»
Все участники
команды
июль 2019 года
50000
Тренинг
«Особенности
team-bulding-а»
Все участники
команды
август 2019 года
60000
Тренинг
«Эффективное
распределение
финансов в
группе»
Руководитель
проекта
октябрь 2019 года
5000
Итого
195000
Состав тренинговых програм м, время их проведения и стоимость были
определены на основе анализа предложения услуг двух тренинговых агентств:
ООО «Эвенда групп», г. К алуга и ООО «Менеджмент - консалтинг», г. Москва.
Данные организации могут проводить тренинги в форме вебинаров, что позволит
компании, во-первых, сократить транспортные расходы, и во-вторых, позволит
осуществлять обучение без отрыва от выполнения своих профессиональных
обязанностей членами команды.
Общая сумма затрат на обучение составит 195 тыс. руб.
64
С учетом предложенны х рекомендаций была разработана общая
программа совершенствования формирования и развития проектной команды
ООО «Вилар». (таблица 14).
Таблица 14
Программа формирования и развития команды проекта ООО
«Вилар»
№
Мероприятие
Срок
реализации
Ответственное
лицо
1
Разработка актуального плана по
кадрам
01.03.2019 г.
Руководитель
проектного отдела
2
Разработка должностных
инструкций участников проектных
команд
15.03.2019
Руководитель
кадровой службы
3
Разработка справочника команды
проекта
20.03.2019
Руководитель
кадровой службы
4
Разработка ресурсного календаря
25.03.2019
Руководитель
планово –
финансового
отдела
5
Формирование команды проекта
01.04.2019
Руководитель
проектного отдела
6
Заключение договоров на
обучение персонала
05.04.2019
Руководитель
кадровой службы,
Генеральный
директор
7
Внедрение системы электронного
документооборота
01.04.2019
Руководитель
проектного отдела
Предлагаемая пр ограмм а мер по соверше нствованию практики формирования и
развития команды проекта должна обеспечить снижение затрат на организацию
командной работы, а также повысить эффективность и качество командног о
взаимодействия. Далее необходимо оценить эконом ический эфф е кт, который
получит организация от реализа ции предл оженных мер.
3.3. Оценка эффективности предложенных мероприятий
Предложе нные меры по развитию практики командообраз ования в ООО
«Вилар» поз волят организации получить экономический и социальный эффект.
Социальный эффект будет получен в ре з ул ьтате реализации мер по обучению
персонала организации. В качестве основны х составляющих социальног о