55
области градостроительной деятельности; распорядительных, методических и
нормативных документов по управлению качеством продукции; системы
государственного надзора, межведомственного и ведомственного контроля за
качеством продукции; технологических процессов и режимов производства;
основных технологических и конструктивных данных выпускаемой продукции;
действующих в строительной отрасли стандартов и технических условий на
выпускаемую продукцию, работ.
В связи с привлечением новых сотрудников и созданием нового отдела,
необходимо изменить и организационную структуру, соподчинительные связи
между подразделениями и руководящими лицами. Менеджер проекта будет
управлять непосредственно процессами разработки и реализации проекта, в
подчинение ему будут поставлены лица и подразделения, которые имеют
отношениям к вышеуказанным процессам: сотрудники строительных участков,
инженеры из ПТО.
Соподчинительные связи в новой организационной структуре выстроены
таким образом, чтобы строительные участки, ПТО, инженеры по поставке, по
охране труда, отдел по управлению качеством, экономист, а так же бухгалтер-
кассир подчинялись своим непосредственным руководителям и чтобы
менеджер проекта имел прямой доступ к информации о деятельности отдела.
При этом и главный инженер может по необходимости отслеживать ход работ.
В свою очередь проект-менеджер будет находиться в подчинении у главного
инженера и, соответственно, подотчетен ему.
Первостепенными задачами для сотрудников будут являться задания от
прямого руководителя. При реализации проекта менеджер имеет возможность
передавать указания и запрашивать документацию и необходимые сведения
через руководителей. В противном случае может возникнуть проблема
двойного подчинения, что отрицательно скажется на работе отделов.
Формирование эффективной команды управления проектом на основе
проектно-целевой организационной структуры «ВКУС СЕВЕРА».
56
Данная структура является проектно-целевой. Она характерна для
организаций, деятельность которых концентрируется на выполнении
определенного проекта (или программы как совокупности проектов),
достижении определенной цели. При этом все другие структурные образования
либо отсутствуют, либо имеют вспомогательное значение (штабные и
обслуживающие подразделения, комитеты и пр.).
Проектная организационная структура является совокупностью
нескольких параллельных функциональных структур, которые отличаются от
обычных тем, что принципиальное значение имеет достижение целей проекта,
горизонтальная интеграция.
С помощью такой организационной структуры реализуется прямое
подчинение сотрудников руководителю проекта и таким образом достигается
единое направление усилий этих сотрудников. Также укорачиваются
коммуникационные связи от сотрудников к руководителю проекта и от него к
высшему руководству компании.
3.2 Расчет затрат на формирование команды и этапы ее внедрения
Для создания и эффективного функционирования команды проекта в
«ВКУС СЕВЕРА» имеется резервный фонд. Финансирование фонда
осуществляется за счет средств, полученных за досрочную сдачу объектов в
эксплуатацию и за счет экономии материально – технических ресурсов при
использовании различных прогрессивных технологий. Основные затраты
«ВКУС СЕВЕРА» понесет на оборудование рабочих мест и обеспечение новых
сотрудников заработной платой.
Заработная плата менеджера проекта по Омской области составляет от
50 000 до 110 000 рублей в месяц, в зависимости от опыта кандидата и
сложности его будущих обязанностей. Предложим кандидатам на должность
менеджера проекта в «ВКУС СЕВЕРА» заработную плату в 75 000 рублей в
месяц.
Таким образом, за первый год работы менеджера проекта «ВКУС
СЕВЕРА» заработная плата составит 900 000 рублей.
57
В соответствии с Налоговым кодексом Российской федерации, главный
бухгалтер «ВКУС СЕВЕРА» ежемесячно обязан удерживать с заработной
платы сотрудника:
9750 руб. – удерживается и перечисляется НДФЛ (ставка 13%);
65250 руб. – выплачивается сотруднику;
2175 руб. – отчисление в Фонд социального страхования (ставка 2.9%);
3825 руб. – отчисление в Пенсионный фонд в части Федерального фонда
обязательного медицинского страхования (ставка 5.1%);
12000 руб. – отчисление в Пенсионный фонд в части Страховой части
пенсии (ставка 16%);
4500 руб. – отчисление в Пенсионный фонд в части Негосударственных
пенсионных фондов (ставка 6%);
150 руб. – отчисление в Фонд социального страхования (ставка 0.2%).
Согласно Трудовому кодексу Российской федерации ч. 1 ст. 219, что
работник имеет право не просто на рабочее место, а на такое, которое
соответствует нормативным требованиям охраны труда. Другими словами,
любое рабочее место должно быть аттестовано с указанием в соответствующих
актах степени безопасности исполнения на нем трудовой функции работника.
Из ч. 6 ст. 209 ТК РФ следует, что рабочее место – место, где работник должен
находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое
прямо или косвенно находится под контролем работодателя.
Рабочее место менеджера проекта предполагает наличие офисной мебели,
компьютера и прочей оргтехники. В таблице 3.1 представлены необходимые
для организации рабочего места предметы и затраты на их приобретение.
Планируемая заработная плата начальника отдела контроля качества
составит 26 100 рублей в месяц, его годовая заработная плата составит 313 200
рублей.
Инженер по строительному контролю и Инженер по качеству будут
получать заработную плату в размере 17 400 рублей в месяц. Их годовая
заработная плата составит 208 800 рублей.
58
Итого предприятие потратит на выплату заработной платы сотрудникам в
месяц 60 900 рублей, в год ― 730 800 рублей.
Затраты на оборудование рабочих мест для сотрудников отдела по
управлению качеством проекта (покупка офисной мебели, компьютеров и
прочей оргтехники) составят 110 225 рублей.
Таблица 3.1– Затраты на организацию рабочего места
менеджера проекта
Наименование
Количество
Стоимость (рубли)
Рабочий стол
1
14 500
Кресло
1
3 800
Монитор
2
21 000
Процессор
1
10 990
Клавиатура + мышь
1
1 700
Веб-камера
1
1 200
Микрофон
1
319
Колонки
1
230
Радиотелефон
1
2 290
ПО Microsoft Office 365 Small
Business Prem. 32-bit
1
7 350
ПО "Kaspersky Internet
Security"
1
1 990
Итого
65 369
Помимо прочего для создания и функционирования отдела по контролю
качеством так же необходимо произвести ремонтные работы, для чего
потребуется 45 767,7 рублей.
Общая сумма затрат на внедрение должности менеджера проекта и
формирование отдела контроля качества составит 221 362 рубля.
В связи с введением новых должностей, руководству «ВКУС СЕВЕРА»
предстоит провести и некоторые изменения внутри организации. Для того
чтобы оформить введение новой должности в организационную структуру
предприятия, необходимо:
издать приказ о внесении изменений в штатное расписание;
внести данные изменения в штатное расписание;
59
разработать должностную инструкцию работника.
Приказ о внесении изменений в штатное расписание - это нормативный
правовой документ, процесс подготовки которого можно разбить на следующие
этапы:
изучение законодательных и нормативных актов, в соответствии с
которыми создается данный приказ;
выявление раннее изданных по этому вопросу всех
распорядительных документов и анализ причин их неисполнения (если это
необходимо);
составление проекта документа;
оформление проекта приказа, его согласование и подписание.
После подписания приказа руководителем организации
разрабатывается должностная инструкция на данного сотрудника.
Должностная инструкция работника разрабатывается на основе:
классификационного справочника должностей руководителей,
специалистов и других служащих (из него берется соответствующая
квалификационная характеристика);
Трудового кодекса Российской Федерации.
В рамках ООО «ВКУС СЕВЕРА» для менеджера проекта может быть
разработана должностная инструкция, включающая следующие должностные
обязанности:
реализация (и разработка) строительных проектов;
контроль сроков реализации проекта в соответствии с
утвержденным планом (графиком);
разработка и согласовывает с главным инженером концепции, цели
и основные этапы проектов;
подготовка и ведение проектной документации;
участие в управлении расходами денежных средств по проекту в
соответствии с бюджетами движения денежных средств;
60
организация реализации проектов в соответствии с планами работ;
подготовка и принятие решений о внесении изменений в ходе
реализации проекта;
управление реализацией проекта в согласованные сроки, в рамках
выделенного бюджета и с требуемым уровнем качества;
координация работы участников проектных команд;
контроль качества выполнения работ по проектам;
корректировка графика и бюджета проекта и согласование
изменений с главным инженером;
инициация проведения совещаний и их планирование по ходу
выполнения проектов;
формирование и согласование промежуточных и итоговых отчетов
по проекту с руководителями отделов и представление отчетов главному
инженеру.
После завершения оформления необходимой документации и проведения
работ по оборудованию новых рабочих мест главный инженер и ПТО могут
приступить к этапу подбора персонала.
После ознакомления со всеми кандидатами главный инженер и
руководитель ПТО анализируют и сопоставляют результаты
профессионального отбора всех претендентов на данную должность,
прошедших требуемые ступени отбора. Исходя из проведенного анализа,
выбираются наиболее пригодные кандидаты на вакантные должности (рабочее
место), принимается окончательное решение об их найме и оформляются все
необходимые документы (трудовой договор, приказ о приеме на работу и др.).
Таким образом, формирование эффективной команды управления
проектом на основе организационной структуры ООО «ВКУС СЕВЕРА»
способствует решению выявленных ранее проблем. В рамках выбранной
структуры можно сделать упор на децентрализацию полномочий с тем, чтобы
дать нижестоящим руководителям право самим принимать важные решения и
61
вносить изменения. Потенциальные преимущества такой схемы заключаются в
улучшении взаимодействия и обмена информацией между сотрудниками и, как
следствие, повышении эффективности процессов реализации проекта, принятия
решений, улучшении подготовки руководителей и сотрудников разных
уровней.
Успешная реализация формирования эффективной команды позволит
усовершенствовать ряд показателей:
– сроки реализации проекта;
– качество выполнения работ;
– сметная стоимость объекта.
Так, нормативный срок реализации проекта в жилищном строительстве
составляет 330 дней. Благодаря работе новой команды, а именно:
перераспределению задач и обязанностей, организации работ, разработке новых
нормативов, усилению контроля за выполнением задач по проекту и их
качеством и стоимостью, можно сократить плановые сроки на 10%. Таким
образом, продолжительность проекта составит 297 дней.
За качеством выполнения работ будет следить нововведенный отдел по
управлению качеством. В первую очередь, это будет способствовать усилению
контроля, т.к. ранее этим занимался главный инженер, у которого большой
перечень должностных обязанностей. Отдел будет заниматься исключительно
проверкой и поддержанием уровня качества на высоком уровне. Это позволит
сократить срок реализации и получить дополнительные премиальные выплаты
от заказчика, объем которых составляет 3-5% (условия получения
прописываются при заключении договора).
Смоделируем эффект от формирования эффективной команды проекта на
примере объекта «Жилой дом по ул. 5-я Кордная». Сметная стоимость объекта
составляет 186 208 088,4 рублей (исходя из стоимости 28 540 рублей за 1 м. кв.
полезной площади объекта). Продолжительность работ составляет 350 дней. По
договору объем премиальных выплат, предусмотренных за досрочное и
62
качественное выполнение работ по проекту- от 4% до 10% от сметной
стоимости проекта.
Если эффективная работа команды позволяет сократить сроки на 10%, то
продолжительность проекта составит 315 дней. За сокращение сроков
премиальные выплаты при минимальной ставке могут составить 7 448 323,54
рублей (без учета налогов). Это позволит сэкономить на фонде заработной
платы и выплатить премии из премиального фонда заказчика (инвестора).
Таким образом, можно отметить, что формирование эффективной
команды будет способствовать не только совершенствованию процессов
управления и выполнения работ по проекту, но и его успешной реализации, а
именно: сокращению сроков выполнения работ; соответствию качества
выполняемых работ нормам и правилам; снижению стоимости объектов;
экономии фонда заработной платы.
63
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В ходе написания выпускной квалификационной работы были изучены
теоретические основы формирования команды проекта и факторы, влияющие
на эффективность ее функционирования. Команда проекта - это группа
сотрудников организации и привлеченных внешних специалистов (фирм),
работающих над осуществлением проекта в установленные на его реализацию
сроки и подчиняющихся менеджеру проекта.
Как правило, количество людей в команде зависит от объема работы в
проекте. Лидеры - предметно-ориентированные специалисты составляют
команду управления проектом. Лидерами являются руководители,
непосредственные исполнители, которые концентрируются на конкретной
задаче проекта.
Эффективную команду можно охарактеризовать общепринятыми
критериями эффективности любой организационной структуры, однако есть и
специфические черты, присущие только команде. Различают эффективность с
позиций профессиональной деятельности по проекту и организационно-
психологического климата.
В профессиональном отношении эффективность — это, прежде всего
нацеленность всей команды на конечный результат, инициатива и творческий
подход к решению задач. Высокая производительность и ориентированность на
лучший вариант решения, активное и заинтересованное обсуждение
возникающих проблем дополняют характеристику команды, эффективной в
профессиональном отношении.
С позиций организационно-психологического климата эффективной
можно назвать такую команду, в которой:
неформальная атмосфера;
задача хорошо понята и принимается;
ее члены прислушиваются друг к другу.
64
Главная цель формирования команды — самостоятельное управление и
преодоление своих проблем. Этот процесс может реализовываться не сразу, а в
течение длительного времени.
Создание команды – дело сложное и кропотливое. При ее формировании
в полной мере должны быть учтены следующие требования:
• каждый участник команды обязан во всей полноте осознать цель,
поставленную перед коллективом; оптимально. Когда в формировании цели
участвует вся команда;
• команда функционирует как единый организм, причем ответственность
за результаты также носит коллективный, а не индивидуальный характер;
• любой участник команды должен постоянно совершенствовать свою
квалификацию, чтобы обладать универсальными в своей сфере знаниями,
трудовыми навыками. Это позволяет эффективно и творчески работать в
пределах закрепленного за ним участка работы и на месте любого другого
члена команды. Он должен быть способен в любое время «подставить плечо»
нуждающемуся в нем члену коллектива, постоянно взаимодействовать с
другими его представителями. В то же время команда не может диктовать
состоящим в ней партнерам свою волю – каждый сохраняет собственную
самостоятельность;
• все члены команды имеют равные права в ее работе, планируют свою
личную трудовую деятельность и деятельность всего коллектива, участвуют в
формировании плана работы каждого члена команды;
• как в любом коллективе обязанности каждого участника команды
уточняются, но достаточно гибко. В процессе выполнения плановых заданий
распределение функций, как правило, постоянно меняется;
• подбор участников командного коллектива осуществляется, в первую
очередь, по психологической совместимости;
• управление командой осуществляется коллективно. За руководителем
закрепляется функция координации и представления ее интересов во внешней
сфере.