45
применяется система ABC-планирования. Она проста и обеспечивает легкий
анализ данных. Сейчас использование системы почти полностью
автоматизировано.
Ежемесячно все сотрудники – как рядовые, так и руководящие –
составляют индивидуальные планы работы, а непосредственный начальник при
необходимости их корректирует. Поставленным задачам присваивается одна из
трех категорий: «A» (самым важным), «B» (средней важности) или «C»
(мелким и легким) – и соответственно назначается число баллов за выполнение.
Для каждой задачи определяется срок ее решения (если задача многоэтапная,
сроки устанавливаются для каждого этапа). При просрочке выполнения задачи
сотруднику засчитывается меньше баллов, чем предусматривалось изначально.
В результате руководитель в любой момент может узнать, над какими задачами
работают сотрудники, когда они должны их решить и какие из задач уже
просрочены.
В результате сотрудниками набирается за месяц работы некоторый
процент выполнения работ и главный инженер может отнести работу команды
к одной из категорий:
90 процентов и больше – «A»,
75–89,99 процентов – «B»,
менее 75 процентов – «C».
По данным от главного инженера в первом квартале эффективность
команды составила 80%, что относится к категории «В». Это значит, что не все
своевременно выполняют свои обязанности.
Возможно, причиной для этого служит тот фактор, что в отделах мало
сотрудников и им часто приходится сталкиваться с перезагруженностью.
Поскольку, например, на сотрудников производственно-технического отдела в
«ВКУС СЕВЕРА» возлагается большое количество обязанностей,
невыполнение которых может повлечь невыполнение дальнейших работ по
проекту.
46
Сам главный инженер «ВКУС СЕВЕРА» отмечает, что не всегда
сотрудники выполняют работы в срок еще и потому, что происходит
замедление обмена информацией между отделами. Так, например, при
составлении договоров на поставку оборудования, заместитель директора
должен изучать сметы. Если инженер-сметчик не составит ее вовремя, то и
составление договоров и их заключение будет произведено позднее
запланированных сроков.
Все работы, выполняемые специалистами, взаимосвязаны и сроки их
выполнения взаимозависимы. Поэтому при большом количестве поступивших
на реализацию проектов на главного инженера ложится так же функция
координатора. Несмотря на то, что это, безусловно, относится к одной из его
обязанностей, это отнимает немалое количество времени. При многообразии
своих должностных обязанностей главный инженер вынужден тратить свое
рабочее время на решение вопросов, с которыми подразделения могли бы
справиться самостоятельно.
Сотрудники, в свою очередь, иногда не справляются со всеми задачами
из-за нехватки времени. Сотрудники берутся за выполнение заданий, более
приоритетных, чем другие, не успевая завершить другие. Это влечет за собой
задержку производственного процесса в других подразделениях и на участках.
Для эффективного функционирования организация должна быть
обеспечена всеми подразделениями, а обязанности и ответственности
равномерно распределены между подразделениями.
В «ВКУС СЕВЕРА» разработано Положение о службе обеспечения
качества производства строительно-монтажных работ в соответствии с
требованиями СНиП 12-01-2004 «Организация строительства» в части
обеспечения качества строительно-монтажных работ и предусматривает
осуществление всех видов контроля качества.
Главный инженер осуществляет общее руководство в организации работ
по обеспечению качества производства, а так же контроль за выполнением
организационно – технических мероприятий. Начальники участков и
47
бригадиры частично берут на себя ответственность по обеспечению некоторых
видов контроля и ведут журнал работ. Но все основные обязательства
возлагаются на главного инженера. При этом, главный инженер является
первым заместителем директора организации и несет ответственность за
результаты и эффективность производственной деятельности.
Из этого следует, что на главного инженера возложено немалое
количество обязанностей, и он является одним из основных ответственных лиц
в «ВКУС СЕВЕРА». Множество предъявляемых к нему требований влечет
необходимость каким-то образом уменьшить его нагрузку.
Главный инженер «ВКУС СЕВЕРА» отмечает, что несмотря на все
сложности, с которыми сталкивается команда, все проекты выполняются в
срок. Заказчики отмечают высокое качество выполненных проектных работ и
то, что они завершаются в установленные сроки. Это, безусловно, является
результатом трудов проектировщиков и планировщиков, которые, благодаря
своему опыту, способствуют внесению своевременных изменений в ход
реализации проекта. Так же при планировании работ они заранее отмечают, на
каком этапе следует заложить больший или меньший резерв времени, куда
направить большее количество рабочих.
2.4 Аналитическое резюме
Деятельность ООО «ВКУС СЕВЕРА» в целом можно охарактеризовать
как эффективную. На текущий момент все сотрудники обеспечены работой на
проектах, организация курирует 3 крупных проекта, из которых один подходит
к завершению (отделочные работы в домах в микрорайоне «Прибрежный»).
Все сотрудники точно знают о своих обязанностях, полномочиях и правах
и ведут работы в соответствии с ГОСТами, СНИПами и прочей нормативной
документацией. Качество выполняемых по проекту работ тщательно
контролируется и регулируется в соответствии с требованиями, выдвигаемыми
заказчиком. Необходимо отметить, что контроль за качеством осуществляет
главный инженер и ориентируется на различные строительные стандарты и
нормативы.
48
Для успешной реализации проекта первостепенное значение имеет его
эффективная команда, возглавляемая главным инженером проекта, от
профессиональных, организационных и личностных качеств которого в первую
очередь зависит результат проекта. Главный инженер отвечает не только за
организацию работы команды, но и осуществляет контроль за соблюдением
проектной, конструкторской и технологической дисциплины. В целом,
коллектив «ВКУС СЕВЕРА» позиционирует себя как единую проектную
команду.
Большую часть работ по планированию проекта выполняет
производственно-технический отдел в «ВКУС СЕВЕРА», который объединяет
в себе функции планового, сметного и договорного отделов. Он обеспечивает
высокий технический уровень строительства, увязку технологической
последовательности и сроков выполнения работ подрядными и субподрядными
организациями; осуществляет контроль за своевременным обеспечением строек
проектно-сметной документацией. Это является одним из минусов организации
работ в «ВКУС СЕВЕРА», поскольку такое многообразие обязанностей
возлагается на отдел, в котором работает всего три сотрудника.
Когда «ВКУС СЕВЕРА» занимается реализацией одного проекта, то это
не вызывает особых сложностей. Но если количество реализуемых проектов
увеличивается, то это влечет за собой ряд некоторых трудностей: проблема
распределения работников, ресурсов и материалов между объектами; высокая
приоритетность одного проекта над другим. Подобные отклонения влекут за
собой возникновение конфликтов в команде. В этом случае главный инженер и
ПТО должны дополнительно заниматься координацией работ как на
строительных участках, так и внутри управленческого звена, а так же решать
возникающие конфликты; обеспечивать обмен информацией между
подразделениями и усилить контроль за этим процессом, поскольку самое
важное при реализации нескольких проектов- грамотное распределение задач и
ресурсов между объектами; помимо этого необходим усиленный контроль за
ходом проекта и своевременное внесение изменений при необходимости.
49
Дополнительные обязанности влекут за собой перегруженность
сотрудников и несвоевременное выполнение своих обязанностей. Следствием
этого является снижение эффективности деятельности команды. Как правило,
это проявляется в задержке подготовки документации (проектов договоров,
бланков отпуска материалов на участки, смет и т.д.), ослабевании контроля за
работой на строительных участках. Одним из самый тяжких последствий этого
является увеличение нормативных сроков реализации проекта, что влияет на
его стоимость. Заказчики не одобряют, если планируемые и реальные сроки
сдачи объекта в эксплуатацию сильно расходятся. Как правило, в таких случаях
все дополнительные расходы возлагаются на «ВКУС СЕВЕРА», а так же
сокращаются объемы премиальных выплат.
Таким образом, в результате исследования была выявлена необходимость
формирования эффективной команды управления проектами. Одним из шагов
станет внедрение в структуру «ВКУС СЕВЕРА» нового отдела и должностей.
Следует нанять таких специалистов, которые могли бы принять на себя часть
обязанностей главного инженера и производственно-технического отдела,
способствуя организации эффективной деятельности подразделений, а так же
оптимизации связи между ними.
50
3. ФОРМИРОВАНИЕ ЭФФЕКТИВНОЙ КОМАНДЫ
ПРОЕКТА В ООО «ВКУС СЕВЕРА»
3.1 Мероприятия по формированию эффективной команды проекта
В результате проведенных исследований и оценки деятельности
проектной команды, были выявлены проблемы: перегруженность сотрудников,
осложнения взаимодействия отделов, снижение эффективности работы
команды. Основной причиной этому служит большой объем работ,
выполняемый сотрудниками подразделений и ослабевание координации
действий при большом объеме работ.
Решением проблемы может стать формирование новой эффективной
команды управления проектом. Это поможет создать новую эффективную
команду, перераспределить обязанности и связи между сотрудниками, а так же
нанять такого специалиста, который будет выполнять роль координатора
деятельности и процесса обмена информацией между подразделениями.
В связи с этим, в организационную структуру «ВКУС СЕВЕРА»
предлагается ввести должность менеджера проекта, который будет
способствовать осуществлению равномерного распределения задач и возьмет
на себя роль координатора процессов. Помимо этого, предложено ввести отдел
по управлению качеством.
Руководитель или менеджер проекта – сегодня достаточно
распространенная должность в компаниях различных направлений
деятельности, в том числе - и в строительстве.
Менеджер проекта – главное лицо, ответственное за достижение
проектных целей, от личностных и деловых качеств которого зависит степень
достижения целей проекта и его успех.
Менеджер проекта в организации – это либо роль, на которую
назначается штатный сотрудник того или иного подразделения, или постоянная
штатная единица.
51
Менеджер проекта создает условия для работы команды проекта,
обеспечивает вдохновляющую атмосферу для членов команды проекта; умеет
брать на себя полномочия и использовать их; вовремя предотвращает
возникновение проблем и успешно решает их внутри команды проекта или с
заинтересованными сторонами проекта.
Менеджер проекта всегда анализирует проект и извлекает из него уроки с
целью последующего применения в новых проектах, а на основе личного
портфолио проектов, менеджер может внедрять шаблоны задач и действий в
аналогичных проектах.
Руководитель проекта обеспечивает правильное распределение ролей и
обязанностей между членами команды проекта; планирует проекты (в больших
проектах руководит процессом планирования проекта, привлекая для этого
человеческие ресурсы из других функциональных подразделений); отслеживает
ход его реализации; управляет приоритетами в проекте, выявляя риски проекта
и управляя ими на постоянной основе; проводит контроль изменений в проекте.
Менеджер проекта также способствует хорошим рабочим
взаимоотношениям между членами команды проекта; решению конфликтов и,
по возможности, устранению причин их возникновения.
К кандидатам предъявляются следующие требования:
Желательное наличие опыта:
управления аналогичными проектами (не менее 1-го);
руководства не менее 2-х лет, не менее 5-ти подчиненных;
ведения переговоров;
разрешения конфликтных ситуаций;
взаимодействия с подрядчиками/поставщиками;
организации и проведения тендеров;
администрирования договоров;
организации документооборота по проекту;
планирования и контроля исполнения работ по проекту.
52
Навыки:
уверенного пользователя компьютера (Word, Excel, Internet,
почтовые программы);
работы с пакетами по управлению проектами (Ms Project/ Spider
Project/ Primavera);
организации и проведения совещаний.
Личные качества:
системное мышление;
ответственность;
высокая работоспособность;
коммуникабельность;
гибкость;
стрессоустойчивость;
Функции:
реализация проектов с обеспечением исполнения основных
контролируемых параметров: время, затраты, качество с целью получения
запланированной прибыли;
формирование календарного графика выполнения работ по проекту;
осуществление бюджетного планирования проекта, в т. ч.
определение потребности в финансировании;
координация всех участников проекта;
оперативный контроль хода реализации проекта – контроль сроков
и финансовых потоков проекта;
проведение регулярных совещаний с внешними участниками
проекта о ходе реализации проекта;
анализ финансовых показателей по проекту;
подготовка решений, которые повлияют на сроки и затраты по
проекту;
53
организация учета обязательств сторон в разрезе заключенных
договоров;
проведение тендеров по выбору подрядных организаций;
подготовка решений о смене подрядных организаций;
контроль сдачи объекта/продукта в эксплуатацию;
контроль официального оформления документов на объект/продукт
(получение правоустанавливающих документов).
Поскольку численность сотрудников в «ВКУС СЕВЕРА» невелика, а
также ввиду их специализации в строительстве и проектировании строительных
объектов, предпочтительнее привлечь специалиста «извне».
Проведением отбора кандидата на должность менеджера проектов будут
заниматься главный инженер и начальник производственно-технического
отдела, поскольку они как никто способны определить требования,
предъявляемые к потенциальному менеджеру, его опыту и знаниям.
С появлением менеджера проектов, главный инженер будет частично
освобожден от: осуществления руководства деятельностью технических служб
организации; контроля за результатами их работы; состоянием трудовой и
производственной дисциплины в подчиненных подразделениях.
ПТО, в свою очередь, будет освобожден от: руководства работой по
оперативному регулированию, обеспечению коммуникаций и связи;
отслеживанием хода строительного производства; осуществления руководства
разработкой производственных программ и календарных графиков
строительства, их корректировкой в течение планируемого периода;
организации оперативного контроля за ходом строительства; координации
работы подразделений организации, принятия мер по обеспечению
ритмичности выполнения календарных планов производства, предупреждению
и устранению нарушений хода производственного процесса.
54
Снижение нагрузки на главного инженера и ПТО позволит им заниматься
больше техническим обеспечением проекта, что приведет к концентрации на
производственно-технологических задачах и росту результативности труда.
Помимо введения должности менеджера проекта для формирования
более эффективной команды ООО «ВКУС СЕВЕРА» необходимо внедрить
отдел по управлению качеством. Отдел по управлению качеством будет
состоять из начальника отдела контроля качества, инженера по строительному
контролю и инженера по качеству. Основные этапы по его внедрению более
подробно рассмотрены в выпускной квалификационной работе «Управление
качеством проектов в ООО «ВКУС СЕВЕРА»».
Начальник отдела контроля качества должен знать законы и иные
нормативные правовые акты Российской Федерации, распорядительные,
методические и нормативные документы по управлению качеством
строительной продукции; систему государственного надзора,
межведомственного и ведомственного контроля за качеством строительной
продукции; системы, методы и средства технического контроля; технологию
производства строительной продукции; действующие в строительстве и в
организации регламенты, стандарты, нормы и правила, технические условия;
порядок проведения сертификации продукции (работ, услуг).
Инженер по строительному контролю должен знать законы и иные
нормативные правовые акты Российской Федерации в области
градостроительной деятельности; распорядительные, методические и
нормативные документы по выполнению строительно-монтажных работ;
перспективы технического развития организации; технические условия и
графики выполнения строительно-монтажных работ; стандарты, технические
условия на строительные материалы, детали, конструкции; строительные
нормы и правила; основы технологии производства и способы ведения
строительно-монтажных работ.
На должность инженера по качеству предлагается назначить лицо со
знанием законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в