52
Рисунок 14. Декомпозиция проекта
В процессе выбора команды необходимо учитывать функцию
психологической совместимости, учитывая ценностную ориентацию
сотрудников. Также необходимо создать соответствующую рабочую среду
в команде проекта, которая определяется поведением организации
и руководителей команды.
После определения структуры команды и выбора менеджера проекта
работа группы должна быть спроектирована таким образом, чтобы разумно
использовать и распределять ресурсы проекта.
Первым шагом является планирование сотрудников, которое является
определением ротации команды. В будущем все члены команды должны
участвовать в подготовке рабочего плана. Основой для разработки рабочего
плана здесь является план разработки и реализации проекта.
53
Таблица 16
Расчет затрат
Категори
я затрат
Должност
ь
Оклад,
руб./мес
.
Дневная
зарплата
,
руб./ден
ь
Продолжительност
ь работ
исполнителя, дней
Итого
, руб.
Оплата труда
Главный
инженер
23715,58
1078
93786
Ведущий
инженер
22932,47
1042,4
39
40653,6
Инженер
1-й
категори
и
21693,92
986,09
85789,83
Инженер
2-й
категори
и
20383
926,53
80608,11
Инженер
3-й
категори
и
19272
876
76212
ИТОГО (тарифная заработная плата)
293952,5
Доплата (40% от тарифной заработной платы)
527869,4
Основная заработная плата (сумма тарифной з/п и
доплат)
904918,9
Дополнительная заработная плата (20% от основной з/п)
180983,8
Основная и дополнительная заработная плата
1085902,7
Взносы во внебюджетные фонды
371379 руб.
Стоимость персонального компьютера и периферии
Системный блок
15000,00
ЖК монитор Dell 17”
5000,00
Клавиатура
500,00
Мышь
200,00
Лазерный принтер HP
50000,00
Итого (Sоб)
70700,00
Амортизационные отчисления за год
17675 руб./год
Амортизационные отчисления используемого
оборудования
за время работы над проектом
3114,86 руб.
Стоимость электроэнергии, затраченной
оборудованием за время работы над проектом
281,71 руб. (с
учетом НДС)
Затраты на содержание и эксплуатацию оборудования
3396,57 руб.
Прочие денежные расходы
1085902,7 руб.
В результате реализации проекта затраты предприятия снизятся
на 190 080 руб.
54
Проведем расчет ROI-показателей и стоимости владения в будущем
(TCO). ROI - отношение всей прибыли, полученной в период владения
инвестиционным активом к величине осуществленной инвестиции.
В нашем случае ROI = 6608188/1089,3 = 6066,5тыс. руб.
Стоимость эксплуатации системы составляет в среднем 36 тыс. руб.
в год.
3.3 Особенности развития команды проекта и предложения по повышению
эффективности её деятельности
В CRM ведется учет всех клиентов и не только. Любая «зацепка»
(в Битрикс24 - это «лид»), которая в будущем может стать реальным
клиентом, фиксируется. Это может быть email, пропущенный звонок,
событие.
Рисунок 15. Лиды в CRM Битрикс24
Внедрение такого типа системы в ООО «ВТК-сопровождение» просто
необходимо. Сотрудники ведут учет в бумажном виде, что может привести
55
к потере клиентов. Да и руководителю будет понятнее, какой курс для
фирмы выбирать дальше.
Рисунок 16. Аналитика в CRM Битрикс24
Таким образом, внедрение системы CRM Битрикс24 позволит увидеть
«проблемные» сделки, где, куда и сколько ресурсов вливается впустую.
Система работы с клиентами в виде блок-схемы представлена
в приложении 2.
Итак, рассмотрим, какие инструменты работы ООО «ВТК-
сопровождение» видоизменятся с приходом Битрикса 24.
1. CRM
После внедрения сразу встал вопрос переноса базы. С помощью
конфигуратора Битрикс24 добавятся 2 пользовательских поля IDamocrm
и IDterrasoft для трекинга контактов, кто откуда. С помощью доступной API
56
будут состыкованы Битрикс24 и AmoCRM. Был добавлен юридические
адреса из 1С, закрепили ответственных людей за каждым клиентом.
Что дало. В итоге в конечной базе: клиентов по направлению GPS
около 180 компаний, по направлению МТ – около 70 компаний. Общее число
контактов в базе (номер ID последней созданной сущности). Контактов –
17445, компании – 16015.
Сократилось время поиска организации. Есть глобальный поиск
по всем созданным сущностям, есть поиск по телефону или email. Так что
сейчас, чтобы найти существующего клиента нужно не более 10 секунд.
2. Задачи:
С приходом в Битрикс24 работа по задачам стала просто
наглядной. Зайдя в раздел задачи, сотрудник видит разные типа задач: делаю,
помогаю, поручил, наблюдаю. Отдельно в красном кружечке есть подсчет
просроченных задач.
В каждой задачи можно задать соисполнителей, кто будет
помогать при выполнении задачи, и наблюдающих, которые должны быть
в курсе происходящего. Каждое изменение задачи будет отображено
всплывающим окном и показана на Живой ленте (на главной странице
портала).
Сохраняется история по задаче.
Любой из участников может добавить комментарий, который
поможет для исполнения задачи.
Удобная вкладка «Руковожу», доступная для руководителей
отделов, позволяет видеть количество задач, в которых участвуют
подчиненные и красными цифрами горят просроченные задачи.
Что это дало ООО «ВТК-сопровождение»: контроль сроков исполнения
существенно облегчился – просто наглядно просрочены задачи
подсвечиваются красным.
3. Группы экстранет:
57
Достижение в Битриксе – группы экстранет, куда можно пригласить
любого партнера и предоставить ему сильно ограниченные права.
Фактически будет доступна только информация в группе: сообщения,
календари, задачи. Но доступа к CRM и задачам других сотрудников
у партнера не будет. Зато будет прекрасная возможность обмениваться
сообщениями и документами (отчетами по агентским вознаграждениям).
И все будет храниться в одном заданном месте.
4. Регистрация с лендинга и учет источника.
Лендинги были сделаны на LPgenerator’е. В нем не так давно появилась
возможность стыковки с Битриксом. Так что, когда поступает заявка, она
автоматически загружается в CRM и в комментариях пишется название
лендинга. Причем, если нажать кнопку синхронизации от имени менеджера
по продажам, то при поступлении заявки, он будет являться ответственным
по загруженному в CRM лиду.
Более того создан бизнес-процесс, который автоматически после
регистрации нового клиента на сайте, отправляет ему письмо
с подробностями о продукте и последующей работы, а также ставит задачу
менеджеру созвониться на следующий день с клиентом. И менеджеру нет
необходимости вручную отправлять письмо, потом ставить себе задачу
созвониться.
Что это дало ООО «ВТК-сопровождение»:
Такая синхронизация позволяет проследить каждого лида, оставившего
заявку. Проследить, как сработал по ней менеджер. Более того это дает
возможность посчитать конверсию лидов в заказы и в итоге измерить
эффективность и рентабельность проведенной рекламной компании.
А созданный бизнес-процесс позволил высвободить минимум 10 минут
на обработку одной заявки менеджером по продажам.
5. Рабочее время
Сейчас основная работа сотрудников происходит в Битриксе 24,
там CRM с контактами клиентов, календари встреч и задачи от начальства,
58
поэтому зайти туда - это часть рабочего процесса. Но, зайдя, натыкаешься
на большое зеленое окно в верхней части экрана, которое призывает «Начать
рабочий день». Нажимаешь, и запускается внутренний таймер. В конце дня
нужно нажать завершить и заполнить краткий отчет о рабочем дне.
Но, если не закрыть рабочий день, то в следующий раз об этом
программа напомнит уже большим красным окошком и фактически не даст
работать, пока не будет закрыт день. И еще на всякий случай фиксируется ip,
чтобы отследить, не закрыл ли человек день уже дома, после работы.
В итоге появляется табличка с отчетом по каждому сотруднику - кто
сколько часов и минут провел на работе.
Что это дало ООО «ВТК-сопровождение»: ясно видно, кто во сколько
пришел, кто во сколько ушел, сколько часов в месяц проработал. От этого
и происходит расчет окладной части.
6. Статистика сотрудников
Отчет по действиям сотрудника: количество звонков, встреч,
отправленных писем автоматом формируется и доступено для анализа.
Сделали еще специальные отчетные ежемесячные задачи, куда менеджеры
по продажам отписываются – делают список проектов, с которыми они
работают, со ссылками на занесенные сделками, пишут общую сумму
перечисленных на счет компании денег и прогноз, сколько еще до конца
месяца перечислят. Все статистики в одном месте в Битрикс24.
Что это дало ООО «ВТК-сопровождение»: наглядный срез результатов
работы.
Дополнительные бонусы системы:
1. Интуитивный и полнотекстовый поиск по всем сущностям
портала.
2. Качественная работа по сделкам. Каждый проект по продажам,
проходит через определенные стадии и содержит определенные действия
менеджера по продажам – звонки, встречи, письма. Чтобы сохранить это все
в одном месте и иметь предысторию, в Битриксе есть такая сущность,
59
как Сделка. Если заносить туда информацию, то все эти действия
сохраняться, можно назначить новые дела, которые напомнят о себе
в нужное время. Есть сумма сделки. Так что руководитель в 2 клика может
сделать отчет – Воронку продаж – сумма сделок на разных стадиях. И уже
из нее делать выводы, понять на какой стадии клиенты застревают и тогда
намного легче сделать управляющие воздействия.
3. Одной из главных особенностей Битрикс24 является живая лента.
Туда показываются все события связанные с сотрудником. Отображаются
изменения задач, или постановки встречи. Более того уже после месяца
использования портала, что скорость внутренней работы резко
увеличивается. Какие проблемы уже не замалчиваются, если она требует
нетривиального решения и привлечения других сотрудников, тогда он пишет
ее прямо на стену для всех сотрудников или для рабочей группы по проекту.
Тогда решение быстро находится, проблема решается.
Рисунок 17. Упрощенная схема взаимодействия с CPM Битрикс 24
в ООО «ВТК-сопровождение»
Успешное внедрение CRM системы – когда после всех работ
исполнителя по настройкам, обучению и поддержке компания решает
в портале нужные задачи эффективнее и быстрее, чем до этого.
60
Таким образом, для ООО «ВТК-сопровождение» внедрение Битрикс24
сразу покажет, кто действительно занят и старается работать на результат,
а кто тянет назад всю фирму:
1. Дать поручение работникам руководитель может буквально
в «один клик», а все задействованные сотрудники моментально получают
уведомления;
2. Специальные счетчики выделяют поставленные задачи разными
цветами, что помогает персоналу планировать свое время. Каждый
сотрудник наглядно видит, что ему осталось сделать, а какое задание он уже
просрочил;
3. Работники существенно уменьшают число ошибок, связанных
с человеческим фактором (невнимательностью, забывчивостью,
рассеянностью), так как к каждому проекту прикрепляется вся необходимая
информация о работе.
Начальник получает полный контроль над ситуацией — в программе
видны все проекты и задачи, каждую из них легко назначить и проверить.
Сотрудникам гораздо понятнее, что от них требуется. Они наглядно
видят, что им осталось сделать и уже не получится списать свои ошибки
на забывчивость или на то, что они не знали о сроках.
Также очень удобно в Битрикс24 сделан планировщик проектов.
Он представляет собой диаграмму Ганта, которая позволяет составить план
работ в удобном графическом виде. Даже руководитель с небольшим опытом
легко назначит сроки для мелких задач, верно определит очередность
поручений и установит связи между различными заданиями.
61
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В процессе теоретического исследования было определено,
что особенностью проекта является то, что он всегда нацелен на конкретный
результат, на определенную предметную область, а также на достижение
определенных целей. Реализуют проект его руководство, команда проекта
и менеджеры.
Управление проектом – это методология планирования, организации,
руководства, координации материальных и человеческих ресурсов
на протяжении проектного цикла, которая направлена на эффективное
достижение целей проекта посредством использования системы современных
методов, технологий и техник управления для достижения установленных
результатов по стоимости, объему и составу работ, качеству, времени и т.д.
Управление проектами осуществляется с целью достигнуть или
превысить в результате ожидания участников.
Жизненный цикл проекта представляет собой период времени между
моментом зарождения идеи проекта и моментом его завершения,
ликвидации. Формирование команды проекта — процесс непростой,
и зависит он от грамотно организованной руководителем работы и общего
настроя в коллективе.
Итак, можно сделать вывод, что с началом кризиса покупательская
способность населения резко упала. Единственное, что может оказать
положительное влияние на ООО «ВТК-сопровождение» - это то, что многие
конкуренты сейчас теряют свои позиции или уходят с рынка.
Политические факторы оказывают огромное влияние на компании.
Политика оказывает большое влияние на поведение потребителей.
Политические факторы серьезно влияют на различные виды бизнеса.
Это особенно верно в странах, где политическая система, такая как Россия,
все еще находится в зачаточном состоянии.