55
Угрозы банкротства, насильственной реорганизации нет. Связь с основными
поставщиками, покупателями - стабильная.
56
ГЛАВА 3. ПРОБЛЕМЫ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ И ПУТИ
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
СОБСТВЕННЫМ БИЗНЕСОМ ИП ИВАНОВ А.С.
3.1 Выявление основных проблем при управлении собственным бизнесом
ИП Иванов А.С.
Для оценки существующей организационной структуры управления ИП
Иванов А.С. целесообразно оценить эффективность деятельность каждого
структурного подразделения.
Отдел производства под руководством главного инженера отвечает за
производство продукции.
В их обязанности входит все вопросы, связанные с производством,
изучением периодических отчетов о работе и техническом состоянии
продукции с целью постоянного совершенствования методов управления и
повышения экономической эффективности их эксплуатации.
Также главный инженер отвечает за безопасность продукции. Технике
безопасности кабельной продукции придается большое значение.
Главный инженер осуществляет контроль работы отдела производства,
рассмотрение заявок на ремонт и запасные части, осмотр и
освидетельствование продукции и обеспечение безопасности.
Стоит отметить, что по итогам 2018 года внеплановых простоев
производства не было, что не повлекло за собой невыполнение договорных
обязательств перед клиентами и, как следствие, снижение прибыли
предприятия. Таким образом, стоит высоко оценить эффективность
деятельности главного инженера и отдела производства.
Важными структурными отделами, непосредственно влияющими на
деятельность ИП Иванов А.С. являются отдел продаж и финансово-правовой
отдел с юристом и экономистом.
В функциональные обязанности менеджера по продажам входит:
1. Организация и ведение продаж:
⎯ поиск потенциальных клиентов;
57
⎯ ведение коммерческих переговоров с клиентами в интересах
Фирмы;
⎯ оперативное реагирование на информацию, поступающую от
клиентов;
⎯ выяснение потребностей клиентов в услугах, предлагаемых
Фирмой, и согласование заказа с клиентом в соответствие с его потребностями;
⎯ мотивация клиентов на работу с Фирмой.
2. Планирование и аналитическая работа:
⎯ составление ежемесячного плана продаж;
⎯ анализ статистических данных продаж;
⎯ предоставление отчетов по итогам в работы в соответствии с
регламентом работы отдела и Фирмы.
⎯ участие в составлении прогнозов на оказываемые услуги Фирмы.
3. Обеспечение продаж:
⎯ прием и обработка заказов клиентов, оформление необходимых
документов, связанных с производством для клиентов Фирмы;
⎯ осуществление информационной поддержки клиентов;
⎯ осуществление информирования клиентов обо всех изменениях,
увеличениях и снижениях цен, акциях по стимулированию спроса и т.д.;
⎯ окончательное согласование с клиентом условий по ценам, дате и
т.д.;
⎯ участие в разработке и реализации проектов связанных с оптовыми
продажами;
⎯ взаимодействие с подразделениями Фирмы с целью выполнения
возложенных задач;
⎯ участие в рабочих совещаниях;
⎯ ведение рабочей и отчетной документации;
⎯ поддержание в активном состоянии данных о клиенте в
информационной системе;
58
⎯ участие в рассмотрении поступающих претензий и жалоб
заказчиков;
⎯ подготовка ответов на предъявленные иски, своевременное
предъявление претензий потребителям при нарушении ими условий договоров.
4. Контрольная:
⎯ обеспечение планирования предоставляемых услуг, резервирование
услуг и своевременное снятие их с резерва;
⎯ обеспечение своевременного поступления средств за реализованные
услуги.
Стоит отметить, что в отделе продаж ИП Иванов А.С. всего один
сотрудник. Менеджер по продажам не всегда справляется с возложенными на
него должностными обязанностями. Для оценки эффективности деятельности
отдела продаж проведем оценку баланса рабочего времени менеджера по
продажам.
По результатам фотографии рабочего дня оценен баланс рабочего
времени по следующим показателям:
⎯ ПЗП - подготовительно-завершающий процесс. В эту группу
относят операции, связанные с подготовкой рабочего места к трудовому дню
либо же к завершению трудовой деятельности.
⎯ ОП - операционный процесс. Сюда входят непосредственно все
работы, которые есть в должностной инструкции и сотрудник должен их
выполнять.
⎯ ОЛН - время на отдых либо личные надобности. Это перерывы в
процессе производства, которые регламентированы распорядком рабочего дня.
⎯ НТВ - неоперационные траты времени. В эту группу входит всё то
время, которое было потрачено не на рабочий процесс (звонки по телефону с
родными, поход в магазин, решение личных вопросов или другое).
В Таблице 11 представлен баланс рабочего времени менеджера по
продажам.
59
Таблица 11
Баланс рабочего времени менеджера по продажам
Деятельность в период рабочего времени
Показатель
Общее время,
мин
Организация рабочего места и
заключительные работы
ПЗП
20
Оперативное время
ОП
415
Затраты на отдых и личные надобности
ОЛН
45
Нарушение порядка труда
НТД
15
По результатам Таблицы 10 общий баланс рабочего времени составляет
495 минут, что превышает восьмичасовой рабочий день сотрудника. Большую
часть рабочего времени занимает оперативное время, которое составляет 83,8%
в общей структуре рабочего дня. Стоит отметить, что затраты на отдых и
личные надобности занимают лишь 45 минут, вместо установленных 60 минут.
Данные Таблицы 10 говорят о перегруженности сотрудника отдела продаж.
Далее рассмотрим функциональные обязанности финансово-правового
отдела и оценим эффективность деятельности данного отдела.
В финансово-правовом отделе работают два сотрудника - экономист и
два юриста.
Функциональные обязанности экономиста:
1. Осуществляет работу по экономическому планированию,
направленному на организацию рациональной хозяйственной деятельности
предприятия в соответствии с потребностями рынка, по выявлению и
использованию резервов с целью достижения наибольшей эффективности
работы предприятия.
2. Осуществляет подготовку проектов текущих планов предприятия по
всем видам деятельности и заключенным договорам, а также обоснований и
расчетов по ним.
3. Разрабатывает стратегию предприятия с целью адаптации его
хозяйственной деятельности и системы управления к изменяющимся в
условиях рынка внешним и внутренним экономическим условиям.
4. Руководит составлением среднесрочных и долгосрочных
60
комплексных планов деятельности (бизнес-планов) предприятия, согласовывает
и взаимно увязывает все их разделы.
5. Осуществляет руководство проведением комплексного
экономического анализа всех видов деятельности предприятия и разработкой
мероприятий по эффективному использованию капитальных вложений,
материальных, трудовых и финансовых ресурсов, повышению
конкурентоспособности, производительности труда, снижению издержек
хозяйственной деятельности, повышению рентабельности, увеличению
прибыли, устранению потерь и непроизводительных расходов.
6. Организует контроль за выполнением плановых заданий, а также
статистический учет по всем производственным и технико-экономическим
показателям работы предприятия, подготовку периодической отчетности в
установленные сроки, систематизацию статистических материалов.
7. Осуществляет совместно с бухгалтерией методическое руководство и
организацию работы по учету и анализу результатов производственно-
хозяйственной деятельности, разработку рациональной учетной документации.
8. Должен беречь имущество предприятия, не разглашать информацию и
сведения, являющиеся коммерческой тайной предприятия.
9. Способствует созданию благоприятного делового и морального
климата на предприятии.
В Таблице 12 представлены данные баланса рабочего времени
экономиста.
Таблица 12
Баланс рабочего времени экономиста
Деятельность в период рабочего времени
Показатель
Общее время,
мин
Организация рабочего места и
заключительные работы
ПЗП
30
Оперативное время
ОП
360
Затраты на отдых и личные надобности
ОЛН
60
Нарушение порядка труда
НТД
30
61
По результатам Таблицы 12 видно, что оперативное время сотрудника
составляет 75% в общей структуре баланса рабочего дня. Общее время
составляет 480 минут, что соответствует установленному восьмичасовому
рабочему дню.
Далее проведем оценку баланса рабочего времени юристов.
Таблица 13
Баланс рабочего времени юриста 1
Деятельность в период рабочего времени
Показатель
Общее время,
мин
Организация рабочего места и
заключительные работы
ПЗП
25
Оперативное время
ОП
310
Затраты на отдых и личные надобности
ОЛН
75
Нарушение порядка труда
НТД
60
В Таблице 14 представлены данные баланса рабочего дня юриста 2.
Общий баланс рабочего времени обоих сотрудников меньше
установленного восьмичасового рабочего времени, в первом случае он составил
470 минут, во втором – 460 минут.
Таблица 14
Баланс рабочего времени юриста 2
Деятельность в период рабочего
времени
Показатель
Общее время,
мин
Организация рабочего места и
заключительные работы
ПЗП
20
Оперативное время
ОП
335
Затраты на отдых и личные надобности
ОЛН
65
Нарушение порядка труда
НТД
40
Оперативное время юриста 1 составляет 64,9%, а юриста 2 – 72,8% что
говорит о высокой эффективности сотрудника. Стоит отметить большие
затраты времени на отдых и личные надобности, а также нарушение порядка
труда обоих сотрудников. Данные обстоятельства связаны с недостаточной
загруженностью обоих специалистов.
62
Таким образом, по результатам проведенного анализа эффективности
деятельности структурных подразделений ИП Иванов А.С. стоит отметить
высокую эффективность работы главного инженера и отдела производства. По
результатам деятельности данного отдела вся продукция ИП Иванов А.С. была
технически исправна, простоев производства не было.
Также отмечена высокая эффективность отдела продаж. Это связано в
первую очередь с высокой нагрузкой на отдел. Стоит отметить, что менеджер
по продажам работает сверх положенного восьмичасового рабочего дня, а
также в выходные и отпускные дни.
Наименьшая результативность труда наблюдается в финансово-
правовом отделе. Данное обстоятельство связано с недостаточной
загруженностью юристов.
3.2 Пути повышения эффективности управления деятельностью ИП
Иванов А.С. в условиях рынка
Актуальность разработки обоснована необходимостью
совершенствования структуры управления предприятия, в условиях динамично
изменяющейся внешней среды и спецификой деятельности предприятия ИП
Иванов А.С.. В таблице 15 представлен анализ недостатков структуры
управления ИП Иванов А.С.. Определены недостатки структуры управления, их
причины и места (подразделения предприятия) их возникновения.
Таблица 15
Анализ недостатков структуры управления ИП Иванов А.С.
Отмечаемые недостатки
Причины недостатков
Место
возникновения
Отсутствие звеньев,
занимающихся вопросами
стратегического
планирования
Вопрос стратегического
планирования – в первую
очередь вопрос руководителя
Директор
Отдел продаж
В работе руководителей
практически всех уровней
оперативные проблемы
доминирует над
стратегическими
Недостаточное делегирование
полномочий нижестоящим
уровням. Вопросы в пределах
их компетенции они должны
решать самостоятельно.
Главный инженер
Финансово-
правовой отдел
Бухгалтерия
Отдел продаж
63
Тенденция к
перекладыванию
ответственности при
решении проблем,
требующих участия
нескольких подразделений
Отсутствие горизонтальных
связей
Бухгалтерия
Финансово-
правовой отдел
Отдел продаж
Малая гибкость и
приспособляемость к
изменению ситуации
Недостаточное делегирование
полномочий нижестоящим
уровням.
Отдел продаж
Главный инженер
Критерии эффективности и
качества работы
подразделений и
организации в целом –
разные.
Исключение из оценок
экономических факторов,
замена их субъективными
Директор
Большое число
подразделений между
работниками отдела
производства, и лицом,
принимающим решение
Недостаточное делегирование
полномочий нижестоящим
уровням.
Главный инженер
По местам возникновения недостатков структуры управления следует
отметить, что наиболее часто встречающиеся места возникновения недостатков
в ИП Иванов А.С. – директор, отдел продаж, главный инженер, финансово-
правовой отдел и бухгалтерия. Функции, выполняемые на предприятии этими
сотрудниками, представлены ниже.
Функции, выполняемые директором, закреплены должностными
инструкциями: общее руководство производственно-хозяйственной и
финансово-экономической деятельностью предприятия; организация
взаимодействия всех структурных подразделений и производственных единиц;
обеспечение выполнения всех принимаемых предприятием обязательств;
создание условий для внедрения новейшей техники и технологии,
прогрессивных форм управления и организации труда; принятие мер по
обеспечению здоровых и безопасных условий труда на предприятии; контроль
за соблюдением законности в деятельности всех служб; защита имущественных
интересов предприятия в суде и органах государственной власти и управления.
Функции отдела продаж ИП Иванов А.С.: принимает в пределах своих
функциональных обязанностей решения по своему направлению; преобразует
распоряжения директора в конкретные поручения для всего персонала и
64
обеспечивает выполнение этих распоряжений; формулирует проблемы,
возникающие в его направлении; проводит с подчиненными обсуждение этих
проблем; предлагает директору планы решения проблем в письменном виде;
организует по своему направлению накопление и анализ информации о работе,
маркетинговой и финансовой информации; организует подготовку информации
по своему направлению для принятия решений директору; организует
разработку и изменение организационных документов для всего персонала:
положения, должностные инструкции, памятки и технологические карты;
внедряет в работу эти документы после утверждения их директором;
организует разработку стандартов на прием на работу, на процесс и результаты
труда; устанавливает для фирмы необходимые контроллинговые показатели на
эффективность и объем продаж; после утверждения директором применяет
разработанные системы в работе.
Функции главного инженера ИП Иванов А.С.: контроль за соблюдением
на предприятии действующего законодательства, инструкций, стандартов и
нормативов по охране окружающей среды; проверка соответствия
технического состояния оборудования предприятия требованиям охраны
окружающей среды и рационального природопользования, составление и
согласование графиков обслуживания оборудования; составление технических
заданий и исполнения договоров; организации труда и управления отделом
производства; контроль соблюдения трудового законодательства, правил
противопожарной безопасности, требований по охране труда.
Функции финансово-правового отдела: организация финансовой
деятельности предприятия с целью наиболее эффективного использования всех
видов ресурсов, консультирование руководителей структурных подразделений
и работников предприятия по юридическим вопросам, договорная,
претензионная и исковая работа.
Функции отдела бухгалтерии: ведение бухгалтерского и налогового
учета финансово-хозяйственной деятельности, своевременное и качественное
составление первичных документов, передача их в установленные сроки для