65
Недостаточно развитая
маркетинговая деятельность
Может повлечь за собой
снижение посещаемости
заведения
Снижение спроса клиентов
По данным таблицы 10 можно сделать вывод, что в настоящее время
основными проблемами современного предпринимателя являются
недостаточность знаний и умений программного обеспечения, неграмотный
тайм-менеджмент, недостаточно знаний в области ведения
предпринимательской деятельности, недостаточное внимание рекламе и
продвижению фирмы.
В связи с этим, главная цель мероприятий по совершенствованию
организационной функции директора заключается в увеличении чистой
прибыли компании на 25% к 31.03.2019 г., тем самым стабилизировать
финансовое состояние компании. Общая пирамида целеполагания проектных
изменений рассмотрена на рисунке 9.
Рисунок 9 – Цели проекта (авторская разработка)
Снижение
недостач на
25
%
Усиление
конкурентных
позиций
«
Mr
.
Berliner
»
Повышение
спроса
клиентов на
10
%
Рост выручки
на 15%
Снижение
потерь от
увольнения
работников
66
Таким образом, необходимы мероприятия по совершенствованию
организационной и маркетинговой деятельности директора. Рассмотрим этапы
процесса, в рамках которого будет проходить проектные изменения.
1. Введение в работу директора программного обеспечения Outlook.
Приложение Microsoft Outlook - мощный инструмент для организации
индивидуальной и групповой работы на компьютере. Outlook представляет собой
программу управления данными.
Outlook может использоваться для документооборота, формирования
задач и заданий группы, управления электронной почтой, планирования дел и
собраний, ведения списка контактных лиц и дневника выполняемых действий.
Некоторые возможности Outlook можно использовать с другими
приложениями Office. В частности, можно добавить задачу, которую следует
выполнить с документами Word и Excel, а также записывать сведения о работе,
проделанной над любым документом. С помощью Outlook можно быстро
выяснить, с какими документами, сколько времени и когда работало руководство
компании.
Outlook позволяет создавать личные списки адресов, сохранять их,
управлять массовой рассылкой для отправки сообщений или документов
адресатам.
Электронные сообщения могут создаваться в любой программе Office,
включая Word, Excel, Access и PowerPoint. Эти сообщения удобнее отправлять в
формате HTML, что делает их чтение возможным независимо от того,
установлена ли на компьютере адресата соответствующая программа Office.
Кроме того, для отправки файла, созданного в, любой программе Office как
сообщения Outlook, не требуется выходить из этой программы. Outlook
позволяет поддерживать базы данных таких информационных элементов, как
заметки, адреса и телефоны корреспондентов, дневниковые записи и т. д.
67
Приложение Microsoft Outlook относится к программам
информационных менеджеров (ПИМ) и включает функции таких программ
Microsoft, как ScheduleMail, Project, MicrosoftExchange и Explorer (Проводник
Windows).
Outlook состоит из следующих взаимосвязанных компонентов, в которых
используется единообразная форма представления информации:
Outlook сегодня - сводки событий;
электронной адресной и телефонной книги (Контакты);
календаря;
планировщика заданий (Задачи);
журнала событий компьютера (Дневник);
электронной почты;
записной книжки (Заметки).
Делая вывод о вышесказанном, можно выделить как минимум три
важных преимущества Outlook для директора в предпринимательской
деятельности. Во-первых, это высокое удобство общения. Так, ответить
на письмо можно буквально одним кликом (при этом оно сразу удаляется
из списка). А благодаря службе Social Connector новости от партнеров из
социальных сетей (Facebook и др.) поступают автоматически. При
совместной работе над проектом можно создать общую папку, календарь
или список задач для членов рабочей группы, что значительно упрощает
деловое общение. Также следует упомянуть push-сообщения, которые
приходят по электронной почте и данные о встречах и контактах,
поступающие из онлайнового сервиса Outlook.com без захода на этот
сайт. Все эти действия происходят
непосредственно в интерфейсе приложения Outlook.
68
Во-вторых, следует отметить удобство управления программой и ее
функциями. Например, предприниматель всегда может оперативно уточнить
расписание, данные о персоне, с которой он в данный момент общается,
подробности встречи или задачи. Очень удобно пользоваться карточками
контактов – по сути дела личным электронным банком данных о людях (номера
телефонов, адреса электронной почты, почтовые адреса, информация о компании
и др.). Благодаря такой карточке можно всегда оперативно связаться с партнером
практически любым способом.
Кроме того, приложение позволяет применять несколько учетных записей
электронной почты, что дает возможность предпринимателю одновременного
использования различных почтовых ящиков и календарей. При большом
количестве корреспонденции и скромных системных ресурсах очень полезной
окажется и такая функция как выбор объема почты, который будет храниться на
жестком диске вашего компьютера.
И третье важное преимущество Outlook – моментальный поиск нужной
информации в письмах, календарях и контактах. Нельзя не отметить и такую
функцию как «Почтовые подсказки», существенно экономящую ваше рабочее
время. С их помощью можно узнать, находится ли человек на рабочем месте,
получить уведомление об отправке того или иного послания, забытом вложении
и т. д.
2. Самообразование предпринимателя по системе «Тайм-менеджер». В
данном случае, предлагается использование новых современных методов
таймменеджмента. Имеется несколько конкретных систем планирования и
управления временем предпринимателя, получивших широкое признание в
мире. Одна из них - это система «Тайм-Менеджер» (см. приложение 5), имеющая
рейтинг № 1 в Европе. Она разработана компанией Time Manager Intemational,
которая является ведущей в Европе в области менеджмента и личного развития
69
и основана в 1975 г. в Дании [14, с.29]. Постоянный недостаток времени при
напряженном трудовом ритме - явление, наблюдаемое у большинства
руководителей во всем мире. Руководитель должен уметь ценить фактор
времени. Видный теоретик управления Платон Михайлович Керженцев
подчеркивал, что время для нас является ценностью особого рода. Его нельзя
скапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас.
Время неиспользованное погибает безвозвратно [15, с.9].
«Тайм-менеджер» включает в себя четыре стадии:
прежде всего, необходимо сформулировать цель. Это главный
ключевой момент, потому что, не выбрав цель, то направление, по которому
следует идти, невозможно говорить об управлении временем;
далее идет определение приоритетов;
после чего создается база для решений — это перечень тех задач и
вопросов, которые нужно решать, чтобы достичь поставленной цели.
И, наконец, главная отличительная черта системы «Тайм-менеджер» -
установление связи между базой для решения и планированием времени, то есть
распределение времени в разрезе задач и вопросов, которые необходимо решить
для достижения поставленных целей.
Так же эффективным способом управления временем предпринимателя
является метод Карты разума (mindmaps). Это универсальный метод обработки
и структурирования информации, который также отлично подходит для
управления временем. Он основан на древовидной диаграмме, которая может
включать задачи, цели, идеи, ресурсы или любые другие данные. Считается, что
его структура намного эффективнее и понятнее, чем традиционные линейные
списки, таблицы или планы.
Карты разума - это мощный инструмент планирования, который поможет
вам легко и быстро разрабатывать планы на неделю, месяц, год или любой другой
70
период времени. Кроме того, данный метод подходит для подготовки любых
масштабных проектов (например, бизнес-планов), позволяя подробно описать
все важные детали, а также их взаимосвязь друг с другом. Карты разума - это
очень простой метод тайм-менеджмента, их можно составить на обычном листе
бумаги или в цифровом виде, с помощью специализированных интернет-
сервисов. (см. приложение 6). Существует много методов тайм-менеджмента для
планирования собственного времени. По мнению автора работы, самый
доступный метод «съесть слона».
Чтобы перестать откладывать большое дело, нужно разбить его на
маленькие кусочки (бифштексы) и приступать к поеданию желательно
незамедлительно. Может быть, сделать какой-то звонок, или, как уже
описывалось, завести документ, или, если предстоит навести порядок в
компьютере, взять случайную папку и начать разбирать ее. Главное в этот
момент не думать о том, какой слон большой.
3. Курсы повышения квалификации директора. Эффективная
организация деятельности предпринимателя, а соответственно и его функций -
это необходимое условие эффективности организационных отношений.
Функции предпринимателя, выполняемые не в полной мере, влекут за собой
негативный эффект на развитие бизнеса. Чтобы уменьшить количество
кризисных ситуаций, предпринимателю раз в год нужно повышать свою
квалификацию. Смена обстановки и дополнительные навыки дадут стимул на
продуктивное продолжение ведения бизнеса.
Например, курс «Современные методы организации
ресторана» направит предпринимателя на то, что нужно продумывать каждый
свое действие для налаживания сбыта предприятия, развития производства, а так
же укрепления рыночных позиций. Предприниматель улучшит организацию
своей деятельности и предприятия таким образом, чтобы бизнес рос и
71
процветал. А в дальнейшем организация предпринимателя будет направлена на
персонал и развитие бизнеса, учитывая современные технологии и потребности
клиентов.
Данный курс повышения квалификации можно пройти в Столичном
учебном центре по адресу: 105082, РФ, г. Москва, Спартаковский переулок, дом
2, строение 1. Длительность курсов – 1 месяц.
4. Совершенствование маркетинговой деятельности путем проведения
рекламной кампании. Проанализировав маркетинговую деятельность кофейни
«Mr. Berliner», было выявлено, что для успешного продвижения деятельности
организации директору необходимо провести следующие мероприятия:
система скидок и бонусов на продукцию или услуги;
проведение рекламной кампании: реклама услуг на радио, и внешних
носителях (рекламный щит, реклама на транспорте, промо-акция – раздача
листовок);
разработка новой шоу-программы для привлечения посетителей.
Все изложенные стратегии способствуют привлечению клиентов в
ресторан и, следовательно, увеличению выручки и повышению эффективности
его работы.
Для привлечения посетителей предлагается провести мероприятия по
внедрению скидок и бонусов на услуги, которые заключаются в следующем:
можно получить 10% скидку на определенный день один раз в месяц,
если подарить свою визитку, согласившись получать рекламные материалы и
предложения по электронной почте или по телефону;
заказав три чашки кофе четвертую можно получить бесплатно;
для постоянных клиентов предлагается ввести накопительные
скидки.
72
Данные мероприятия позволят увеличить посещаемость заведения, что, в
свою очередь, повлияет на увеличение выручки. Экономическая
эффективность от введенных мероприятий трудно поддается предварительному
подсчету, тем не менее, очевидно, что при существующей конкуренции развитие
бизнеса без скидок и бонусов невозможно. Учитывая сложившуюся тенденцию
роста выручки с учетом предлагаемых маркетинговых мероприятий можно
ожидать увеличение выручки, по меньшей мере, в размере 15%.
В качестве дополнительного стимулирования сотрудников предлагается
введение системы подарочных сертификатов на товары и услуги (косметика,
электроника, посещение салона красоты и т.д.) для особо отличившихся
сотрудников по количественным и качественным показателям в работе.
Далее рассмотрим затраты на предлагаемые
мероприятия по повышению эффективности деятельности предпринимателя,
опираясь на предложенные изменения (табл. 11).
Таблица 11
Условия повышения эффективности организационной
деятельности директора (авторская разработка)
Мероприятия
Ответственный за
контроль достижения
показателя
Затраты на
предполагаемы
й проект
Закупка программы OutLook
Программист
8345 руб.
Установка программыOutLook на
компьютер директора и
проведение обучения по его
использованию
Программист
3902 руб.
Знакомство и введение в рабочую
среду директора новые
современные методы
таймменеджмента
Самостоятельный
контроль директора своих
действий
5000 руб.
Получение новых навыков
предпринимательской деятельности
на курсах, лекциях и семинарах по
бизнесу
Самостоятельный
контроль директора своих
действий
10299 руб.
73
Продвижение рекламы
организации путем
проведения акций и реализации
новых идей
Самостоятельный
контроль директора своих
действий
133500 руб.
На этапе внедрения предложенных способов решения проблемы
неэффективной организационной деятельности директора рассмотрим план
внедрения проектных изменений с помощью таблицы 12, где распишем
подробно все этапы реализации проекта с указанием сроков их реализации.
Таблица 12
План реализации проектных изменений (авторская разработка)
для кофейни «Mr. Berliner»
№ Наименование работ по Продолжи- Дата Дата п/п проекту тельность
начала окончания
дней
Этап 1 – Планирование и разработка проекта
1 Постановка проблемы, принятие 7 02.03.2019 08.03.2019
решения о начале планирования и реализации
проекта
2 Определение целей и 9 08.03.2019 16.03.2019
задач проекта, согласование с
целями
7 Разработка способов повышения 14 16.03.2019 29.03.2019 эффективности
деятельности директора
Этап 2 – Внедрение проектных изменений для ресторана
9 Начало внедрения проекта 6 29.03.2019 03.04.2019
10 Ознакомление директора со 5 03.04.2019 07.04.2019 способами повышения
эффективности его работы
Этап 3 – Реализация
12 Непосредственная реализация 183 07.04.2019 07.10.2019
проекта
13 Закупка и внедрение 14 07.04.2019 20.04.2019
программистом программы OutLook
на рабочий компьютер директора
14 Проверка и контроль директора 61 20.04.2019 20.06.2019 2 выполнения
мероприятий по планированию рабочего времени
15 Поиск курсов повышения 31 20.06. 2019 20.07.2019
квалификации и непосредственное
посещение их директором
16 Проведение рекламной компании 42 20.07.2019 31.08.2019
Оценка эффективности проекта, 3 31.08.2019 02.09.2019
17 сравнение плановых и
74
фактических значений
Таким образом, разработка и реализация проекта займет 183 дня с
07.04.2019 г. по 07.10.2019 г. или 6 месяцев. Отметим, что в разработке проекта
будут принимать участие 2 человека: программист, непосредственно сам
директор. На всем протяжении проекта будет осуществлен контроль его
разработки и реализации, для того, чтобы цели проекта соответствовали целям
и стратегии компании. Контроль за реализацией и корректировку проекта в
праве осуществлять сам директор.
Далее определим уровень затрат и доходов от реализации проектных
мероприятий и оценим их эффект на работу директора и компании в целом.
3.2 Оценка эффективности предлагаемых мероприятий
Далее рассмотрим, какие затраты необходимы для разработки и
внедрения предложенных изменений, основываясь на утвержденном плане
проектных мероприятий, представленном в предыдущем пункте.
1.Закупка программистом программы Outlook с сайта составит 12247
руб. [36]
2. Закупка директором специальной литературы по Тайм-
менеджменту.
Затраты на данное мероприятие можно увидеть в таблице 13.
Таблица 13
Специальная литература по тайм-менеджменту (авторская
разработка)
Автор
Название литературы
Стоимость
Дэвид Аллен
Как привести дела в порядок. Искусство
продуктивности без стресса
730 руб.
Глеб
Архангельский
Тайм-драйв. Как успевать жить и работать
570 руб.