16
Первоначальным этапом является – процесс инициации, включающий в себя
процесс принятия решения о начале проекта, следующим этапом является
процесс планирования, который определяет цели и задачи проекта, а так же
разрабатываются схемы достижения целей проекта, после исполнения процессов
планирования проектная деятельность переходит на процессы осуществления,
которые координируют команду проекта и ресурсы потребные для реализации
проекта, в процессы мониторинга и контроля входят нахождения необходимых
корректировок, их согласование, утверждение и внесение в общий план проекта,
завершающим этапом являются процессы завершения, которые представляют
собой формализацию выполнения проекта и подведение его к упорядоченному
финалу.
Рисунок 1. Процессы управления проектами.
Примечание – составлено автором, на основе источника [6].
Повторение инициации на различных фазах проекта помогает
контролировать актуальность выполнения проекта. Если необходимость его
реализации отпала, очередная инициация позволяет вовремя это определить и
Процессы
инициации
Процессы
планирования
Процессы
исполнения
Процессы
мониторинга
и контроля
Процессы
завершения
17
избежать излишних затрат.
В группу процессов инициации проекта входят два процесса:
1. Процесс разработки устава проекта.
2. Процесс определения заинтересованных сторон проекта.
Устав проекта – стержневой документ проекта. Разработка Устава
проекта – процесс, относящийся к группе процессов инициации проекта. В
разработке начального содержания и Устава проекта важную роль играет
Спонсор проекта. Для увлечения вероятности разделяемой ответственности,
приемки результатов проекта, а также удовлетворения заказчиков и других
заинтересованных сторон проекта их необходимо привлекать в процессы
инициации проекта.
В Уставе проекта документируются первоначальные требования к
проекту, удовлетворяющие потребностям и ожиданиям заинтересованных
сторон. Базовая (первая) версия устава проекта утверждается ответственным за
его утверждение лицом и является признанием того, что работы по проекту
могут быть начаты. Все модификации, касающиеся целей проекта,
согласовываются с Заказчиком (и/или) Инвестором проекта и обязательно
вносятся в Устав проекта. В рамках процессов инициации менеджер
проекта получает полномочия применять ресурсы организации для последующ
их работ проекта. Устав проекта документирует бизнес-потребности,
текущее понимание потребностей заказчика, а также новый продукт, услугу
или результат, который планируется создать. Например:
1. Назначение или обоснование проекта;
2. Измеримые цели проекта и соответствующие критерии успеха;
3. Требования высокого уровня;
4. Описание проекта высокого уровня;
5. Риски высокого уровня;
6. Сводное расписание контрольных событий;
7. Сводный бюджет;
18
8. Требования к одобрению проекта (что составляет успех проекта, кто
решает, что проект оказался успешным, и кто подписывает проект);
9. Назначенный менеджер проекта, уровень ответственности и полномочий;
10. Имя и полномочия спонсора или другого лица (лиц),
утверждающего Устав проекта.
За подготовку и внесение изменений в Устав проекта в компании нужно
назначить ответственное лицо.
Изменения в Устав проекта должны вноситься в следующих случаях:
• произошли изменения в параметрах проекта (сроки, содержание, бюджет,
качество);
• произошли изменения в требованиях Заказчика (и/или) Инвестора
проекта;
• произошли изменения в параметрах продукта проекта;
• произошли изменения во внутренних/внешних условиях проекта [6].
Изменения в Устав проекта должны быть оформлены соответствующим
образом, а внесение изменений в Устав проекта должны быть санкционированы
Руководителем проекта. По окончании проекта Устав проекта и все изменения к
нему должны быть внесены в Архив проекта. После завершения проекта, которое
закрепляется приказом, изменения в Устав проекта запрещаются. По завершении
проекта все версии Устава проекта должны быть включены в Архив проекта.
Процессы инициации проекта устанавливают новый проект или новую
фазу проекта. Для начала нового проекта или фазы надо получить
разрешение. Для этого разрабатывается Устав проекта, документ, в котором
фиксируются заранее определенные цели и содержание проекта, необходимые
финансовые ресурсы.
В рамках группы процессов инициации проекта определяются
внутренние и внешние заинтересованные стороны проекта, которые будут
взаимодействовать в проекте и оказывать влияние на его общий результат, а
также выбирается и назначается менеджер (руководитель) проекта.
19
Список и характеристика заинтересованных сторон проекта отражается в
Реестре заинтересованных сторон проекта. Процессы инициации проекта могут
осуществляться в течение проекта несколько раз.
Процесс планирование имеет высокое значение для проекта, поскольку
проект содержит то, что ранее не исполнялось. Естественно, что планирование
включает сравнительно большое количество процессов. Однако не следует
считать, что управление проектами это в основном планирование. Усилия,
прилагаемые для планирования, следует соизмерять с целями проекта и пользой
полученной информации.
Цели продукта — это свойства и функции, которыми должна располагать
продукция проекта, а цели проекта — это работа, которую надо выполнить для
производства продукта с заданными свойствами.
Изменениям могут подвергнуться цели проекта, его бюджет, ресурсы и т.
Д. Кроме того, планирование проекта — это не точная наука. Разнообразные
команды проекта могут разработать разные планы для одного и того же проекта.
А пакеты управления проектами могут собрать различные расписания
выполнения работ при одних и тех же исходных данных.
Некоторые из процессов планирования имеют четкие логические и
информационные взаимосвязи и реализовываются в одном порядке практически
во всех проектах. Сначала следует установить, из каких работ состоит проект, а
уж затем рассчитывать сроки выполнения и стоимость проекта. Эти основные
процессы выполняются по нескольку раз на протяжении каждой фазы проекта.
Кроме перечисленных основных процессов планирования имеется ряд
вспомогательных процессов:
1. Планирование качества – установление того, какие стандарты качества
применить в проекте, и того, как этих стандартов достичь;
2. Планирование организации – определение, документирование и
распределение ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в
организации;
20
3. Назначение персонала – назначение человеческих ресурсов на
выполнение работ проекта;
4. Планирование взаимодействия – определение потоков информации и
способов взаимодействия, необходимых для участников проекта;
5. Идентификация риска – определение и документирование событий риска,
которые могут повлиять на проект;
6. Оценка риска – оценка вероятностей наступления событий риска, их
характеристик и влияния на проект;
7. Разработка реагирования – определение нужных действий для
предупреждения рисков и реакции на угрожающие события;
8. Планирование поставок – определение того, что, как и когда должно быть
поставлено;
9. Подготовка условий – выработка требований к поставкам и определение
потенциальных поставщиков [7].
Взаимосвязи между вспомогательными под-процессами, как и само их
наличие, в большой мере зависят от природы проекта.
Процессы исполнения и контроля. Под исполнением подразумеваются
процессы реализации составленного плана. Исполнение проекта должно
систематично измеряться и анализироваться для того, чтобы обнаружить
отклонения от намеченного плана и оценить их воздействие на проект.
Систематичное измерение параметров проекта и идентификация возникающих
отклонений далее также относится к процессам исполнения и именуется
контролем исполнения. Контроль исполнения надлежит проводить по всем
параметрам, входящим в план проекта [7].
Процессы исполнения можно подразделить на основные и
вспомогательные.
К основным можно отнести сам процесс исполнения плана проекта.
Среди вспомогательных процессов стоить отметить:
21
1. Учет исполнения — сборы и распределение необходимой для участников
проекта информации с требуемой периодичностью;
2. Свидетельство качества — регулярная оценка исполнения проекта с
целью доказательства соответствия принятым стандартам качества;
3. Подготовка предложений — сбор рекомендаций, отзывов, предложений,
заявок и т. Д.;
4. Выбор поставщиков — оценка предложений, выбор поставщиков и
подрядчиков и заключение контрактов;
5. Контроль контрактов — контроль исполнения контрактов поставщиками
и подрядчиками;
6. Развитие команды проекта — повышение квалификации участников
команды проекта[9].
Процессы мониторинга и управления. Управление исполнением проекта
– это установление и применение необходимых управляющих влияний с целью
успешной реализации проекта. Если исполнение проекта происходит в
соответствии с намеченным планом, то управление фактически сводится к
исполнению – доведению до участников проекта плановых заданий и контролю
их реализации. Эти процессы включены в процессы исполнения.
Другое дело, если в процессе реализации возникли отклонения, анализ
которых показал, что нужно определение и применение корректирующих
воздействий. В этом случае требуется найти наилучшие корректирующие
воздействия, скорректировать план оставшихся работ и согласовать намеченные
изменения со всеми участниками проекта. Итак, процессы управления
назначаются для определения, согласования и внесения необходимых изменений
в план проекта. Такие процессы управления часто называются управлением
изменениями и инициируются процессами анализа.
К основным процессам управления, которые встречаются практически в
каждом проекте, можно отнести:
22
1. Общее управление изменениями – определение, согласование,
утверждение и принятие к исполнению корректирующих воздействий и
координация изменений по всему проекту;
2. Управление ресурсами – назначения ресурсов на работы проекта и
внесение изменений в состав;
3. Управление целями – корректировка целей проекта по результатам
процессов анализа;
4. Управление качеством – разработка мероприятий по устранению причин
неудовлетворительного исполнения.
Среди вспомогательных процессов управления отметим: управление
рисками путем реагирования на события и изменение рисков в процессе
исполнения проекта, а также управление контрактами, которое включает в себя
координацию работы субподрядчиков, корректировку контрактов, разрешение
конфликтов.
Процессы завершения. Завершение проекта сопровождается следующими
процессами: закрытие контрактов путем завершения и закрытия контрактов,
включающих в себя разрешение всех возникших споров, а также
административное завершение осуществляется с помощью подготовки, сбора и
распределения информации, необходимой для формального завершения проекта
[8].
Методы и технологии реализации перечисленных процессов, их
интеграция составляют суть управления проектами. Все перечисленные
процессы приложимы к проектам любой природы – и к информационным, и к
строительным, и к любым другим. Однако есть и значительные отличия в
управлении проектами разных типов. Также следует отметить, что удачное
введение системы управления проектами связано с определенной
организационной перестройкой и с введением специализированных
программных средств [9].
Самые важные факторы, которые влияют на успешное завершение
23
любого проекта, предоставлены в Приложение 1.
Таким образом, для успешной реализации проекта стоит отметить 5
основных факторов, имеющих влияние на проект. Такие факторы как
стратегическое планирование, разработка нового продукта, маркетинг,
поддержка и персонал.
1.3. Жизненный цикл проекта и его основные фазы, стадии и этапы
Анализируя такой значимый параметр проекта как время или период
реализации проекта, следует отметить, что с данным параметром тесно связаны
такие элементы как дата зарождения проекта, начало осуществления проекта,
срок исполнения проекта и дата завершения проекта.
Кроме этого менеджеры проекта или организация, разделяют проект на
фазы, чтобы обеспечить более качественное управление с соответственными
отсылками на текущие операции исполняющей организации. Совокупность этих
фаз составляет жизненный цикл проекта.
Таким образом, понятие «жизненный цикл проекта» можно толковать
следующим образом. Жизненный цикл проекта – это период времени от
зарождения идеи проекта до его завершения, который можно разделить на
соответствующие фазы или этапы.
Для определения идеального жизненного цикла проекта, структуры его
фаз, не существует одного наилучшего способа. У некоторых организаций есть
основные принципы, согласно которым для всех проектов предполагается
одинаковый жизненный цикл, в то время как другие организации позволяют
команде управления проектом выбирать жизненный цикл, наиболее подходящий
для проекта.
Зачастую общеотраслевые принципы обуславливают употребление
предпочтительного жизненного цикла в этой отрасли.
В целом достаточно большое количество факторов сказывается на
характеристике жизненного цикла проектов. К таким факторам влияния можно
24
отнести четыре основных фактора (рисунок 2).
Рисунок 2. Факторы влияния на проект
Примечание – составлено автором, на основе источника [10].
По уровню влияния наиболее возможен их следующий рейтинг:
• тип проекта – самое высокое влияние;
• финансовые возможности – следующий фактор;
• технологические особенности реализации проекта – третья позиция;
• и выбранная стратегия осуществление проекта.
Многие жизненные циклы проектов имеют ряд общих характеристик:
• фазы обычно идут последовательно и ограничиваются передачей
технической информации или сдачей технического элемента;
• уровень затрат и численность задействованного персонала невелики в
начале, увеличиваются по ходу выполнения проекта и быстро падают на
завершающем этапе проекта.
• способность участников проекта повлиять на конечные
характеристики продукта проекта и окончательную стоимость проекта
Факторы
влияния
Тип проекта
Финансовые
возможности
Выбранная
стратегия
реализации
Технологические
особенности
реализации
25
максимальны в начале проекта и уменьшаются по ходу выполнения
проекта. Это показано на рисунке 3. Главная причина этого состоит в том,
что стоимость внесения изменений в проект и исправления ошибок в
общем случае возрастает по ходу выполнения проекта;
• уровень неуверенности и, следовательно, риск не достижения целей
наиболее велик в начале проекта. Уверенность в завершении проекта, как
правило, увеличивается по ходу выполнения проекта [11].
Влияние участников проекта
Расходы на внесения изменений
Рисунок 3. Влияние участников проекта в течение проекта
Примечание – составлено автором, на основе источника [11].
Некоторые жизненные циклы имеют 4 или 5 фаз, но некоторые имеют
9 фаз и более.
Значительные различия могут существовать даже в пределах одной
области приложения. В одной организации жизненный цикл разработки
программного обеспечения может включать только одну фазу создания
продукта, а в другой могут выделяться отдельные фазы для разработки
окончательной доводки и архитектуры.
Но в любом случае значимым требованием для разделения проекта на
Время проекта