11
Что касается денежных затрат, они значительно увеличиваются ближе к
окончанию проекта (рис. 1.5).
Рис. 1.5. Влияние переменной, основанной на сроках проекта
В связи с тем, что ранее мы определили, что каждый проект и его
жизненный цикл является уникальным, стоит также остановиться на
следующих понятиях:
Традиционный проект – «стандартный» проект, предполагающий
какую-либо повторяемость. Не являет новаторским, в связи с этим тщательно и
заблаговременно планируется руководством компании. Можно определить по
наличию общих характеристик с другими проектами компании. Примером
может служить строительная компания, которая, в общем-то, каждый раз
строит жилой дом, но всегда существуют некоторые различия, такие как место,
сроки, интерьерные и фасадные изменения и проч. В тоже время сама
застройка, сдача дома и рабочая документация не являются чем-то
неизведанным;
Нетрадиционные проекты – проекты, которые можно назвать
новаторскими. Они являются чем-то новым для компании, и зачастую
действовать руководству и исполнителям приходится вслепую. Новым является
12
каждое событие, поэтому весь проект находится в максимальной степени
неопределенности. Проекты такого типа являются реакцией на какую-то
непредвиденную ситуацию, которая может сказаться как негативно, так и
позитивно на интересах компании. Например, изменения на рынке, которые
влекут за собой необходимость адаптировать продукт или услугу и не имеют
традиционного решения, которое применялось ранее. У компании зачастую не
остается выбора реализовывать определенный проект или нет, так как правила
диктуют внешние условия. Стоит отметить, что это может открыть перед
корпорацией новые возможности.
Далее с помощью таблицы 1 рассмотрим и сравним основные
характеристики, присущие данным типам проектов.
Таблица 1
Основные характеристики традиционных и нетрадиционных
проектов
Традиционные проекты
Нетрадиционные проекты
Планируются заранее, имеет четкие
цели и задачи, планирование и
понимание сроков выполнения. Важно
качество конечного результата.
Цели и задачи, качество конечного
результата формулируются в процессе
выполнения проекта.
Имеет стратегически важные цели,
определенные руководством заранее.
Стратегические цели диктуются со
стороны и руководство вынуждено им
следовать.
Интенсивность использования ресурсов
– согласно традиционному
распределению.
Интенсивность использования ресурсов
– стихийная, т.е. по запросам
руководителя проекта.
Руководство осуществляется в рамках
существующей корпоративной системы.
Руководство осуществляется извне
существующей корпоративной системы.
Управление проектом проходит в
рамках корпоративной культуры.
Уникальная культура внутри проекта.
Отдельное внимание уделим различиям жизненных циклов
традиционного и нетрадиционного проектов.
Четкая последовательность стадий и фаз, о которой говорилось ранее,
как правило, присуща традиционным проектам. У руководства есть
возможность рассчитать временные рамки и соблюдать последовательность
(рис. 1.6.)
13
Рис. 1.6. Жизненный цикл традиционных проектов
Нетрадиционные проекты отличаются возможностью временных
совмещений, при котором непосредственно в момент реализации проекта и
выполнении первых стадий, уточняются и корректируются стратегические
предпосылки (рис. 1.7).
Рис. 1.7. Жизненный цикл традиционных проектов
14
1.2. Жизненный цикл проекта и его основные фазы, стадии, этапы
Подводя итоги вышеизложенного, можно сделать вывод, что проект
сегодня — это комплекс действий, которые меняют мир вокруг нас, а
жизненный цикл в свою очередь необходим как ограничение существование
того или иного проекта по временных критериям, а также, подчеркивает
предсказуемость изменений в уровне усилий и внимания к жизни проекта.
Литература по управлению проектом предлагает несколько моделей
жизненного цикла, основываясь на них можно сделать вывод, что в промежутке
от идеи до завершения проекта проходит ряд фаз, сумма которых и является
жизненным циклом проекта. Опираясь на это знание можно дать еще одно
определение жизненному циклу проекта:
Жизненный цикл проекта – это ряд фаз, которые являются
последовательными и выделены для улучшения контроля и управления.
Если приять во внимание уникальность каждого проекта, то можно
сделать вывод, что не существует универсального набора и последовательности
фаз, так как каждый проект несет в себе свои цели и задачи и для их
выполнения руководители проекта должны в первую очередь опираться на
собственные знания и опыт, на конкретные условия, а не на теорию.
Не смотря на это, существуют некоторые фазы, успех проекта без
которых практически невозможен, так как не в зависимости от сложности и
объёма каждого проекта они все проходят путь от состояния задумки до
реального продукта или услуги.
Логика и основное содержание процесса развития для большинства
проектов являются общими, следовательно, выделим на основании этого
следующие фазы (рис. 1.8):
1. Формирование концепции или «Концептуальная фаза».
Это первая и по сути основополагающая фаза, так как именно на ней
происходит процесс зарождения идеи и инициализация проекта. Формируется
бизнес-идея, формулируется цель.
15
Затем назначается руководитель проекта и набирается команда проекта.
Собираются исходные данные, производится анализ существующего состояния.
Определяются основные требования, ограничительные условия, требуемые
материальные, финансовые и трудовые ресурсы. Проводится сравнительная
оценка альтернатив.
По итогам проделанной работы руководству предоставляется ряд
предложений, которые проходят оценку и экспертизу, после чего руководство
принимает решение по утверждению проекта.
2. Разработка коммерческого предложения.
На данной фазе происходит формирование предложения и согласование
его с заказчиком контракта. Когда предложение устраивает обе стороны,
заключается контракт.
В частности на втором этапе разрабатывается основное содержание
проекта, определяются конечные результаты/ продукты и стандарт качества.
Разрабатывается базовая структура модели проекта, включая его планирование
и декомпозицию, проекта и составляется его техническое задание.
Рассчитывается смета и бюджет, какие ресурсы необходимо задействовать,
определяются и распределяются риски. Составляются график работ и
календарный план. Проводится и составляется технико-экономическое
обследование и бизнес-план.
Итогом этой фазы должно стать заключение контрактов с заказчиком,
контрагентами и инвесторами. Ввод в действие средств коммуникации и
контроля над ходом работы.
3. Проектирование.
Из названия можно сделать вывод, что данная фаза посвящена в первую
очередь проектированию всех работ по проекту, разрабатывается техническое
задание, выполняется концептуальное и эскизно детальное проектирование
проекта. Составляются технические спецификации, чертежи и инструкции.
16
Данная фаза определяет подсистемы и их взаимосвязи. Определяются,
какие способы исполнения проекта являются наиболее эффективными, включая
использование ресурсов.
После выполнения этих работ Заказчику предоставляется информация
для экспертизы и утверждения.
4. Выполнение работ или «Изготовление».
На четвертой фазе руководитель проекта проводит координацию и
оперативный контроль по проекту, организует выполнение опытно-
конструкторских работ и их оперативное планирование, изготовляются
подсистемы. Организуется процесс управления материально-техническим
обеспечением работ. Производство, строительно-монтажные и прочие (в
зависимости от спецификации проекта) – подготовительные работы.
Также на данном этапе, в случае необходимость, регулируются
основные показатели проекта.
5. Сдача объекта/услуги.
Одной из главных задач пятой фазы является выявление проблем и
недоработок проекта. Проводятся комплексные испытательные работы и в
случае наличия проблем, производится доработка.
Затем проект в своем конечном виде передается заказчику, проводится
обучение сотрудников, которые будут работать с этим продуктом или услугой,
ввод в эксплуатацию. Подготавливается рабочая документация по проекту.
Первичное (в случае отсутствия договорённости длительный срок)
сопровождение, поддержка и сервисное обслуживание.
На данном этапе также важно решить все конфликтные ситуации,
реализовать оставшиеся ресурсы и закрыть работы по проекту. Подписание
итоговых документов.
6. Завершение проекта.
На последней фазе рассматриваются и анализируются результаты
проекта, подводятся итоги, а также проходят переговоры о продолжении
17
сотрудничества в части, касающейся проектной деятельности. Происходит
расформирование команды проекта.
Рис. 1.8. Движение проекта по фазам жизненного цикла
Каждый руководитель проекта сам вправе определить жизненный цикл
проекта, за который он отвечает, и распределить его не только на фазы, но и на
этапы. Однако традиционно проект разбирается на четыре стадии: определение,
планирование, выполнение и завершение (рис. 1.9).
Краткое пояснение по каждой из этих стадии:
1. Стадия «Определение». Фактически на первой стадии компания
определяет для себя необходимость в этом проекте, взвешивает все минусы и
плюсы и определяет цели. Идея проекта может исходить от любого лица в
компании, но решение по её реализации должно принять руководство,
ориентируясь на стратегические планы компании.
В случае если руководством принято положительное решение,
определяется спецификация и руководитель проекта, который будет не только
18
контролировать весь ход процесса, но и нести за него ответственность внутри
корпорации. Затем руководитель проекта набирает себя команду, расставляет
приоритеты и распределяет зоны ответственности. Как правильно, этот этап
достаточно продолжительный, так как нет еще полноценной команды и ей
работы. Как упоминалось ранее, финансовые и временные затраты на этой
стадии минимальны.
2. Стадия «Планирования». Когда команда уже сформирована и
руководитель проекта сформировал задачи, уровень вовлеченности в процесс
возрастает. На данной стадии составляется расписание, конкретизируются и
документально оформляются планы и рассчитывается бюджет. Происходит
оценка рисков. Рассчитываются необходимые для проекта ресурсы.
Одной из главных задач, выходящих на передний план, становится
определение возможных последствий проекта на компанию в целом. Крайне
важно точно определить сроки, так как каждый проект должен быть
своевременным, чтобы принести пользу компании.
3. Стадия «Выполнение». После того, как все подготовительные
работы выполнены, есть четкое понимание задач, наступает момент, когда
необходимо воплощать проект в жизнь. На третьей стадии начинаются
основные физические и умственные работы. Это самая активная стадия
проекта.
Когда создается материальный продукт, в целях контроля проверяется
укладывание проекта в график, смету и соответствует ли он утвержденным
спецификациям, прогнозы. Если есть необходимость, у руководителя проекта
есть полномочия внести корректировки.
4. Стадия «Завершение». К последней стадии все основные работы по
проекту уже выполнены и осуществляется по сути процесс передачи данных и
знаний по проекту, обучение сотрудников, которые будут впоследствии с
данным проектом работать. Высвобождаются ресурсы и подводятся итоги.
19
Рис. 1.9. Жизненный цикл проекта
Важно подчеркнуть, что каждая организация в праве сама определять
стадии и временные рамки проекта, основываясь на понимании конечного
результата и пути его достижения.
Ниже на примере компаний приводятся несколько примеров деления
жизненного цикла проекта на фазы.
При одном из классических разбиении жизненного цикла проекта он
состоит из четырех последовательных фаз (рис. 1.10)
Рис. 1.10. Четырехфазный жизненный цикл проекта
20
Также существуют проекты, которые состоят только из одной фазы (рис.
1.11).
Рис. 1.11. Пример однофазового проекта
Далее показан проект с тремя фазами (рис. 1.12).
Рис. 1.12. Пример однофазового проекта
В связи с уникальностью каждого проекта, нет единого способа для
определения идеальной структуры проекта. Выше было рассказано про
общепринятые деления на фазы и стадии проекта, но даже у компаний
конкурентов в одной отрасли, подход к проектной деятельности может
разительно отличаться. Кто-то стандартизирует все проекты своей компании,
другие дают возможность руководителю проекта самому определиться с
подходящим вариантом для конкретного проекта.
В любом случае, управление проектным циклом крайне важно, так как
именно оно способствует возможности оптимизировать прилагаемые усилия и