21
помогает определить временные рамки проекта, сформировать бюджет и
составить график потребности в команде проекта на разных временных
отрезках. На основании жизненного цикла определяется структура и перечень
работ по проекту.
1.3. Управление проектом по фазам, стадиям и этапам жизненного цикла
Свод знаний по управлению проектами PMI дает следующее
определение: Управление проектом – это искусство руководства и координации
людских и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта
путём применения современных методов и техники управления для достижения
определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости,
времени, качеству и удовлетворению участников проекта.
Управление проектом, так же как и проект и как жизненный цикл
проекта – понятие не совсем однозначное. Анализируя вышеизложенное,
можно прийти к выводу, что в проекте есть три главных аспекта – время,
расходы, качество результата. Они же являются и ограничениями проекта.
Ответственность за них несет в первую очередь руководитель проекта, которые
должен контролировать и, в случае необходимости, корректировать процесс. Из
этих трех аспектов выделим первоочередное – это время, так как в случае
затягивания сроков есть высокая вероятность увеличения затрат и перерасхода
средств и, как следствие, пониженное качество результата проекта. Во
избежание таких последствий руководитель проекта составляет календарное
планирование работ и календарный график, который по сути является частью
жизненного цикла проекта.
Сформулируем задачу руководителя проекта следующим образом –
обеспечить выполнение работ в срок, в рамках выделенных средств, в
соответствии с техническим заданием.
Управление проектами делится на ряд подсистем, ориентированных на
определенные объекты управления, такие как:
Управление содержанием проекта, объемами работ;
22
Управление временем;
Управление ресурсами;
Управление качеством;
Управление информацией и коммуникациями;
Управление риском;
Управление изменениями.
Данные объекты являются общепризнанными и присуще всем проектам,
но в некоторых случаях их перечень может быть детализирован (рис. 1.13), они
ориентированы на основные управляемые параметры проекта: стоимость,
время, продолжительность работ, ресурсы, качество и проч.
Рис. 1.13. Структура объектов управления проектом
Но на практике структура управления может быть абсолютно иной, так
как зависит от масштаба и сложности проекта. Одной из причин изменения
могут послужить этапы развития проекта, так как структура ориентирована на
жизненный цикл проекта и на его фазы.
23
Теперь нам необходимо рассмотреть функции управления проектами
(рис. 1.14) – это основная функция проекта, являющаяся сложной системой
обязанностей в процессе созидательной деятельности.
Рис. 1.14. Общие функции управления проектом
В течение всего осуществления проекта и управления им во всех
подсистемах и в течение всех фаз жизненного цикла руководителем проекта
должны выполняться данные системные функции, а именно планирование,
организация процессов, мотивация труда и контроль. Все эти функции
являются частью оперативного управления.
Остановимся подробнее на каждой из функций:
1) Планирование.
Руководителю проекта необходимо разработать план, включая
определение стратегии, политики и процедур. Соответствует стадии
«Планирование» жизненного цикла проекта.
Данная функция управления проектом также включает в себя сам
процесс организации осуществления планов, их корректировки и контроль за
ходом их выполнения. Охватывает все этапы жизненного цикла, а именно
24
«Определение», «Планирование», «Выполнение» и «Завершение» и является
непрерывным процессом.
На основе функции планирования происходит контроль за процессом,
оперативное управление, подписание контрактов, принятие стратегических
решений, выполнение работ, и завершение проекта;
2) Организация процессов.
Является одной из основных функций, отвечающих за то, чтобы было
взаимодействие между различными элементами проекта и чтобы процессы их
работы составляли единое целое. Функция важна на всех стадиях жизненного
цикла проекта;
3) Мотивация.
Благодаря данному процессу персонал проекта чувствует побуждение и
желание работать для достижения целей организации, ровно, как и его личных.
Данная функция также одинаково важна на всех этапах жизненного цикла и
требует к себе особого внимания;
4) Контроль.
В первую очередь за жизнедеятельность проекта в целом и за ходом его
реализации. Главной целью является проверка запланированных и фактических
показателей, а также их соответствие с контрактами и соглашениями.
Выполняется на всех фазах и во всех его подсистемах и включает в себя
контроль за качеством, рисками, бюджетом, материально-техническими
запасами, сроками и проч.;
5) Оперативное управление.
Функция, объединяющая все вышеуказанные функции и по сути
являющаяся практическим воплощением проекта. В каждой из областей
деятельности.
Следовательно, существует взаимосвязь между объектами управления,
функцией управления и жизненным циклом проекта, реализуемая через
подсистемы управления проектом (рис. 1.15).
25
Рис. 1.15. Модель управления проектом
Вывод по главе 1
Изучая литературу по управлению проектами и теорию в целом, можно
сделать вывод, что, не смотря на то, что проектная деятельность сегодня
присуща многим организациям, нет единого подхода к реализации проекта.
Одной из главных причин является уникальность каждой компании, команды,
их стратегических целей и задач. Многие крупные корпорации сегодня уже
перешли на функциональную структуру управления, подразумевающую в том
числе проектную деятельность. Многие из тех, у кого линейная структура
управления, переходят на линейно-функциональную, в связи с тем, что это
делает возможным организацию проектов и задействования в них сотрудников
разных подразделений организации без конфликтов интереса руководителей
разного звена.
Подводя итог по описанию проекта подчеркну, что проект – это
динамичный процесс, протекающий по времени и имеющий начальные и
конечные сроки. Для того, чтобы проекты были наиболее эффективны и не
распадались в процессе выполнения, их принято делить на фазы, стадии и
26
этапы, совокупность которых является жизненным циклом проекта.
Определим, что жизненный цикл проекта – это временной промежуток от
момента появления проекта до момента его ликвидации. В связи с
уникальностью каждого проекта, нет единого деления на фазы, стадии и этапы.
У каждого проекта есть свой руководитель, который соотносит стратегические
цели и реальные возможности, рассчитывает время и бюджет, собирает
команду и т.д. и на основании полученной информации, а также своего
собственного опыта, формирует жизненный цикл конкретного проекта.
Количество фаз может быть от одного и до бесконечного количества, но,
на мой взгляд, оптимальное – шесть. Они представлены в Главе 1, п. 1.2.
Итогом каждой фазы должен стать какой-то результат и, в случае шести фаз,
есть возможность полноценного контроля на разных этапах проекта.
Отдельно остановившись на традиционных и нетрадиционных проектах,
я поняла, что иногда необходимо действовать по обстоятельствам, вслепую.
Наличие нетрадиционных проектов может дать возможность создать что-то
инновационное и не нужно этого бояться, хоть и приходится действовать
вслепую. Это может стать хорошим шансом, но и наравне с этим может
нанести большой урон компании.
Каждое действие в проекте нужно выверять и не отпускать ни одну из
функций управления проектами: «Планирование», «Контроль», «Мотивация»,
«Организация процессов» и «Оперативное управление», так как от
гармоничного выполнения всех них зависит качество результата и
своевременность проекта.
Отдельно отмечу важность действий руководителя проекта, так как на
самом начале этапа от его бдительности и точной оценки всех рисков зависит
стоит ли затевать данный проект или нужно искать другие, более оптимальные
варианты.
27
Глава 2. Анализ управления проектом по жизненному циклу на
примере ФАУ «ИЦ ОКСИОН» и МЧС России
2.1. Общая характеристика деятельности ФАУ «ИЦ ОКСИОН» и МЧС России
Федеральное автономное учреждение «Информационный центр
«Общероссийская комплексная система информирования и оповещения
населения в местах массового пребывания людей» является ведомственным
учреждением Министерства по делам гражданской обороны, чрезвычайным
ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий.
Информирование – постоянное доведение до населения
соответствующей информации в сфере защиты, включающей в себя
информацию о прогнозируемых и возникающих чрезвычайных ситуациях
(далее – ЧС), о действиях федеральных органов государственной власти,
органов государственной власти субъектов Российской Федерации, местного
самоуправления и организаций.
Одним из средств информирования является СМИ федерального и
местного уровня. ФАУ «ИЦ ОКСИОН» является издателем 5 средств массовой
информации МЧС России, таких как журналы «Пожарное дело», «Гражданская
защита», «ОБЖ», газеты «Спасатель» и «Крымский Спасатель». Также одним
из каналов информирования являются внешние средства массовой
информации, в том числе и федеральные, которые регулярно публикуют
информацию о действиях Министерства, возникающих ЧС и действиях властей
в субъектах РФ.
Благодаря этим каналам у МЧС России есть возможность открыто,
достоверно и оперативно доводить информацию до населения по всей стране.
Оповещение – экстренное доведение до органов управления РСЧС, её
сил и населения сигналов оповещения и соответствующей информации о
чрезвычайной ситуации. Частный, но наиболее важный случай
информирования, который является важнейшим условием принятия мер по
защите населения при угрозе возникновения ЧС.
28
Системы оповещения разделяются на централизованные и локальные.
ФАУ «ИЦ ОКСИОН» является центральной (головной) организацией,
организующей создание и развитие ОКСИОН, осуществляющей руководство и
контроль над эксплуатацией объектов системы. Сама система ОКСИОН –
техническая система, объединяющая аппаратно-программные средства
обработки, передачи и отображения аудио и видеоинформации.
Целью ОКСИОН является подготовка населения в области гражданской
обороны, защита и оперативное информирование граждан в случае
возникновения чрезвычайной ситуации, своевременное оповещение о
различных угрозах. А также мониторинг обстановки и состояния правопорядка
в местах массового пребывания людей на основе современных технических
средств и технологий.
Информирование и оповещение происходит при помощи терминальных
комплексов ОКСИОН, включающие в себя ж/к панели в местах массового
пребывания людей (вокзалы, ТЦ, институты и проч.), светодиодные экраны на
открытых пространствах (парки, рынки, центры культуры и проч.), а также
мобильные комплексы – автономные передвижные светодиодные экраны по
всей России.
Курирующий орган ОКСИОН – Федеральный информационный центр –
находится в Москве. Отсюда осуществляется контроль над Информационными
центрами по всей стране.
Структура ОКСИОН и подчиненность Информационных центров
является иерархичной (рис. 2.1), повторяющая административно-
территориальное устройство Российской Федерации. Централизованное
управление ведется из федерального межрегионального информационного
центра.
Указания и рекомендации направляются из межрегионального
информационного центра в региональные информационные центры, оттуда уже
в муниципальные информационные центры. Муниципальный региональный
29
центр вставляет рекомендованные материалы в сетку трансляций на различных
терминальных комплексах.
Рис. 2.1. Структурная схема «ИЦ ОКСИОН»
30
Центральному информационному центру, как частью структуры всего
ФАУ «ИЦ ОКСИОН» присуща иерархическая структура.
ФАУ «ИЦ ОКСИОН», по примеру МЧС России определил для себя
функциональную организационную структуру (рис. 2.2), при котором каждый
нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему.
Рис. 2.2. Функциональная организационная структура ФАУ «ИЦ
ОКСИОН»
Каждый сотрудник в организации имеет свои функции и задачи. Все
действия скоординированы руководством.
Иерархическая функциональная организационная структура также
присуща и вышестоящему Министерству (рис. 2.3) Российской Федерации по
делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации
последствий стихийных бедствий (Приложение 1). Осуществляет контроль и
реагирование в области гражданской обороны, защиты населения и территории
от чрезвычайных ситуаций, обеспечение пожарной безопасности и т.д.,
непосредственно через входящие в его систему территориальные органы.