31
Контроль за работой соответствующих органов осуществляет Центральный
аппарат Министерства под руководством лично Министра Российской
Федерации и его заместителей.
Рис. 2.3. Функциональная организационная структура
Центрального аппарата МЧС России
2.2. Анализ управления проектами на предприятии
Проанализировав деятельность учреждения можно сделать вывод, что
руководство Министерства Российской Федерации по делам гражданской
обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных
32
бедствий осознает необходимость идти в ногу со временем, проектная
деятельность ведется крайне активно. Ежегодно Министерство проводит ряд
крупных мероприятий по принципу проектов, нацеленных на разные
направления деятельности министерства, как для сотрудников, так и для
населения, такие как «Пожарно-спасательный флешмоб» (Приложение 2),
концерты в честь Дня спасателя и других государственных праздников,
межрегиональные спортивные состязания и проч.
В связи с тем, что проекты, как правило, достаточно крупные,
управление проектом осуществляется при участии подрядчиков, но главная
функция управления остается у руководителя проекта в материнской
организации, исходя из этого, мы можем сделать вывод, что организации
присуща схема «управление – функция заказчика» (рис. 2.4).
Рис. 2.4. Управление – функция заказчика
В рамках проекта Министерство само выполняет комплекс работ, к
остальным привлекая подрядные организации. Организационная структура, как
правило, формируется заказчиком, постоянные ресурсы также выделяются им.
Ресурсы других организаций привлекаются временно.
33
Министерство в большинстве проектов берет на себя все функции по
координации проекта, выделяет сотрудников из собственных подразделений
для работы по проекту, контролирует подрядные организации.
В связи с тем, что Министерству присуща функциональная структура
управления, ему также свойственен ряд проблем, с которым сталкиваются
сотрудники в сфере управления проектами, такие как:
Стимулирование функциональной изолированности;
Повышение количества межфункциональных конфликтов и
снижение эффективности достижения общих целей;
Повышение количества взаимодействий между отдельными
участниками сквозных горизонтальных процессов, снижающих, таким образом,
эффективность коммуникаций.
Учитывая вышеизложенное и проанализировав работу в сфере
управления проектами в МЧС России, можно сделать вывод, что для усиления
горизонтальной интеграции в рамках организационных структур используют
механизмы «сглаживания» – команды (рис. 2.5).
Рис. 2.5. «Сглаживание» при помощи команд
34
В связи с частой необходимостью решения сложных и важных задач
вместо посредников чаще используют команды, которые создаются над
имеющимися функциональными связями и действуют как самостоятельные
организационные единицы. Команды создаются временные, для решения задач
в рамках каждого конкретного проекта.
Данная схема работы свойственна также и ведомственным
организациям, в том числе ФАУ «ИЦ ОКСИОН», который в рамках своей
организации имеет ряд специалистов, которые занимаются спецпроектами и
при реализации проекта выполняют задачи руководителей проекта. Для
каждого проекта определяются цели и задачи, формируется список
необходимых специалистов, которые затем выделяются из профильных
департаментов. На время выполнения проекта данные сотрудники подчиняются
руководителю проекта и выполняют работу в соответствии с его указаниями.
Важно подчеркнуть, что все подрядчики выбираются путем тендера, в
остальном отличий от других коммерческим компаний в сфере управления
проектами выявлено не было.
2.3. Определение требуемого подхода к управлению проектами в ФАУ «ИЦ
ОКСИОН» и МЧС России
Согласно постановлению Правительства РФ (№1050 от 15.10.2016)
проект – это комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на
достижение уникальных результатов в условиях временных и ресурсных
ограничений.
В связи с тем, что проектное управление в государственном секторе
сделало свои первые шаги, можно сказать, что МЧС России также считает это
направление важнейшим этапом формирования культуры управления. К
реализации масштабных проектов гос. значения есть ряд требований, таких как
прозрачность управления, оперативность, обоснованность принимаемых
решений, качество планирования, определенный подход к нематериальной
мотивации участников проекта и проч.
35
Проектное управление помогает решить ряд задач:
Гарантия достижения запланированных результатов;
Контроль над сроками, и их сокращение;
Повысить эффективность расходования ресурсов;
Принимать решение прозрачно, обосновано и своевременно;
Более эффективное взаимодействие внутри ведомства, между
ведомствами, межуровневое, а также с подрядчиками.
МЧС России и подведомственный ему ФАУ «ИЦ ОКСИОН» уже
применяют некоторые инструменты проектного менеджмента. И этого говорит
о том, что проектное управление не только вполне совместимо выстроенной
системой государственного сектора, но и приносит положительный результат.
Отдельно стоит остановиться на проблемах и трудностях, которые
присущи госсектору при переходе к проектному управлению:
Кадровые проблемы.
Причина в отсутствии достаточного количества специалистов в
проектном управлении, а также высокая степень «текучки»;
Психологическая неподготовленность персонала.
Руководящий состав не готов к повышению ответственности за
принимаемые решения и большей прозрачности процесса их принятия;
Двойное подчинение.
Эта проблема присуща практически всем организациям с иерархической
моделью управления.
Появляется необходимости искать пути решения данных проблем,
чтобы наиболее безболезненно вести проектную деятельность, нивелировать
риски, обеспечить согласованность нормативно-правового регулирования.
В первую очередь стоит сформировать пакеты правовых актов и
методических документов, полностью регламентирующие деятельность всех
сотрудников и подразделений, причастных к проекту.
Затем необходимо продумать систему поощрений, чтобы у всех звеньев
была дополнительная мотивация к работе.
36
И главное, продумать механизм решения конфликтных ситуаций,
например, независимое лицо в случае конфликта имеет решающие право
голоса. Так как возможна ситуация, когда руководитель проекта испытывает
необходимость в сотруднике, которого в этот конкретный момент руководитель
отдела не имеет возможности отпустить. Для объективности подобного рода
решений принимать его должен вышестоящий руководитель, имеющий
авторитет.
Сегодня уже существуют отлаженные механизмы работы в сфере
управления проектами в коммерческих организациях, многие из них
основываются на внедрении определенных автоматизированных
информационных систем. Главные функциональные моменты, на которые
должен обратить внимание руководитель проекта, с помощью
информационных систем или любыми другими методами:
Управление проекта в течение всего жизненного цикла;
Календарное планирование хода реализации проекта;
Планирование и контроль финансовых затрат;
Контроль возникающих в ходе реализации изменений;
Мониторинг достижения ключевых показателей эффективности на
каждом этапе жизненного цикла;
Своевременные отчеты руководству в процессе реализации проекта.
Необходимая информационная база для возможности оперативного
реагирования на риски:
Единое информационное пространство с возможностью
оперативной коммуникации участников проекта, вне зависимости от их
местоположения;
Постоянно обновляющие данные в режиме 27/7;
Возможность использования на любом девайсе или компьютере.
Безусловно, стоит отметить, что каждый проект уникален и,
следовательно, данный список может варьироваться в зависимости от размера
проекта и задействованного круга сотрудников.
37
Вывод по главе 2
Проектная деятельность в госсекторе сегодня – это неотъемлемая часть
работы. Во-первых, сегодня уже на уровне приказа президента ведется
активная разработка удобных форм работы в каждом государственно органе.
Существует ряд мероприятий, где специалисты анализируют работу
государственных органов по проектному управлению, и поощряет тех, кто
данное направление развивает и работает по нему.
Во-вторых, ведение проектов имеет ряд значимых преимуществ. Одним
из самых больших плюсов проектной деятельности в госсекторе является
отсутствие возможности размыть ответственность, так как у каждого проекта
есть руководитель, отвечающий за все его аспекты. Также благодаря проектам
есть возможность своевременно отслеживать риски и оперативно реагировать
на них, без нанесения вреда конечному результату проекта.
Существует ряд глобальных рисков, связанных в первую очередь с
иерархической структурой управления государственных органов, таких как
кадровые проблемы, двойное подчинение, психологическая
неподготовленность персонала, но все они решаемы, такими инструментами,
как правовые акты и система дополнительной мотивации.
Отдельно стоит отметить, что проектное управление в госсекторе имеет
ряд незначительных отличий от проектного управление в коммерческой среде.
Различиями являются: более большой и подробный пакет сопроводительных
документов, тщательная бухгалтерия и определенная процедура поиска
подрядчиков. Процесс реализации проекта отличий не имеет.
38
Глава 3. Разработка проекта и его жизненного цикла в рамках
ФАУ «ИЦ ОКСИОН» МЧС России
3.1. Концепция проекта
Безопасность молодого поколения с МЧС России
Анализ потребностей рынка
Социальные сети сегодня - это площадки, где миллионы пользователей
разных возрастов самостоятельно формируют связи и общаются между собой.
На данный момент существуют несколько крупных площадок, но ни одна из
них не рассчитана на детскую аудиторию.
Специально разработанная детская социальная сеть может стать
абсолютно безопасной площадкой для неформального общения детей до 16 лет
с возможностью ненавязчивого продвижения информации о безопасности
жизнедеятельности через интересные им каналы.
Главные потребности, толкающие детей к вступлению в соцмедиа - это
социализация и желание «идти в ногу со временем».
Условное название проекта
МЧС России за безопасность с детства.
Проблема (актуальность проекта).
Сегодня у среднестатистического российского ученика уже к окончанию
младшей школы есть учетная запись в одной из социальных сетей. Не смотря
на то, что официально обзаводиться страницей можно с 16 лет, на возрастные
ограничения не обращают внимания. По данным антивирусной компании
ESET, более 50% детей регистрируются до 11 лет. 24% создают первые
аккаунты уже в семь лет.
По данным компании «Лаборатория Касперского», самыми
распространенными угрозами для детей в социальных сетях являются
порнографический контент, педофилия и кибербуллинг (подростковый
виртуальный террор). Общение в соцмедиа также опасно мошенничеством, в
том числе и от лица «друзей», и потенциальным пересечением с
39
преступниками. На сегодняшний день самыми опасными социальными сетями
для детей являются — Вконтакте, «Одноклассники».
Опросы, проведенные среди 10 тысяч школьников из всех стран ЕС в
возрасте от 9 до 16 лет показывают, что у 22% опрошенных беспокойство и
неприятие вызывает контент, содержащий порнографию, у 18% — сцены
насилия или жестокости, в том числе и по отношению к животным. В тоже
время 13% подростков пугают нежелательные контакты, 19% боятся, что кто-то
может рассылать от их имени те или иные сообщения.
Как видим, значительная часть детей осознает опасность, которую могут
представлять социальные сети, поэтому более осмотрительно заводят
знакомства и делятся личной информацией. Однако есть дети, лишенные
родительского внимания и должного контроля, они являются потенциальными
жертвами разного рода преступников.
Цель проекта
Через доступный и интересный для детей школьного возраста канал
обеспечить детскую безопасность, повысить уровень знаний в сфере
безопасности жизнедеятельности, а также повысить эффективность доведения
информации о действиях в случае чрезвычайных ситуаций природного и
техногенного характера.
Принимая во внимание вышеизложенное, стоит отметить, что создание
социальной сети для детей поможет взаимодействовать с детьми в том
возрасте, когда у них формируется характер. Подавать информацию можно с
помощью обучающих игр и фильмов, конкурсов и викторин по каждому из
направлений деятельности МЧС России. Подобный развлекательный контент
может разрабатываться как для самых маленьких, так и для подростков.
Задачи проекта
Аудитория сети: все школьники со второго по одиннадцатый класс
включительно, классные руководители.
1. Обеспечить безопасность детей в сети интернет.
2. Создать интересную для детей площадку для общения.
40
3. В том числе, совместно с классными учителями в школах довести
до учеников информацию, что для их общения создана специальная безопасная
площадка.
4. Формирование культуры безопасности жизнедеятельности у детей с
первых классов.
Стратегия и методы продвижения
Предлагается рассмотреть совместную работу с Министерством
образования и науки России по разработке обучающих игр и материалов для
проекта, а также распространение информации о социальной сети через все
возможные каналы, в том числе с привлечением школьных директоров и
преподавателей.
Результаты проекта
По итогам проекта предполагается, что к моменту поступления в
институт ребенок будет знать всю базовую информацию о том, как вести себя в
случае опасности и ЧС, которые могут грозить как ему лично, так и
окружающим.
Ключевые участники и заинтересованные стороны
Организатор и заказчик проекта — Министерство Российской
Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и
ликвидации последствий стихийных бедствий
Пользователи — Школьники со второго по одиннадцатый классы,
классные руководители.
Куратор проекта и Руководитель проекта — Маркодеева А.О.
Предполагаемые соисполнители проекта — Министерство
образования и науки России.
Вывод: Разработка подобной площадки и грамотное внедрение её во все
школы России позволит достичь повышения уровня знаний в области
безопасности жизнедеятельности у детей школьного возраста и, как следствие,
их родителей.