57
где учитывается информация о выставленных счетах, сроках оплаты,
отгрузки товара, контактов с фирмой. Оперативная отчетность является
способом текущего наблюдения за ходом деятельности.
Налоговая отчетность представляет собой совокупность показателей,
характеризующих полноту расчетов с бюджетами разных уровней по
налогам. По данным налоговых расчетов определяется правильность
исчисления сумм налоговых платежей. Этот вид отчетности составляется по
данным бухгалтерского учета и специальных расчетов. Например, в
налоговый орган сдается Налоговая декларация по налогу на добавленную
стоимость.
Бухгалтерская отчетность. В соответствии с Положением по
бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99) -
это единая система данных об имущественном и финансовом положении
организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемая на
основе данных бухгалтерского учета по установленным формам. С помощью
бухгалтерской отчетности осуществляются систематическое наблюдение и
контроль за выполнением конкретных показателей работы и сохранностью
имущества хозяйствующего субъекта.
Так, Бухгалтерская (финансовая) отчетность в электронном виде
сдается в Росстат и в ФНС РФ, в ней содержатся бухгалтерский баланс, отчет
о финансовых результатах, отчет об изменениях капитала, отчет о движении
денежных средств, отчет о целевом использовании средств, 4ФСС, СЗВ-М,
РСВ, декларация на прибыль и 6-НДФЛ, введенный в 2016 году.
В ПФР – расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на
обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд РФ и на
обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного
медицинского страхования плательщиками страховых взносов,
производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам.
Вся бухгалтерская и налоговая отчетность ведется в программе 1С и
сдается в электронном виде.
58
Вся бухгалтерская и налоговая отчетность по проекту «Хеллинг»
ведется совместно с другими проектами бухгалтерами ООО «ГЕО-НДТ».
Рассмотрим принципы документооборота.
Основными принципами организации документооборота являются
следующие:
• прохождение документов должно быть оперативным.
• каждое перемещение документа должно быть оправданным,
необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения
документов;
• порядок прохождения и процессы обработки основных видов
документов должны быть единообразными.
Так документооборот в рамках проекта «Хеллинг» начинается с заявки
клиента, по ней составляется коммерческое предложение. Далее, если оно
устраивает покупателя, то он запрашивает счет. Счет готовит менеджер. Скан
счета отправляется покупателю, он должен оплатить его в течение 5-ти дней,
если не оговорены иные сроки оплаты, в некоторых случаях допускается
постоплата, после чего товар готовится к отгрузке. В день отгрузки менеджер
готовит соответствующие отгрузочные документы (счет-фактуры,
накладные). Такой документооборот происходит, когда покупатель –
коммерческая организация.
Если покупатель – государственная организация, то документооборот
начинается с заключения между фирмами договора поставки, и составлением
спецификаций к этому договору. Такой договор часто заключается и с
коммерческими организациями.
После принятия решений по основным видам деятельности проекта
наступает следующий этап - анализ инвестиционных возможностей. Анализ
проводился советом директоров по результатам работы компании в первом
полугодии 2017 года. Анализ показал, что к ноябрю 2017 года компания
сможет выделить из бюджета 3 000 000 рублей на запуск проекта.
59
Разработкой проекта «Хеллинг» занимались генеральный директор
Волосевич Владислав Викторович, заместитель генерального директора
Переяслов Максим Вячеславович, коммерческий директор Калинчев Максим
Борисович, директор по развитию Иванов Александр Евгеньевич.
Процессы планирования проекта проходили для тщательного
определения состава работ проекта, времени, стоимости, персонала и
поставок товара.
Для определения состава работ проекта использовался метод
декомпозиции – иерархическая структура работ.
Например, процесс поставки товара включает в себя следующие
работы:
1. Формирование заказа
1.1. определение ассортимента товара
1.2. определение количества товара
2. Проверка необходимых сертификатов и лицензий на ввоз товара в
РФ
3. Запрос на поставку товара производителю
3.1. получение уведомления о наличии товара,
3.2. утверждение стоимости заказа,
3.3. утверждение сроков поставки
4. Оплата заказа
4.1. подписание доп. соглашений с поставщиком,
4.2. получение счета,
4.3. оплата счета
5. Перевозка товара
5.1. поиск логистической компании,
5.2. подписание договора,
5.3. оплата услуг,
5.4. перевозка товара,
5.5. таможенная очистка,
60
5.6. доставка товара на склад,
5.7. разгрузка товара.
Исходя из иерархической структуры работ, составляется календарный
график.
Календарный график представляет собой таблицу, в которой расписаны
основные цели и задачи проекта. Укрупненный график был составлен
советом директоров по месяцам (Таблица 5). Более детальные планы
составляются на протяжении всего проекта, по месяцам, неделям, дням
руководителем проекта. Степень детализации определяет сам руководитель
проекта. Детальные цели и задачи соответствуют по графику выполнения
укрупненному плану, утвержденному советом директоров.
Таблица 5
Календарный план Хеллинг
Цели и задачи
Месяц, год
0
7
.
1
7
0
8
.
1
7
0
9
.
1
7
1
0
.
1
7
1
1
.
1
7
1
2
.
1
7
0
1
.
1
8
0
2
.
1
8
0
3
.
1
8
0
4
.
1
8
0
5
.
1
8
0
6
.
1
8
0
7
.
1
8
0
9
.
1
8
1
0
.
1
8
1
1
.
1
8
1
2
.
1
8
Начало проекта
Проведение анализов рынка, потребностей
потребителей, финансовых возможностей
организации и пр.
Поездка в Германию, в офис и на
производство компании Helling,
знакомство с руководством компании,
обсуждение возможностей сотрудничества
Разработка и утверждение планов проекта
Определение потребностей в ресурсах,
подбор персонала в команду проекта,
назначение руководителя проекта
Подписание договоров с поставщиком
Получение лицензий и сертификатов на
товар
Закупка первой партии товара
61
Реализация товара
Проведение анализов рынка,
потребителей и пр.
Детализация планов
Последующие закупки и реализация
товара
Интеграция проекта в работу компании
Завершение проекта
Еще одним важным этапом разработки проекта является составление
бюджета проекта.
Бюджет проекта «Хеллинг» представляет собой график планируемых
доходов и расходов, распределенный по статьям в рамках проекта.
Статьи бюджета – ассортимент продукции, на реализацию которой
направлен проект.
График инвестиций сформирован на основе финансовых и
бухгалтерских отчетов ООО «ГЕО-НДТ» и маркетингового анализа
возможностей проекта. Таким образом, в 27 ноября 2017 года была заказана
партия товара на сумму 28 664 евро (1 978 000 рублей), включая доставку.
Расходы проекта – закупка товаров у производителя. Доходы проекта-
реализация товаров, с увеличением закупочной цены на 40%.
Еще один важный этап второй фазы проекта - переговоры и
заключение контрактов.
В ноябре 2017 года компания получила официальное заявление фирмы
"Helling GmbH", подтверждающее, что ООО "ГЕО-НДТ" имеет право на
продажу продукции фирмы "Helling GmbH" (Приложение 1).
Так же был подписан контракт, в котором обговорены цена, качество
товара, упаковка и маркировка товара, оплаты, отгрузка, гарантии, штрафные
санкции и форс-мажорные обстоятельства.
Каждая новая поставка товара подтверждается приложением к
договору (Приложение 2).
62
В декабре 2017 года руководителем проекта была назначена Салтыкова
Ирина Валентиновна. Салтыкова И.В. имеет многолетний опыт ведения
подобных проектов, а также прошла специальное обучение в рамках
посещения производства Helling в Гамбурге.
Заключив контракт с поставщиком, создав команду проекта, назначив
руководителя проекта и составив все планы, проект перешел в следующую
фазу – реализацию.
Фаза реализации проекта.
Реализация проекта предполагает выполнение запланированных работ.
Проект «Хеллинг» в данный момент находится на фазе реализации.
Основной объем работы в проекте на данной фазе связан с
выполнением плана продаж. План продаж составляется руководителем
проекта, в зависимости от анализа потребительского спроса. Большое
количество заказов поступает от клиентов заранее, на будущий месяц. Это
связано и с большим объемом заказа, и с тем, что ООО «ГЕО-НДТ» часто
работает по 100% предоплате. Таким образом, руководителем проекта было
принято решение о целесообразности ежемесячных поставок товара от
поставщика. Кроме того, руководитель проекта в настоящий момент
развивает продажу товара «под заказ». То есть для товаров единичного
спроса, крупногабаритных, дорогостоящих разрабатываются специальные
условия поставки и ценообразования.
В основе продвижения проекта лежит сайт компании «ГЕО-НДТ»
https://www.geo-ndt.ru, где покупатели могут ознакомиться с ассортиментом
товара, узнать подробное описание, задать вопрос специалистам компании и
оформить заказ.
Для роста продаж и привлечения внимания покупателей руководитель
проекта периодически проводит акции на товар, используя новостной раздел
сайта компании:
«5.05.2018
63
Сообщаем, что увеличен до 500 мл объем баллонов для
магнитопорошкового контроля производства HELLING GMBH, а именно:
- белая фоновая краска NR 104 A,
- черная магнитная суспензия на масляной основе NRS 103,
Раннее данные аэрозоли для магнитопорошковой дефектоскопии
выпускались в объеме 400 мл.
При этом цена данных расходных материалов не изменилась.»
Такая акция привела к следующему увеличению продаж (Таблица 6):
Таблица 6
Реализация товара
Наименование
Март
Апрель
Май
Июнь
NR 104 A
155
165
229
151
NRS 103
48
141
210
91
Одним из конкурентных преимуществ компании «ГЕО-НДТ» является
экспертность сотрудников. Руководство компании заинтересовано в
повышении квалификации своих сотрудников. В компании сотрудников
стимулируют к прохождению различных тренингов, обучающих семинаров,
мастер-классов. Руководитель проекта «Хеллинг» регулярно организовывает
встречу менеджеров по продажам с представителем компании HellingGmbH.
На встречах менеджеры узнают о новых разработках и продуктах компании,
могут задать интересующие их вопросы по поводу того или иного прибора,
расходных материалов и аксессуаров: специфике работы с ними, их
преимуществах и прочее. Так же у менеджеров по продажам есть
возможность напрямую связываться с русскоговорящим представителем
Helling GmbH, с целью уточнения технических вопросов. Такое
взаимодействие производителя и поставщика дает возможность максимально
быстро и точно отрабатывать заказы любой сложности, что очень ценят
заказчики.
Основные финансовые показатели проекта (на июль 2018):
Сумма закупок: 13 170 692 рублей
64
Сумма выручки: 18 662 240 рублей
Сумма прибыли: 5 491 548 рублей
Рассмотрим зависимость прибыли от суммы поставки на Рисунке 3:
Рисунок 3
График прибыли и суммы поставки
На рисунке наглядно прослеживается зависимость суммы прибыли от
суммы закупок: чем больше товара было закуплено у поставщика, тем
больше заработает проект. Большое внимание менеджерам проекта стоит
уделять курсу евро. Большую прибыль проекту удалось получить в апреле,
когда курс евро на момент закупки составлял 70 рублей за евро, а в момент
поставки и реализации 74,6 рублей за евро.
Оборотные суммы показывают, что проект уже вышел на
самоокупаемость. Можно сделать вывод о том, что при таком темпе развития
проект достигнет цели раньше планируемой даты окончания.
Фаза завершения проекта.
Фаза завершения проекта наступит в ноябре 2018 года.
Планируется роспуск команды проекта. Менеджеры по продажам,
задействованные в данном проекте, перейдут в «распоряжение» отдела
продаж, оставляя за собой право вести своих клиентов в будущем.
Руководитель проекта передаст свои обязанности по закупкам отделу по
закупкам, и может быть привлечен к реализации нового проекта.
- ₽
500 000,00 ₽
1 000 000,00 ₽
1 500 000,00 ₽
2 000 000,00 ₽
2 500 000,00 ₽
3 000 000,00 ₽
ДЕКАБРЬ ФЕВРАЛЬ АПРЕЛЬ МАЙ ИЮНЬ ИЮЛЬ
ПРИБЫЛЬ СУММА ПОСТАВКИ
65
Сотрудничество с данным поставщиком будет проходить в обычном
режиме компании.
2.4 Рекомендации для дальнейшего развития проекта
Так как проект уже находится на стадии реализации, рекомендации
будут касаться в основном координации работ, развития команды и
распределения информации, а также процессов закрытия проектов.
Результатом процесса координации работ и исполнителей должно стать
эффективное, бесконфликтное выполнение работ проекта согласно
утвержденному плану. Для того чтобы такие результаты были достигнуты
необходимо:
Распределять задания между исполнителями согласно плану,
Определить приоритеты задач,
Согласовать рабочие вопросы с функциональными
руководителями,
Решить спорные и конфликтные ситуации,
Информировать команду проекта о достигнутых результатах и об
изменениях в проекте,
Оказывать информационную, консультационную,
управленческую и иную поддержку членов команды проекта.
Развитие команды должно повысить производительность членов
команды проекта, уменьшить число конфликтов, уменьшить отклонения от
плановых показателей в ходе выполнения работ. Для развития команды
перед руководителем проекта стоит два вида задач:
Формальные задачи – распределить роли, определить зоны
ответственности.
Неформальные задачи – сплачивание коллектива, формирование
духа товарищества и взаимовыручки, обеспечение теплых
личных отношений в команде.
Выполнение командообразующих действий может серьезно повлиять
на принцип координации работ и исполнителей проекта.
66
Например, проведение «веревочного курса» для сплочения участников
проекта может выявить среди них сильных лидеров. В дальнейшем
руководитель проекта может в сложных вопросах обрести серьезную
поддержку в лице неформального лидера.
Для грамотного распределения информации руководителю проекту
рекомендуется выполнить следующие задачи:
Сформировать общее информационное пространство (портал,
список рассылки, общая адресная книга).
Разработать правила и принципы работы с информацией
(структурировать файловые папки и хранилище, разработать
правила наименования файлов, процедуру сохранения и
изменения версий документов).
Проводить регулярные мероприятия по информированию
участников (совещания, презентации).
Выполнение вышеперечисленных задач позволит исключить из
проекта ситуаций принятия необоснованных решений, выполнения
неадекватных действий и конфликтов по причине несвоевременного
обеспечения участников проекта достоверной актуальной информацией.
Рекомендации по закрытию проекта
При закрытии проекта руководитель должен выполнить ряд
управленческих мероприятий:
Подготовка и передача проектной документации
Утверждение и архивирование результатов проекта для будущего
использования
Документирование и анализ опыта
Извлечение уроков и обмен опытом
Оценка работы членов команды
Роспуск команды проекта, возвращение команды по
подразделениям