17
(Иванов П.В., Турянская Н.И., Субботина Е.Г. Управление проектами. Ростов
н/Д. 2016)
Для наглядности данной иерархии рассмотрим таблицу.
Таблица 1
Состав фаз жизненных циклов проектов в разных сферах
Состав
жизненно
го цикла
Сферы деятельности
Строительство
Банковское
дело
Создание
программног
о продукта
Нефте- и
газодобыча
Фазы,
Стадии,
Этапы
1.
Предынвестицио
нная фаза
1. Разработка идеи
1. Осознание
потребности
1. Концепция
1.1.
Предынвестицио
нные
исследования
1.1.1. Изучение
прогнозов и
направления
развития
территориальног
о образования
1.1.2.
Формирование
инвестиционного
замыла
2.Определение задач
2.
Формулирование
требований
2. ТЭО
1.1.3.
Подготовка
декларации о
намерениях
1.1.4.
Предварительно
е согласование
инвестиционного
замысла
3. Разработка
3.
Проектирование
системы
1.1.5.
Составление и
регистрация
оферт
1.1.6.
Разработка и
обоснование
инвестиций,
оценка
жизнеспособност
и проекта
4.Рабочее
проектирование
4. Кодирование
3. Проектирование
1.1.7. Выбор и
18
предварительное
обоснование
места
размещения
объекта
1.1.8.
Экологическое
обоснование
1.1.9.
Экспертиза
5. Экспертиза
5. Тестирование
1.1.10.
Предварительно
е
инвестиционное
решение
1.1.11.
Разработка
предварительног
о плана проекта
1.2. Разработка
проектно-
сметной
документации,
планирование
проекта и
подготовка к
строительству
6. Переговоры
1.2.1.
Разработка
плана проектно-
изыскательных
работ
1.2.2. Задание
на разработку
ТЭО
строительства и
разработку
1.2.3.
Согласование,
экспертиза и
утверждения
ТЭО
1.2.4. Выдача
задания на
проектирование
1.2.5.
Разработка,
согласование и
утверждение
рабочей
19
документации
1.2.6. Принятие
окончательного
решении об
инвестировании
7.Принятие решения
о предоставлении
займа
1.2.7. Отвод
земли под
строительство
1.2.8.
Разрешение на
строительство
1.2.9. Задание
на разработку
проекта
производства
работ
1.2.10.
Разработка
плана проекта
2.
Инвестиционная
(строительная)
фаза
8.Осуществление
проекта
6.Выпуск в
производство
4. Реализация
2.1. Проведение
торгов
(тендеров) и
заключение
контрактов,
разработка
планов поставки
ресурсов,
подготовительны
е работы по
строительству
2.2.
Строительно-
монтажные
работы
9.Контроль за
реализацией
2.3. Завершение
строительной
фазы проекта
2.3.1.
Пусконаладочны
е работы
2.3.2. Сдача-
приемка объекта
2.3.3.
Демобилизация
ресурсов
2.3.4. Анализ
10. Оценка и анализ
20
ресурсов
результатов
3.
Эксплуатационн
ая фаза
7.
Эксплуатационно
е поддержка
5. Внедрение
3.1.
Эксплуатация
3.2. Ремонт
3.3. Развитие
производства
3.4. Закрытие
проекта
11.Завершение
проекта
3.4.1. Вывод из
эксплуатации
3.4.2. Демонтаж
оборудования
3.4.3.
Модернизация
(начало нового
проекта)
Обобщив данные таблицы, можно сделать выводы о содержании
основных фаз проекта.
Концептуальная фаза включает в себя:
формулирование целей,
анализ инвестиционных возможностей,
обоснование осуществимости проекта,
планирование проекта.
Фаза разработки проекта включает в себя:
определение структуры работ и исполнителей,
построение календарных графиков работ,
бюджет проекта,
разработку проектно-сметной документации,
переговоры и заключение контрактов.
Фаза реализации проекта включает в себя:
выполнение работ.
Фаза завершения проекта включает в себя:
21
приемочные испытания,
опытную эксплуатацию,
сдачу продукта в эксплуатацию.
В ряду проектов менеджеры вводят оценку обоснованности
дальнейшего выполнения проекта. В конце каждой фазы проходит
формализованная процедура, с помощью которой определяется выполнение
всех условий, необходимых для продолжения проекта. В случае наличия
серьезных изменений или неблагоприятных внешних обстоятельств
осуществляется процедура досрочного закрытия проекта (Вольфсон Б. И.
Гибкое управление проектами и продуктами. СПб. 2015).
1.3 Управление жизненным циклом проекта
Понятие жизненного цикла проекта является одним из ключевых в
менеджменте. Поскольку задачи, процессы подготовки, принятие
управленческих решений, используемые методики и инструменты
управления определяются текущей стадией проекта.
Рассмотрим роль менеджера проекта, который является ключевым
лицом, ответственным за управление проектом.
Функции менеджера проекта связаны с организацией и управлением
исполнением работ проекта (Латфуллин Г.Р., Никитин А.С., Серебренников
С.С.. Теория менеджмента. СПб. 2014):
Создание системы управления проекта,
Разработка плана проекта,
Организация исполнения проекта,
Контроль и анализ исполнения проекта,
Закрытие проекта.
Для повышения эффективности действия управления принято
структурировать и подразделять на несколько категорий. Выделяют пять
групп управленческих процессов:
22
1. Процессы инициации,
2. Процессы планирования,
3. Процессы организации исполнения,
4. Процессы контроля,
5. Процессы закрытия.
Поскольку деятельность менеджера комплексная и интегрированная
Руководство к Своду знаний по управлению проектами предлагает
следующую визуализированную модель групп процессов (Рисунок 2).
Рисунок 2
Группы процессов управления проектами согласно Руководству к
Своду знаний по управлению проектами
Основные процессы следующие:
Процессы инициации проекта – начальная группа процессов,
выполняемая для обеспечения эффективного старта проекта. В нее входят все
действия менеджера и команды, необходимые для четкого определения
целей проекта, формального согласования ожиданий от проекта его
основными заинтересованными сторонами, авторизации запуска проекта.
Важнейшая задача – определить, согласовать и затем утвердить у заказчика
основные показатели проекта, которые необходимо достичь в ходе его
реализации (Шаврин А.В. Руководство по управлению проектами на основе
стандарта ISO 21500. М. 2017).
23
Группа процессов планирования проекта – совокупность действий,
направленных на прогнозирование и расчет оптимального способа
достижения целей проекта. При этом планированию подлежит большое
число элементов проекта: сроки, стоимость, персонал, поставки, риски,
коммуникации и др. процессы планирования выполняются неоднократно.
Планы несколько раз уточняются и детализируются в ходе планирования.
Иногда они уточняются и изменяются уже в ходе реализации проекта.
Важно, что планирование отдельного элемента проекта тесно связано с
планированием других элементов.
Группа процессов организации исполнения проекта – действия по
координации участников проекта и обеспечению выполнения проекту
согласно плану. Задача менеджера проекта – распределить задания между
исполнителями, обеспечить им фронт работ и необходимые ресурсы. В
случае необходимости менеджер проекта разрешает возникающие
конфликты и противоречия (Харпер-Смит Патрик, Дерри Саймон.
Управление проектами. М. 2011).
Группа процессов контроля – совокупность действий менеджера
проекта, направленных на обеспечение регулярного отслеживания хода
выполнения проекта, выявление и анализ отклонений от плана и выполнение
корректирующих действий для обеспечения выполнения проекта в
соответствии с основными плановыми показателями (сроки, стоимости,
ресурсные затраты и др.).
Группа процессов завершения – формальные действия по завершению
работ, включающие сдачу продукта проекта заказчику, закрытие договоров и
контрактов, подведение итогов проекта и его авторизованное окончание.
Британский стандарт PRINCE предлагает иную модель процессов
управления проектом. Согласно ей, все процессы повторяются и тесно
переплетаются между собой. Процессы инициации могут относиться не
только ко всему проекту, но и к отдельной фазе жизненного цикла проекта.
Процессы планирования выполняются в течение всего проекта, не
24
рекомендуется разрабатывать подробный план проекта большой
продолжительности. Разумнее составлять детальные планы на ближайшую
обозримую перспективу, на фазу проекта. Перед наступлением очередной
фазы следует укрупненный план преобразовать в детальные подробные
графики. Процессы координации выполняются также в ходе всего проекта.
Они сопровождают процессы запуска и инициации. Координация при
выполнении проекта – одна из важнейших задач, поскольку для получения
максимальной эффективности необходимым является параллельное
выполнение нескольких процессов (Демарко Т. Роман об управлении
проектами. М. 2017).
Для каждой фазы жизненного цикла проекта существует ряд задач,
которые могут послужить обозначением стадий проекта (Веснин В. Р. Теория
организации. М. 2017). Рассмотрим задачи, стоящие перед проектным
менеджером на каждой фазе жизненного цикла.
Задачи фазы инициации проекта:
Признание необходимости реализации проекта.
Определение общей цели проекта.
Определение границ проекта.
Определение ожиданий заказчика, инвестора и других
заинтересованных участников, их интересов, влияния и
ответственность.
Анализ ключевых рисков, внешних и внутренних ограничений,
особенностей проекта.
Определение основных членов команды управления,
организационной структуры, принципов взаимодействия.
Назначение руководителя проекта, согласование его полномочий
и границ ответственности за проект.
25
Каждую задачу можно разбить на подзадачи, что в свою очередь
разделит стадии на этапы проекта. Результатом первой фазы проекта станет
Устав проекта, который обеспечит однозначное понимание содержания
проекта всеми его участниками и зафиксирует обоснование инициации
проекта, цели и результаты проекта, описание продукта проекта, ожидания от
ключевых участников проекта, критерии успеха проекта, основные
принципы организации проекта и управления ими.
Результатом анализа заинтересованных сторон может стать Реестр
заинтересованных сторон. В нем полезно зафиксировать имя человека или
название организации, отношение заинтересованной стороны к проекту,
силу возможного влияния, степень информированности о проекте.
Основные ошибки, допускаемые на первой фазе жизненного цикла
проекта:
Нечеткое понимание целей и границ проекта,
Неформализованный подход к запуску проекта,
Необоснованный запуск проекта.
Задачи второй фазы жизненного цикла проекта – планирования:
Уточнение и детализация целей и результатов проекта,
Уточнение состава и объема работ проекта,
Разработка календарного плана и бюджета проекта,
Уточненная оценка потребности проекта в ресурсах, план
ресурсного обеспечения проекта,
Оценка рисков и разработка плана реагирования на риски,
Уточнение планов взаимодействия процедур управления,
Согласование плана основными участниками,
Утверждение плана проекта.
Планированию в проекте подлежит большое число аспектов: сроки,
деньги, персонал, поставки, качество, коммуникации.
26
Ключевым процессом управления второй фазы является процесс
календарного планирования и разработки реалистичного расписания проекта.
Бюджет проекта – документ, представляющий собой график
планируемых расходов и доходов, распределенных по статьям в рамках
проекта (Симоненко И.Л. Теория организации. Ростов н/Д. 2015).
План персонала содержит информацию о том, кто, когда и какие задачи
будет выполнять в проекте. Организационная структура определит роли
участников проекта и условия их подчиненности.
План поставок – может входить в состав календарного плана, или же
быть отдельным документом. План поставок содержит информацию о сроках
и исполнителях работ, отданных на подряд внешним организациям.
Все планы по отдельным функциональным областям сводятся в единый
план проекта. Базовый план проекта – эталонный план, который послужит
основой для контроля выполнения проекта.
В третью фазу жизненного цикла проекта – реализацию - входят два
больших управленческих процесса: организация исполнения и контроль.
Рассмотрим основные задачи организации исполнения:
1. Набор команды проекта и ее развитие
Термин «команда» переводится с англ. Team. Таким образом, выделяют
четыре основополагающих принципа, лежащие в основе концепции
T.E.A.M., без которых невозможно создать сильную команду (Мерсино
Энтони. Эмоциональный интеллект для менеджеров проектов. М. 2017).
T - target – цель. Сильная команда имеет перед собой четкую, важную
цель. Она является общей целью команды и целью каждого отдельного члена
команды.
E – engagement – помолвка, обручение. Члены команды «обручены» с
членами команды и общей целью. Они дали обязательство быть вместе до
момента достижения главной цели команды, а нарушение обязательства
недопустимо.