75
точке, а один передается в центральный офис в г. Ижевске. Сверка между
приходными накладными и накладными на перемещение осуществляется
автоматически.
После процесса приемки товара на местах продажи (магазины и
торговые точки), продавцы осуществляют предпродажную подготовку
товара. Завершающим этапом предпродажной подготовки является
снабжение каждого товара ценником, ценники распечатываются на торговой
точке или в магазине. Далее осуществляется реализация продукции.
Таким образом, как мы видим из представленной технологической
карты существенно снижаются затраты времени на оформление
документации. Снижаются потери предприятия связанные с
невнимательностью и халатностью персонала. Кроме того повышается
скорость обмена информацией между структурными подразделениями
предприятия, посредством электронного документа оборота. Бумажные
документы становятся лишь подтверждением совершения операции для
устранения расхождений. Сформируем решение по автоматизации ООО «ИТ
Проект».
Для введения штрих-кодирования на ООО «ИТ Проект» потребуется:
1. Программное обеспечение.
2. технологическое оборудование;
Рассмотрим более подробно потребность в программном обеспечении
и оборудовании.
В настоящий момент для ведения бухгалтерского и управленческого
учета на предприятии ООО «ИТ Проект» используется программное
обеспечение компании «1С:Предприятие 8.2. Торговля + склад».
Сопровождение данного продукта осуществляет компания «Лоцман»,
находящаяся в городе Ижевске. Однако, установленная конфигурация не
обладает необходимым функционалом, кроме того, она не рассчитана на
работу в сети. Поэтому потребуется доработка, существующего
76
программного обеспечения таким образом, чтобы все компьютеры были
взаимосвязаны в единую сеть. На компьютерах (нетбуках) в местах продажи
(торговые точки и магазины) устанавливается клиентское программное
обеспечение, которое посредством беспроводной связи (USB модем)
синхронизируется с сервером, находящимся в центральном офисе в г.
Ижевске. Таким образом, на местах торговли ведется учет продаж и других
операций, и по заданному промежутку времени или дополнительному
запросу осуществляется сверка операций и синхронизация с главным
сервером в центральном офисе. Так как, связь по GPRS является не
достаточно стабильной, то на машинах в торговых точках должна быть
возможность автономной работы с принудительной синхронизацией.
Установка USB модемов и дополнительного канала связи в магазинах не
предусматривается, так как они находятся в одном здании с центральным
офисом (г. Ижевск) и с дополнительным офисом, поэтому смогут
использовать канал связи данных офисов и работать напрямую с базой
данных.
Фирма «Лоцман», осуществляющая поддержку установленных в ООО
«ИТ Проект» программных продуктов, также осуществляет разработку и
конфигурирование программного обеспечения «1С», поэтому заказ на
доработку можно разместить в данной организации. С учетом специфики
торговли живыми цветами, а также сложности создаваемой инфраструктуры,
следует отметить, что стандартного решения для автоматизации такого рода
предприятии нет. Разработка принципиально нового программного
обеспечения (не на платформе «1С») не только потребует гораздо больших
финансовых затрат, но и дальнейшего обновления и сопровождения, что в
условиях города Ижевска трудно выполнимо. Так в Ижевске нет
официальных представителей других систем автоматизации, а также
грамотных специалистов, способных реализовать такое решение. Поэтому
единственно верным и надежным решением будет доработка существующего
77
программного обеспечения.
Таким образом, на местах продажи устанавливаются нетбуки,
соединенные с фискальными регистраторами, сканерами штрих-кодов и
принтерами. На точках продаж устанавливается клиентское программное
обеспечение. Торговый персонал (продавцов) потребуется обучить работе с
программным комплексом и оборудованием. После чего они смогут
использовать инновационное технологическое решение. Процесс
обслуживания существенно ускорится, количество ошибок снизиться и
приведет не только к прямому экономическому эффекту, но и снижению
текучести кадров. В дальнейшем, на основе внедрения системы штрих-
кодирования, возможно продолжение автоматизации деятельности ООО «ИТ
Проект», что приведет к еще большему повышению эффективности труда и
экономической деятельности предприятия.
Рассмотрим более детально некоторые аспекты функционирования
новой системы.
Печать штрих-кодов.
По общепризнанной системе торговли в сфере цветочного бизнеса живые
цветы не снабжаются штрих-кодами, что связано с особенностью данного
товара. Так например, снабжение (наклеивание) этикеток на живые цветы,
действительно невозможно. Однако предложенная система печати этикеток со
штрих кодами действительно возможно. Механическая фиксация реализуется
за счет размещение этикетки между листьями цветка (на стебле), а защита от
факторов окружающей среды достигается за счет размещения этикеток в
недоступном для воды месте (рядом с бутоном). Кроме того живые цветы
транспортируются в специальных контейнерах, предотвращающих их от
повреждения, эти контейнеры защитят от повреждения и этикетки. В случае
повреждения этикетки на местах продажи, продавец всегда сможет распечатать
новую этикетку. Этикетка сконструирована таким образом, что не содержит
данных о стоимости товара, и кроме того легко может быть удалена с цветка
78
(срезана) без повреждения самого растения. Такой подход обеспечивает защиту
покупателя от неловкости (указание стоимости подарка на подарке). И вместе с
тем обеспечивает точность расчетов.
Печать этикеток осуществляется на обычных листах бумаги формата
А4, таким образом, что на один лист умещается 10 этикеток. Ежедневно ООО
«ИТ Проект» закупает около 260 живых цветов для реализации через сеть,
таким образом затраты бумаги составят около 30 листов. Поэтому
использование лазерного принтера вместо принтера для этикеток гораздо
более обосновано и рационально.
Такие товары как горшечные растения, удобрения, открытки,
украшения обычно уже содержат штрих-кода, их останется только занести в
базу данных при первом поступлении товара.
Процесс формирование документов.
Современные системы автоматизированного учета. К которым
относится и продукты фирмы 1С, позволяют добавлять позиции в документы
(накладные, акты) путем сканирования штрих-кодов. При этом сканер
считывает штрих-код, находит соответствующую запись в базе данных
предприятия (справочник «товары») и добавляет необходимую позицию в
накладную. Продукты компании 1С поддерживают как ручное занесение
количества товара с помощью клавиатуры, так и суммирование количества
просканированного товара. Поэтому формирование электронных документов,
станет простым делом, не требующим особых навыков, существенно облегчив
работу менеджера по закупкам и бухгалтеров. Возможность автоматически
формировать акты передачи денежных средств, актов ревизии, ПКО и РКО,
избавить продавцов и супервайзера от рутинной, неэффективной работы.
Позволит уменьшить число допускаемых ошибок.
Кроме того, при формировании расходных операций (продажа) на
местах продаж позволит мгновенно получать данные о состоянии остатков на
торговой точке, количестве денежной наличности и т.д. Что позволит
79
существенно облегчить управление предприятием, получать информацию
более оперативно.
Следует отметить, что процесс автоматизации торговли, а именно
использования штрих-кодирование, позволит построить фундамент для
дальнейшей комплексной автоматизации всего предприятия. Кроме того
проектируемая система является масштабируемой, то есть при увеличении
числа торговых точек потребуется установка комплекта оборудования и уже
существующего программного обеспечения, и новое предприятие уже
сможет функционировать в общей системе.
Общая схема функционирования новой системы представлена в
Приложении 11.
Как было выявлено в ходе работы, необходимо осуществить
следующие мероприятия:
- разработать программное обеспечение;
- Закупить необходимое оборудование;
Рассмотрим каждое из мероприятий в отдельности.
Разработка программного обеспечения:
Для реализации данного мероприятия планируется привлечь
компанию-специалиста в сфере разработки программного обеспечения на
платформе 1С, а именно компанию «Лоцман».
Мероприятие подразумевает следующие этапы:
1. Разработка технического задания.
2. Подготовка сметы на выполнение работы.
3. Изыскание средств на выполнение работ.
4. Разработка необходимой сопроводительной документации.
5. Тестирование разработанного программного обеспечения.
6. Обучение персонала работе на новом программном обеспечении.
7. Внедрение (интеграция) нового продукта в действующую систему
предприятия ООО «ИТ Проект».
80
Разработка технического задания.
За выполнение данного этапа отвечает Главный бухгалтер предприятия
ООО «ИТ Проект».
Входящая информация: приказ о проведении работ по разработке
проекта штрих-кодирования на ООО «ИТ Проект».
Источник информации: генеральный директор.
Носитель информации: приказ.
Исходящая информация: техническое задание, отражающее все
необходимые данные для разработчика программного обеспечения. В
соответствии с учетной политикой предприятия.
Исходящая информация передается на утверждение генеральному
директору, техническое задание согласовывается с начальником отдела
закупок и супервайзерами, на отдельных этапах они привлекаются к
процессу разработки в качестве советников.
Подготовка сметы на выполнение работы.
За выполнение данного этапа ответственность несет начальник отдела
закупок.
Входящая информация: техническое задание на разработку.
Источник информации: генеральный директор.
Носитель информации: техническое задание.
Исходящая информация: смета расходов на разработку программного
обеспечения, внедрение и оборудование.
Исходящая информация направляется на утверждение генеральному
директору, после утверждения в бухгалтерию. При составлении сметы
привлекаются специалисты компании «Лоцман».
Разработка необходимой сопроводительной документации.
Ответственный за выполнения данного документа: Супервайзер.
Входящая информация: выписка из приказа генерального директора.
Источник информации: генеральный директор.
81
Носитель информации: приказ.
Исходящая информация: подробные инструкции по работе с
программным продуктом и техническими средствами.
Исходящая информация направляется на утверждение генеральному
директору, и для согласования в отдел закупок и бухгалтерию.
Закупка необходимого оборудования.
В ходе организации данного мероприятия необходимо учитывать, что
покупка оборудования должна осуществляться единовременно, в
соответствии с разработанной и утвержденной сметой. Именно поэтому, в
настоящем разделе будет представлен типовые этапы Закупки оборудования.
В качестве типовых подразумеваются следующие этапы
- выявление технических параметров необходимого оборудования;
- подбор необходимого оборудования;
- подготовка необходимой документации;
- заключение договора поставки;
- получение необходимого оборудования.
Рассмотрим каждый из этапов более подробно.
Выявление технических параметров необходимого оборудования.
Ответственный за выполнения данного документа: супервайзер.
Входящая информация: техническое задание и выписка из приказа.
Источник информации: генеральный директор.
Носитель информации: приказ, техническое задание.
Исходящая информация: спецификация оборудования с указанием
необходимых данных.
Исходящая информация направляется генеральному директору. В
процессе составления спецификации привлекаются специалисты «Лоцмана»
для согласования технических требований
Подбор необходимого оборудования.
Ответственный за выполнения данного документа: Начальник отдела
82
закупок.
Входящая информация: спецификация оборудования с указанием
необходимых данных.
Источник информации: Супервайзер.
Носитель информации: техническое задание, спецификация.
Исходящая информация: проектный перечень.
Исходящая информация направляется генеральному директору, в
бухгалтерию.
Подготовка необходимой документации.
Ответственный за выполнения данного документа: бухгалтерия.
Входящая информация: выписка из приказа.
Источник информации: генеральный директор.
Носитель информации: приказ.
Исходящая информация: пакет документов.
Исходящая информация направляется на заверение генеральному
директору.
На основании разработанной документации принимается решение о
объявлении конкурса на поставку оборудования либо самостоятельная
закупка оборудования.
В случае, если будет принято решение о проведении конкурса, то
данные о нем размещаются в открытом доступе, формируется конкурсная
комиссия в составе главного бухгалтера, генерального директора и
начальника отдела закупок. Полученные заявки рассматриваются, и
выбирается победитель конкурса с которым и заключается договор
поставки. В случае если генеральный директор принимает решение о
самостоятельной закупке оборудования, то начальник отдела закупок
совместно с супервайзерами проводят мониторинг рынка. Выбирают
предприятия, которые в состоянии осуществить поставку необходимого
оборудования по максимально низкой стоимости с сохранением
83
необходимых характеристик и гарантий. После чего осуществляется закупка
оборудования в выбранных предприятиях. Список предприятий, которые в
состоянии выполнить поставку оборудования представлен в пункте 3.2
данной дипломной работе, однако, по решение компании ООО «ИТ Проект»
может быть изменен, так как является субъективным, исходя из мнения
автора дипломной работы.
После заключения необходимых договоров поставки начальник отдела
закупок контролирует соблюдение условий договора со стороны
поставщиков, а главный бухгалтер ответственен за своевременную оплату
поставок. Следует отметить, что под поставками понимается как поставка
оборудования так и выполнение работ по внедрению и разработке
программного обеспечения.
План реализации проекта предполагает разработку исполнительных
документов, которые используются с целью обеспечения эффективного
результата.
Глубина детализации планирования определяется, главным образом,
размерами и сложностью проекта, поэтому применимо к нашему проекту,
ООО «ИТ Проект» необходимо иметь самостоятельно разработанный план
реализации проекта и сверят его с фактическим осуществлением работ. Не
смотря на то, что большая часть работы поручена профессионалам (Лоцман)
тем не менее дополнительно планирование позволит ООО «ИТ Проект»
внести изменения по ходу проекта, сэкономить время и деньги.
Разработка плана начинается с наиболее полного определения задач,
обязанностей и ответственности организаций и отдельных служб заказчика,
генподрядчика, субподрядчиков, поставщиков и других сторон.
Затем проводится четкое разделение задач, определяются
взаимозависимости между задачами субподрядчиков, поставщиков и других
участников. Эти задачи соотносятся с задачами генподрядчика, которые, в
свою очередь, увязываются с задачами заказчика.
84
На основе проведенного разделения задач и обязанностей всех
участников проекта анализируются возможные альтернативы заключения
субконтрактов на выполнение работ по проекту. Критериями оценки
альтернативных вариантов являются возможности субподрядчиков
выполнить поставленные руководством ООО «ИТ Проект» в установленные
сроки без превышения максимального уровня издержек.
В процессе разработки плана делается выбор наиболее подходящего
типа контракта для каждого субподряда, определяются последовательность,
сроки и ответственные лица за подготовку и заключение этих контрактов.
Применительно к анализируемому проекту все эти работы фактически
выполняются компанией Лоцман, заказчик заключает договор с данной
организацией на оказание комплекса услуг, обоснование такого решения
приведено в предыдущем параграфе. В противном случае заказчику
пришлось бы существенно усложнить работу, организуя поиск и подбор
разработчиков программного обеспечения, системотехников для монтажа и
подключения оборудования, программистов для внедрения штрих-
кодирования, контроль их работы и взаимодействий, что приведет к
удорожанию проекта и возможному ухудшению качества работ.
Третий шаг очень короток. После того, как ООО Цветок примет и
утвердит планы по проекту, а также решит проблему, связанную с
материально-техническим снабжением, он отдаст указание о начале работ.
На четвертом шаге осуществляется контроль за осуществлением этих
работ и регулируется интенсивность инвестиций, точки оплаты определены
условиями договора, что позволяет как ООО «ИТ Проект» так и «Лоцман»
рассчитать свои силы самостоятельно, распределить суммы инвестиций,
рассчитать расходы, ООО «ИТ Проект» своевременно организовать
финансирование, поиск источников финансирования.
Пятый шаг — регулирование. Если ООО «ИТ Проект» посчитает, что
выявленные на предыдущем шаге отклонения основных показателей проекта