51
методик. В соответствии с этим стандартом управление проектами
базируется на следующих областях знаний: Управление интеграцией
(Project Integration Management), Управление содержанием (Project Scope
Management), Управление временем (Project Time Management),
Управление стоимостью (Project Cost Management), Управление
персоналом (Project HR Management), Управление коммуникациями
(Project Communication Management), 5 Управление качеством (Project
Quality Management), Управление рисками (Project Risk Management),
Управление снабжением (Project Procurement Management).
Опираясь на ГОСТы, ИСО и PMBOK и учитывая российские
особенности, можно выделить следующие основные этапы внедрения
эффективной системы взаимодействия с клиентами с использованием
CRM-систем (рисунок 12).
Рисунок 12. Этапы внедрения CRM-системы
1. Определение CRM –системы и
стратегия
2. Анализ взаимодействия с клиентами
3. Модернизация процессов
взаимодействия
4. Определение потребностей
пользователей
5. Определение бизнес-потребностей
6. Выбор CRM –системы
8. Запуск пилотной версии и ее доработка
7. Построение диаграмм информационных
требований
9. Обучение пользователей и организация
поддержки
52
Для того чтобы оценить эффект от включения системы CRM в
работу предприятия, можно применить метод анализа основных
показателей до и после реализации проекта. На основе этих измерений
организация будет в дальнейшем оценивать результативность отношений
с потребителями.
Все показатели объединяют по подсистемам программы или по
сегментам бизнес-процессов. Для формализованной оценки результатов
необходима нефинансовая информация о работе компании до
использования CRM, а их не может быть в распоряжении организации,
так как такие данные собираются только с помощью этой программы.
Чтобы в полной мере оценить деятельность фирмы, показатели
отслеживаются на каждом этапе реорганизации процессов работы и
введения элементов системы.
АС «Управление проектной деятельностью» предназначена для
использования в качестве исчерпывающего механизма управления
проектами и отслеживания статуса каждого проекта.
Во-первых, автоматизированная система - это средство
электронного документооборота по управлению проектом. Такая система
служит в качестве среды осуществления всех формализованных деловых
коммуникаций между участниками проекта, связанных с управлением и
исполнением проекта. Эффективность электронного документооборота в
сфере управления проектами обеспечивается следующими факторами:
Все формальные документы управления и исполнения проекта
являются электронными документами АС и только ими.
Все формализованные процедуры согласования любых документов
проекта, включая как электронные документы АС, так и документы,
содержание которых формируется вне АС, проводятся исключительно с
помощью АС. (табл. 7).
53
Таблица 7
Характеристики АС «Управление проектной деятельностью»
Параметр
Характеристика
Параметр
Характеристика
Целевое предприятие
Отрасль
Любое предприятие
Размер предприятия
> 50 работников и несколько структурных
подразделений
Целевая область управления
Объект управления
Проекты организационного и
технологического развития предприятия
Цель управления
Обеспечить координацию действий
представителей разных структурных
подразделений и направить эти действия
на достижение цели проекта.
Особенность области
управления
Неприменимость механизмов
операционного управления для
выполнения проектов.
Концепция решения с помощью автоматизированной системы
Цель
Обеспечить управляемое решение задач
развития предприятия через выполнение
проектов.
Ключевые
автоматизированные
функции
Ведение плана проекта и его
версий.
Отчётность о прогрессе проекта.
Механизм управления рисками
проекта.
Ведение подпроектов.
Условия эффективности создания АС
Организационная структура
разветвлённая, многоуровневая
Длительность проекта
создания АС на предприятии
4-8 месяцев
Участники проекта получают оповещения и уведомления,
связанные с выполнением проекта с помощью АС и только через неё.
Во-вторых, автоматизированная система - это средство получения
исчерпывающей и окончательной информации о проекте.
АС предоставляет сводные справки о текущем состоянии проекта
(план/факт, степень достижения целей и т.п.).
АС предоставляет сводные справки и отчёты о деятельности по
проекту за любой период его реализации.
В АС хранятся все документы, определяющие содержательную
сторону проекта. Таким образом, автоматизированная система является
54
единым архивом проектной документации.
В-третьих, автоматизированная система — источник информации о
текущих задачах по проекту в целом и/или по определённой его части:
по подразделению и исполнителю;
по части содержания;
по этапу;
по определённой ветви сценария проекта;
по схожим функциональным задачам и т.д.
В-четвёртых, автоматизированная система — это средство
получения информации обо всех действиях на проекте по всем уровням
декомпозиции задач проекта вплоть до отдельных операций отдельных
исполнителей (например, «Иванову в 14:00 отвезти папку документов №
8 по адресу …»).
В-пятых, автоматизированная система — это самостоятельный
субъект управления, обеспечивающий гарантированное исполнение всеми
участниками правил реализации проектов, принятых на предприятии, и
использующий для этого информационную модель проектного
управления, в частности:
АС обеспечивает правильную последовательность выполнения
действий по проекту.
АС отслеживает сроки по проекту и своевременно оповещает
ответственные лица о необходимости предпринять корректирующие или
предупреждающие действия по проекту.
АС позволяет регистрировать риски проекта и управлять ими.
В-шестых, автоматизированная система позволяет учитывать и
управлять потреблением ресурсов предприятия в ходе выполнения
проекта:
АС - это средство учёта затрат по проектам и их выделения из
общих затрат предприятия по операционной деятельности.
АС - это средство управления ресурсами предприятия, позволяющее
55
выявлять и контролировать доступность ресурсов предприятия на
выполнения конкурирующих задач из разных проектов, а также задач из
операционной деятельности. К таким ресурсам, прежде всего относится
персонал предприятия.
Заложенная в автоматизированную систему модель проектной
деятельности предусматривает следующие возможности, но не
обязательно ограничивается ими:
Формирование организационной структуры проекта.
Разбиение проекта на отдельные этапы (формирование жизненного
цыкла) и задачи с назначением исполнителей.
Ведение подпроектов.
Управление графиком реализации (планом) проекта.
Управление рисками проекта, поддержка корректирующих и
предупреждающих действий.
Поддержка управлениями изменения плана проекта,
инициированными его участниками или самой системой при отклонении
от плана проекта.
Формирование сводного оперативного документа отчётности и
управления проектом - «Статус проекта».
АС «Управление проектной деятельностью» предполагает
формирование проектной команды для каждого проекта. В проектную
команду входят:
Руководитель проекта - лицо, которое отвечает за своевременное
выполнение проекта. Руководитель проекта ведёт план проекта, назначает
исполнителей и контролёров на задачи проекта.
Куратор проекта - лицо из числа руководящих работников
предприятия, которое заинтересовано в достижении результата проекта и
наделено полномочиями в отношении каждого участника проекта.
Куратор проекта утверждает планы проекта, представленные
руководителем проекта, тем самым выделяя ресурсы руководителю
56
проекта.
Исполнитель по отдельной задаче - работник, которому поручено
выполнение отдельной задачи по проекту.
Контролёр по отдельной задаче - работник, которому поручено
принять результаты выполнения задачи у её исполнителя.
Для сложных задач АС «Управление проектной деятельностью»
позволяет создавать подчинённые проекты в качестве подпроектов
основного проекта.
Исполнитель задачи имеет возможность зарегистрировать риск
срыва срока выполнения задачи или оформить запрос на перенос срока по
задаче. Автоматизированная система оповещает руководителя проекта в
момент регистрации запроса от исполнителя задачи.
Руководитель проекта в ответ на получение информации о рисках
может создать специальный план отработки рисков, который подлежит
утверждению у куратора проекта.
В случае получения запросов на перенос сроков от исполнителей
задач или фактически состоявшегося срыва сроков по отдельным задачам
руководитель проекта может создать новую версию плана проекта с
изменёнными сроками по существующим задачам или с новыми
задачами. Новая версия плана проекта утверждается куратором проекта.
АС «Управление проектной деятельностью» предоставляет простой,
но эффективный механизм контроля качества выполнения отдельных
задач проекта. Во-первых, автоматизированная система требует, чтобы
итогом выполнения каждой задачи стал определённый документ, который
регистрируется в системе. Во-вторых, система предусматривает приёмку
результатов выполнения задачи контролёром этой задачи. Контролёр не
просто подтверждает факт выполнения задачи — своим решением он
подтверждает выпуск документа требуемого качества и в требуемом
статусе. Такая организация резко повышает исполнительскую
дисциплину участников проекта и позволяет контролировать прогресс
57
проекта через выпущенные документы.
Руководство может в любой момент получить отчёт о ходе
выполнения каждого проекта (рис. 13).
Рисунок 13. Отчёт о ходе выполнения проекта
Для каждого проекта автоматизированная система предоставляет
сводный отчёт «Статус проекта», содержащий сведения о текущем плане
проекта, выполненных и невыполненных задачах, рисках проекта и
текущем плане их отработки, переносах сроков по задачам и их причинах.
Руководство может оценить загруженность каждого работника по
каждому проекту (рис. 14):
58
Рисунок 14. Оценка загруженности каждого работника по
каждому проекту
Автоматизированная система позволяет получить сводный отчёт о
количестве задач по проектам, назначенным на каждого работника
предприятия. Руководство может непосредственно контролировать
выполнение текущих задач по проектам (рис. 15):
Рисунок 15. Контроль выполнение текущих задач по проектам
Руководство может формировать отчёт по текущим задачам на всех
или выбранных проектах и непосредственно контролировать их
выполнение. Таким образом, внедрив автоматизированную систему
«Управление проектной деятельности», Руководство предприятия
59
получает мощный комплексный механизм управления, нацеленный на
решение задач стратегического развития предприятия.
Центральное место в планировании проекта ставят задачу
календарного планирования создание и корректирование расписания
выполнение работ, согласно которому работы, которые должны будут
выполнять разные организации, согласовываются во времени с учетом
возможностей их обеспечения материально-техническими и трудовыми
ресурсами. Так согласования может гарантировать соблюдения заданных
ограничений (относительно сроков работ, лимитов ресурсов,
фиксирование цен и т. п.) и оптимальное распределение ресурсов. Тип
календарного плана выбирают в зависимости от целей планирования,
особенностей проекта и организации управления.
В таблице 8 представлен «План реализации проекта по внедрению
АС «Управление проектной деятельностью» в ООО «СИМСтрейд».
Таблица 8
План реализации проекта по внедрению АС «Управление
проектной деятельностью» в ООО «СИМСтрейд
Мероприятия
Дата
Продолжительность,
дни
1. Формирование инвестиционной
идеи проекта (SMART-цели)
07.03.2018
15
2. Приобретение оборудования
22.03.2018
13
3. Приобретение расходных
материалов и инструментов
03.04.2018
5
4. Монтаж оборудования
08.04.2018
3
5. Заключение договора
11.04.2018
4
6. Обучение персонала
15.04.2018
6
7. Разработка системы мотивации
23.04.2018
8
8. Проведение рекламной акции
27.04.2018
4
9. Запуск проекта
01.05.2018
2
Таким образом, на реализацию плана проекта по внедрению АС
«Управление проектной деятельностью» в ООО «СИМСтрейд»
потребуется 60 дней. К 3.05.2018 года проект должен быть полностью
реализован.
60
3.3 Оценка экономической эффективности проектного управления
Проведем оценку экономической эффективности проекта по
внедрению АС «Управление проектной деятельностью» в ООО
«СИМСтрейд» по системе UNIDO. Исходные данные проекта приведены
в таблице 9.
Требуется определить без учета налогов:
Поток реальных денег (Cash Flow);
Коэффициент дисконтирования проекта;
Чистый дисконтированный доход (ЧДД) инвестиционного
проекта;
Таблица 9
Исходные данные проекта
Показатели
Ед. Измерения
Значения
1.Затраты на приобретение торгового
оборудования
Тыс. руб.
110
2.Затраты на монтаж оборудования
Тыс. руб.
10
3.Период проекта
Лет
3
4.Прогнозируемые объем продаж
Тыс. руб.
400
5.Текущие затраты
Тыс. руб.
320
6.Условно-постоянные затраты
Тыс. руб.
90
7.Амортизация
Тыс. руб.
8,8
8.Годовой объем продаж продукции
Шт.
1000
9.Рублевый депозит по Сбербанку РФ
%
7
10.Инфляция на рынке
%
8
11.Риск инвестиционного проекта
%
10
Чистую текущую стоимость (ЧТС) по годам реализации
проекта;
Индекс доходности (ИД) проекта;
Среднегодовую рентабельность проекта;
Внутреннею норму доходности (ВНД) проекта;
Срок окупаемости проекта (Токуп);
Точку безубыточности проекта (Тбез).
ВНД, Токуп и Тбез определить аналитическим и графическим