16
1.2. Жизненный цикл проекта: содержательная характеристика
Каждый проект от зарождения идеи до полного завершения проходит ряд
этапов. Полный набор этих этапов представляет собой жизненный цикл проекта.
Этапы проекта разделены на этапы и этапы.
Этапы жизненного цикла проекта:
1. Разработка концепций
2. Разработка коммерческого предложения
3. Проектирование
4. Производство
5. Сдача объекта
6. Проект закончить
Общепринятой концепцией разделения жизненного цикла проекта на фазы нет
и быть не может, так как каждый проект уникален. Решая для себя такую задачу,
участники проекта должны руководствоваться своей ролью в проекте, своим
опытом и конкретными условиями выполнения проекта.
Тем не менее, ключевые фазы жизненного цикла присутствуют в любом
проекте и присущи практически всем успешным проектам.
Существуют некоторые различия в определении количества этапов и их
содержания, так как эти характеристики во многом зависят от условий реализации
того или иного проекта и опыта основных участников. Тем не менее логика и
основное содержание процесса разработки проекта являются общими во всех
случаях.
Концептуальная Фаза.
Основное содержание работ на этом этапе - определение проекта. Разработка
его концепции, которая включает в себя следующие шаги:
1. Инициирование проекта.
2. Формирование бизнес-идей, целеполагание.
3. Назначение руководителя проекта и формирование ключевой команды
проекта.
17
4. Установление деловых контактов и изучение рынка, мотивации и требований
заказчика и других участников.
5. Сбор исходных данных и анализ существующего состояния.
6. Определение основных требований, ограничительных условий, требуемых
материальных, финансовых и трудовых ресурсов.
7. Представление предложений, их экспертиза и утверждение.
8. Сравнительная оценка альтернатив.
Фаза разработки коммерческого предложения.
Главным содержанием этой фазы является разработка предложения и
переговоры с заказчиком о заключении контракта. Общее содержание работ этой
фазы:
1. Разработка основного содержания проекта, конечные результаты и продукты,
стандарты качества, базовая структура проекта, составление технического задания.
2. Планирование, декомпозиция базовой структурной модели проекта, смета и
бюджет проекта, потребность в ресурсах, определение и распределение рисков,
календарные планы и укрупненные графики работ.
3. Проведение и составление технико-экономического обследования и бизнес-
плана.
4. Подписание контрактов, договоров с заказчиком, контрагентами и
инвесторами.
5. Ввод в действие средств коммуникации участников проекта и контроля за
ходом работ.
4
Фаза проектирования.
На этой фазе определяются подсистемы, их взаимосвязи, выбираются наиболее
эффективные способы выполнения проекта и использования ресурсов.
Характерные работы этой фазы:
1. Организация выполнения базовых проектных работ по проекту, разработка
частных технических заданий.
2. Выполнение концептуального, эскизного детального проектирования.
4
Гончаренко С. Управление проектами // Управление качеством. - 2011. - N 8. - С. 44-46.
18
3. Составление технических спецификаций, комплектов чертежей и
инструкций.
4. Представление проектной разработки, экспертиза и утверждение.
Фаза изготовления.
Производится координация и оперативный контроль по проекту, изготовление
подсистем, их объединение и тестирование.
Основное содержание:
1. Организация выполнения опытно-конструкторских работ и их оперативное
планирование.
2. Организация и управление материально-техническим обеспечением работ.
3. Подготовка производства, строительно-монтажных и пусконаладочных
работ.
4. Координация работ, оперативный контроль и регулирование основных
показателей проекта.
Фаза сдачи объекта и завершения проекта.
Производятся комплексные пуско-наладка испытания, опытная эксплуатация
системы, ведутся переговоры о результатах выполнения проекта и о возможных
новых контрактах.
Основные виды работ:
1. Комплексные испытания.
2. Подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта.
3. Подготовка рабочей документации, сдача объекта заказчику и ввод в
эксплуатацию.
4. Сопровождение, поддержка и сервисное обслуживание.
5. Оценка результатов проекта и подготовка итоговых документов
6. Разрешение конфликтных ситуаций и закрытие работ по проекту.
7. Реализация оставшихся ресурсов.
8. Накопление опытных данных для последующих проектов, анализ опыта.
Состояния, определение направлений развития.
9. Расформирование команды проекта.
19
Наиболее часто на начальных фазах допускаются следующие ошибки:
1. В определении интересов заказчиков.
2. Концентрация на маловажных, сторонних интересов.
3. Неправильная интерпретация исходной постановки задачи.
4. Неправильное или недостаточное понимание деталей.
5. неполнота функциональных спецификаций (системных требований).
6. Чрезмерная загруженность.
7. Ошибки в переговорах.
8. Ошибки в определении рыночной ниши и позиционирования.
9. Ошибки в определении требуемых ресурсов и сроков.
10. Редкая проверка на согласованность этапов и контроля со стороны
заказчика (нет привлечения заказчика).
11. Слабость координации.
12. Ненаглядное предоставление результатов для оценки.
Руководители проектов разбивают цикл жизни проекта на этапы различными
способами. Например, в проектах по разработке программного обеспечения часто
выделяются такие этапы, как осознание потребности в информационной системе,
формулирование требований, проектирование системы, кодирование, тестирование,
эксплуатационная поддержка.
Однако наиболее традиционным является разбиение проекта на четыре
крупных этапа: формулирование проекта, планирование, осуществление и
завершение.
Для сравнительного анализа проекта на данном этапе применяются методы
проектного анализа, включающие в себя финансовый, экономический,
коммерческий, организационный, экологический, анализ рисков и другие виды
анализа проекта. Системы для планирования и управления проектами, на этой
стадии, как правило, используются в ограниченном виде.
В самом начале жизненного цикла проекта обычно разрабатывается
предварительный неофициальный план - грубое представление о том, что
потребуется выполнить в случае реализации проекта. Решение о выборе проекта в
значительной степени основывается на оценках предварительного плана.
20
Формальное и детальное планирование проекта начинается тогда, когда
принимается решение о его реализации. Определяются ключевые точки проекта,
формируются задачи и их взаимозависимость. Именно на этом этапе используются
системы для управления проектами. Эти системы предоставляют руководителю
проекта набор средств для разработки формального плана: средства построения
иерархической структуры работ, сетевые графики и диаграммы Гантта, средства
назначения и гистограммы загрузки ресурсов.
Как правило, план проекта не остается неизменным. По мере осуществления
проекта он подвергается постоянной корректировке с учетом текущей ситуации.
Осуществление. После утверждения формального плана на менеджера ложится
задача его реализации. По мере осуществления проекта руководители должны
постоянно контролировать ход работ. Контроль заключается в сборе фактических
данных о ходе работ и сравнении их с плановыми. К сожалению, в управлении
проектами, можно быть абсолютно уверенным в том, что отклонения между
плановыми и фактическими показателями случаются всегда.
Следовательно, задачей менеджера является анализ возможного влияния
отклонений в выполненных объемах работ на ход реализации проекта в целом и в
выработке соответствующих управленческих решений.
Например, если отставание от графика выходит за приемлемый уровень
отклонения, может быть принято решение об ускорении определенных критических
задач, за счет выделения на них большего объема ресурсов.
Завершение. Проект заканчивается, когда достигнуты цели, поставленные
перед ним. Иногда окончание проекта бывает внезапным и преждевременным, как в
тех случаях, когда принимается решение прекратить проект до его завершения по
графику. Как бы то ни было, но, когда проект заканчивается, его руководитель
должен выполнить ряд мероприятий, завершающих проект. Конкретный характер
этих обязанностей зависит от характера самого проекта.
Если в проекте использовалось оборудование, его надо произвести
инвентаризацию. Возможно, передать его для нового применения. В случае
подрядных проектов надо определить, удовлетворяют ли результаты условиям
21
подряда или контракта. Может быть, необходимо составить окончательные отчеты,
а промежуточные отчеты по проекту организовать в виде архива.
1.2 Методические основы планирования жизненного цикла проекта
Планирование проекта - это механизм, который позволяет распределять объемы
работ, ресурсы, затраты в заданных сроках и между отдельными исполнителями для
своевременного и эффективного осуществления проекта.
Планирование и контроль проекта предусматривают решение следующих
задач:
1. Определение и распределение нужных ресурсов, бюджета, сочетание их с
календарным планом работ.
2. Разработка информационной базы для контроля за выполнением проекта.
5
3. Принятие решения по перераспределению ресурсов в случае необходимости
в течение жизненного цикла проекта.
4. Развитие рабочих взаимоотношений и групповой работы.
5. Мотивация людей к более высоким результатам, через мониторинг
исполнения и через определение целей.
6. Улучшение качества выполнения проекта и обеспечение достижения
установленных задач в рамках, определенных времени, затрат и объемов.
7. Представление информации для итогового анализа выполнения проекта в
целом и его организационными единицами, а также при возникновении судебных
или арбитражных споров.
Процессы планирования и контроля сопровождаются более или менее
серьезными трудностями, которые вызываются рядом причин. Это, в частности,
следующие причины:
1. Уникальность.
2. Неопределенность и изменения.
3. Сложность и масштабность проекта.
5
Гончаренко С. Управление проектами // Управление качеством. - 2011. - N 8. - С. 44-46.
22
4. Человеческий фактор.
5. Методологические основы.
Для каждого уровня управления разрабатывается соответствующий план.
На концептуальном уровне определяются цели и задачи проекта.
Рассматриваются альтернативные варианты достижения запланированных
результатов и оценки негативных и позитивных аспектов каждого варианта,
определяются концептуальные направления реализации проекта, включая описание
предметной области, укрупненной структуры работ, их взаимосвязей и
6
предварительную оценку продолжительности, выполнение проекта, его стоимости
и потребности в ресурсах.
Стратегический план определяет вехи и вехи проекта. Основная цель
Стратегического плана на этом уровне - показать логическую схему реализации
проекта. Стратегический план определяет внешнюю и внутреннюю среду проекта,
его цели и задачи для проектной команды и обеспечивает общее видение проекта.
На тактическом уровне:
Текущий план - определяет сроки выполнения комплексов работ, потребность в
ресурсах и определяет определенные участки работ. За качество и своевременность
выполнения, которых соответствуют различные организации-исполнители (в
разрезе года, квартала, месяца);
Оперативный план - детализирует задачи участникам в месяц, неделю, день за
комплексами работ.
7
Современные тенденции в планировании проектов. Для современного
проектного менеджмента характерно интегрированный структурированный подход
к управлению, планирования и контроля.
Интеграция планирования и контроля. Планирование и контроль часто
рассматриваются как отдельные функции, но они связаны и взаимозависимы,
поэтому их надо рассматривать как одно целое.
Интеграция организации и контроля проекта. Планирование и контроль
расходов, ресурсов, календарное планирование должны быть связаны с
6
Богданов В. «Управление проектами. Корпоративная система шаг за шагом» http://www.pmwebinars.ru/wp-
content/uploads/2013/07/Bogdanov_V._Upravlenie_proektami.pdf
7
Беркун С.: Искусство управления IT-проектами. - СПб.: Питер, 2010
23
организацией проекта. Отдельные части проекта выполняются отдельными
подразделениями проектной организации. Кроме того, нужно планировать и
контролировать объем работ, затраты и ресурсы групп, подразделений, отделов,
компаний. Для эффективного выполнения проекта каждая организационная единица
и элемент проекта потребует своей системы планирования расходов, ресурсов,
качества, сроков выполнения работ.
Текущий план - определяет сроки выполнения комплексов работ, потребность в
ресурсах, определяет определенные участки работ, за качество и своевременность
выполнения которых соответствуют различные организации-исполнители (в разрезе
года, квартала, месяца);
Оперативный план - детализирует задачи участникам в месяц, неделю, день за
комплексами работ.
Планирование и контроль часто рассматриваются как отдельные функции, но
они связаны и взаимозависимы, поэтому их надо рассматривать как одно целое.
Интеграция информационной системы управления проектами.
С целью достижения эффективного менеджмента, планирования и контроля
надо интегрировать все информационные системы проекта. А именно - объемы
работ по проекту и их спецификацию, оценку выполнения, системы контроля
изменений, организации проекта, планирование ресурсов, сроков, затрат, сбора
информации, анализа выполнения, управления материальными ресурсами,
корреспонденцией (взаимосвязями), контроля качества.
Общая интеграция с системой управления персоналом.
8
Эта последняя система должна быть интегрирована со всеми предыдущими
составляющими, и таким образом создается "тотальная" система, взаимосвязанная и
взаимосвязана, поскольку организационная структура и система проекта во многом
влияют на мотивацию, групповую работу, конфликты, обусловливают
распределение ответственности и отчетности. Разработка проектно-сметной
документации.
8
Беркун С.: Искусство управления IT-проектами. - СПб.: Питер, 2010
24
Разработка проектно-сметной документации предусматривает следующие
этапы:
- Проведение тендера на разработку документации;
- Заключение контракта;
- Технико-экономическое обоснование проекта;
- Разработка задания на проектирование;
- Согласование и проведение экспертизы проекта;
- Принятие инвестиционного решения;
- Разработка технической и рабочей документации;
- Разработка смет к проекту;
- Ходатайство и получения разрешений на реализацию проекта.
Функциональные обязанности проектных организаций подразделяются на
типовые и дополнительные.
К типичным относят:
- Разработку технико-экономического обоснования проектов;
- Эскизное и рабочее чертежи;
- Разработку смет;
- Авторский надзор.
К дополнительным относятся:
- Подготовка в проведении тендеров;
- Проектный анализ;
- Участие в управлении проектом;
- Оформление финансирования.
Типы проектных фирм:
9
1. Инжиниринговые (консалтинговые).
Инжиниринговые фирмы предоставляют широкий спектр услуг: экономические
обоснования, расчеты стоимости проектов, информационное обеспечение,
консультации по специальным вопросам.
2. Вычислительные центры.
9
Быковский В.В. «Управление инновационными проектами и программами» http://www.pmwebinars.ru/wp-
content/uploads/2013/07/bykovski.pdf
25
Они специализируются на подготовке проектной документации (смет,
чертежей, календарных планов) на машинных носителях.
3. Проектно-строительные фирмы.
Фирмы, осуществляют комплекс работ по проектированию, комплектации,
строительству и сдачи объектов в эксплуатацию.
4. Проектные институты.
Институты проводят государственные экспертизы, проектируют
конструкции, сооружения, специальное оборудование.
5. Конструкторские бюро.
В бюро разрабатывают отдельные типы чертежей, приборов, оборудования и
оборудования.
Управление изменениями по проекту
Под изменением понимают замещение одного решения другим вследствие
воздействия внешних факторов при реализации проектов. А так же регистрацию
всех изменений в содержании проекта с целью детального изучения и оценки
последствий изменений, организации координации исполнителей, реализующих
изменения в проекте, а также прогнозирования и планирования будущих изменений.
10
Изменения, которые вносятся в проект по просьбе участников проекта, могут
иметь технические, временные или финансовые причины. Источниками проектных
изменений являются внутренние и внешние факторы проектной среды. Оценка
последствий изменений проекта предусматривает их комплексный анализ.
Изменения рассматривает проектная команда или специально созданная для
этого комиссия по контролю и управлению изменениями. Которая состоит из
главных участников. Так как изменения могут повлечь необходимость в
дополнительном финансировании, их необходимо задокументировать и рассмотреть
на совещании главных участников проекта с участием инвестора.
В современных представлениях об управлении любой комплекс мероприятий, в
результате которого к заданному сроку должна быть достигнута некоторая цель, при
10
Государственный ун-т управления; под ред. М.Л. Разу; рец.: В.И. Воропаев, З.М. Гальперина: Управление
проектом: Основы проектного управления. - М.: Кнорус, 2006