76
определение потребности в ресурсах (люди, машины и механизмы,
материалы и т.д.) и составление ресурсного плана проекта;
расчёт затрат и трудозатрат по проекту.
Процесс подготовки по открытию магазина составляет от 2-х до 3-х
месяцев вместе с созданием и согласованием дизайн-проекта, изготовлением,
доставкой и установкой торгового оборудования и оргтехники.
Таблица 6.
Алгоритм действий
№
Работа
Алгоритм действий
Участники действия
1
А
Поиск помещения для нового магазина
Менеджер по развитию
2
Б1
Осмотр помещения и ознакомление с
правоустанавливающими документами на
данное помещение.
Менеджер по развитию
3
Б2
Экспертная оценка помещения с точки
зрения возможности открытия магазина
Менеджер по развитию,
Аналитик
4
В
Расчёт инвестиций в открытие магазина
Менеджер по развитию
5
Г
Принятие решения об открытии магазина
Менеджер по развитию,
Руководитель проекта
6
Д1
Подписание договора аренды
Индивидуальный
предприниматель
7
Д2
Составление плана открытия магазина
поэтапно
Менеджер по развитию
8
Е
Предоставление необходимых данных для
разработки дизайн-проекта магазина
Менеджер по развитию
9
Ж
Разработка дизайн-проекта магазина и
макета вывески
Менеджер по развитию
10
З
Согласование и утверждение дизайн-
проекта магазина
Менеджер по развитию,
Руководитель проекта
11
И1
Изготовление вывески согласно дизайн-
проекта магазина
Менеджер по рекламе
12
И2
Расчёт спецификации торгового
оборудования и оргтехники
Менеджер по развитию
13
И3
Расчёт спецификации на материалы
«Шейл Дорс» и их поставка
Менеджер по развитию
14
К
Составление сметы расходов
Менеджер по развитию
77
15
Л
Согласование сметы расходов
Менеджер по развитию,
Руководитель проекта,
Генеральный директор
16
М1
Проведение общестроительных
(ремонтных) работ
Менеджер по развитию
17
М2
Заключение договора на поставку
торгового оборудования
Менеджер по развитию,
Индивидуальный
предприниматель
18
Н1
Поставка и монтаж торгового
оборудования
Менеджер по развитию
19
Н2
Приобретение и поставка оргтехники
Системный
администратор
20
Н3
Монтаж вывески согласно дизайн-
проекта магазина
Менеджер по рекламе
21
О1
Оформление магазина материалами
«Шейл Дорс» согласно дизайн-проекта
Менеджер по рекламе
22
О2
Подключение и настройка программного
обеспечения и оргтехники
Системный
администратор
23
О3
Сбор необходимой разрешительной
документации
Менеджер по развитию
24
О4
Набор и обучение персонала
Менеджер по персоналу
25
О5
Подготовка рекламных мероприятий к
открытию магазина
Менеджер по рекламе
26
П
Распространение рекламных мероприятий
к открытию магазина
Менеджер по рекламе
27
Р
Открытие магазина
Менеджер по развитию,
Менеджер по рекламе,
Менеджер по персоналу,
Руководитель проекта,
Индивидуальный
предприниматель,
Генеральный директор
Таблица 7.
Длительность работ и их взаимосвязь
№
Работа
Продолжительность
в днях
Предшествующая
работа
Последующая
работа
1
А
3
-
Б1; Б2
2
Б1
1
А
В
3
Б2
7
А
В
4
В
3
Б1; Б2
Г
5
Г
1
В
Д1; Д2; О3
6
Д1
3
Г
Е
7
Д2
2
Г
Е
78
8
Е
2
Д1; Д2
Ж
9
Ж
2
Е
З
10
З
1
Ж
И1; И2; И3
11
И1
4
З
К
12
И2
2
З
К
13
И3
3
З
К
14
К
1
И1; И2; И3
Л
15
Л
1
К
М1; М2
16
М1
10
Л
Н1; Н2; Н3; О4
17
М2
1
Л
Н1
18
Н1
3
М1; М2
О1
19
Н2
2
М1
О2
20
Н3
1
М1
О1; О5
21
О1
7
Н1
П
22
О2
1
Н2
Р
23
О3
7
Г
Р
24
О4
8
М1
Р
25
О5
3
Н3
П
26
П
5
О1
Р
27
Р
1
О2; О3; О4; П
-
Сетевой график — это модель комплекса операций по реализации
проекта. С изменением состояния проекта в процессе его реализации
изменяется и модель. Она является динамической. Сетевые графики
эффективны, когда главной проблемой является продолжительность реализации
проекта (см. Приложение 3).
Работа — процесс, требующий затрат времени и ресурсов.
Резерв времени — это количественный показатель подвижности
определённой работы при условии обязательного завершения проекта в
минимально возможные сроки.
Суммарный резерв времени — качественный показатель времени, на
которое может быть задержано завершение работы без ущерба для общих
сроков проекта.
Таблица 8.
79
Ресурсный план проекта.
Работа
Ресурсы
Количество
Период
А
Менеджер по развитию
1
07.06.20 – 09.06.20
Б1
Менеджер по развитию
1
10.04.20
Б2
Менеджер по развитию,
Аналитик
2
10.06.20 – 18.06.20
В
Менеджер по развитию
1
21.06.20 – 23.06.20
Г
Менеджер по развитию,
Руководитель проекта
2
24.06.20
Д1
Индивидуальный
предприниматель
1
25.06.20 - 29.06.20
Д2
Менеджер по развитию
1
25.06.20 – 28.06.20
Е
Менеджер по развитию
1
30.06.20 – 01.07.20
Ж
Менеджер по развитию
1
02.07.20 – 05.07.20
З
Менеджер по развитию,
Руководитель проекта
2
06.07.20
И1
Менеджер по рекламе
1
07.07.20 – 12.07.20
И2
Менеджер по развитию
1
07.07.20 – 08.07.20
И3
Менеджер по развитию
1
07.07.20 – 09.07.0
К
Менеджер по развитию
1
13.07.20
Л
Менеджер по развитию,
Руководитель проекта,
Генеральный директор
3
14.07.20
М1
Менеджер по развитию
1
15.07.20 – 28.07.20
М2
Менеджер по развитию,
Индивидуальный
предприниматель
2
15.07.20
Н1
Менеджер по развитию
1
29.07.20 – 2.08.20
Н2
Системный администратор
1
29.07.20 – 30.07.20
Н3
Менеджер по рекламе
1
29.07.20
О1
Менеджер по рекламе
1
03.08.20 – 11.08.20
О2
Системный администратор
1
02.08.20
О3
Менеджер по развитию
1
25.06.20 – 5.07.20
О4
Менеджер по персоналу
1
29.07.20 – 9.08.20
О5
Менеджер по рекламе
1
30.07.20 – 3.08.20
П
Менеджер по рекламе
1
12.08.20 – 18.08.20
Р
Менеджер по развитию,
Менеджер по рекламе,
Менеджер по персоналу,
Руководитель проекта,
Индивидуальный
предприниматель,
6
19.08.20
80
Генеральный директор
2.5. Практическое исследование конфликтов на разных
стадиях жизненного цикла проекта.
На каждой стадии выполнения проекта источники конфликтов имеют
разную интенсивность. Также техника решения одних и тех же конфликтов
может меняться в зависимости от стадии проекта. Связано это с тем, что
причины одних и тех же конфликтов варьируются от стадии к стадии. Так, в
начале работ проекта в основе личных конфликтов может лежать притирка
членов команды, в то время, как в конце работ — требования по участию в
завершающемся проекте и новых проектах.
Интенсивность
расходуемых
ресурсов
Время
1
2
3
4
81
Рис. 4. Жизненный цикл проекта.
На первой стадии жизненного цикла проекта (концептуальная фаза)
задействованы работы : А, Б1, Б2.
На этой стадии зарождаются конфликты связанные с поиском и анализом
помещения. Самое главное в проекте «Открытия магазина» подобрать
помещение, которое обеспечит высокую проходимость, ведь в первую очередь
от проходимости зависит объём продаж. Помещение потребуется рядом с
продовольственным магазином. Выгодное месторасположение потребуется
проанализировать — какой % населения будет проходить мимо магазина, какой
% обратит внимание и сколько людей посетят магазин. Потенциальным
заказчиком может оказаться любой покупатель, покупающий продукты.
К конфликтам на первой стадии жизненного цикла проекта относятся:
несоответствие целей и различия между долгосрочными и
краткосрочными перспективами проекта, т.е. аренда помещения.
слабая работа одного из участников команды проекта (менеджер по
развитию), которая отразится на работе другого участника команды
проекта (аналитика). В следствии чего может измениться расписание
проекта.
На второй стадии жизненного цикла проекта (фаза разработки)
задействованы работы: В, Г, Д1,Д2, Е, Ж, З, И1, И2, И3, К, Л.
На второй стадии зарождаются конфликты, связанные с затратами и
бюджетом, составлением поэтапного плана и разработкой дизайн проекта.
Составление бюджета на покрытие затрат и непредвиденных обстоятельств
играет не мало важную роль, ведь средства выделенные на проект должны
покрыть все расходы, чтобы проект закончен был в срок и возникало как можно
меньше конфликтов из-за ресурсов. Также составление поэтапного плана
открытия магазина должно учесть все факторы, которые могут повлиять на
работу проекта. Дизайн проекта должен увеличить проходимость магазина и
склонять людей на приобретение продукции.
82
К конфликтам на второй стадии жизненного цикла проекта относятся:
оценка средств выделяемых на финансирование отдельных видов работ;
план-графика, т.е. несогласие по поводу расписания и
последовательности проектных работ;
различие взглядов, относительно дизайн проекта;
вопрос эффективности решений и спецификации работ;
недопонимание между менеджером по развитию и менеджером по
рекламе.
На третей стадии жизненного цикла проекта (фаза выполнения)
задействованы работы: М1, М2, Н1, Н2, Н3, О1, О2, О3, О4, О5.
На третьей стадии зарождаются конфликты, связанные непосредственно с
реализацией проекта, т.е. с проведением общестроительных работ, поставкой и
монтажом торгового оборудования, со сбором необходимой разрешительной
документации, с наймом персонала и подготовкой рекламных мероприятий.
Вид магазина и персонал, работающий на торговой точке имеют не мало
важную роль при реализации продукции и увеличения объёмов продаж.
К конфликтам на третьей стадии жизненного цикла проекта относятся:
не согласованность действий с проведением общестроительных работ;
изменение условий при заключении договоров на поставку торгового
оборудования;
плохо смонтированный выставочный зал;
проблемы при сборе необходимой разрешительной документации;
слабо подготовленный или неквалифицированный персонал;
осложнения при разработке рекламных мероприятий.
На четвёртой стадии жизненного цикла проетка (фаза завершения)
задействованы работы: П, Р.
На последней стадии зарождаются конфликты, связанные непосредственно
с открытием магазина и распространением рекламных мероприятий.
К конфликтам на четвёртой стадии жизненного цикла проекта
относятся:
83
не своевременное распространение рекламных мероприятий;
недовольство руководства о проделанной работе.
Деятельность руководителя по управлению конфликтами в проекте можно
свести к четырёхшаговому алгоритму, каждый шаг которого в содержательном
плане отражает конкретные цели, а также способы и методы достижения этих
целей.
Таблица 9.
Алгоритм управления конфликтом
Шаг
Содержание деятельности
Способы (методы) реализации
1
Изучение причин возникновения
конфликта
Наблюдение, анализ результатов
деятельности; беседа; изучение
документов
2
Ограничение числа участников
Работа с лидерами в микрогруппах;
перераспределение
функциональных обязанностей;
поощрение или наказание
3
Дополнительный анализ конфликта
Опрос экспертов; привлечение
медиатора, психолога;
переговорный процесс (медиация)
4
Принятие решения
Административные методы;
педагогические методы.
Предложения по управлению конфликтами.
На первой стадии жизненного цикла проекта требуется чётко изложить
свои цели и предоставить их в задокументированном виде. Предоставить
каждому участнику по одному экземпляру, и взять подпись за ознакомление со
структурой работ, на период их осуществления.
Заключить договор аренды минимально на 2 года, с последующим
перезаключением на неопределённый срок.
Создать для команды проекта систему поощрения, помимо их основной
заработной платы.
Устроить переговорный стол для менеджера по развитию и аналитика в
присутствии руководителя проекта для их дальнейших согласованных
действий.
84
На второй стадии жизненного цикла проекта требуется предоставить
финансовый план проекта с чётким описанием затрат, с приведением
нескольких альтернативных вариантов по приобретению сырья. Для этого
берётся в расчёт сумма на непредвиденные расходы.
Привести сетевую модель по поводу расписания проекта, показать
схематично, отчего зависит каждая работа, сколько потребуется времени на
выполнение каждой работы и каков будет резерв времени.
Привести примеры дизайн-проектов магазинов конкурентов, сделать
опрос у потенциальных потребителей и выявить лучший вариант.
Прояснение схемы полномочий и подотчётности.
Устроить переговорный стол для менеджера по развитию и менеджера по
рекламе в присутствии руководителя проекта для выявления их приоритетов, их
творческого потенциала и дальнейших согласованных действий.
На третьей стадии жизненного цикла проекта требуется провести
тщательный инструктаж по проведению общестроительных работ.
Сглаживание ситуации при заключения договоров на поставку торгового
оборудования.
Отслеживание действий по монтированию выставочного зала.
Заранее подготовить разрешительную документацию для открытия
магазина.
Провести тщательный подбор персонала и провести их аттестацию.
Предоставлять сверхурочные рабочие дни для успешной разработки
рекламных мероприятий и стимулирование завершения работы в срок.
На последней стадии жизненного цикла проекта требуется провести
жёсткий мониторинг распространения рекламы.
Предоставить руководству отчёт о проделанной работе, статистику
расходов, анализ данных о дизайн проекте и план объёмов продаж на отчётный
период.
85