16
они могут быть последовательными или параллельными. Точно так же
эволюционные методы используются для достижения дополнительной
функциональности программного обеспечения, показанной пунктирными
линиями.
Развитие и тест повторяется для быстрого развития функциональности
продукта, а «рефакторинг» используется для редизайна или переориентации
усилий.
1.2 Жизненный цикл проекта и его основные фазы, стадии, этапы
Жизненные циклы имеют основополагающее значение для управления
проектной работой: для развертывания могут использоваться различные
подходы в зависимости от желаемых результатов, выгод и результатов, а
также ожидаемой неопределенности, новизны и склонности к риску. Выбор
подхода к развертыванию будет играть ключевую роль в выборе наиболее
подходящей формы жизненного цикла.
Линейные (водопадные) жизненные циклы подразделяются на ряд
отдельных фаз-от разработки первоначальной концепции до развертывания
конечного результата, результата или выгоды. Этот подход должен быть
высокоструктурированным, предсказуемым и стабильным.
Итеративные (гибкие) жизненные циклы состоят из нескольких
итераций, которые повторяют один или несколько этапов, прежде чем перейти
к следующему. Итерационные подходы могут применяться только в том
случае, если имеется обратная связь с пользователем, которая может быть
использована в качестве основы для инициирования новых циклов развития,
совершенствования и совершенствования
7
.
Гибридные жизненные циклы обычно объединяют элементы для
создания новой модели или подхода. Например, использование итеративных
или гибких методов для раннего сбора требований, когда неопределенность
7
Володин В.В. «Повышение эффективности межотраслевой диверсификации с использованием проектного
управления»- М.: ИНИОН РАН, 2005. 181 с.
17
наиболее велика, и последующее использование инкрементных или
последовательных процессов для формализации развертывания. Другие типы
жизненного цикла включают в себя:
8
Инкрементный: когда целевое состояние достигается за счет поэтапной
серии меньших
Эволюционный: где развертывание влечет за собой ряд крупных
переходов, каждый из которых основан на обратной связи пользователя с
предыдущим
Универсального наилучшего подхода не существует. Специалисты по
проектам выбирают наиболее подходящее расположение для своего
контекста, чаще всего объединяя функции из любого из вышеперечисленных
в гибридный жизненный цикл.
Фаза Инициации
На первом из этих этапов, этапе инициации, определяется цель или
потребность проекта; это может быть бизнес-проблема или возможность.
Соответствующий ответ на эту потребность документируется в бизнес-кейсе с
рекомендуемыми вариантами решения. Проводится технико-экономическое
обоснование для выяснения того, соответствует ли каждый вариант цели
проекта, и определяется окончательное рекомендуемое решение. Вопросы
технико-экономического обоснования («можем ли мы сделать проект?») и
обоснование («должны ли мы сделать проект?») адресованы.
После утверждения рекомендуемого решения инициируется проект по
реализации утвержденного решения и назначается руководитель проекта.
Определены основные результаты и участвующие рабочие группы, и
проектная группа начинает формироваться. Затем руководитель проекта
запрашивает одобрение, чтобы перейти к этапу детального планирования.
8
Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. «Управление проектами». Серия: Современное бизнес образование.
М.,2012г – 664 с.
18
Этап планирования
На следующем этапе, этапе планирования, происходит дальнейшая
разработка проектного решения с максимально возможной детализацией и
планируются шаги, необходимые для достижения цели проекта. На этом этапе
команда определяет всю работу, которую необходимо выполнить.
Определены задачи проекта и потребности в ресурсах, а также стратегия их
реализации. Это также называется управлением областью применения.
Бюджет используется для мониторинга и контроля затрат на реализацию
проекта
9
.
Следующая фаза (исполнение) обычно начинается с совещания по
началу проекта, на котором руководитель проекта излагает цели проекта всем
заинтересованным сторонам. Прежде чем эта встреча состоится, очень важно,
чтобы руководитель проекта сделал следующее:
Установил видение и конечные результаты: поставьте общую цель для
всех. Изложил, что нужно сделать и когда.
Определил команду и установите роли: кто что делает? Можно создать
список с подробным описанием этого и включите контактную
информацию для удобства общения.
Разработка первоначального плана проекта: имейте план на месте, но
уточняйте детали с вашей командой на старте.
Определите показатели успеха: как будет оцениваться проект? Что же
сделает его успешным? Заранее устанавливайте свои ожидания.
Определите потенциальные риски и узкие места: подготовьте команду к
потенциальным препятствиям и разработайте процесс, позволяющий
быстро устранить эти возможные проблемы.
Установите логистику для командного общения: как вы будете
обновлять друг друга? Установите последовательный процесс
9
Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. «Управление проектами». Серия: Современное бизнес образование.
М.,2012г – 264 с.
19
(ежедневные, еженедельные встречи) и определите технологию для
него.
Выберите методику управления рабочим процессом или проектом:
установите лучшие практики, которым будет следовать ваша команда.
Решите, какие инструменты вы будете использовать: убедитесь, что все
имеют соответствующие инструменты и знают, как их использовать.
Запланируйте стартовую встречу: вся команда и заинтересованные
стороны должны быть там, даже если через видеоконференцию или
телефон.
Установите повестку дня и подготовьте слайды для встречи: отправьте
повестку дня перед встречей, чтобы каждый мог подготовиться
соответствующим образом, и предоставьте слайды после встречи для
справки.
следующая фаза (исполнение) обычно начинается с совещания по
началу проекта, на котором руководитель проекта излагает цели проекта
всем заинтересованным сторонам. Прежде чем эта встреча состоится,
очень важно, чтобы руководитель проекта сделал следующее:
Установите видение и конечные результаты: поставьте общую цель для
всех. Изложите, что нужно сделать и когда.
Определите команду и установите роли: кто что делает? Создайте
список с подробным описанием этого и включите контактную
информацию для удобства общения.
Разработка первоначального плана проекта: имейте план на месте, но
уточняйте детали с вашей командой на старте.
Определите показатели успеха: как будет оцениваться проект? Что же
сделает его успешным? Заранее устанавливайте свои ожидания.
20
Определите потенциальные риски и узкие места: подготовьте команду к
потенциальным препятствиям и разработайте процесс, позволяющий
быстро устранить эти возможные проблемы
10
.
Установите логистику для командного общения: как вы будете
обновлять друг друга? Установите последовательный процесс
(ежедневные, еженедельные встречи) и определите технологию для
него.
Выберите методику управления рабочим процессом или проектом:
установите лучшие практики, которым будет следовать ваша команда.
Решите, какие инструменты вы будете использовать: убедитесь, что все
имеют соответствующие инструменты и знают, как их использовать.
Запланируйте стартовую встречу: вся команда и заинтересованные
стороны должны быть там, даже если через видеоконференцию или
телефон.
Установите повестку дня и подготовьте слайды для встречи: отправьте
повестку дня перед встречей, чтобы каждый мог подготовиться
соответствующим образом, и предоставьте слайды после встречи для
справки.
Это также хорошее время для выявления всех заинтересованных сторон
проекта и разработки коммуникационного плана с описанием необходимой
информации и метода ее предоставления, который будет использоваться для
информирования заинтересованных сторон
11
.
Наконец, потребуется документально оформить план качества,
содержащий целевые показатели качества, меры обеспечения и контроля, а
также план приемки с перечислением критериев, которые необходимо
10
Дэн Бредбэри, Дэвид Гарретт/Как пасти кур. Нестандартное управление проектами.; пер. с англ. Завалий О.В. – М.:
НТ Пресс, 2012. – 256 с.: ил. – (Библиотека лидера).
11
Проект: 50 верных способов превратить любое «задание» в грандиозный проект!: Пер. с англ. – М.: ООО «И.Д.
Вильямс», 2015. – 256 с.: ил. – Парал. тит. англ.
21
выполнить, чтобы получить одобрение клиентов. На данный момент проект
был бы детально спланирован и готов к исполнению.
Фаза Внедрения (Исполнения)
Во время третьего этапа, этапа реализации, план проекта приводится в
действие и выполняется работа по проекту. Важно поддерживать контроль и
поддерживать связь по мере необходимости во время осуществления.
Первым шагом всегда должно быть возвращение проекта на прежний
курс (то есть возвращение его к первоначальному плану). Если этого не
произойдет, команда должна записать отклонения от первоначального плана,
а также записать и опубликовать изменения в плане
12
.
На протяжении всего этого этапа спонсоры проекта и другие ключевые
заинтересованные стороны должны быть постоянно информированы о статусе
проекта в соответствии с согласованной частотой и форматом связи. Этот план
должен регулярно обновляться и публиковаться.
В отчетах о ходе работы всегда следует подчеркивать предполагаемый
конечный пункт с точки зрения затрат, графика и качества результатов.
Каждый полученный результат проекта должен быть проверен на качество и
измерен в соответствии с критериями приемлемости.
Во время третьего этапа, этапа реализации, план проекта приводится в
действие и выполняет работу по проекту. Важно поддерживать контроль и
поддерживать связь по мере необходимости во время осуществления
13
.
Первым шагом всегда должно быть возвращение проекта на прежний
курс, то есть возвращение его к первоначальному плану. Если этого не
произойдет, команда должна записать отклонения от первоначального плана,
а также записать и опубликовать изменения в плане.
На протяжении всего этого этапа спонсоры проекта и другие ключевые
заинтересованные стороны должны быть постоянно информированы о статусе
12
Грашина.М., Дункан.В. Основы управления проектами. – СПб.: Питер, 2016. -208с
.
13
Мухамебъянов А.М. Инновационный менеджмент: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА – М, 2015. – 420 с.
22
проекта в соответствии с согласованной периодичностью и форматом. Этот
план должен регулярно обновляться и публиковаться.
Заключительная Фаза
На этапе окончательного закрытия или завершения основное внимание
уделяется выпуску конечных результатов для заказчика, передаче проектной
документации бизнесу, расторжению контрактов с поставщиками,
высвобождению ресурсов проекта и доведению информации о закрытии
проекта до всех заинтересованных сторон. Последний оставшийся шаг - это
проведение исследований на основе извлеченных уроков для изучения того,
что прошло хорошо, а что нет. через этот тип анализа мудрость опыта
передается обратно в проектную организацию, которая будет помогать
будущим проектным командам.
При большом количестве времени и усилий, вложенных в фазу
планирования проекта, часто забывается, что заключительная стадия проекта
не менее важна
14
.
Фаза закрытия проекта представляет собой заключительную фазу
проекта, которая также известна как фаза “последующих действий”. Примерно
в это же время конечный продукт готов к поставке. Здесь основное внимание
руководителя проекта и команды должно быть сосредоточено на выпуске
продукта и его доставке. На этом этапе все мероприятия, связанные с
проектом, завершаются. Фаза закрытия не обязательно происходит только
после успешного завершения этапа. Иногда проект может быть закрыт из-за
неудачи проекта.
После завершения проекта и своевременной доставки его клиентам
менеджер проекта должен выделить сильные стороны, перечислить
результаты проекта, выявить неясности и предложить, как их можно
исправить для будущих проектов. Уделение времени выявлению сильных и
14
Управление инновационными проектами: учеб. Пособие / под ред. проф. В.Л. Попова. – М.: ИНФРА – М, 2018. – 336
с.
23
слабых сторон поможет более целеустремленно работать с проектами; это, в
свою очередь, укрепляет доверие к руководителю проекта.
Ниже приведены подробные шаги, описанные на этапе закрытия
жизненного цикла управления проектом: анализ эффективности проекта
Этот этап управления проектом связан с анализом того, были ли
достигнуты цели проекта. Если проект выполнен в рамках согласованного
бюджета и времени и способен решить поставленную перед ним задачу, то
проект может быть объявлен успешным.
Анализ Производительности Команд
Следующим этапом управления проектом является рассмотрение
эффективности работы членов команды. Выполнение проверки качества по
таким параметрам, как качество работы и сроки выполнения работ, позволит
получить четкое представление о работе команды.
Документ Закрытие Проекта
Это самый важный из этапов управления проектом, поскольку он
включает в себя систематическое представление проекта от стадии разработки
идеи до завершения. Хорошо написанный проектный документ без каких-либо
свободных дат передается клиентам/заинтересованным сторонам на этапе
закрытия.
Проведение Обзоров После Внедрения
Вскоре после завершения этапа окончательная оценка проекта позволяет
получить содержательное представление обо всем этом процессе. Эти обзоры
позволят извлечь уроки для будущих проектов.
Учет использованного и неиспользованного бюджета
На заключительном этапе проекта конкретные ресурсы и бюджет,
которые остаются нетронутыми, могут быть перераспределены для
дальнейших проектов. Это также помогает сократить потери ресурсов и
затраты.
К сожалению, многие компании часто недооценивают этот этап.
Единственное, что здесь имеет значение, так это то, является ли проект
24
успешным или нет, и многие руководители проектов доставляют его клиенту
без дальнейшей оценки. Однако уместно отметить, что недостаточно просто
завершить проект; гораздо важнее выполнить его так, как это было изначально
задумано.
Иногда управление проектом, несмотря на его запутанную природу,
может быть ошеломляющим. Решение состоит в том, чтобы разбить его на
пять частей и резко сосредоточиться на каждом компоненте.
Все этапы управления проектами не проходят поэтапно, как это было
описано выше. Они часто пересекаются. На приведенном ниже графике
показано то же самое
15
.
Как только продукт будет передан заказчикам, документация будет
завершена, проектная группа расформирована, и проект будет закрыт.
1.3 Управление проектом по фазам, стадиям и этапам жизненного
цикла
Применение подхода жизненного цикла к методам управления
проектами абстрактное Управление проектами становится все более важным
для организаций, поскольку проекты - это метод, с помощью которого
организации реагируют на окружающую среду. Одним из ключевых
элементов управления проектами являются стандарты и методы,
используемые для контроля и проведения проектов, совместно известные как
методы управления проектами (Пммс) и иллюстрируемые PRINCE2,
Институтом управления проектами и Ассоциацией органов знаний по
управлению проектами (PMBOK и APMBOK).
Менеджеры проектов (PMs) играют ключевую роль в руководстве
проектом для достижения успеха. Он управляет командой и помогает им
решить, что, когда и как должен быть выполнен проект. Здесь я хотел бы
поделиться ролью менеджеров проектов в жизненном цикле проекта и тем, как
проекты были бы без PMs. В настоящее время существуют различные подходы
15
Управление инновационными проектами: учеб. Пособие / под ред. проф. В.Л. Попова. – М.: ИНФРА – М, 2011. – 336
с.
25
к управлению проектами, которые обладают как бизнес-компонентом, так и
компонентом сферы развития информационных технологий/систем.
Независимо от того, кто руководит проектом, Business PM Resource или IT PM
Resource, четкая стратегия исполнения должна быть согласована или
разработана с учетом строгости ожиданий и целей проекта...особенно в случае
ускоренных целей...и сегодня все кажется ускоренным. В этом документе
будут изложены идеи и уроки, которые мы извлекли за эти годы,
консультируя, управляя и восстанавливая сложные проекты с ускоренными
сроками как внутри страны, так и за рубежом. Особое внимание в статье будет
уделено критическим компонентам планирования исполнения и интеграции
проектов, которые оказались успешными во многих сложных и”
необоснованных " технических проектах.
Ускорение ускоренного движения
Сегодня не так уж много проектов, от которых не ожидалось бы
быстрого выполнения поставленных задач. Преобладание разработки с
конечной датой до планирования на начальном этапе гарантирует, что
выполнение проекта будет в некоторой степени ускорено. В контексте этой
статьи и в рамках нашей собственной консалтинговой практики у нас есть
конкретное определение термина ускоренный проект, которое выходит за
рамки необходимости просто быстро двигаться. Ускоренный проект-это
проект, в котором сроки ускоряются более чем на 25% от того, что считается
разумным, по крайней мере, по разумной оценке OOM-ROM (order of
magnitude of rough order of magnitude). Учитывая, что самые базовые проекты
содержат в себе некую форму ускоренных ожиданий, мы действительно
ускоряем уже ускоренные. Некоторые из общепринятых отраслевых
терминов, используемых в сочетании с этими типами проектов, являются
“параллельное проектирование "и”быстрый путь". Эти термины сегодня все
чаще и чаще бросаются в глаза как быстрые решения сложных проблем. Для
того чтобы быть эффективными решениями и свести к минимуму связанные с
этим риски, необходимо достичь более высокого уровня осознания и