12
Управление проектом – это достижение целей проекта при соблюдении
установленных ограничений на его продолжительность и сроки завершения,
стоимость и бюджет проекта, качества выполненных работ и спецификаций
требований к результатам
6
.
Управление проектами – это синтетическая дисциплина, объединяющая
как специальные, так и профессиональные знания. Специальные знания
отражают особенности той области деятельности, к которой относятся
проекты (строительные, инновационные, экологические, научно–
исследовательские и др.). Однако подлинно самостоятельной дисциплиной
управление проектами стало благодаря знаниям, полученным в результате
изучения общих закономерностей, присущих проектам во всех областях
деятельности.
Управление проектами – это хорошо отработанная методология и
успешно применяемые методы и средства реализации проектов.
7
К настоящему времени управление проектами стало признанной во всех
развитых странах методологией деятельности.
8
Сущность методологии управления проектами заключается в том, что
ответственность за выполнение проекта и достижение результатов проекта
лежит на определенном лице (менеджере проекта) или на ограниченной
группе лиц.
Методология управления проектами полностью отлична от чисто
технической методики, которая часто связана с большинством проектом. В
реальной жизни существует множество аспектов проекта, которые лежат вне
границ технических областей и которые необходимо организовывать с
максимально возможными тщательностью и вниманием. То есть, чтобы
достичь поставленных перед проектом целей при оптимальном
использовании ресурсов и максимальном удовлетворении участников
6
Разу М.Л., Воропаев В.И. и др. Управление программами и проектами. 8 модуль «Модульной программы
для менеджеров». М.: Инфра-М. 2006.С. 29
7
Мазур И.И., Шапиро В.Д. Управление проектами. Под ред. проф. И.И.Мазура. М.: Омега-Л, 2004. - С.56
8
Бушуев С.Д., Морозов В.В. Динамическое лидерство в управлении проектами. Украинская ассоциация
управления проектами. К., 2006.- С. 143
13
проекта, такие нетехнические аспекты проектов должны быть хорошо
управляемы, а это во многом зависит от компетенции проектных менеджеров
и команд управления проектами.
Множество процессов управления проектами разделяется на пять групп,
каждая из которых состоит из нескольких процессов:
процессы инициации – формальное признание того, что начинаются
работы по проекту или его очередной фазе;
процессы планирования – разработка плана проекта для успешного
достижения целей и результатов проекта;
процессы выполнения – координация людских и материальных ресурсов
для выполнения планов проекта;
процессы контроля – слежение за ходом выполнения проекта и
достижения целей путем мониторинга, количественной оценки объема
выполненных по проекту работ и осуществления необходимых
корректирующих действий для ликвидации нежелательных отклонений от
плана проекта;
процессы закрытия – формальная приемка выполненного проекта или
его отдельной фазы, закрытие контрактов и завершение проекта.
Принципиальная схема процесса управления проектом приведена на
рисунке 1.
Рис. 1 Схема процесса управления проектом.
9
Для эффективного управления проект должен быть хорошо
структурирован. Суть структуризации или декомпозициии сводится к
разбивке проекта на:
9
Бушуев С.Д., Морозов В.В. Динамическое лидерство в управлении проектами. Украинская ассоциация
управления проектами. К., 2006.- С. 144
14
фазы жизненного цикла проекта, этапы, работы, задачи;
организационную структуру исполнителей по проекту;
структуру распределения ответственности;
общие системные функции, выполняемые на всех фазах реализации
проекта.
отдельные пакеты работ, увязанные между собой в структуру работ по
проекту;
1.2 Этапы и стадии жизненного цикла проекта
Жизненный цикл проекта представляет собой последовательную его
реализацию, начиная с определения проекта, составления плана, выполнения
рабочих задач и заканчивая закрытием проекта. На первый взгляд может
показаться, что этот жизненный цикл ничем, в принципе, не отличается от
функций управления проектами. Создается впечатление, что определение,
планирование и выполнение, соответствующие последовательным стадиям
жизненного цикла проекта, являются непосредственным отражением
определения, планирования и управления, которые представляют собой
функции управления проектом. Разница, однако, заключается в том, что
жизненный цикл носит линейный характер, а границы между разными его
стадиями представляют собой точки принятия решений. Рассмотрим
подробнее эти четыре точки принятия решений.
1. Определение. Эта стадия начинается с момента, когда сам проект и
его руководитель указываются в уставе проекта. Завершается она после
утверждения правил проекта. Утверждение этого письменного документа
означает, что все участники достигли согласия относительно целей проекта,
подхода, который будет использоваться для его реализации, и
уравновешенности затрат, графиков выполнения работ и качества продукта
проекта.
15
2. Планирование. После утверждения правил проекта руководитель
проекта приступает к составлению плана проекта. Безусловно, по мере того
как будут разрабатываться уточнения относительно того, как именно должен
выполняться проект, какие-то из решений, зафиксированных в правилах
проекта, будут претерпевать некоторые изменения. В конце стадии
планирования все участники проекта должны утвердить не только план, но и
соответствующие изменения, внесенные в правила проекта.
Стадии определения и планирования могут быть достаточно
непродолжительными, особенно когда речь идет о небольших проектах.
Поскольку планирование зачастую приводит к изменению правил проекта,
некоторые компании предпочитают объединять стадии определения и
планирования. Эта объединенная стадия носит название инициации. Самым
убедительным доводом в пользу разделения этих стадий является то, что на
стадии определения необходимо ответить на ряд вопросов, без которых
невозможно составление подробного плана. Основные предположения и
соглашения, выработанные на стадии определения, обеспечивают большую
конкретность и продуктивность стадии планирования.
3. Выполнение. Мы переходим к стадии выполнения фактической
работы, предусмотренной планом проекта. На долю этой стадии обычно
приходится не меньше 90% совокупного времени реализации проекта. Стадия
выполнения считается завершенной, когда достигнута цель соответствующего
проекта.
4. Завершение. Это самая короткая стадия реализации проекта, но не
менее важная, чем остальные. Действия, связанные с завершением проекта,
выполняют три важные функции: переход к следующей стадии, которой могут
быть операционные задачи или фаза разработки нового продукта; формальная
процедура завершения проекта, что может иметь особое значение для
заказчика проекта; анализ успехов и неудач проекта, необходимый для
повышения качества будущих проектов.
16
Важность первых двух стадий жизненного цикла проекта трудно
переоценить. Несмотря на то, что на долю этих двух стадий — определения и
планирования — обычно приходится не более чем 10% совокупного времени
реализации проекта, они чрезвычайно важны с точки зрения подготовки
проектной команды к эффективной работе на стадии выполнения.
Для большей определенности в целях и задачах, принято делить проект
на четыре основных этапа:
Первый этап — это формулирование проекта, по сути это и есть выбор
проекта.
Второй этап — планирование проекта. На этом этапе составляется
неофициальный примерный план, в который так или иначе, позже будут
внесены изменения.
Третий этап — это осуществление проекта. После принятия
формального плана проекта менеджер прилагает все усилия, постоянно
контролирую ход работ в проекте.
Четвертый этап — завершение. Характерен тем, что уже достигнуты
поставленные цели, и менеджер выполняет ряд мероприятий, завершающих
проект.
Управление проектом - координация всех типов имеющихся ресурсов
на протяжении жизненного цикла проекта путем применения методик
управления проектом, которая ведет к запланированному результату.
1.3 Фазы жизненного цикла проекта и особенности управления
проектом
Фаза проекта – определенный ограниченный промежуток времени
выполнения проекта, рационально отделенный по отношению к другим
промежуткам.
Жизненный цикл – последовательность фаз проекта, которые
необходимы для достижения целей проекта. Жизненный цикл служит для
17
определения начала и окончания проекта. Началом проекта является
возникновение идеи, окончанием – достижение цели (рис.2).
Деление проекта на фазы достаточно условно. По окончанию каждой
фазы должен быть достигнут результат, после чего принимается решение о
начале следующей фазы (обычно Заказчиком).
Рис. 2. Жизненный цикл проекта.
10
На начальной фазе проекта происходит инициализация проекта, т.е.
формулирование целей, результатов проекта, путей их достижения. По
затратам времени эта фаза самая короткая.
Промежуточные фазы состоят обычно из нескольких фаз.
Сперва осуществляется фаза планирования проекта, достаточно
длительная по времени, следом за ней – фаза выполнения и мониторинга
проекта, на которой достигается максимум использования ресурсов.
Фаза завершения по длительности близка к начальной фазе. Во время
фазы завершения происходит завершение всех работ по проекту, определения
результатов проекта и принятие их Заказчиком, формальное закрытие проекта
и подведение итогов.
Фазе планирования проекта должно уделяться много внимания, так как
неудачными являются те проекты, которые неверно спланированы.
Каждая из этих фаз накладывает определенные ограничения на процесс
управления командой проекта.
10
Бушуев С.Д., Морозов В.В. Динамическое лидерство в управлении проектами. Украинская ассоциация
управления проектами. К., 2006.- С. 145
18
Рис.3. Фазы инвестиционного проекта.
В свою очередь каждая выделенная фаза (этап) может делиться на фазы
(этапы) следующего уровня (подфазы, подэтапы) и т.д.
Рассмотрим управление командой проекта на стадиях ее жизненного
цикла.
Планирование деятельности команды проекта должно начинаться еще
до поступления инвестиций.
После определения структуры команды и избрания менеджера проекта
его задачей является тщательное планирование работы всех
функциональных подразделений команды для эффективного использования
и распределения ресурсов, выделенных на проект.
19
Первый шаг в планировании команды – определение необходимого
количественного и качественного состава команды и персонала проекта.
Дальнейший процесс планирования требует активного участия всех членов
команды.
Организация работы команды включает в себя несколько важных
моментов.
Одним из принципов командной работы выступает распределение
обязанностей и ответственности за достижение поставленных целей, а не
жесткое закрепление выполняемых функций.
Для эффективной организации работы команды необходимы:
1) четкое распределение ролей и обязанностей;
2) осознание всеми членами команды целей и текущих задач проекта;
3) учет и личностных, и профессиональных качеств специалистов
при объединении их в команду;
4) внимание менеджеров и к достижению целей проекта, и к
установлению дружеской рабочей атмосферы.
11
Также менеджеру не стоит забывать и о том, что все люди в проектной
команде разные. Некоторые уже имели опыт подобной работы, а кто-то,
возможно, занимается проектной деятельностью впервые. И, скорее всего,
многие не были знакомы друг с другом до того, как попали в одну команду.
Не стоит забывать и о том, что встречаются очень сложные проекты, как для
осуществления, так и для понимания. Поэтому для эффективной организации
работы команды над проектом менеджер должен заранее позаботиться о
инструкции, так как одной только сетевой диаграммы при работе над
проектом может оказаться недостаточно.
Миссия инструкции – предоставить работникам больше деталей, чем
они могут почерпнуть из сетевой диаграммы
12
.
11
Завьялова Е. Роли в команде: российский вариант. // Персонал-микс, № 6, 2008.
12
Томсетт М.С. Библия управления проектами. Пер. с англ., 2001. – С. 187
20
Для некоторых проектов инструкции вам могут совсем не
понадобиться, либо их должно быть минимальное количество. Но для других
проектов может оказаться необходимым составление инструкции для каждого
члена команды по каждому действию. Принимать решение о написании
инструкций нужно, исходя из состава набранной команды, компетенции
каждого ее члена и числа фаз проекта, которые должны быть выполнены
одновременно.
Контроль за выполнением поставленных целей и координация
деятельности отдельных функциональных подразделений – важнейшая
функция менеджера проекта.
При подборе команды проекта могут представлять интерес различные
психологические тесты, которые зачастую помогают менеджерам проектов
при работе с персоналом. На наш взгляд, наиболее практичным из такого
роста тестов является тест Мередит Белбин, эффективность которого была не
раз отмечена при работе с проектными командами.
В результате масштабных и тщательно спланированных экспериментов
с рабочими группами она выделила и описала восемь командных ролей,
которыми характеризуется все ролевое разнообразие группы. Эти восемь
ролей условно были названы так: «исполнитель» (И), «председатель» (П),
«формирователь» (Ф), «мыслитель» (М), «исследователь ресурсов» (ИР),
«оценивающий» (О), «коллективист» (К) и «доводящий до конца» (Д).
При подборе команды следует включать в нее людей, личностные
характеристики которых охватывают диапазон качеств, необходимых для
того, чтобы все восемь ролей могли быть реализованы. Это не означает, что
группа должна состоять непременно из восьми человек, кто-то из работников
может совмещать психологические роли, главное — чтобы все функции
выполнялись. Полная ролевая структура создает предпосылки для
эффективного партнерского взаимодействия, обеспечивающего результаты
трудовой деятельности, соответствующие интересам команды проекта. В
случае если группа работает неэффективно, полезно проанализировать ее
21
состав в свете рассматриваемых восьми ролей. Возможно, что в коллективе не
хватает сотрудника, который мог бы играть какую-либо из важных ролей.
Тогда необходимо подобрать такого человека или попытаться обучить других
членов группы выполнять соответствующие функции. Тест, разработанный на
основе этой методики представлен в приложении 1. Основные типы
командных ролей по Белбину представлены в Приложении 2.
Выводы по главе 1.
Выделим ключевые моменты, отраженные в первой главе работы:
Проект – это ограниченное по времени целенаправленное изменение
отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов,
возможными рамками расхода средств и ресурсов и специфической
организацией.
Структура проекта представляет собой стройную иерархическую
декомпозицию проекта на составные части (элементы, модули), необходимые
и достаточные для планирования и контроля осуществления проекта.
Управление проектом – это достижение целей проекта при соблюдении
установленных ограничений на его продолжительность и сроки завершения,
стоимость и бюджет проекта, качества выполненных работ и спецификаций
требований к результатам.
Жизненный цикл проекта– последовательность фаз проекта, которые
необходимы для достижения целей проекта. Жизненный цикл служит для
определения начала и окончания проекта. Началом проекта является
возникновение идеи, окончанием – достижение цели.
Командой называют небольшое количество человек (чаше всего 5—7,
реже до 15—20), которые разделяют цели, ценности и общие подходы к
реализации совместной деятельности, имеют взаимодополняющие навыки;
принимают на себя ответственность за конечные результаты, способны
изменять функционально-ролевую соотнесенность (исполнять любые