63
Рисунок 3. Алгоритм осуществления закупок в условиях цифровой экономики (этапы планирования
закупочной деятельности, разработки документации закупки и публикации закупки)
64
Аналогично традиционной системы закупок базой для формирования
плана закупок на год в рамках одного учреждения служат потребности всех
структурных подразделений, государственные программы и иные нужды
организации.
Стоит отметить, что механизм сбора и систематизации потребностей
организации в рамках новой модели может быть реализован как с
использованием технологии блокчейн, посредствам которой будет происходить
формирование блоков потребностей от каждого отдела с их дальнейшим
объединением в цепочку блоков общей потребности организации, так и с
использованием бумажных носителей путём составления служебных записок от
различных отделов с их последующей группировкой в свод потребностей
отделов. Однако блокчейн позволит автоматизировать данный процесс и чётко
зафиксировать инициатора каждой закупки, что автоматически закрепит
ответственность за приемку товара или результатов услуг, работ за
соответствующим отделом.
На следующем этапе система произведет проверку равенства блоков
потребности организации и доведенных лимитов бюджетных обязательств в
соответствии с кодами классификации, предусмотренными законодательством
Российской Федерации. В случае отрицательного ответа в отношении равенства
данных показателей контрактная служба организации должна сформировать
новый блок изменений Плана закупок и загрузить в систему, после чего
происходит повторная проверка условия равенства. При достижении равенства
потребностей организации и лимитов бюджетных обязательств система
автоматически переводит пользователя на этап формирования документации
отдельной закупочной процедур. Данный этап является наиболее ресурсоемким
и в то же время ключевым в процессе осуществления государственных закупок
в рамках новой модели.
Контрактная служба заказчика на этапе формирования закупочной
дкоументации определяет следующий перечень переменных по каждой закупке:
65
Срок размещения закупки в формате дд.мм.гггг с точностью до дня
– переменная используется для дальнейшего автоматического размещения
закупки в общем доступе при наступлении даты размещения;
Предмет закупки – ключевой показатель, загружаемый из единного
реестра предметов закупок, сформированного в соответствии с ОКПД 2 и
другими аналогичными классификаторами Российской Федерации;
Тенихнические требования к объекту закупки – набор данных,
подгружаемый для каждой единицы закупки в соответствии с
закодированными на программном уровне нормированными
техническими показателями конкретного товара, работы, услуги;
Общие и дополнительные требования к участниках закупки –
переменная автоматически заполняется при выборе предмета закупки в
соответствии с набором требований к такому предмету;
Способ размещения закупки (аукцион, конкурс, запрос котировок и
другие) – переменная определяет механизм последующего проведения
процедуры закупки. Список возможных способор размещения закупки
строго ограничен;
Начальная максимальная цена контракта (договора) – переменная
автоматически заполняется при выборе предмета закупки путём сбора
ценовой информации об успешно закрытых контрактах (договорах) из
базы реализованных закупок за прошедшие 3 года;
Шаблон контракта (договора) – шаблон для заключения контракта
(договора) выбирается из общей базы договоров, утвержденной на
законодательном уровне.
Большинство переменных в закупочной документации задаётся
сотрудниками контрактной службы строго из фиксированных списков, реестров,
баз, однако требуется предусмотреть случаи, при которых заказчик будет
наделен правом работы по собственным шаблонам и формам. Список таких
заказчиков должен быть закреплен законодательно, а на программном уровне
66
представители таких заказчиков должны быть обеспечены расширенным
функционалом по работе с новой системой. При этом требуется установить более
жесткий контроль за закупочной деятельностью таких организаций.
Сформировав пул закупок со всеми необходимыми атрибутами,
контрактная служба заказчика формирует План закупок организации и передаёт
информацию в общедоступную распределенную сеть закупок. Таким образом,
блоки инфомрации о закупках конкретных отдельных получетелей бюджетных
средств выстраиваются в единую цепочку плана закупочной деятельности на
государственном уровне, что в свою очередь значительно повышает
прозрачность всех совершаемых заказчиками закупок, упрощает и повышает
эффективность контроля за ними при сохранении единства бюджета страны.
На этапе планирования закупочной деятельности и разработки
документации закупки осуществляется подготовка, сбор и систематизация
основной информации о закупочной деятельности бюджетных организации на
предстоящий период. Данная информация позволяет потенциальным
участникам и победителям процедур закупок осуществлять краткосрочное и
долгосрочное планирование своей деятельности, грамотно распределять
финансы в течение фиксированного периода времени, эффективно управлять
внутренними ресурсами для достижения максимального результата. Безусловно,
информация о конкретных закупках заказчиков может быть откорректирована в
течение предстоящего планового периода, однако данные изменения не могут
кардинально преобразовывать закупку, в противном случае изменения будут
необратимо сохранены в системе и обнаружены контролирующим органом, что
в конечном итоге повлечет за собой как финансовую ответственность заказчика
и его представителей, так репутационную.
2. Этап публикации закупки – данный этап в рамках предлагаемого
алгоритма функционирования контрактной системы значительно сокращен за
счет полной автоматизации составления всех необходимых документов для
публикации закупки.
67
Так, при наступлении всех условий размещения закупки, а именно сроков
размещения, неизменности технических требований к закупаемым товарам,
работам, услугам и требований к участникам система из данных, занесенных
ранее сотрудниками контрактной службы, автоматически формирует все
заполняет все необходимые бланки, шаблоны и формы такие, как извещение о
закупке, документация о закупке, проект договора, заполненный со стороны
заказчика, положение о закупочной комиссии, в соответствии с которым
определяется порядок работы указанной комиссии, полномочия комиссии и ее
членов (при необходимости), приказ об осуществлении закупки, приказ о
внесении изменений в документацию о закупке (в случае принятия
организатором закупки соответствующего решения).
Таким образом, при формировании всей закупочной документации
исключается человеческий фактор, ликвидируется рутинная ежедневная работа
сотрудников контрактных служб, унифицируется форма предоставления
информации о закупках по всей стране, исключается огромный объем бумажного
документооборота, автоматизируется процесс подготовки и согласования ряда
регламентирующих документов.
В том случае, если по каким-либо причинам условия размещения закупки
не наступили или должны быть откорректированы, закупающая организация
вносит соответствующие корректировки путем создания нового блока цепочки
блокчейн данной закупки и передаёт информацию на публикацию. После чего
повторяется вышеописанный механизм проверки условий размещения закупки и
её последующая публикация с автоматическим формированием всей
документации.
3. По результатам данного этапа все пользователи распределенной сети
получают доступ к опубликованной закупкой со всеми ранее внесенными
изменениями, а потенциальные участники закупки получают доступ к созданию
блока заявки на конкретную закупку. Этап проведения процедуры закупки – этап
включает в себя все процедуры, связанные как с подготовкой и подачей заявок
68
со стороны поставщика, подрядчика, исполнителя, так и с рассмотрением
поданных заявок и подготовкой решения со стороны заказчика. А в рамках новой
модели данный этап полностью автоматизируется и оставляет за всеми
участниками закупочного процесса только функцию контроля и мониторинга.
После официальной публикации закупки каждый участник
распределенной сети, зарегистрированный в качестве поставщика, подрядчика,
исполнителя определенной номенклатуры товаров, услуг, работ и
предоставивший на этапе регистрации полный пакет документов,
предусмотренный для выбранной номенклатурной группы, получает
возможность подачи заявки на участие в выбранной процедуре. Такой пакет
документов включает в себя:
1. Учредительные документы:
a. Устав/учредительный договор;
b. Приказ о назначении генерального директора;
c. Протокол об утверждении генерального директора;
d. Выписка из ЕГРЮЛ;
e. Свидетельство о регистрации юридического лица;
f. Свидетельство о постановке на учет юридического лица;
g. Доверенность на лицо, правомочное на подписание заявки и прочих
документов (при наличии).
2. Квалификационные документы:
a. Благодарственные письма, награды, места в рейтингах и т.п.
b. Реестр закрытых контрактов (договоров): включает в себя предметы
контрактов (договоров) в точном соответствии с единым реестром предметов
закупок, сроки начала действия договора (контракта) и сдачи-приемки
поставленных товаров (оказанных услуг, выполненных работ), нотариально
заверенные электронные копии текста контракта (договора) и закрывающих
документов (в случае заключения контракта (договора) в рамках традиционной
69
схемы с бумажным документооборотом) номер, дату контракта (договора) и
краткое описание его сути.
c. Кадровый состав: включает фамилию, имя, отчество сотрудников
компании, а также фрилансеров, которые могут быть привлечены к выполнению
обязательств участника закупки по определенному контракту (договору),
подписанные соглашения о сотрудничестве с фрилансерами со строгим
установлением сроков такого сотрудничества, нотариально заверенные
электронные копии трудовых книжек сотрудников организации, трудовой стаж
общий, по направлению закупки и в компании (при наличии), должность в
компании (при наличии), а также электронные копии согласий об обработке
персональных данных указанных в реестре сотрудников по форме,
утвержденной на законодательном уровне. По каждому сотруднику также
предоставляются электронные копии документов об образовании и повышении
квалификации (дипломы, сертификаты и т.п.).
3. Справка об отсутствии задолженности по уплате налогов.
4. Информация об организации по форме системы.
5. Информация обо всех бенефициарах организации.
6. Финансовая отчетность: бухгалтерский баланс, отчет о финансовых
результатах, информация об активах организации.
7. Протокол об одобрении крупной сделки.
8. Выписка из реестра СМП или декларация о принадлежности к СМП.
9. Декларация о соответствии требованиям законодательства в сфере
государственных закупок по форме системы.
10. Информация о поставляемых товарах, выполняемых работах,
оказываемых услугах по форме системы (при необходимости).
11. Прочие специализированные документы, установленные для
определенной номенклатурной группы товаров, работ, услуг (сертификаты,
лицензии, партнерские соглашения и прочее).
70
Следует отметить, что выше названный пакет документов предоставляется
потенциальным участников единожды при регистрации в системе в качестве
поставщика, подрядчика, исполнителя. Более того, внедрение технологии
блокчейн в другие сферы деятельности государства позволит частично
автоматизировать сбор и дальнейшее своевременное обновление информации о
компании.
После верификации и подтверждения корректности и правдивости
предоставленной информации оператором системы формируется профиль новой
компании (новый блок в цепочке компаний блокчейн). Организации
присваивается место в общем репутационном рейтинге в соответствии с
подтвержденной информацией.
В случае обнаружения оператором системы факта фальсификации
обязательных документов компанией на этапе её регистрации в будущий
профиль организации вносится запись о данном событии, что в последующем
отражается на позиции компании в репутационном списке.
71
Рисунок 4. Алгоритм осуществления закупок в условиях цифровой экономики (этап проведения
процедуры закупки)
72
После принятия внутреннего решения руководством компании об
участии в закупке представителю организации с правом подписи достаточно
выразить своё согласие на поставку товара, выполнение работ, оказание услуг
путём подписания ЭЦП заявки, а также заполнения предложения по
нестоимостным критериям по установленным системой формам при наличии
соответствующего требования и ценового предложения (при проведении
определенных процедур закупки). Информация о репутации компании, опыте
работы, кадровом составе и полный пакет стандартизированных обязательных
документов передаётся системой автоматически в блок закупки. В случае
достаточности и полноты предоставленных документов система подтверждает
прием заявки и переводит её на этап сопоставления и оценки с предложениями
конкурентов, в противном случае представителю компании-участника
предлагается дополнить заявку недостающими документами и направить
повторно.
Таким образом, каждая заявка участника создает новый блок в цепочке
заявок к данной закупке, которая в дальнейшем консолидируется с блоком
закупки и формирует единый набор информации о закупке, включающий в
себя все исходные данные, изменения закупки, разъяснения закупки (при
наличии), поданные заявки.
На следующем этапе происходит проверка условия наличия поданных
заявок, в зависимости от количества которых возможны 3 ситуации:
Подано более 1 (Одной) заявки – происходит автоматическая
генерация протоколов сопоставления и оценки и подведения итогов, система
по заданным на программном уровне формулам рассчитывает итоговый
рейтинг каждой заявки согласно данным, представленным компаниями-
участниками закупки на этапе регистрации в системе в качестве поставщика,
подрядчика, исполнителя согласно номенклатурной группе закупки. Все
участники процедуры закупки, дошедшие до данного этапа закупки,
считаются допущенными к дальнейшим торгам или сопоставлению и оценку