22
Для повышения темпов экономического роста и укрепления
конкурентных позиций предприятия важную роль играет организация и
инструментарий информационного обеспечения проектов.
Под информационным обеспечением разработки и реализации
инновационных проектов предложено понимать совокупность мероприятий
сбора, обработки, хранения, использования информации (которая
определенным образом связана с инновационными проектами), которые
необходимо осуществить для наполнения информационной базы
предприятия.
Целью информационного обеспечения инновационных проектов
является предоставление пользователям полной, правдивой, достоверной и
своевременной информации, необходимой для разработки и реализации
проектов, а также создание такой информационной базы, которая бы
способствовала эффективной деятельности предприятия
20
.
Многие специалисты утверждают, что именно информационное
обеспечение является фактором, который необходим не только для
реализации проекта, но и для управления экономическими процессами,
принятия управленческих решений и эффективного функционирования
предприятия в целом.
Под организацией информационного обеспечения проектов
целесообразно понимать совокупность процессов, которые необходимо
осуществить для предоставления пользователям (участникам проекта)
необходимой информации. При этом информация, для того чтобы оценить
степень ее достоверности и пригодности для использования в других
проектах, должна содержать описание условий, в которых оно получено.
Кроме того, для удовлетворения потребностей пользователей информация
должна быть тщательно подготовлена и подана в установленный графиком
срок.
20
Разу М. Л., Управление проектами. Основы проектного управления учебник. – М.: КноРус, 2018
23
Организация информационного обеспечения охватывает процессы
сбора, обработки, хранения и использования информации. Сбор информации
заключается в поступлении информации из различных источников для
обеспечения процесса обработки информации.
Информационное обеспечение разработки и реализации проектов на
предприятии необходимо организовать таким образом, чтобы
автоматизировать функции сбора и обработки необходимой информации,
объединяя при этом всех должностных лиц и все структурные
подразделения, которые задействованы в этом процессе, и обеспечить
двустороннее движение информации, что является важным в случае, когда
при реализации проекта возможны изменения.
В процессе обработки информации, как правило, предполагается
использование определенных компьютерных программ и алгоритмов,
которые помогают трансформировать информацию в более четкую форму,
ускорить процесс доступа к ней и увеличить скорость ее передачи. С их
помощью входящие сообщения по определенным правилам, определенным
пользователем, превращаются в исходящие, предназначенные к
использованию
21
.
Однако, необходимо заметить, что информационное обеспечение не
будет эффективным, если участниками реализации проекта не будет
определено, какие именно виды информации они хотят получить и каковы
приоритетные направления ее использования. Для обеспечения быстрого
доступа пользователя к необходимой ему информации целесообразно
осуществить ее аналитико-синтетическую обработку. Ведь в массивах
информации представляют не сами документы, а только их поисковые
образы, которые являются вторичной информацией. Поэтому для
содержательной оценки значимости документа и уменьшения физического
объема или изменения знаковой формы документа по условиям минимальной
21
Организационный инструментарий проектного управления: учебное пособие для подготовки бакалавров
по направлению 38.03.02 Менеджмент / Р.Н. Ким, С.М. Сычёва, Т.Ф. Чернова; Государственный
университет управления, институт отраслевого менеджмента ГУУ. – М.: Издательский дом ГУУ, 2017. 81 с.
24
потере информативности необходимо хорошо владеть методикой аналитико-
синтетической обработки информации.
Суть такой методики заключается в свертывании (сжатии)
информации, которая позволяет уменьшить затраты времени на поиск
необходимой информации, однако повышает вероятность ошибки.
Аналитико-синтетическая обработка информации – это процесс
преобразования содержания документов с целью их анализа, выявления
необходимых сведений, а также оценки, сопоставления и обобщения, то есть
создание вторичной информации». Оно базируется на использовании
методов информационного анализа, синтеза, абстрагирования, обобщения.
Процесс хранения информации заключается в обеспечении полноты,
целостности собранной и проработанной информации и создании
надлежащих условий для ее использования. Использование информации
заключается в ее передаче (распространении) в процессе реализации проекта
его участникам. Потребности в информации всех участников проекта
определяются не характером и формой необходимой информации, а ее
смысловым наполнением. Поэтому, для придания им нужной информации в
необходимой форме следует осуществить анализ их информационных
потребностей.
Следовательно, организация информационного обеспечения проектов
предусматривает осуществление необходимых процедур (сбора, обработки,
хранения и использования информации), которые позволяют обеспечить
процесс разработки и реализации проекта необходимой информацией
22
.
Уровень организации информационного обеспечения разработки и
реализации проектов зависит от ряда факторов, которые разделяют на
внутренние и внешние.
К внешним факторам, в частности, относится:
22
Гусева М.Н., Коготкова И.З. Качество коммуникаций в проектном управлении //Экономика и
предпринимательство. - 2017. № 12(2)-89. – с.1005-1009.
25
- уровень информационного взаимодействия с различными
субъектами на рынке информационных продуктов и услуг;
- государственная информационная поддержка;
- формирование информационного пространства и др.
К внутренним факторам, можно отнести:
- уровень обеспечения информацией управленческих нужд;
- наличие централизованной системы хранения данных;
- четкость, прозрачность, доступность, своевременность информации,
необходимой для разработки и реализации проекта.
При организации информационного обеспечения необходимо учесть
цель проекта, ведь каждому проекту присущи определенные особенности,
связанные с его спецификой, задачи, которые будут определять
информационные потребности и будут предопределять источники получения
необходимой информации, средства ее обработки и этапы жизненного цикла
проекта.
Кроме того, что при организации информационного обеспечения
инновационных проектов необходимо учитывать цель, задачи и этапы
жизненного цикла, также необходимо принимать во внимание следующие
факторы:
- информационное обеспечение ранее реализованных проектов;
- масштаб, сложность и допустимые сроки реализации проекта;
- необходимость и регулярность обновления информации в процессе
реализации инновационного проекта;
- количество участников проекта и их информационные потребности;
- наличие информационных связей, основной целью которых является
обеспечение обмена информацией между реализатором инновационного
проекта и группами участников, обеспечивающих процесс реализации
проекта;
- возможность внесения изменений и дополнений пользователями для
его усовершенствования;
26
- возможность своевременного предоставления необходимой
информации участникам на регулярной основе или в удобное им время;
- процедуру передачи информации и наличие контроля за ее
эффективностью;
- доступность и понятность предоставленной информации
(представление ее в виде обобщенных отчетов, графиков, таблиц и т. п);
- необходимость защиты информации от внутренних и внешних угроз
(информационную безопасность).
В процессе организации информационного обеспечения проектов
важен вопрос безопасности информации. Для обеспечения надлежащего
уровня безопасности информации необходимо в комплексе применять все
возможные средства защиты на каждом этапе жизненного цикла проекта. В
таком случае, когда все средства и методы защиты информации будут
объединены в единый механизм (систему защиты информации – СЗИ) можно
достичь наибольшего эффекта. Однако, контроль и обновление такой
системы необходимо осуществлять с учетом влияния внутренних и внешних
условий
23
.
После того, как завершена организации информационного
обеспечения проектов, необходимо провести анализ его основных свойств.
Анализ проводят для того, чтобы определить основные признаки
информационного обеспечения, его характеристики, выявить отклонения от
запланированных параметров с указанием причин, определить факторы,
влияющие на эти отклонения и тому подобное.
Следующим этапом является проверка соответствия информации,
полученной в результате использования внедряемой системы
информационного обеспечения основным требованиям, предъявляемым к
ней, а именно: доступность, вероятность, понятность, полезность,
достоверность, высокая скорость сбора, обработки и передачи.
23
Милошевич Д. Набор инструментов для управления проектами/ Драган З. Милошевич; Пер. с англ.
Мамонтова Е.В.; Под ред. Неизвестного С.И. – М.: Компания АйТи; ДМК Пресс, 2018. – 729 с.
27
Если информационное обеспечение не соответствует требованиям, то
необходимо провести усовершенствование, если отвечает, то начать процесс
его использования.
Следующим этапом является определение эффективности
использования информационного обеспечения проектов. В случае
соответствия эффективности информационного обеспечения в процессе
разработки и реализации проектов требованиям участников его используют,
если же нет, то осуществляют все необходимые процедуры для
усовершенствования.
Процесс разработки и реализации проекта на предприятии должен
быть обеспечен действенным инструментарием информационного
обеспечения, который будет способствовать достижению цели и основных
задач проекта.
Проведенные исследования показали, что в процессе разработки и
реализации проектов могут использоваться различные методы сбора,
обработки, хранения и использования необходимой информации (табл. 1).
Таблица 3.
Методы сбора, обработки, хранения и использования
информации
24
Группы методов
Виды методов
Методы сбора информации
Проверка документации; проведение опросов;
осуществление запросов; наблюдение;
эксперимент;
Тестирование работников.
Методы обработки
информации
Группировка; обобщение; сравнение;
Экономико-математические методы
Методы хранения
информации
Создание документальных архивов без
использования технических средств; создание
электронных баз данных;
Создание комбинированных архивов (с
использованием средств техники и без них).
Методы использования
информации
Использование в виде устных уведомлений;
использование в виде письменных уведомлений без
применения технических средств;
Использование в виде письменных сообщений с
применением технических средств.
24
Попов Ю.И., Яковенко О.В. Управление проектами: Учеб. Пособие. – М.: ИНФРА-М, 2018. -208 с.
28
Однако, информационное обеспечение процессов на предприятиях
является малоэффективным, а попытки его улучшения без существенных
преобразований требуют значительных инвестиций, что обуславливает
необходимость разработки концептуальных аспектов информационного
обеспечения проектов, которые дают общее представление
последовательности действий необходимых для обеспечения необходимой
информацией процесс реализации проектов.
В основе проекта лежит концепция его жизненного цикла, которая
исходит из того, что проект является процессом, который длится с момента
разработки стратегии нового продукта и до момента ликвидации (получения
последней выгоды). В то же время, проект является довольно
непредсказуемым и в ходе его реализации может потребовать корректировки.
С точки зрения информационного обеспечения необходимо выделять
три этапа жизненного цикла – этап разработки, этап реализации и этап
завершения проекта. Для понимания того, почему достаточно выделять
именно эти этапы жизненного цикла, необходимо определить основную цель,
задачи, управленческие решения и информационные массивы каждого из них
(табл. 4).
Таблица 4.
Цель, задачи, управленческие решения и информационные
массивы этапов проекта (с точки зрения информационного
обеспечения)
25
I. Этап
разработки
проекта
ІІ. Этап
реализации
проекта
ІІІ. Этап
завершения
проекта
1
2
3
4
25
Управление проектами: стандарты, методы, опыт. / Товб А.С, Ципес Г.Л. - М.: «Олимп-Бизнес» 2017. - с.
240
29
Основная цель
Обоснование
реальности и
целесообразности
реализации
инновационного
проекта.
Максимизация
прибыли, рост
рыночной
стоимости.
Минимизация
убытков.
Задача
разработка
стратегии нового
продукта;
формирование
инновационной
идеи;
оценка
альтернатив;
опытно -
конструкторские и
технологические
работы;
разработка
проекта;
бизнес-анализ.
формирование
бренда;
коммерциализаци
я.
завершения
производства
продукта;
закрытие
договоров.
Управленческие
решения
выбор объекта
инновации;
определение
источников
финансирования;
определение
расходов;
обоснование
целесообразности
реализации
проекта.
выбор
контрагентов;
определение цены
продукта;
выбор рынков
сбыта.
дальнейшее
использование
объектов
собственности.
Информационные
массивы
маркетинговая
информация;
информация о
конкурентах и их
продукции;
бухгалтерская,
статистическая
информация;
плановая
информация;
научно-
техническая
информация;
технологическая
информация;
информация об
источниках
финансирования.
информация о
контрагентах;
маркетинговая
информация;
бухгалтерская,
статистическая
информация;
плановая
информация;
-
административная
информация;
производственная
информация.
бухгалтерская,
статистическая
информация;
информация о
финансовых
возможностях
реализатора;
информация о
ситуации на
рынке;
информация о
покупателях
движимого и
недвижимого
имущества
и тому подобное.
30
Как видим, на каждом этапе цель, задачи и управленческие решения
разные, соответственно необходима информация тоже будет разной, поэтому
рассмотрим, как реализуется концепция информационного обеспечения по
этапам.
Этап разработки. На этапе разработки проекта осуществляется
сравнительный анализ вариантов для достижения конечной цели и задач
проекта. После чего, путем отбора отвергают те, которые очевидно не
являются перспективными с экономической точки зрения. Когда проект
выбран, необходимо убедиться в том, что его можно и целесообразно
реализовать, что и является основной целью этапа разработки проекта.
На этапе разработки проекта, прежде всего, необходимо выбрать
объект инновации, то есть это будет новый вид продукции или внедрение
новейших технологий, которые будут способствовать укреплению
конкурентных позиций предприятия на рынке, научно-техническому
прогрессу и повышению темпов экономического роста и т.д.
После выбора отрасли реализации проекта и объекта инноваций
необходимо определить источники его финансирования. Источниками
финансирования проекта могут быть: собственные ресурсы субъекта
хозяйствования, привлеченные средства (венчурные или инвестиционные
фонды), заемные государственные средства и т.д. Что касается расходов в
процессе разработки и реализации проекта, то их разделяют на капитальные
и текущие.
Капитальные расходы - это расходы, возникающие при приобретении,
создании, усовершенствовании или расширении активов предприятия.
Текущие расходы – это расходы, возникающие непосредственно в процессе
деятельности предприятия при осуществлении его основной деятельности
26
.
Для того, чтобы определить какой из вариантов будет экономически
целесообразным необходимо сопоставить капитальные и текущие затраты с
учетом разновременности этих расходов. Принимая во внимание все ранее
26
Управление проектом. Основы проектного управления. Под ред. Разу М.Л.,- М: КНОРУС, 2016 г. – 768 с.
31
принятые управленческие решения на этапе разработки необходимо
обосновать целесообразность реализации проекта, после чего этот этап
можно считать завершенным.
Основной информацией на этом этапе являются маркетинговая, с
помощью которой можно определить отношение потребителей к продукту,
отследить изменения во внешней среде и т.д. Неотъемлемым элементом
маркетинговой информации является информация о конкурентах, которая
играет важную роль в процессе разработки проекта. Для получения
необходимой информации необходимо тщательно исследовать
конкурентную среду, выявить существующих конкурентов и оценить их
деятельность, выявить потенциальных конкурентов.
Бухгалтерская информация позволяет контролировать процесс
производства и его результаты, использования средств и т.д. Статистическая
информация предоставляет достоверные научно-обоснованные сведения,
используемые в процессе принятия управленческих решений. Плановая
информация представляет собой задачи, планы по работам, технологические
карты, планы-наряды и т.д.
27
Технологическая информация предоставит сведения о
количественные и качественные показатели, особенности технологических
процессов, которые будут применяться в течение жизненного цикла проекта.
На этом этапе необходимо выяснить информацию, которая касается
финансового обеспечения процесса разработки проектов. Реализатор должен
четко понимать за счет каких средств будет происходить реализация проекта.
Для этого ему необходимо обладать достаточной и полной информацией о
возможных источниках финансирования проекта.
Этап реализации. Его основной целью является максимизация
прибыли и рост рыночной стоимости предприятия, поскольку именно этот
27
Заренков В.А. Управление проектами: Учебное пособие. – М.: Изд-во АСВ; СПб.: СПбГАСУ, 2018 – 312
с.