62
Наличие проблемы и необходимости защиты информации привело к
выработке методов ее защиты в рамках организации.
Суть информационной безопасности на ООО «Просто Молоко» в том,
что все данные шифруются по определенным алгоритмам с помощью
компьютерного устройства. Алгоритм шифрования известен
определенному количеству людей. Использование такого
криптографического шифра позволяет обеспечить безопасность
организации от большего количества злоумышленников, которые не смогут
расшифровать информацию без знаний алгоритма.
Ведение деловой документации, переписка и общение в большинстве
случаев происходят через электронную почту, программы для общения в
режиме реального времени, различные Web-технологии. А это еще раз
подчеркивает актуальность внедрения информационной безопасности ООО
«Просто Молоко» в жизнь. Но также стоит отметить и случаи не внешних
хищений, а хищений информации и денежных средств организации своими
же проверенными сотрудниками. И часто это те люди, которые
организовали работу службы безопасности. А раскрыть такое преступление
тяжело, потому что ни у кого не возникнет подозрение обвинить человека с
незапятнанной репутацией, да еще и работающего на свою компанию.
Важные данные могут уничтожить или исказить, использовать в
личных целях или же выдать тайную информацию людям, от которых ее
скрывали. Злоумышленники совершают кражи не только у крупных
предприятий, но и у обычных граждан. А все привычные меры защиты
становятся недееспособными в сфере компьютерных технологий, поэтому
создание системы разных мероприятий по защите данных сможет защитить
руководителя и его клиентов. Развитие новейших технологий не стоит на
месте и постоянно улучшается, руководителям необходимо время от
времени проводить совершенствование системы информационной
безопасности на предприятии.
63
Таким образом, на ООО «Просто Молоко» используются
информационные технологии. Но стоит отметить, что для управления
персоналом не используется специально для этого созданная программа.
Единственное, что применяется – это 1С: Предприятие. Считаем, что
необходимы меры, направленные на улучшение использования
информационных технологий. Данные меры должны повысить
эффективность управления персоналом на ООО «Просто Молоко».
Выводы по главе.
Анализ использования информационных технологий в управлении
проводился на примере ООО «Просто Молоко». Исследуемое предприятие
занимается производством молока и молочной продукции. Проведенный
анализ экономической деятельности характеризует предприятие как
нестабильное. По состоянию на 2016 год на предприятии числится 126
сотрудников. Отмечается динамика уменьшения количества персонала.
В управлении персоналом на предприятии используются как
технические средства, так и программные. На предприятии действует
локальная вычислительная сеть с топологией звезда.
ООО «Просто Молоко» использует «1С предприятие», что позволяет
принимать взвешенные и обоснованные стратегические решения.
Основным каналом связи предприятия является электронная почта. Также
отметим, что в документообороте предприятия используется 1С:Архив.
Отчетность сдается с использованием программы Контур.Экстерн. Для
работы с правовой информацией используется «Консультант Плюс:
НалогиБухучет и справочно-правовая система Главбух.
На ООО «Просто Молоко» также осущестляется защита необходимой
информации с использованием определенного алгоритма шифрования.
Данный алгоритм известен определенному количеству людей, что
позволяет сократить количество хищений на предприятии.
64
Таким образом, нами была выявлена проблема использования на
предприятии информационных технологий в управлении. Как нам кажется,
использования 1С: Предприятие в управлении персоналом недостаточно.
Далее в работе будут представлены направления улучшения
использования информационных технологий в управлении персоналом
ООО «Просто Молоко». Также необходимо будет оценить эффективность
предложенных мер. Оценивая эффективность, будут представлены затраты
на реализацию мер, а также представлена прибыль, которая будет получена
в результате внедрения мер.
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО
УСОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ИНФОРМАЦИОННЫХ
ТЕХНОЛОГИЙ НА ПРЕДПРИЯТИИ
ООО «ПРОСТО МОЛОКО»
65
3.1. Направления улучшения использования информационных
технологий в управлении персоналом
Особенности системы управления предприятиями на современном
этапе тесно связаны с изменением стратегических ориентиров их
деятельности. Основными стратегическими целями предприятий в
рыночных условиях становятся удовлетворение потребностей покупателей,
как по количеству, так и по качеству; повышение конкурентоспособности за
счет роста эффективности деятельности, максимизации прибыли,
завоевание новых рынков. Проводимая в стране экономическая реформа
предполагает коренное изменение сложившихся методов стратегического
развития предприятий и государственного регулирования экономики.
В рамках проведенного исследования рекомендуем ООО «Просто
Молоко»:
переход с 1С на 1С:ERP Управление предприятием 2;
внедрение программного обеспечения по управлению
персоналом;
использование дистанционного обучения.
Рассмотрим первое направление улучшения использования
информационных технологий в управлении персоналом. Фирма «1С»
выпустила мощный и эффективный инструмент управления бизнесом -
программу 1С:ERP Управление предприятием 2, который составит
достойную конкуренцию зарубежным программным продуктам. А
учитывая, что данное решение заточено под Российское законодательство,
весьма доступно по цене, аналогов 1С:ERP Управление предприятием 2
вообще нет
42
.
42
1С:ERP Управление предприятием. URL: http://www.soft-unity.ru/software/erp/ (Дата обращения
02.11.2017).
66
1С:ERP Управление предприятием 2 основывается на платформе
«1С:Предприятие 8.3» и фактически это кардинально усовершенствованное
«1С:Управление производственным предприятием» версии 1.3.
Сразу возникает вопрос: почему программа приобрела аббревиатуру
ERP (EnterpriseResourcePlanning). Назначение ERP-системы состоит в
соединении всех сфер деятельности предприятия в единую
информационную модель данных и процессов, гарантирующую
постоянную оптимизацию ресурсов подразделений и всего предприятия в
целом. Возможности программы 1С:ERP Управление предприятием 2
позволяют назвать ее полноценной ERP-системой.
Программный продукт 1С:ERP Управление предприятием 2 нацелен,
как на производственные, так и любые иные крупные предприятия.
Новаторским решением стал в программе 1С:ERP Управление
предприятием 2 механизм включения-выключения элементов, который
позволяет «включать» или «выключать» различные функциональные части
прикладного решения без программирования (изменения конфигурации),
говорят в «1С». Это решение позволяет очень гибко настраивать программу
1С:ERP Управление предприятием 2 и избавится от «громоздкого»,
запутанного, непонятного «внешнего вида».
В качестве примеров механизмов включение-отключение:
− ведение нескольких организаций;
− ведение учета в разрезе подразделений;
− ведение обособленных подразделений на отдельном балансе;
− несколько валют;
− оформление оказания услуг по переработке давальческого
сырья.
Ранее в работе было отмечено, что не используется
специализированное программное обеспечение по управлению персоналом
ООО «Просто Молоко». Так мы предлагаем также установить «1С:Зарплата
67
и управление персоналом 8» – программа массового назначения,
позволяющая в комплексе автоматизировать задачи, связанные с расчетом
заработной платы персонала и реализацией кадровой политики, с учетом
требований законодательства и реальной практики работы предприятий.
Она может успешно применяться в службах управления персоналом и
бухгалтериях предприятий, а также в других подразделениях,
заинтересованных в эффективной организации работы сотрудников, для
управления человеческими ресурсами коммерческих предприятий
различного масштаба.
Программное обеспечение «1С Зарплата и Управление Персоналом»
призвано автоматизировать такие внутренние бизнес-процессы на
предприятиях, как расчет зарплаты, кадровый учёт и кадровое управление
43
.
Предлагаем установление программы в отделе кадров, так как
деятельность отдела непосредственно связана с организацией деятельности
персонала.
Базовая редакция программного продукта направлена в первую
очередь на автоматизацию учёта кадров на мелких и средних предприятиях.
Она предполагает установку на одно рабочее место.
Будучи универсальным инструментом для реализации кадровой
политики на предприятии, «1С Зарплата и Управление Персоналом»
предлагает следующий функционал:
анализ потребностей в кадровых ресурсах;
предоставление предприятию квалифицированных кадров;
подсчет зарплаты сотрудников;
контроль над аттестациями;
работа с финансовой мотивацией персонала;
учет занятости кадровых резервов;
43
Красилов Н.А. Информационные технологии как фактор выживания. – М.: Галактика новости, - 2014, -
№4. – с. 13.
68
расчет налогов и взносов в соответствии с законодательством;
отражение в затратах фирмы расходов на зарплату;
контроль расчетов с персоналом, в том числе и депонирование.
Следующим направлением улучшения является применение системы
дистанционного обучения. Мы предлагаем внедрить информационные
технологии в обучении, что позволит улучшить как качественный состав
персонала предприятия, так и сократить затраты на обучение.
СДО (система дистанционного обучения) - это программное
обеспечение, которое позволяет учиться чему-либо продвинутым способом.
И одна из ключевых сфер использования СДО - это как раз обучение
персонала. Так компаниям проще организовать учебный процесс;
посредством современных систем дистанционного обучения они могут
разрабатывать электронные обучающие курсы, подстраивать их под
определенные должности и предельно быстро предоставлять материал
сотрудникам. Еще на базе СДО можно проводить вебинары, это позволяет
практически полностью обойтись без подобных очных курсов
44
.
Первоначально представим основные преимущества дистанционного
обучения персонала:
1. Интерактивность. В отличие от других программ конференц-связи,
вебинары позволяют взаимодействовать с аудиторией. Классическое
обучение сотрудников происходит по следующей схеме: показал - повторил
- проконтролировал процесс выполнения. Многие обучающие вебинары
строятся по тому же принципу: сначала в скриншотах дается теоретический
материал, затем сотрудник сворачивает главное окно и выполняет работу
самостоятельно. Он слышит все, что происходит в виртуальной комнате, а
тренер может контролировать работу любого участника.
44
Гутгарц Р.Д. Использование новых информационных технологий в управлении кадрами // Менеджмент
в России и за рубежом. - 2015. - №1. - с. 63.
69
Чтобы поддержать интерес аудитории, необходимо каждые 10–15
минут задавать вопросы, внимательно выслушивать и комментировать
ответы. Важно, чтобы в самом начале занятия тренер проверил качество
связи со всеми участниками обучения: помимо прочего, таким образом, ему
будет легче включить в работу каждого из них.
Согласно данным компании Webinar.ru, большинство корпоративных
вебинаров проводится в понедельник (с 9:30 до 11:30) или в пятницу (с 17:30
до 19:30): в это время сотрудники меньше всего загружены рутинной
работой и готовы к обучению
45
.
2. Экономия средств. Если компания вкладывает значительные суммы
в развитие сотрудников из регионов, то участие в вебинарах может стать
оптимальной заменой очным тренингам в части теории.
Разумеется, полностью отказаться от очных тренингов,
предназначенных для решения актуальных практических вопросов нельзя,
однако весь теоретический материал сейчас обсуждается на вебинарах. Это
позволяет сократить длительность и частоту командировок.
3. Лояльность персонала. Многие сотрудники работают по шесть дней
в неделю, поэтому необходимо подстраиваться под этот график.
Не каждый станет добровольно тратить время на обучение в свой
единственный выходной, так что в первый месяц присутствие на вебинарах
должно быть обязательным. Во-первых, знания и профессиональная
деятельность тех, кто регулярно посещает занятия, оцениваются
дополнительно. Во-вторых, они получают ответы на вопросы, с которыми
ежедневно сталкиваются в работе, а значит, допускают меньше ошибок и,
как следствие, получают более высокую зарплату.
4. Ограниченные возможности проведения. На рынке компаний,
которые предоставляют платформы для проведения вебинаров, несколько
45
Зайцев Н.Л. Экономика, организация и управление предприятием. - М.: ИНФРА-М, - 2014. - c. 99.
70
крупных игроков; однако качество обслуживания не всегда соответствует
заявленному - особенно это касается масштабных мероприятий.
Дистанционное обучение персонала, как правило, начинается с
рассказа о самой компании и ее продукции. Далее внимание
сосредоточивается на особенностях деятельности персонала. После этого
следует практический материал.
Вторая часть вебинара посвящена продуктам компании. Это
подробное описание каждого товара - от истории его создания до анализа
сильных и слабых сторон.
Заключительная часть вебинара - проверка полученных знаний: за
определенное время сотрудники должны выполнить тестовое задание.
Так, например, вебинары о стандартах работы - разовое мероприятие,
которое организуется по мере необходимости. После такого вебинара
проводится аудит: руководитель на месте оценивает качество работы
сотрудника.
В ходе welcome-тренингов сотрудники получают информацию об
особенностях работы в компании, должностные инструкции и учебные
материалы
46
.
Welcome-тренинг начинается с рассказа об истории компании,
географии ее распространения, специализации. Много внимания уделяется
взаимодействию с клиентами.
Вторая часть вебинара посвящена особенностям работы каждого
специалиста. Далее речь идет о структуре компании, о месте работы и
возможностях карьерного роста сотрудников.
Третья часть вебинара посвящена обучению и развитию сотрудников,
оценке их деятельности, вопросам социальных льгот и компенсаций.
46
Литвак Б. Г. Разработка управленческого решения. - М.: Дело, - 2016. - с. 146.
71
Завершает welcome-тренинг беседа о культуре компании - корпоративных
мероприятиях, привилегиях для работников.
Вебинары для новичков проходят дважды в месяц - в начале и в конце.
Это позволяет сотрудникам, нанятым раньше, не ждать тех, кого приняли
на работу позже.
При реализации представленных мероприятий, можно столкнуться с
проблемой, общей для многих компаний: не все сотрудники знают, как
пользоваться некоторыми компьютерными программами и ориентироваться
на сайте.
Для устранения подобных пробелов, тренер совместно с ИТ-
специалистом проводит вебинар в интерактивном режиме: сначала
показывает презентацию о программе, а затем демонстрирует, как работает
ПО. Далее сотрудник самостоятельно пробует повторить все действия
тренера и ИТ-специалиста.
Такие меры необходимо проводить по мере выхода новых программ
или обновления уже имеющихся.
Таким образом, нами были предложены направления улучшения
использования информационных технологий управления персоналом на
ООО «Просто Молоко», далее необходимо представить расходы на их
реализацию и оценить их эффективность.
3.2. Экономическая эффективность предложенных мероприятий
Первоначально отметим, что ранее было предложено три направления
улучшения использования информационных технологий на ООО «Просто
Молоко», среди которых:
переход с 1С на 1С:ERP Управление предприятием 2;
внедрение программного обеспечения по управлению
персоналом;
использование дистанционного обучения.