12
автоматизацию как отдельных процессов, так и процессов нескольких
групп.
На данный период времени выделяется множество программных
средств управления персоналом, как общих, так и специальных
(отраслевых). В зависимости от потребностей, фирмы может выбрать
программный продукт и интегрирует его в систему управления. При
выборе, нужно руководствоваться следующими критериями:
программный продукт должен гарантировать процесс
управления, а не дублировать и ни в коем случае не «жить самостоятельно»;
выбор находится в зависимости от стоимости оценки текущих
затрат на покупку программного продукта и его интеграцию, а также от
ожидаемого повышения денежного потока, формируемого при
использовании продукта.
Регулируемый процесс, автоматизированный с помощью
информационных технологий в современной организации должен включать
в себя следующие функции:
координация действий всех входящих в процесс элементов и
субъектов;
организация - определение целей, задач, структуры процесса и
входящих в него элементов;
мотивация - наиболее эффективно мотивация действует в случае
формирования открытого и четкого процесса;
учет - система должна включать элементы учета входящих
процессов и элементов;
анализ - современные технологии имеют встроенные модули по
обработке и анализу учетных данных, результатом чего является вынесение
решений, которые выражаются в рекомендации совершения оператором
определенных действий или их автоматическое совершение;
13
контроль - осуществляется менеджером или оператором
системы, однако некоторые продукты имеют промежуточный контроль,
который может осуществляться автоматически
10
.
Компания может выбрать общий или отраслевой программный
продукт, а также разработать собственный. Выбор зависит от специфики
применения и стоимости продукта.
На сегодняшний момент определение «информационная система»
редко используется в таком виде и зачастую заменяется аббревиатурой КИС
(корпоративная информационная система), особенно если речь идёт о
компаниях. Что же являет собой данная система. По этому поводу
выделяется немало точек зрения, но все они объединяются на том, что КИС
-это открытая интегрированная автоматизированная система реального
времени, ключевая задача которой - реализация автоматизации бизнес-
процессов компании на всех уровнях, в том числе, и бизнес-процессов
принятия управленческих решений. При этом масштаб системы может
изменяться от нескольких локальных компьютеров с локальными ОС до
сотен пользователей и тысяч единиц оборудования со специализированным
ПО. Но каким бы ни был масштаб, информационная система должна
отвечать нескольким требованиям (табл. 1).
Таблица 1
Требования к информационным системам управления
11
№
п/п
Требование
Характеристика
1
Удобство использования
Представляет собой возможность контроля всей
информации в компании
2
Надежность
Представляет собой высокие
отказоустойчивость и степень поддержания
информации
3
Защита информации
Представляет собой высокий уровень защиты
информации при её передаче и хранении
10
Богатин Ю. В. Управленческий учет. Информационное обеспечение рациональных плановых решений
фирмы. - М.: Финансы и статистика, - 2014. - с. 66.
11
Беликов Д.В. Развитие рынка информационных технологий в России: состояние, перспективы,
тенденции // Вестник Самарского государственного экономического университета.– 2015.- № 4. – 46.
14
Кроме представленных требований внедряемая информационная
система должна решать целый спектр задач, в противоположной ситуации
она не будет считаться оптимальной. Сформулируем данные задачи:
хранение и обработка информации;
хранение данных разной структуры;
анализ и прогноз информационных потоков;
анализ способов хранения и представления информации
человеку;
реализация поиска информации;
формирование инфраструктуры хранения и передачи данных.
Таким образом, система, удовлетворяющая всем условиям, будет
довольно объёмной, сложной и потребует немало ресурсов, как технических
и финансовых, так и человеческих. Поэтому решение об интеграции
информациооных систем в компании принимается лишь в ситуации, если
интеграция экономически обоснована. В то же время обоснование
формируется на оценке уже действующей системы и учёта новых
потребностей, или на прогнозе, в ситуации, если формирование системы
начинается с нуля. Более подробно отметим аспекты, которые нужно
учитывать при внедрении информационных технологии управления
персоналом, а также отметим возможные проблемы, которые могут
встретиться на пути внедрения.
Стоит также рассмотреть, что представляет автоматизированная
система управления.
Так, по мнению Г. А. Титоренко, автоматизированная система
управления (сокращённо АСУ) - комплекс аппаратных и программных
средств, а также персонала, который предназначен для управления
различными процессами в пределах технологического процесса,
производства, предприятия. АСУ используются в различных отраслях
промышленности, энергетике, транспорте и т. п. Термин
15
«автоматизированная», в отличие от термина «автоматическая», выделяет
сохранение за человеком-оператором некоторых функций, или наиболее
общего, целеполагающего характера, или не поддающихся автоматизации.
АСУ с Системой поддержки принятия решений (СППР) считаются
ключевым инструментом повышения обоснованности управленческих
решений
12
.
Важнейшая задача АСУ - повышение эффективности управления
объектом на основе роста производительности труда и совершенствования
методов планирования процесса управления. Различают
автоматизированные системы управления объектами (технологическими
процессами - АСУТП, предприятием - АСУП, отраслью - ОАСУ) и
функциональные автоматизированные системы, например, проектирование
плановых расчётов, материально-технического снабжения и т. д.
На современном достаточно конкурентном рынке получение доступа
к актуальной информации является все более важной составляющей успеха
в бизнесе. Старая информация-это уже ненужная информация. Те компании,
которые научатся получать доступ к информации в Internet и
интеллектуально применять такие данные, используя их для обслуживания
своих покупателей, улучшения внутренних процессов, повышения качества
и снижения цикла формирования продукции, смогут увидеть, как все это
позитивно отразится на процветании их бизнеса
13
.
Подключение к Internet сможет расширить предприятие, внедрив в
него информационные ресурсы всего мира. На сегодняшний день
глобальные компьютерные сети предоставляют такие средства, как
развитые базы данных клиент-сервер, электронную почту и гарантируют
лучшую интеграцию различных компьютерных ресурсов, оказывая в
распоряжение пользователей значительные объемы сведений.
12
Титоренко Г. А. Информационные технологии управления. – М.: Юнити-Дана, - 2015. – с. 110.
13
Бажин И. И. Информационные системы менеджмента. - М.: ГУ-ВШЭ, 2016. – с. 141.
16
Существенная часть информации, в том числе факсы, обычная почта,
разного рода литература и телефонные звонки, поступает на предприятие из
внешних источников не в электронной форме. Это затрудняет ее
интеграцию с внутренними информационными системами предприятия и
повышает затраты на работу с ней. Внешнюю информацию такого рода
нужно лучше интегрировать с корпоративной сетью, что позволит получить
такое же снижение расходов и повышение результативности, которое уже
предоставляют внутренние системы компании.
Связав свои сети с Internet, предприятие может провести постоянные
коммуникации и осуществить оптимальный поток информации между
людьми. К примеру, в повседневных коммуникациях между предприятиями
электронная почта может заменить множество факсов, обычную почту и
телефонные звонки. Электронная почта намного дешевле, чем обычная
почта и факсимильная связь, и осуществляет практически мгновенные
коммуникации
14
.
Таким образом, современное предприятие представляет субъект,
жизнедеятельность которого обеспечивается целым комплексом
информационных технологий. В результате, современные информационные
технологии являются не столько средством, осуществляющим
вспомогательные действия и обеспечение сервиса, а средством,
обеспечивающим целые производственные комплексы и процессы.
Сложность и потребность специальных знаний при создании
информационных продуктов определили создание отдельной отрасли
рынка, оказывающей услуги по созданию и обслуживанию
информационных продуктов.
Рынок информационных технологий, несмотря на свою молодость,
составляет в развитых странах уже 3-4 % от ВВП. В России же более
14
Патрушина С.М. Информационные системы в экономике. – М.: Бизнес, - 2014. – с. 96.
17
скромные значения - 1,2 %. Объем рынка ИТ США превышает 500 млрд.
долл., в России порядка 300 млрд. руб.
Итак, рассмотрены направления использования информационных
технологий в системе управления персоналом. Отметим, что за последние
годы изменяется их роль в управленческом процессе. Сегодня ИТ
обеспечивают функционирование целого производственного процесса и его
элементов, а также являются продуктом, полученным в результате
производства.
1.2.Значение информации и информационных технологий в
управлении
Информационные технологии значительно влияют на разные стороны
человеческой жизни, в том числе на экономику. Под воздействием
информационных технологий сначала появились методы результативного
управления компанией - всеобщее управление качеством, а и
преобразования компаний - реинжиниринг бизнес-процессов и прочие.
Применение систем информации и информационных технологий при
активном становлении рыночных отношений считается самой
существенной составляющей эффективного управления и маркетинга.
Организация зачастую применяет поддержку современных систем
информации и информационных технологий, чтобы поддерживать под
наблюдением увеличивающиеся внешние, а также внутренние потоки
информации, использовать ее для исследования, формирования прогнозов,
принятия управленческих решений.
Но, на сегодняшний день ситуация в исследуемой сфере определяется
крайней неопределенностью. В первую очередь, это сопряжено с
постоянным ростом числа технологических предложений, которые требуют
высоких инвестиций, а значит и с ростом зависимости от внешних услуг.
Внутрифирменные ассигнования на потребности ИТ увеличиваются
18
стремительнее прочих расходов организации. При этом высший
менеджмент слабо осведомлен касательно общих затрат в сфере ИТ. Так в
большей степени затраты предприятий на ИТ представлены следующими
статьями:
− оборудование и программное обеспечение;
− затраты на IT-персонал;
− затраты на каналы связи, сервисы сети Интернет и электронного
обмена данными и другие
15
.
В то же время, изменяется значение ИТ в хозяйственной активности
многих организаций. При проведении внутрифирменных процессов
функция информационных технологий перестала быть вспомогательной.
Она превратилась в существенную составляющую продукта или мощностей
производства. Хозяйственные риски на сегодняшний день во многом
объясняются рисками в сфере ИТ. Осуществление же современных
организационных проектов с высокой производительностью, требует
полного использования потенциала ИТ при помощи
телекоммуникационных средств.
Для того чтобы проводить контроль над ростом расходов в сфере ИТ,
а также добиться значительной гибкости при решении информационно-
технологических проблем, многочисленные организации идут, в основном,
двумя путями.
Первый характеризуется тем, что организация формирует
внутрифирменный информационный технологический участок, который
предлагает услуги также внефирменному рынку, доказывая возможность
рентабельного использования собственных мощностей.
Зачастую организации выбирают иной путь, при котором
значительная часть собственного информационного технологического
15
Ширяев В.И. Управление предприятием: Моделирование, анализ, управление. - М.: КД Либроком, -
2015. – с. 88.
19
персонала переходит в распоряжение формируемых дочерних компаний
или совместных с информационно-технологическими партнерами
компаний, самостоятельно выступающих в рыночном сегменте. В
материнской компании остается лишь незначительная группа сотрудников,
на которую возлагаются задачи информационного руководства.
Высший менеджмент осознает, какое важное воздействие оказывают
информационные технологические решения на хозяйственный процесс, а
также культуру компании. Потому он ощущает себя ущемленным в плане
того, что должен делегировать надлежащие вопросы внутрифирменным
подразделениям или внешним организациям, или работникам компании.
Помимо этого, первый опыт деятельности внефирменных информационных
технологических служб не представляет особых причин для оптимизма по
поводу результативности разрешения отмеченных проблем
16
.
Стоит отметить 6 заинтересованных групп, от каких зависит
вынесение решений в рамках информационных технологий:
− высшее управление, которое должно управлять ИТ в виде
стратегического потенциала компании;
− специалисты, занимающихся нахождением системных решений
в целях улучшения особых функциональных задач;
− менеджеры хозяйственных подразделений, которые должны
применять ИТ в согласовании с логикой своей хозяйственной активности,
чтобы удовлетворять требования потребителей, сокращать затраты и т.п.;
− менеджеры служб бухгалтерского и финансового учета, если
таковые предусматриваются организационной структурой компании;
− поставщики ИТ, которые должны оказывать услуги в
согласовании с проблемными установками собственных потребителей;
− свое информационно-технологическое подразделение
17
.
16
Акперов И.Г. Информационные технологии в менеджменте. - М.: НИЦ ИНФРА - М, - 2014. - c. 96.
17
Схиртладзе А.Г. Автоматизация технологических процессов. – М.: ТНТ, - 2015. – с. 112.
20
В определенных компаниях данные группы интересов не получают
должного признания. Высшее руководство часто делегирует определенные
функции группе управленцев, следя за осуществлением определенных
показателей. Сознательное воздержание высшего менеджмента от
собственных обязанностей ведет к формированию малокомпетентных
решений, постановке нереальных задач. Помимо этого, отсутствует
должная мотивация в данной сфере.
В связи с повышением значения ИТ для обеспечения успеха компании
данная политика неприемлема. Общефирменное руководящее звено должно
найти ответы на два вопроса.
Во-первых, нужно точно установить, каковой вклад обязана внести
информационная технология в производственный процесс. Внимания
заслуживают определенные аспекты:
1. Информационная технология в виде функции обеспечения
производственного процесса, например, в области коммуникаций или
автоматизации производства, и при генерации или передаче управленческих
знаний и сведений для управления хозяйственными процессами.
2. Информационная технология в виде интегрального составного
компонента продукта.
3. Информационная технология в виде организационного
инструмента в целях образования виртуальных форм фирмы.
Во-вторых, кто обязан осуществлять перечисленные и иные функции.
На основной план выдвигается вопрос о механизме координации для
некоторых видов информационных технологических услуг. Решение
возможно отыскать в использовании указанных выше специализированных
внутренних фирменных подразделений и внешних фирменных филиалов.
Вероятно и решение в виде образования стратегических альянсов между
своим подразделением, а так же внешними партнерами. В 2-х последних
ситуациях компания теряет прямой контроль над собственным
21
информационно-технологическим потенциалом. Необходимо отметить, что
такие услуги могут быть эффективны только при тесной совместной работе
с поставщиками этих услуг. Общефирменное управление должно искать
пути для устранения или компенсации слабых мест в собственной работе.
Представленные преобразования требований к группам интересов в
области информационных технологий можно объяснить динамикой
развития компании и внешней среды. Основные аспекты подобного
развития, а также их воздействие на значение ИТ в управлении компанией
заключаются в следующем.
Направленность на наибольшее сближение с клиентом потребовала от
компаний перехода к горизонтальным структурам. Принятие решений в
пределах децентрализации привело к стремительному повышению
необходимости в информации касательно процесса производства товаров и
услуг. Возникла необходимость в более полном ознакомлении третьей
стороны с положением дел в надлежащих хозяйственных областях. В
современной обстановке обеспечение информацией по каждому
направлению должно работать безупречно.
Применение ИТ должно нивелировать организационную сложность
компании. Ранее это достигалось из-за возложения на компьютеры
вычислений и обработки документов в очень больших объемах. На
сегодняшний день речь идет относительно того, чтобы постоянно
усложняющиеся горизонтальные и вертикальные модели взаимосвязей
совершенствовались посредством новейшей коммуникационной
технологии
18
.
Стремительное формирование локальных систем влечет отказ от
традиционных рабочих полей информатики, а также широкое привлечение
телекоммуникационных средств. Организационно это приводит к
18
Балдин К.В. Информационные технологии в менеджменте. - М.: ИЦ Академия, - 2015. - с. 154.