45
- гибкость и простота настройки, обслуживания и
администрирования;
- умение работать со специалистами системы со средними знаниями
современных компьютерных технологий;
- отсутствие особых условий для установки и эксплуатации, а также
отсутствие необходимости приобретать и внедрять дополнительное
программное обеспечение у сторонних разработчиков.
В организации менеджер офиса осуществляет общие услуги по
документированию для предприятия, то есть выполняет функцию офиса: он
регистрирует все документы, что в конечном итоге дает централизованную
регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции, а также
организационных и административных документов. А также офис-менеджер
контролирует сроки оформления документов и снятия с контроля, организует
работу по формированию и хранению файлов, поддерживая номенклатуру
файлов, как в бумажном, так и в электронном виде. В своей работе он
использует только автоматизированную систему, которая значительно
упрощает его работу, помогая рационально использовать его работу.
Работа с входящим документооборотом осуществляется по
следующей цепочке (рисунок 6):
- получение документа;
- постановка на учет канцелярией;
- направление на резолюцию;
- рассмотрение документа руководителем;
- передача адресату по резолюции (конкретный Исполнитель);
- оформление документа;
- согласование/подписание;
- отправка документа.
46
Рисунок 6 – Маршрут движения электронного письма
Регистрация поступающих документов в ООО «Алексгруп»
осуществляется путем записи данных/информации в реестр поступающих
документов (таблица 2). [28]
Таблица 2
Форма регистрационного журнала для входящих документов
Дата получения
Входящий №
Дата и № документа
Корреспондент/кто
подписал
Заголовок
Исполнитель
№ дела, в которое
подшит документ
1
2
3
4
5
6
7
Работа с исходящей документацией. Процесс работы с исходящей
документацией немного отличается. Первым этапом можно считать
инициирование проекта исходящего документа, который выполняется путем
выдачи задания руководителем подразделения или в связи с необходимостью
для получателя ответить на полученный документ. Сама разработка состоит
из выбора типа документа и составления стандартного или конкретного
текста. На панели инструментов пользователь выбирает подкоманду «Типы
документов», в которой перечислены различные типы документов и методы
их обработки. Вы можете добавить новый тип документа, удалить один из
выбранных типов или распечатать его.
47
Кроме того, этот проект документа согласовывается с
соответствующими ведомствами: внутреннее одобрение (наблюдение). Это
осуществляется путем отправки чернового документа через встроенную
почтовую службу на рабочие места заинтересованных лиц. Все необходимые
комментарии по данной разработке приложены специалистом в отдельном
файле, отправлены вместе с копией электронного файла проекта документа и
подписаны с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП).
После согласования (визирования) документ отправляется
руководителю для подписи. Подпись производится с помощью цифровой
подписи. Далее документ регистрируется так же, как и регистрация
входящего документа.
Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата,
распечатывается и передается в бумажном виде через различные средства
связи. После отправки исходящий документ помещается в оперативное
архивное хранилище с указанием в регистрационной карточке номера дела в
соответствии с номенклатурой дел подразделения, к которому относится
данный документ.
Схематически работа с исходящей документацией на примере
электронной почты может быть изображена следующим образом (рисунок 7):
Рисунок 7 – Цепочка обработки исходящей документации
48
Как правило, следующая информация записывается в журнале
регистрации исходящих документов ООО «Алексгруп» (таблица 3).
Таблица 3
Форма регистрационного журнала для исходящих
документов
Дата документа
Исходящий №
Куда и кому
адресовано
Краткое
содержание кто
подписал
Исполнитель/
кто
принял
Примечание
(кто принял
документ)
№ дела, в
которое подшит
документ
1
2
3
4
5
6
7
Таким образом, автоматизированная система PayDox помогает создать
единое пространство для управления структурой работы и осуществлять
сквозной контроль за выполнением задач, поставленных менеджерам.
Работа с внутренней документацией состоит из следующих этапов:
- получение инструкций для разработки;
- подготовка проекта документа;
- координация (визирование);
- регистрация в отделении;
- передача адресату;
- знак доставки;
- выдача (исполнение) постановлений;
- постановка контроля;
- отчет о производительности;
- размещение документа в деловом, текущем и архивном хранилище. [18]
В регистр внутренних документов компании вносится следующая
информация (таблица 4):
Таблица 4
Форма регистрации журнала для внутренних документов
49
Дата и №
поступления
Дата и №
документа
Структурное
подразделени
е
Вид
документа
Содержание
Исполнитель
№ дела, в
которое
подшит
документ
1
2
3
4
5
6
7
Работа с внутренней документацией осуществляется только в
электронном виде и с электронными файлами документов и начинается с
момента получения вами инструкций по разработке документа или, при
необходимости, в ответ на полученную переписку. Получение работы
осуществляется так же, как описано выше. Следует добавить, что в
автоматизированной системе, установленной в нашей организации, есть
управление рабочим временем пользователя. Система обеспечивает
интеграцию автономного рабочего места исполнителя работы с
планировщиком MicrosoftOutlook. [19]
Схематически затраты бумаги и времени до и после внедрения
автоматизированной системы представлены в таблице (таблица 5):
Таблица 5
Выгода, полученная после внедрения АС
Расходы на бумагу, руб./мес.
до
после
99 750
19 950
Экономия 1 = 20 %
Затраты на время, ч/мес.
повторное использование документов
до
после
30% (от рабочего времени)
22,5% (от рабочего времени)
Экономия 2 = 7,5 %
поиск нужных документов
до
после
10% (от рабочего времени)
4,5% (от рабочего времени)
Экономия 3 = 5,5 %
50
ускорение всех бизнес-процессов, дни
до
после
от 3 – 5 дн.
от 1 – 2 дн.
Экономия 4 = 33 %
Итого экономии: 66 %
Следует иметь в виду, что если объема работы с документами в
организации недостаточно, чтобы говорить о столь значительной экономии
ресурсов, то требования к системе будут намного проще, а это означает, что
затраты на внедрение, модернизацию оборудования и т.д. гораздо ниже. [31]
Выводы по главе 2:
В данной главе был проведен анализ логистической деятельности
предприятия ООО «Алексгрупп».
Данныйанализ позволил сделать ряд выводов.
Общая характеристика предприятия ООО «Алексгрупп» состоит из
краткого описания его организационной структуры и
деятельности.Составление такой характеристики дает возможность оценить:
- текущее положение дел на предприятии;
- его финансовые возможности;
- эффективность управленческой команды;
- структуру исследуемого предприятия и ее эффективность;
- возможные пути улучшения упомянутых показателей.
Потребительские свойства транспортных услуг предоставляемых
ООО «Алексгрупп» отражают позиции и требования клиентуры к этим
услугам и свойствам услуг транспортировки.
Применяемая в ООО «Алексгрупп»система электронного
документооборота«PayDox» изначально создавалась с целью помочь
предприятиям структурировать и совершенствовать их бизнес-процессы и
работу с документами. Программное обеспечение позволило повысить
эффективность управления предприятием, позволилооперативное решать
51
многие вопросы управления и текущей деятельности предприятия,
оптимизировать работу с документами.
ГЛАВА 3.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕСОВРЕМЕННЫХИНФОРМАЦИОННЫХ
ТЕХНОЛОГИЙ ДЛЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
ЛОГИСТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО
«АЛЕКСГРУПП»
52
3.1. Внедрение информационно-компьютерной поддержки
современных логистических технологий в транспортном процессе
предприятия
Транспортная логистика все больше интегрируется с
информационной системой логистики. Таким образом, внедрение
информационной и компьютерной поддержки современных логистических
технологий в транспортном процессе. Благодаря эффективному
использованию информации можно ускорить транспортировку благодаря
согласованности всех звеньев транспортной цепочки.[22]
Под развитием автотранспортного предприятия понимается общее
перспективное направление развития и достижения долгосрочных целей
предприятия.
Основными целями ООО «Алексгрупп» на долгосрочную перспективу
являются, получение прибыли за счет предоставления транспортных услуг и
формирования базы постоянных клиентов. Для достижения поставленных
целей ООО «Алексгруп» необходимо будет решить проблему
финансирования и снизить стоимость услуг.
В ходе работы были изучены основные показатели эффективности
использования транспортных средств ООО «Алексгрупп» и структура затрат,
в результате которых были сформированы основные направления реализации
поставленных целей.
Повышение эффективности использования транспортных средств
ООО «Алексгрупп» может быть достигнуто за счет нереализованных
резервов:
- изменение количества автомобилей;
- снижение ежедневного простоя автомобиля
- сокращение внутрисменных простоев;
- увеличение средней технической скорости движения;
- сокращение единичных пробегов автомобилей;
53
- изменение средней грузоподъемности;
- более полное использование грузоподъемности машин.
Насыщение и развитие рынка автотранспортных услуг будет
продолжаться на основе создания условий для конкуренции между
автотранспортными предприятиями.[24]
Экологические требования к автомобильному транспорту станут
более строгими не только при выполнении международных грузоперевозок,
но и при работе на внутреннем рынке.
Предпринимаются попытки упростить перевозочные документы по
тарифам на перевозку, систему взаиморасчетов за перевозку между
отправителями, получателями и транспортными организациями. Но, по сути,
устаревшая технология коммерческой работы накладывается на современные
технические средства автоматизации.
Естественно, что при разработке новых технологий необходимо
ориентироваться не только на существующие технические средства
автоматизации, но и учитывать дальнейшие перспективы их развития.
Технической основой для создания передовых технологий и
построения транспортно-логистической системы является:
- многопроцессорные компьютеры, мини- и макрокомпьютеры
пятого поколения;
- каналы связи;
- оснащение персональных компьютеров сотрудников грузовых
станций.
Помимо применения прогрессивной технической базы, при создании
принципиально новой технологии необходимо осуществить комплекс
следующих организационно-технологических мероприятий:
Разработать единую систему кодирования для всех видов перевозок
грузов, грузоотправителей и грузополучателей, автомобилей и других
транспортных средств, а также железнодорожных станций, портов,
автовокзалов;
54
Построить банки данных нормативно-справочной и эксплуатационной
информации на воздушных судах станции, в информационном центре и
водном центре, которые содержат всю информацию, необходимую для
решения задач автоматизации грузовых и коммерческих операций по
отслеживанию и отслеживанию товаров на станции, на дорогах. , Основной
целью разработки перспективной принципиально новой технологии является
полная автоматизация процессов получения, отслеживания и учета товаров,
отслеживание их движения на всех этапах процесса перевозки, включая
этапы обслуживания материальных потоков грузовой станции с помощью
практически нет бумажных документов. В результате отмены работ по
оформлению транспортных документов и канцелярских отчетов значительно
упрощается процедура получения и выдачи товаров, исчезают многие
операции, в том числе подготовка комплекта транспортных документов;
отметка в накладной в виде разрешения на перевозочный документ;
составление счета-фактуры после получения товара для перевозки
приемосдатчиком; заполнение книги приема груза к отправке;ведение
ведомостей подачи и уборки машин; подготовка финансовой отчетности;
регистрация товара, поступившего на станцию технологического центра и в
отдел товаров; подготовка оперативной отчетности по погрузке и разгрузке
товара; подготовка заявок и декадных заданий на погрузку товаров;
подготовка банковских и финансовых документов для централизованных
платежей за перевозку; ведение архива грузовой станции и др. [26]
Сегодня анализ ABC очень популярен в логистике, особенно в
управлении запасами. Действительно, это простой и в то же время мощный
инструмент анализа, который позволяет идентифицировать объекты,
требующие приоритетного внимания.
ABC анализ - метод, позволяющий классифицировать ресурсы
компании в соответствии с их важностью. Он основан на принципе Парето, в
соответствии с этим законом, 20% от числа элементов в массиве товаров
составляет 80% от его общей стоимости. [15]