12
включающая в себя действия, направленные на ее систематизацию. Очевидно,
что в наши дни уже разработаны и специальные процедуры обработки
информации, процедуры отбора, корректировки, систематизации и обобщения.
Примерами подобного рода баз данных могут служить базы данных,
находящихся в различных подразделения- в службе работы с персоналом, в
маркетинговом подразделении, финансы.
Как же оценить тот факт, насколько хорошо, или возможно не достаточно
хорошо организованы информационные потоки? Для этого существует
несколько вариантов.
1) Первый вариант, самый простой, формально, на основе
имеющегося опыта, изучить простоту, удобство работы данных систем.
2) Затем следует провести экспертную оценку- профессионалы, дают
характеристику, с помощью анкетирования, сопоставления с подобными
системами, принятыми в других организациях.
3) Анализ статистических данных- использование данных о времени,
затраченном на проведение той или иной процедуры, быстрота реакции, время
движения документа.
4) Запуск- пробное тестирование имеющейся системы
5) Обобщение ошибок, сбоев, простоев системы, ее некорректное
функционирование.
При характеристике управления человеческими ресурсами в сфере ИТ-
используются также следующие термины. Переподготовка кадров - получение
новой специальности из числа лиц, имевших рабочую профессию для
удовлетворения потребности предприятия и рынка труда в данной
специальности (направления подготовки). Подготовка кадров - это
профессиональное первоначальное обучение лиц, ранее не имевших рабочей
специальности (направления подготовки). Система автоматизации
документооборота, система электронного документооборота (СЭД) —
13
автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс
управления работой иерархической организации с целью обеспечения
выполнения этой организацией своих функций.
Таким образом, эффективность деятельности предприятия зависит от
правильности принимаемых управленческих решений и от достатка
необходимой информации.
1.2 Информационные технологии и системы в управлении человеческими
ресурсами
В общем виде представим социально-экономический эффект, получаемый
в результате использования информационных технологий в системе управления
человеческими ресурсами:
- оптимизируются показатели оснащенности оргтехникой в
подразделениях организаций, обслуживания и администрирования локальной
вычислительной, структурированной кабельной сетей и телефонной станции;
- повышаются количество инвестиций в инфраструктуру
информатизации, способствуя увеличению налогооблагаемой базы и доходов в
бюджеты;
- формируется единое информационное пространство.
Далее следует рассмотреть такое понятие, как «информационные
технологи». Что же это такое, как правило, это цепочка, технологически
объединенные данные, которые были собраны, аккумулированы,
обеспечивается их хранение, они обрабатываются, применяются специальные
инструменты, приемы, методы для повышения эффективности использования
различного рода данных.
Особое место в сфере информационных технологий занимают
информационные технологии в сфере экономики, информационные технологии
в сфере управления. Как правило, в первом и втором случаях понимается
применение методов, инструментов, технологий, предназначенных для
14
превращения имеющейся в организации или на предприятии информации в
новые формы для принятия оптимальных управленческих решений.
Далее рассмотрим понятие «информационные технологии». В теории и
практике это возможность использования различных технологий обработки
информации, включающая в себя хранение на любых видах носителей,
возможность взаимодействия с информацией, обработка, сортировка.
В организациях широко различного рода сети: локальная
вычислительная (ЛВС), структурированная кабельная сети (СКС) и телефонная
станция (с внутренней АТС).
Оборудование ЛВС можно подразделить на:
-активно действующее и активно применяемое.
- не активно действующее и не активно применяемое -информационные
розетки, монтажные шкафы.
- компьютерное оборудование.
Локальные сети ЛВС: под ЛВС может подразумеваться как офисные
локальные сети, объединяющие несколько компьютеров, так и сети крупных
промышленных предприятий, объединяющих множество зданий и
насчитывающих сотни и тысячи компьютеров.
СКС (структурированная кабельная сеть) является основой для
построения современных информационных систем.
Достоинства СКС:
1. Возможность использования различным способом:
- СКС позволяет интегрировать телекоммуникационные службы разного
назначения (компьютерные и телефонные сети, подключение локальной АТС,
системы видеонаблюдения, охранной и пожарной сигнализации и т.п.).
- СКС обеспечивает высокую скорость передачи информации и все виды
информационного обмена.
15
- СКС обеспечивает централизованное управление, контроль и
мониторинг за различного рода службами и системами жизнеобеспечения
здания.
2. Гибкость конфигурации:
- СКС обладает модульностью и возможностями внесения изменений и
расширения без замены всей существующей сети.
- дает возможность, с учетом минимального расходования денежных
средств, организовать новые рабочие места и менять топологию трактов
передачи без прокладки дополнительных кабельных линий.
- СКС обеспечивает свободу перемещения рабочих мест сотрудников
внутри здания без дорогостоящей перекладки кабелей – достаточно произвести
перекоммутацию на кросс – панели.
- СКС использует стандартные компоненты и материалы и не зависит
от изменений технологий и поставщиков оборудования.
- СКС позволяет подключать различные типы оборудования за счет
использования универсальных розеток на рабочих местах.
- СКС позволяют комбинировать в одной сети волоконно-оптический и
медный кабель.
3. Долговечность системы:
- Возможность эволюционного развития компьютерных сетей и перехода к
перспективным высокоскоростным протоколам простой заменой активного
оборудования без реконструкции кабельной системы.
4.Надежность.
- Длительный срок жизни кабельной системы и работоспособность
оборудования в течение всего срока службы (20 – 25 лет) гарантируется
фирмами производителями.
5. Экономичность
- Использование единой технологии позволяет свести к минимуму объём
строительных работ по монтажу СКС и избежать многократного вмешательства
16
в несущие конструкции здания при инсталляции различных кабельных
проводок.
- Возможности модификации и наращивания подсистемы оборудования
(емкости телефонной станции, количества рабочих групп в ЛВС и т.д.) без
увеличения затрат на кабельную сеть.
- Низкая себестоимость поддержки и обслуживания
телекоммуникационной инфраструктуры организации.
- Управление и администрирование минимальным количеством
обслуживающего персонала.
Как же можно просчитать реализованность применения информационных
технологий:
1. Размещение информации – широко применяется, количество
посещений сайта (в среднем за месяц).
2. Обратная связь - количество электронных приемных руководителей.
3. Транзакции.
4. Интерактивные услуги (применение электронной подписи,
осуществление сделок и т.д.).
5. Планы и программы по развитию и модернизации информационной
инфраструктуры.
Также существует внутрифирменная информационная система в
управлении персоналом. В деятельности крупных организаций, особенно
имеющих региональную структуру, передача оперативной и достоверной
информации становится первостепенным фактором нормального
функционирования фирмы. По этому для современного менеджмента
характерно применения высокоэффективной внутрифирменной системой
информации, основанной на новейшей компьютерной техники, объединенной с
помощью системы связи в единую внутрифирменную сеть.
Управленческая внутрифирменная информационная система (ВИС)
представляет собой совокупность информационных потоков, удовлетворяющих
17
потребности в информации различных центров принятия управленческих
решений. Она состоит из 3 основных элементов:
технические средства обработки информации(компьютеры);
внутренние и внешние каналы передачи информации(каналы
связи);
собственно информация, зафиксированная на соответствующих
носителях.
Создание ВИС базируется на следующих основных принципах:
унификация и многократность использования информации, что
позволяет существенно сократить дублирование и ограничить количество
используемых показателей, уменьшить объем информационных потоков и
повысить степень использования информации;
совместимость (техническая, программная, организационная)
отдельных элементов и подсистем ВИС, повышающая надежность ее
функционирования и снижающая затраты на создание и модернизацию;
многовариантность расчетов в процессе подготовке и принятия
управленческих решений, дающая возможность их оптимизации[ 35, с.94].
Проектирование, создание и использование в организации
внутрифирменной информационной системы направлены на достижения
следующих важнейших целей:
автоматизацию административно-управленческого труда на
основе использования информационной технологии;
повышение оперативности и обоснованности принимаемых
решений и снижение степени риска в результате повышения качества
используемой информации;
создание системы доступа, хранения, обновления и обработки
информации как в централизованном, так и в децентрализованном режимах;
непрерывное развитие и совершенствование технологии
обработки информации.
18
К основным функциям ВИС можно отнести:
определение потребности каждого менеджера в необходимой ему
информации определенного характера, содержания и объема;
разработку программного обеспечения, создание и использование
банков данных;
определение потребности в технических средствах и уровня
затрат на их приобретения и их эксплуатации;
координацию всех работ по информационному обслуживанию;
автоматизированную обработку и выдачу документов и текстовой
информации.
Таким образом, современные информационные технологии все более
широко охватывают не только управленческие, но и сами производственные
процессы, обеспечивая возможность создания интегрированных компьютерных
систем, объединяющих в единый информационный процесс научные
исследования, разработки, производство, маркетинг, финансы и другие сферы
хозяйственной деятельности и функции коммерческой организации.
Широко применяются информационные технологии в сфере управления
человеческими ресурсами на только в коммерческом секторе, но также в
государственном и муниципальном. Различного рода сервисы применяются для
регистрации всех входящих запросов и обеспечивается контроль за их
обслуживанием. Так же применение различного рода систем возможно для
управления партнерами, поставщиками и субпровайдерами; учета ресурсной
инфраструктуры; интеграции с call-центрами. Применение различного рода
систем возможно для осуществления оперативного информирования и
возможности для каждодневного контроля за ходом и корректировки процесса
путем непрерывного и оперативного анализа.
Контроль за организациями – государственными, муниципальными,
коммерческими, возможен только при помощи информационной системы.
Одним из путей повышения качества работы поставщиков услуг, и особенно
19
эксплуатирующих организаций, оказывающих услуги по поддержки и
сопровождению услуг потребителей, является организация строгого контроля
за обслуживанием обращений граждан. При этом совершенно очевидно, что это
невозможно обойтись без использования хотя бы самой простой компьютерной
программы для регистрации всех входящих запросов и контроля за их
обслуживанием. Ещё одной ощутимой проблемой для подобных организаций
является создание каналов связи с потребителями, позволяющих предельно
упростить отправку запроса потребителем. Использование нескольких
городских номеров для одной службы – не лучший выход по множеству
причин. Более удобно использовать мини-АТС и один многоканальный
телефон, но и в этом случае невозможно оценить, какой процент входящих
звонков не находят адресата. Определенно, лучшим выбором здесь является
использование центра обслуживания вызовов, или так называемого call-центра.
Использование современными организациями различного рода
информационных сервисных систем в данном случае предоставит новые
возможности: автоматическое определение звонящего по номеру телефона,
вывод необходимой информации о звонящем, перечне предоставляемых ему
услуг, автоматическое открытие нужных форм для заполнения заявки;
поддержка очередей вызовов для нескольких групп операторов, распределение
нагрузки между ними; создание схемы маршрутизации звонков по различным
признакам и логике – от автоматического перенаправления на ответственного
инженера, до создания групп операторов по территориальному признаку;
возможность записи и протоколирования вызовов, передачи комментариев по
цепочке перенаправления вызова; возможна организация автоматического
телефонного уведомления: проигрывание для определенных групп
потребителей сообщения о перебоях в оказании услуг при обнаружении
неисправностей в оборудовании, возможность автоматического обзвона
потребителей с целью уведомления.
20
Особое место в системе информационных технологий можно сказать об
управлении бюджетов и всех финансовых операциях в целом.
Сложившаяся в настоящее время схема осуществления контроля за
исполнением бюджета посредством действующей автоматизированной
системы тесным образом связана с бухгалтерской отчетностью, которая по
существу фиксирует уже свершившуюся ситуацию, т.е. информация может
запаздывать.
В современных условиях хозяйствования информация должна служить
инструментом эффективного управления бюджетом и прогнозирования
экономической ситуации.
Весь анализ бюджета осуществляется только на основании бухгалтерской
отчетности, которая составляется по итогам определенного отчетного периода.
Бухгалтерская отчетность фиксирует то, что уже свершилось, т.е. опираясь
только на бухгалтерскую отчетность, не представляется возможным оперативно
оказать влияние на ход исполнения.
В современных условиях для наиболее успешного функционирования, и в
целом существования, важным становится развитие системы управления
персоналом в области ИТ- технолгий. В целом, для организаций различных
организационно- правовых форм, видов, сфер деятельности необходимо
формирование единого информационного пространства, создание
информационной системы, позволяющей обеспечить централизацию
информации.
Для улучшения информационного обмена многими организациями
используется система электронной торговли. Режим функционирования СЭТ –
автоматический при круглосуточной работе.
Для получения и модификации информации из базы данных в СЭТ
используются сервер БД, сервер приложений и источник БД. Информационные
объекты, необходимые справочные, пользовательские и служебные данные
размещаются в БД. Непосредственная связь между пользователем системы и
21
БД отсутствует, и пользователь взаимодействует с ней через WEB-сервер и
СЭТ.
СУБД является сервисом по отношению ко всем другим программным
частям системы. При реализации системы в качестве СУБД используется
программный продукт Oracle 8i. Основные выполняемые функции:
обеспечение доступа к данным;
внутренняя организация данных в базе;
обработка и модификация данных;
обеспечение целостности данных;
обеспечение физической и логической независимости данных;
защита данных;
Запрос данных из файлов БД выполняется с помощью одного из
инструментальных средств, использующих структурированный язык запросов.
WEB-сервер во всей структуре занимает промежуточный уровень. Здесь
происходит передача запроса на генерацию страниц программе-расширению
WEB-сервера. При получении ответа происходит передача запрашиваемой
страницы на компьютер пользователя. Основные выполняемые функции:
получение и обработка запроса клиента;
передача, параметров требуемому программному модулю
расширения;
прием WEB-страницы от программного модуля расширения и
передача пользователю.
Программный модуль расширения WEB-сервера - это дополнительное
ПО, расширяющие возможности серверной части. При получении запроса от
WEB-сервера, на этом уровне происходит передача информации на
программный компонент - Приложение «СЭТ» и на основе полученной
ответной информации завершающая обработка запроса. Основные
выполняемые функции:
дополнение ПО характерными компонентами;