СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .......................................................................................................... 4
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
КОМПАНИИ ....................................................................................................... 8
1.1. Сущность и общее понятие документооборота организации .......... 8
1.2. Применение информационных технологий в делопроизводстве... 16
1.3. Основные требования к информационным технологиям в
документообороте компании .................................................................... 23
Выводы по главе ......................................................................................... 28
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ
ТЕХНОЛОГИЙ В ДОКУМЕНТООБОРОТЕ КОМПАНИИ ООО
«ФАЛЬЗАМ» ..................................................................................................... 30
2.1. Общие показатели деятельности компании ..................................... 30
2.2. Анализ и оценка использования информационных технологий в
документообороте ООО «ФАЛЬЗАМ» .................................................... 37
2.3. Основные проблемы использования информационных
технологий в документообороте ООО «ФАЛЬЗАМ» ............................ 46
Выводы по главе ......................................................................................... 51
ГЛАВА 3. ОБОСНОВАНИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЙ ПО ПОВЫШЕНИЮ
ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ
ТЕХНОЛОГИЙ В ДОКУМЕНТООБОРОТЕ КОМПАНИИ ......................... 53
3.1. Разработка рекомендаций по оптимизации использования
информационных технологий в документообороте ООО
«ФАЛЬЗАМ» .............................................................................................. 53
3.2. Расчет экономической эффективности предложенных
рекомендаций .............................................................................................. 62
Выводы по главе ......................................................................................... 69
3
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ................................................................................................. 71
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ......................................... 74
ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………………….…78
4
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность выбора темы работы по применению информационных
технологий в документообороте компании обусловлена важностью
автоматизации усложняющихся производственных процессов в
организации для эффективного функционирования предприятия в
изменяющейся экономической среде, построению взаимодействия между
подразделениями и отладке коммуникационных связей между
работниками.
В настоящее время функционирование предприятий привязано к
обработке, передаче и синтезированию большого объема информации.
Базовым принципом формирования рационального документооборота
является назначение оперативного прохождения документации по
наиболее краткому пути с наименьшими издержками по времени и
трудовым затратам. В сложных экономических условиях без применения
информационных технологий невозможно выживание организации.
Применение информационных технологий в документообороте
предприятия формирует электронный документооборот, который
определяется налаживанием и поддержкой организационных
коммуникаций, что в итоге позволяет оптимизировать бизнес-процессы в
ходже роста сплоченности общего числа сотрудников через налаживание
горизонтальных и вертикальных связей при вовлечении практически
любого работника в корпоративный процесс.
Отмечено, что динамика развития организации, преобразование ее
организационной структуры влечет за собой необходимость
осуществления периодического анализа системы и внесения корректив.
Обнаруживаемые «узкие места» - в случае если система электронного
документооборота организована логически - не требует реализации
существенных, значимых и финансово затратных преобразований.
Информационный менеджмент связан с движением информации
5
чаще всего посредством документов, на данный момент статус многих
документов - электронный, однако в отечественной практике до сих пор
документы в оригинале на бумажном носителе. Однако в данном ключе
деятельность организации и его подразделений определяет
ответственность сотрудников в рамках единого информационного
пространства по качественному исполнению поставленных задач.
Поэтому применение современных информационных технологий в
документационном обеспечении управления является актуальным на
сегодняшний день.
Целью работы является: совершенствование деятельности
организации по использованию современных информационных
технологий в документационном обеспечении управления ООО
«ФАЛЬЗАМ».
Задачи работы состоят в следующем:
1) изучить теоретические аспекты информационных технологий в
документообороте компании;
2) провести анализ применения информационных технологий в
документообороте компании ООО «ФАЛЬЗАМ»;
3) разработать предложения по оптимизации применения
информационных технологий в документообороте ООО «ФАЛЬЗАМ».
Объектом исследования является документационное обеспечение
управления ООО «ФАЛЬЗАМ».
Предметом исследования является применение информационных
технологий в документообороте компании ООО «ФАЛЬЗАМ».
Теоретическая значимость работы заключается в проведенном
сравнительном анализе представленных на сегодняшний день на рынке
информационных технологий, которые наибольшим образом
соответствуют особенностям ведения документооборота российских
компаний, а также в анализе возможностей и ограничений применения
6
современных информационных технологий в делопроизводстве.
Практическая значимость работы заключается в возможности
внедрения результатов исследования по применению информационных
технологий в документообороте компании, а также в обусловленной
целесообразности их использования.
Информационная база работы составляет использованную
документацию по применению информационных технологий, защите
персональных данных общего характера, а также локальные нормативно-
правовые акты конкретных компаний, сведения из организационно-
распорядительной документации.
Теоретическая база работы. В ходе выполнения работы применялись
исследования специалистов в области документооборота и
информационных технологий, таких как Обухова Л.А., Ивасенко А.,
Гридасов А., Павленко В., рассматривавшие применение информационных
технологий в экономике и управлении, пути совершенствования
организации защиты информации в системах специального назначения.
Гетьман В.Г. рассматривал отдельные аспекты внедрения электронного
документооборота в России. В работах Волкова И.К., Королева И.Д.
исследуются тенденции развития законодательства в сфере применения
информационных технологий при документационном обеспечении
управления, особенности формирования электронных дел в системе
электронного документооборота.
Методологическая основа работы. В работе предусмотрено
применение следующих методов исследования: в качестве теоретических
методов исследования применялись такие, как синтез, классификация,
дедукция, в качестве эмпирических методов применялись такие, как
изучение локальной документации, наблюдение, обобщенные методы.
Работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка
использованной литературы.
7
В первом разделе работы рассмотрены теоретические аспекты
современных информационных технологий в документационном
обеспечении управления, дано общее понятие информационных
технологий, рассмотрены особенности применения информационных
технологий в документообороте и основные этапы автоматизации
документооборота организации.
Во втором разделе работы проведен анализ применения
современных информационных технологий в документационном
обеспечении управления ООО «ФАЛЬЗАМ», рассмотрена
организационно-правовая характеристика организации, описаны основные
проблемы применения информационных технологий в документообороте
ООО «ФАЛЬЗАМ».
В третьем разделе работы даны рекомендации по
совершенствованию деятельности организации по использованию
современных информационных технологий в документационном
обеспечении управления ООО «ФАЛЬЗАМ», рассчитана экономическая
эффективность рекомендаций.
8
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
КОМПАНИИ
1.1. Сущность и общее понятие документооборота организации
Под культурой работы с документами подразумевают элемент
производственной культуры, которая является одной из главных
предпосылок успешного функционирования предприятий в рыночных
условиях. Проекцией системы управления является документационное
обеспечение управления. В данной связи система документооборота
определена таким же элементом производственной инфраструктуры,
абсолютно равноправной и необходимой, как и такие элементы, как
оборудование, ресурсы и персонал [16, с. 51].
Документ и инспирируемый им процесс динамичного
документооборота – есть объект, изучаемый целым рядом дисциплин, при
этом основными аспектами, его характеризующими являются: назначение
документа, его форма, способ записи и способ воспроизведения
информации [10, с. 15].
К настоящему времени сформировались три основных подхода к
трактовке термина «документ».
Во-первых, документ понимается как имеющий материальную
форму объект.
Во-вторых, основное назначение документа заключается в том, что
он является носителем информации.
В-третьих, документ - есть способ сохранения и передачи именно
документированной информации.
В настоящее время имеет место понимание документа как
материального носителя информационного ресурса, имеющего
общественную значимость как в настоящее время, так и в некотором
9
перспективном временном горизонте.
Документ - основа преемственности всех общественно значимых
процессов, практик, видов деятельности [13, с. 29].
До 1970 года в отечественной литературе по вопросам организации
делопроизводства понятие «документооборот» толковалось по-разному. С
принятием ГОСТа 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины
и определения» под документооборотом понимается ход документации на
предприятии, начиная с момента её формирования либо передачи до
завершения исполнения, либо отправки. Действующий ГОСТ Р 7.0.8-2013.
«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» трактует
понятие «документооборот» аналогично. В делопроизводственной
практике словом «документооборот» обозначают также сумму документов
получаемых, отправляемых и создаваемых в учреждении (структурном
подразделении) за определенный период времени [9, с. 18].
Документооборотом называют весь цикл движения документации по
формированию, получению, приобретению, исполнению, а также
хранению, архивации или уничтожения в тех случаях, когда документы не
представляют значимой важности [30, с. 16].
Рациональная организация делопроизводства предполагает точный
учет объема документооборота – подсчет количества всех документов,
которые поступили, были отправлены и числятся внутренними. Для
своевременной коррекции документооборота рекомендуется проведение
анализа состава документов с изменением состава работ подразделений, а
также проведением мероприятий для совершенствования становления
делопроизводства, установки оптимальной численности персонала службы
делопроизводства. Как для традиционных бумажных технологий, так и для
формирования автоматизированной системы документооборота важным
является анализ видов документов. Для оперативного управления
документооборотом следует считать раздельным численность подлинной
10
документации и копий, которые изготовлены методами оперативного
тиражирования (например, по приложениям к документам,
удостоверенным копиям), что существенно оптимизирует объем текущей
документации [17, с. 35].
Делопроизводство нормативно закреплено как самостоятельная
отрасль деятельности. В соответствии с ГСДОУ специальная служба
осуществляет документационное обеспечение управления на предприятии,
подчиненная непосредственно руководителю организации.
Организация автоматизации документооборота организации является
современной эффективной деятельностью, которая оптимизирует работу
предприятий, а также способствует экономии времени и тем самым
повышает оперативность принятия стратегических решений. На
сегодняшний день требуется очень быстрая, качественная обработка
информации, данные должны быть надежно защищены. Необходимым
этапом построения систем безопасности является анализ рисков, который
так же используется в процессе управления организацией.
Внедрение электронного документооборота повышает
эффективность учреждения, упрощает работу с данными; формирует
слаженную систему работы внутри организации; увеличивает
оперативность получения информации; повышает общую трудовую
производительность сотрудников.
Термин «электронный документ» определяется ст. 434 Гражданского
кодекса РФ от 30.11.1994 № 51-ФЗ (в ред. от 03.08.2018). В данном случае
определение обусловлено документами, которые передаются посредством
каналов связи, в которых содержится информация при помощи
электронных, магнитных, оптических либо аналогичных инструментов,
которая подготавливается, отправляется, получается или хранится
средствами обмена в виде электронной формы и при помощи электронной
почты. На предприятиях является актуальным вопрос автоматизации
11
документооборота. Чаще всего применяется следующая терминология для
определения ключевых особенностей и понятий электронного
документооборота (ЭДО).
Под электронным документом подразумевают некоторую
совокупность информации (текста, изображения, видео и аудиозаписи),
которая сохраняется на персональном компьютере в виде файлов с
различным расширением программ Word, Excel и др. К подразумеваемым
данным закрепляется карточка с атрибутами (названием, автором, датой
формирования документа и внесения изменений) с целью быстрого
нахождения документа в базе данных [36, с. 254].
В рамках конкретного бизнес-процесса определённый алгоритм
действий работника предприятия по формированию документации
называют Workflow (поток работ). Примером могут служить следующие
цепочки действий: по передаче документа, регистрации, рассмотрению
данных, исполнению документа, как этапов одного процесса – «работы с
входной документацией поставщиков», «формирования заказов на
поставку продукции» и т.п.
Совокупность данных процессов в электронной форме называют
электронным документооборотом (ЭДО), подразумевающим становление
единого механизма по объединению работ с документацией,
сформированной в электронном виде, а также подписанной чаще всего
электронной цифровой подписью и хранящейся централизованно, с
применением методов обработки информации с помощью различных
электронных существенных инструментов и носителей. Различают
электронный и безбумажный оборот значимой документации ввиду
применения в большинстве случаев отсканированных версий оригиналов
важных бумажной документации.
Также под термином «электронный документооборот»
подразумевают формирование единой важных системы для работы