52
оперативность исполнения документов; рост издержек на поддержание
работы системы и бюрократизация процесса автоматизации
документооборота; снижение скорости передачи данных и затруднение
своевременного исполнения документов;
- согласно оценке проблем применения новых информационных
технологий в документообороте компании, в настоящее время назрела
острая необходимость перестройки автоматизированной системы
предприятия;
- значительный объем работ по автоматизации связан с
перераспределением функций между персоналом, также возникает
необходимость в реорганизации организационной структуры
подразделений.
53
ГЛАВА 3. ОБОСНОВАНИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЙ ПО ПОВЫШЕНИЮ
ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ
ТЕХНОЛОГИЙ В ДОКУМЕНТООБОРОТЕ КОМПАНИИ
3.1. Разработка рекомендаций по оптимизации использования
информационных технологий в документообороте ООО «ФАЛЬЗАМ»
Рост сложности и многообразие ассортимента услуг и продукции
ООО «ФАЛЬЗАМ» обусловили необходимость интеграции усилий всех
подразделений предприятия для достижения целей, а, следовательно, и
требования к управлению автоматизацией документооборота.
Для эффективного управления предприятием необходимо
контролировать исполнение множества процессов. Необходимость
автоматизировать процесс возникает, если этот процесс довольно
трудоемок и время его выполнения становится неудовлетворительным.
Поэтому эффективное управление невозможно без использования
современных информационно-коммуникационных технологий, без
автоматизации.
Управление данными в автоматизированной системе управления
ООО «ФАЛЬЗАМ» обеспечивает все виды операций, необходимых для
исполнения заявок, контроля операций и оценки их эффективности. В
информационной системе ООО «ФАЛЬЗАМ» общая деятельность по
подготовке и принятию решений определяется техническим процессом по
переработке текущего информационного потока.
Оценка основных экономических показателей ООО «ФАЛЬЗАМ»
дала не совсем положительные результаты деятельности предприятия.
Эффект от процесса делегирования низкий, является недостаточно
стабильным, важным является внесение корректив для более
эффективного управления предприятием, а также управления
документооборотом. В составе платформы для построения и поддержки
54
автоматизации документооборота ООО «ФАЛЬЗАМ» заключается
программно-аппаратный комплекс с набором следующих функциональных
составляющих по выполнению организационных приложений; по
обеспечению возможности для совместной деятельности; по управлению
содержимым; управлению конкретными пользователями; по контролю и
управлению производительностью; по поддержке коммуникаций; по
персонификации; по профилированию и поиску, а также обеспечению
текущей безопасности; по стандартному интернет-доступу к общей
системе; по обеспечению возможности для распознавания текста. Целью
проектного решения посредством выявленных проблем определилась
следующая: осуществление модернизации электронного документооборота
предприятия на базе внедрения электронно-цифровой подписи
и технологиям по штрих-кодированию документации.
Предлагается в рамках применения информационных технологий в
документообороте компании ООО «ФАЛЬЗАМ» внедрить расширенную
программу по штрих-кодированию для обеспечения оперативности в
работе с первичными организационными накладными документами, что
будет способствовать сокращению времени на поиск и идентификацию
счетов, а также контрактов и архивных документов. Данное мероприятие
также отразится на снижении загрузки работников предприятия по ручной
работе и повышению качества текущего обслуживания, предлагается
внедрить в линейку программного обеспечения организации
функционально более расширенную программу для штрих-кодирования.
Расширение плановых задач по автоматизации и штрих-кодированию
определит оптимизацию работ подразделений: для бухгалтерии важным
является возможность по оперативному изменению статуса документации;
для отдела кадров данное изменение позволит решить проблему
невозможности пакетного утверждения приказов, для секретарей
определится быстрый поиск необходимых документов.
55
Также основной рекомендацией по применению новых
информационных технологий в компании является создание и внедрение
комплексной автоматизированной системы на основе компьютерной
локальной сети по материально-техническому планированию деятельности
ООО «ФАЛЬЗАМ». Данное изменение обусловит следующие
положительные моменты в производственном процессе компании:
- максимальная оперативность получения информации по ведению
учета текущих операций (ежедневно) в рамках основной деятельности;
- внесение необходимых корректив по бюджетам для высокого роста
эффективности планового оперативного управления ресурсами ООО
«ФАЛЬЗАМ»;
- оптимизация издержек в ходе формирования процесса
коммуникаций.
Исходя из информационного обеспечения задач в процессе
формирования и использования коммуникаций, которые предназначены
для общей автоматизации в рамках АРМ, возможно определить
информационную общую модель АРМ, отражающую документопотоки
между АРМ и подразделениями предприятия.
Внедрение информационно-коммуникационных технологий делает
работу ООО «ФАЛЬЗАМ» более динамичной и гибкой, интерактивной,
повышается качество произведённой продукции и реализуемых работ и
услуг. Однако при разработке, внедрении и функционировании системы
электронного документооборота, предприятие сталкивается со
следующими проблемами.
1. Ограничение бюджета, выделяемого для разработки и внедрения
СЭД:
- высокие финансовые инвестиции в приобретение компьютерного
программного обеспечения, а также требуемой компьютерной
организационной техники (серверов, средств ввода-вывода,
56
вычислительных машин и принтеров, компьютеров, программного
обеспечения), формование схемы локальной вычислительной
компьютерной сети;
- необходимость формирования нового организационного
подразделения, организационные затраты на организацию командировок,
обучение задействованного в изменениях персонала,
- поиск оптимального соотношения качества и приемлемой цены для
внедрения информационных технологий.
2. Необходимость изменения организационной структуры:
- сопровождение и обслуживание системы электронного
документооборота предопределяет создание отдельного подразделения,
осуществляющего эти функции,
- преодоление явного или скрытого сопротивления внедрению
системы остальных работников;
- перераспределение полномочий ввиду прохождения информации
не конкретно через отдел ДОУ, а также через непосредственно
руководителя организации либо заместителей.
3. Проблема определения по правовому статусу действий персонала
в рамках применения информационных технологий и электронного
документооборота:
- несмотря на строгую регламентацию в Российской Федерации
системы делопроизводства исходя из кардинальных общей технико-
технологической специфики электронного документооборота не считается
такой строгой «копией» как бумажное делопроизводство,
- также учитывая правовые составляющие, личная подпись лица,
принимающего решения, не заменяема на электронную цифровую подпись
в ряде документов, таких как бухгалтерская отчетность, кадровая
документация, и др.,
- требованием для обеспечения должной легитимности системе
57
электронного документооборота является формование верных по составу
локальных нормативно-правовых актов.
4. Проблема человеческого фактора в рамках внедрения новых
информационных технологий в делопроизводстве ООО «ФАЛЬЗАМ»:
- отрицательное воздействие на систему электронного
документооборота определяется по всем стадиям движения документа, от
исполнения до рассылки готовой документации,
- сложность определения риска внедрения нецелесообразного
программного продукта, невозможность полного исключения ошибок при
внедрении информационных технологий в систему документооборота
компании, что несет большие убытки и возможность не окупаемости
проекта;
- исходя из предыдущего недостатка существует высокий риск
утечки конфиденциальной общей служебной информации на этапе
внедрения, что определяет вероятность свертываемости проекта на стадии
запуска.
Анализ процесса управления проектом автоматизации
документооборота ООО «ФАЛЬЗАМ» и определения возможных итогов от
внедрения новых информационных технологий в работу компании
определена важность разработки проекта по унификации
делопроизводства, а также планированию затрат на внедрение каждого
этапа проекта. Существует вероятность необходимости закрепления
консультанта за каждым сотрудников, вовлеченным в изменения, для
контроля внедрения разработанного проекта, а также дублирования
электронных версий документации бумажной на этапе внедрения, что
несет в себе высокие затраты временных ресурсов, а также человеческих,
что снижает оперативность и эффект от документооборота.
Актуальность автоматизации учета как фактора повышения
эффективности деятельности организации не вызывает сомнений в связи с
58
развитием деятельности. Данный процесс в свою очередь предполагает
формирование большого количества направлений деятельности,
формирования как внутренних, так и внешних проектов, что требует
оперативной координации, обеспечения безопасности деятельности;
унификации требований к информационной системе, созданию условий
для успешной реализации внутренних проектов, повышению
эффективности процессов планирования.
Поэтому постоянное совершенствование общего планирования
деятельности, конкретные мероприятия для оптимизации
делопроизводства и применения информационных технологий,
технического оснащения рабочих мест определяются важнейшими этапами
развития ООО «ФАЛЬЗАМ». Следовательно, для оптимизации
производственных процессов предприятию необходимо
усовершенствовать применение информационных технологий в
документационном управлении.
Согласно рекомендациям по повышению эффективности
информационного управления, коммуникаций и обеспечения
документационной деятельности предлагается внедрить проект по
постановке процесса оперативного управления коммуникациями ООО
«ФАЛЬЗАМ». Мероприятия по организационному плану содержат в себе
следующие этапы: процесс расчета, мониторинг и аудит общего процесса
планирования, процесс обучения сотрудников, этап внедрения
информационной системы поддержки управленческих решений и
администрирование деятельности.
План мероприятий по оптимизации управления проектом
автоматизации документооборота ООО «ФАЛЬЗАМ» и применения новых
информационных технологий для построения эффективных коммуникаций
в рассматриваемой организации представлен в таблице 3.1.1, на основе
предложенных мероприятий рассмотрена следующая программа действий,
59
которая предполагает распределение конкретных мероприятий по срокам
ввиду продолжительности либо цикличности действий и по
распределению обязанностей и назначении ответственных по каждому
виду предложений.
Таблица 3.1.1
План мероприятий по оптимизации управления проектом
автоматизации документооборота ООО «ФАЛЬЗАМ» на 2018-2020 гг.
№ п/п
Этап
Сроки
Ответственный
1
Расчет и оценка
планируемых ресурсов
июнь-июль
2018 г.
Начальник финансово-
экономического отдела
2
Аудит существующего
процесса управления
документацией
июль-сентябрь
2018 г.
Начальник отдела информационных
технологий
Служба ДОУ
Начальник отдела анализа и
мониторинга
3
Разработка документа
«Проект автоматизации
документооборота
ООО «ФАЛЬЗАМ»
июль 2018 г.
Директор, заместитель директора
Начальник отдела информационных
технологий
4
Обучение персонала
январь 2019 г.-
январь 2020 г.
Начальник отдела кадров
5
Внедрение
информационной
системы поддержки
процесса управления
документооборотом
январь 2019 г.-
январь 2020 г.
Начальник отдела информационных
технологий
6
Администрирование
информационной
системы поддержки
процесса учёта
постоянно
Начальник отдела информационных
технологий
Служба ДОУ
Мероприятия по разработке документа «Проект автоматизации
документооборота ООО «ФАЛЬЗАМ» включают такие плановые этапы,
как оценку наиболее значимых услуг, затратных этапов деятельности, в
ходе которой специалистами службы ДОУ будут получены результаты по
наиболее востребованных услуг и выяснение наименее рентабельных
услуг, наиболее затратных по времени операций, которые следует
автоматизировать. Начальнику отдела анализа и мониторинга в рамках
60
предложенных мероприятий следует оценить себестоимость услуг с
учетом затрат на автоматизацию по конкретной операции.
Для оптимизации производственных процессов ООО «ФАЛЬЗАМ»
необходимо усовершенствовать и внедрить программу серии 1С. (табл.
3.1.2).
Таблица 3.1.2
Проект внедрения (разработки) программного обеспечения на
предприятии ООО «ФАЛЬЗАМ»
№
Этап
Задачи
1
Экспресс-
обследование
и заключение
договора
- проведение переговоров, сбор информации для перечня работ.
- проведение предварительного экспресс-обследования,
определение основных направлений внедрения и настройки 1С.
- оценка предварительной стоимости работ с учетом
трудозатрат.
- подготовка договора, согласование этапов проекта, стоимости
и сроков выполнения, а также условий сдачи работ.
2
Составление
технического
задания
- передача исполнителю технического задания (ТЗ) или
составление технического задания специалистами 1С на основе
интервьюирования сотрудников
3
Проекти-
рование и
разработка
макета
системы
- разработка макета системы в соответствии с требованиями,
изложенными в техническом задании;
- программирование элементов, создание целостной структуры;
- настройка интерфейсов и ролей пользователей, разработка
автоматизированных рабочих мест;
- комплексное тестирование созданной системы;
- формирование правил переноса данных из других учетных
систем в случае необходимости;
- подготовка технической документации и пользовательских
инструкций;
- поэтапная сдача выполненных работ.
4
Ввод системы
в тестовую
эксплуатацию,
обучение
персонала
- групповое и индивидуальное обучение ключевых
пользователей;
- тестирование пользователей по приобретенным навыкам
работы с системой;
- перенос накопленных данных из информационной системы 1С:
Предприятие 7.7 в 1С: Управление производственным
предприятием 8;
- ввод системы в тестовую эксплуатацию, выполнение
контрольных примеров;
- корректировка выявленных недочетов в функционировании
системы при переносе данных и тестовой эксплуатации,
доработка системы;
- передача системы на поддержку.
61
Результатом внедрения будет быстрое принятие решений по
ликвидации проблем, высокое качество работ по доступной стоимости, что
включает доработку системы, настройку 1С, подбор программного
обеспечения, обучение персонала и прочие сопутствующие услуги 1С:
«Управление производственным предприятием».
Система компьютерных программ «1С: Предприятие 8» содержит
комплекс прикладных решений, а также платформу, на основе которой
разрабатываются дальнейшие шаблоны с целью автоматизации
конкретных организационных процессов. Конечные пользователи
применяют не саму платформу, как программный продукт, а
разработанные на ней прикладные решения (конфигурации).
Предлагаемый подход позволит компании провести работы по
автоматизации различных видов деятельности, применяя единую общую
технологическую платформу. Все необходимые работы для внедрения 1С
указываются в ТЗ. Если в процессе внедрения возникают новые
требования к системе составляется дополнительное соглашение.
Таким образом, исходя из обоснования необходимости оптимизации
применения современных информационных технологий в
документационном обеспечении управления предприятия определены
следующие выводы. В ходе оценки основных экономических показателей
ООО «ФАЛЬЗАМ» определено снижение эффективности деятельности
предприятия, актуальность автоматизации документооборота как фактора
повышения эффективности деятельности организации не вызывает
сомнений в связи с развитием деятельности. Цель оптимизации
применения автоматизированной системы управления документооборотом
ООО «ФАЛЬЗАМ» заключается в определении возможности по
эффективному управлению, контролю и комплексному планированию
движения документации посредством оптимизации. Мероприятия по
автоматизации документооборота ООО «ФАЛЬЗАМ» включают