62
следующие: этапы расчетов и оценки планируемых производственных
ресурсов, возможность аудита текущих процессов по управлению
документами, этап разработки проекта автоматизации документооборота
компании, далее обучение сотрудников и внедрение информационной
системы общей прямой поддержки процесса по управлению
документооборотом в качестве контроля администрирования
информационной системы общей поддержки процесса учёта. Создание и
внедрение комплексной автоматизированной системы материально-
технического планирования функционирования компании позволит с
максимальным эффектом увеличить оперативность управления
документооборотом и, следовательно, оптимизировать издержки в
процессе формирования и использования коммуникаций. Для оптимизации
эффективности работы предприятия предлагается проект внедрения
(разработки) программного обеспечения на предприятии. Компания
сможет автоматизировать все виды учета, документооборот, управление на
предприятии и другие сферы деятельности, что позволит повысить
эффективность работы организации и конкурентоспособность для
увеличения прибыли.
3.2. Расчет экономической эффективности предложенных
рекомендаций
План мероприятий по оптимизации управления проектом
автоматизации документооборота ООО «ФАЛЬЗАМ» на 2018-2020 гг.
предполагает расчет затрат по реализации предложенных рекомендаций,
расчёт постоянных и переменных издержек с учетом временных
промежутков, результаты представлены в таблице 3.2.1.
В целом предложения по автоматизации документооборота и
применения новых информационных технологий ООО «ФАЛЬЗАМ»
оцениваются в 385 тыс. руб. с постоянными издержками 115,35 тыс. руб.
63
Таблица 3.2.1
Финансовый и организационный план по проекту применения
информационных технологий в документообороте ООО «ФАЛЬЗАМ»
на 2018-2020 гг., тыс. руб.
№
п/п
Этап
Сроки
Материальные расходы
Единовременные
издержки
Постоянные
издержки
1
Расчет и оценка
планируемых ресурсов
июнь-июль 2018
г.
0
0,5
2
Аудит существующего
процесса управления
документацией
июль-сентябрь
2018 г.
25
20,5
3
Разработка документа
«Проект автоматизации
документооборота ООО
«ФАЛЬЗАМ»
июль 2018 г.
6,5
0
4
Обучение персонала
январь 2019 г.-
январь 2020 г.
65,5
15,5
5
Внедрение
информационной системы
поддержки процесса
управления
документооборотом
январь 2019 г.-
январь 2020 г.
150
44,5
6
Администрирование
информационной системы
поддержки процесса учёта
постоянно
138
34,35
Всего
385
115,35
Планируемый срок окупаемости предлагаемого проекта применения
информационных технологий в документообороте – один год. Основными
преимуществами от внедрения данных мероприятий для
ООО «ФАЛЬЗАМ» являются: получение организационного эффекта,
модификация по управленческим воздействиям ввиду постановки
конкретных сроков и назначения ответственных лиц на каждом этапе по
предложенным рекомендациям.
Согласно исследованию и экспертным оценкам планируемый эффект
помимо оптимизации деятельности, снижения временных ресурсов на
обработку заявок, позволят также получить дополнительную прибыль от
64
коммерческой деятельности примерно на 25% за каждый следующий год и
снижение издержек на 15%.
Основными этапами для проекта внедрения (разработки)
программного обеспечения на предприятии являются: экспресс-
обследование и заключение договора, составление технического задания,
проектирование и разработка макета системы, а также ввод системы в
тестовую эксплуатацию, обучение персонала. Согласно расчетам, проект
оценивается в 32 тыс. руб., причем экономнее приглашать специалиста по
мере необходимости, например, когда понадобится организация
полноценной работы программ 1С, перенос данных с одного носителя на
другой, внедрение 1С или проведение комплексной автоматизации
предприятия. При возникновении подобных случаев специалист прибудет
в максимально короткие сроки для решения любых возникших задач.
Оценка себестоимости услуг предполагает сравнение конечных
тарифов с учетом всех издержек для обеспечения оперативного
обслуживания заявок, а, соответственно, лучшей работы персонала
предприятия, что позволит получить организационный и социальный
эффект.
Рассчитаем плановую прибыль и затраты на документооборот
предприятия с учетом предлагаемых изменений в управлении
документооборотом в таблице 3.2.2.
Таблица 3.2.2
Плановые показатели от реализации предложений по применению
информационных технологий в документообороте ООО «ФАЛЬЗАМ»,
тыс. руб.
Показатель
2017 (план)
2018 (план)
2019 (план)
2020 (план)
2021 (план)
Экономия на
издержках
727,5
836,625
962,119
1106,44
1272,4
Дополнительная
прибыль
883
855
814
758
685
Итого
1610,7
1691,24
1775,8
1864,59
1957,82
65
Согласно расчётам по значениям плановой прибыли проект
оптимален, однако следует также провести расчеты чистого
дисконтированного дохода, представляющего собой разницу между
суммарной общей текущей стоимостью финансового дохода от основной
деятельности, которая скорректирована по ставке дисконтирования и
текущей стоимости инвестиций, которые также будут получены из
прибыли от коммерческой деятельности.
Эффект о внедрения мероприятий по применению информационных
технологий в документообороте ООО «ФАЛЬЗАМ» рассчитан с учетом
будущей стоимости, результаты представлены в таблице 3.2.3.
Относительно ставки дисконтирования следует принять безрисковую
ставку – 10%, а также определить все возможные риски с учетом премии за
рыночный риск, финансовую экономическую структуру капитала и
качество управления. В результате ставка дисконтирования составила
20,65%. С её учетом расчет чистого приведенного дохода (NPV) выглядит
следующим образом:
NPV = 8765,02- 385 = 8180,02 тыс. руб.
Показатель по чистому дисконтированному доходу определяется
положительным значением, следовательно, определяет, насколько будет
возрастать стоимость текущего вложенного капитала предприятия в случае
внедрения предложенных мероприятий.
Далее следует рассчитать временный промежуток для окупаемости
проекта, когда все издержки по проекту покроет полученный
экономический эффект, данный показатель содержит сумму числа
временных периодов, которые часто предшествуют временному периоду
окупаемости, а также невозмещенной стоимости в начале периода
окупаемости деленной на общий приток наличных денежных средств в
течение срока периода окупаемости рассматриваемого проекта
автоматизации документооборота и применения информационных
66
технологий в деятельности ООО «ФАЛЬЗАМ». Расчет общей суммы
доходов по первому и второму периодам следующий:
506,03 + 1161,85 = 1667,8 тыс. руб.
Данная сумма превышает общую сумму инвестиционных затрат на
проект, равную 385 тыс. руб., это определяется возмещением затраченных
издержек в первый год основной деятельности ООО «ФАЛЬЗАМ». Исходя
из этого, можно сделать вывод о календарном периоде окупаемости,
равном одному году.
Согласно формуле по расчёту индекса доходности от мероприятий
по применению информационных технологий в документообороте
ООО «ФАЛЬЗАМ», представляющей собой следующую, следует найти
данный показатель:
PI = ∑ NPV/ I
0
.
(11)
PI = 8765,02 / 385 = 14,98.
Рекомендации по применению информационных технологий в
документообороте ООО «ФАЛЬЗАМ» считаются оптимальными для
реализации ввиду рассчитанного конкретного значения индекса
доходности выше единицы.
Таблица 3.2.3
Оценка эффективности предлагаемых мероприятий по проекту
автоматизации документооборота ООО «ФАЛЬЗАМ», тыс. руб.
Разде-
ление
по
перио-
дам
Текущая
прибыль
Общий
денежный
поток
Коэффициент
диконтирования
t
Е
Расчёт
дисконтированного
денежного потока
Расчёт
накопленного
дисконтирован-
ного денежного
потока
0
-115,35
- 115,35
1
1610,7
610,52
0,829
506,03
-78,97
2
1691,24
1691,24
0,687
1161,85
1082,88
3
1775,8
1313,08
0,569
747,67
1830,55
4
1864,59
1593,03
0,472
751,82
2582,37
5
1957,82
1957,82
0,391
765,84
3348,20
Итого
8765,02
67
Для оценки окупаемости вложенных затрат также следует рассчитать
внутреннюю норму доходности (IRR), ставку общего процента, при
которой чистая приведенная экономическая стоимость общего денежного
потока реализуемых мероприятий (NPV) равняется нулю.
Согласно расчётам по чистому приведенному доходу (NPV)
предлагаемые к реализации мероприятия по автоматизации
документооборота и повышению эффективности деятельности
предприятия ООО «ФАЛЬЗАМ» окупятся с учетом получения
экономического эффекта за один год.
Согласно расчетам по основным экономическим показателям
проекта реализации мероприятия по автоматизации документооборота и
применению информационных технологий в деятельности
ООО «ФАЛЬЗАМ», определены следующие выводы:
- издержки на реализацию предложенных рекомендаций в течение
первого года – 500,35 тыс. руб. (включая затраты на реализацию
единовременные – 385 тыс. руб.; затраты на реализацию постоянные –
115,35 тыс. руб. в год);
- показатели по экономическому результату в течение двух лет –
1082,88 тыс. руб.;
- показатели по экономическому эффекту в течение двух лет –
697,88 тыс. руб.
Следовательно, рассмотренные затраты на проект меньше, чем
затраты на текущее содержание системы. Полученное исследование
демонстрирует вероятность положительного эффекта от внедрения
мероприятия по автоматизации документооборота и применению
информационных технологий в деятельности ООО «ФАЛЬЗАМ» для
оптимизации автоматизированной системы управления документами
предприятия уже в ближайшем будущем.
Планируемый денежный поток от внедрения мероприятия по
68
автоматизации документооборота и применению информационных
технологий в деятельности ООО «ФАЛЬЗАМ» представлен на рисунке
3.2.1.
Рис. 3.2.1. Планируемый денежный поток от внедрения мероприятия по
автоматизации документооборота и применению информационных
технологий в деятельности ООО «ФАЛЬЗАМ»
Таким образом, предложенные рекомендации позволят
оптимизировать работу с информацией в ООО «ФАЛЬЗАМ», также
положительным фактором является организационный эффект в виде
сокращения сроков исполнения заявок, оперативное документационное
обеспечение, что имеет важное экономическое значение. Управленческий
эффект от внедрения проекта автоматизации документооборота ООО
«ФАЛЬЗАМ» определяется следующим. В результате оптимизации
управления документооборотом происходит общее уменьшение уровня
издержек, общей суммы затрат по реализацию услуг, а также снижение
себестоимости единицы услуг, оптимизация коммуникаций. В данном
случае затраты на документооборот рассматриваются комплексно ввиду
роста издержек по одним функциональным областям и компенсации за
счет снижения затрат по другим. Выполнение предложенных
69
рекомендаций и проведение мероприятий может оптимизировать работу с
документацией, повысить эффективность функционирования предприятия,
помочь руководству ООО «ФАЛЬЗАМ» обеспечить его дальнейшее
развитие в лучшую сторону.
Выводы по главе
- в ходе оценки основных экономических показателей ООО
«ФАЛЬЗАМ» определено снижение эффективности деятельности
предприятия, актуальность автоматизации документооборота как фактора
повышения эффективности деятельности организации не вызывает
сомнений в связи с развитием деятельности;
- цель оптимизации применения автоматизированной системы
управления документооборотом ООО «ФАЛЬЗАМ» заключается в том,
чтобы применить новые информационные технологии для получения
возможности по эффективному управлению, контролю и комплексному
планированию движения документации посредством оптимизации;
- рекомендации по автоматизации документооборота ООО
«ФАЛЬЗАМ» включают следующие мероприятия по организационному
плану: процесс расчета, мониторинг и аудит общего процесса
планирования, процесс обучения сотрудников, этап внедрения
информационной системы поддержки управленческих решений и
администрирование деятельности.;
- предложенные рекомендации предполагают создание и внедрение
комплексной автоматизированной системы по материально-техническому
планированию деятельности компании, формированию четкого маршрута
движения документации, что определяет максимальный эффект от
оперативности управления документооборотом и, следовательно, позволит
оптимизировать издержки в процессе формирования и использования
коммуникаций;
70
- план мероприятий по оптимизации управления проектом
автоматизации документооборота ООО «ФАЛЬЗАМ» на 2018-2020 гг.
предполагает расчет затрат по реализации предложенных рекомендаций,
по проекту рассчитаны постоянные и переменные издержки поэтапно по
срокам;
- предложенные рекомендации позволят оптимизировать работу с
информацией в ООО «ФАЛЬЗАМ», оптимизировать работу с
документацией, повысить эффективность функционирования предприятия,
помочь руководству обеспечить его дальнейшее развитие в лучшую
сторону;
- в результате оптимизации применения информационных
технологий в документообороте ожидается уменьшение суммы издержек,
по реализации услуг и снижение себестоимости единицы услуг,
оптимизации коммуникаций.
71
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Применение информационных технологий в документообороте
предприятия определяется формированием электронного
документооборота. Данные действия способствуют налаживанию бизнес-
процессов.
Электронный документооборот может быть определен как
систематизированная совокупность организованных иерархическим
образом автоматизированных процессов обслуживания делопроизводства;
это система взаимосвязанных инструментов организации работы с
документами, когда они используются и хранятся в электронном виде.
Автоматизация документооборота организации повышает общую
эффективность предприятия, формирует слаженную систему работы
внутри компании и между организациями, увеличивает оперативность
получения информации. Подводя некоторый итог, отметим, что практика
управления проектом автоматизации документооборота организации не
может рассматриваться в качестве реализуемой единожды: с течением
времени происходят процессы внутри субъекта, реализующего СЭД,
преобразовывается его организационная структура, оптимизируется
документооборот как таковой. Это требует осуществления периодического
анализа системы и внесения, при необходимости, корректив.
ООО «ФАЛЬЗАМ» представляет собой предприятие,
специализирующееся на реализации черного металлопроката,
предоставляет комплекс услуг по обработке, резке и упаковке продукции
из металла. Организационная структура ООО «ФАЛЬЗАМ» является
линейно-функциональной. Предприятие имеет небольшой динамичный
коллектив с оптимальным уровнем образования, штат организации
укомплектован высококвалифицированными специалистами, однако
текучесть кадров весьма высокая по отрасли. Наблюдается положительный
финансовый результат за три пришедших года, однако доходы