12
с документацией, которая представляется в электронном виде,
с реализацией важных концепции по «безбумажному делопроизводству»
[32, с. 27].
На предприятиях для защиты информации в рамках электронного
документооборота применяется электронная подпись (ЭП), которая
является аналогом собственноручной подписи лица, принимающего
решения. Данный инструмент обеспечивает важных возможность контроля
общей целостности документации, а также свидетельства подлинности
важных электронных документов.
Программное обеспечение, применяемое в компаниях для
организации работы с электронными документами по созданию,
изменению и поиску, называют системой электронного документооборота
(СЭД). Данное программное обеспечение позволяет наладить
взаимодействие между работниками предприятия в сфере отправки
уведомлений, передачи важных заявлений и т.д.). За рубежом СЭД
определяют, как EDMS (англ. Electronic Document Management Systems), в
качестве системы управления электронными документами.
Термин ECM (англ. Enterprise Content Management) подразумевает
управление корпоративными информационными ресурсами, т.е.
формирование совокупности технологий, применяемых инструментов, а
также способов по сбору, управлению, накоплению, хранению и доставке
контента для непосредственной работы сотрудников компании. Следует
отметить, что данное понятие более обширно, нежели СЭД ввиду более
высоких требований к инструментам по сканированию документов,
обеспечению сохранности, соответствию общим правилам по хранению
важных документации и пр.
Следует рассмотреть основные преимущества электронного
документооборота перед консервативным применением бумажных
носителей информации. Основным достоинством электронного
13
документооборота является применение новых информационных
технологий и автоматизации части рутинных бизнес-процессов, что
напрямую отражается на скорости работы сотрудников и повышению
прибыльности бизнеса, независимо от формы собственности организации
и масштабов деятельности, от малого бизнеса до холдингов с обширной
сетью дочерних компаний. Также преимуществом является обеспечение
прозрачности важных бизнес-процессов, что позволяет на каждом этапе
функционирования компании отлеживать исполнение процесса и
оперативно корректировать действия сотрудников, обеспечивая более
высокий контроль [36, с. 256].
Электронный документооборот в компании отмечается следующими
основными принципами:
- однозначная идентификация документа по однократной
регистрации;
- сокращение времени движения документации и повышение
оперативности её важного исполнения при возможности параллельного
проведения операций;
- оперативная идентификация ответственных за исполнение
конкретного документа на каждом этапе процесса, что позволяет
осуществлять его движение непрерывно;
- исключение вероятности дублирования документа ввиду единой
(или согласованной, распределённой) базы по документной информации;
- даже при наличии минимальной информации о документе
возможность оперативного поиска ввиду эффективно организованной
системы поиска документа;
- контроль движения документации по конкретным процессам
документооборота и принятие управленческих решений, базирующихся на
данных из отчётов ввиду развитой системы отчётности по важным
различным статусам и конкретным атрибутам документов [30, с. 16].
14
Одной из ключевых задач компании является межхозяйственная
кооперация, поэтому актуальным является автоматизация
документооборота между организациями. Законодательство Российской
Федерации разрешает использование подобных систем, для этого следует
провести специальную процедуру по внедрению соответствующего
программного комплекса. Использование СЭД дает возможность
отправлять и получать важную информацию оперативно, используя
телекоммуникационные каналы связи. Главными преимуществами
применения СЭД для обмена информацией являются: значительное
снижение расходов на отправку документации, быстрое получение данных
другими организациями, простота и удобство в работе, легкий поиск
информации, составление документов по шаблонам, отслеживание
передачи данных, защита информации [15, с. 34].
Исходя из вышеизложенного, определены сложности в процессе
внедрения СЭД, несмотря на сферу деятельности компании, а также
численность сотрудников и территорию присутствия ввиду
многоэтапности данного процесса, однако его реализация позволяет
повысить эффективность функционирования предприятия, позволяет
запустить процессы систематизации в организации.
Сегодня внедрение СЭД в практику функционирования субъектов
хозяйствования есть объективное требование времени, обусловленное
актуализацией процесса информатизации, состоящего из трех
равнозначных направлений:
- медиатизация, состоящая в последовательном и стремительном
совершенствовании современных средств сбора, хранения, преобразования
и последующего распространения информационных ресурсов.
- компьютеризация, представляющая собой комплекс процессов
совершенствования разнообразных средств поиска и обработки
информации.
15
- интеллектуализация как одна из важнейших черт информационного
общества, заключающаяся в повышении интеллектуального потенциала
общества, основанного на развитии способностей восприятия и
порождения информации, широкое использование средств искусственного
интеллекта во всех сферах [21, с. 48].
Компании не могут расти только за счет сокращения затрат и
реинжиниринга, но инновации являются ключевым фактором в
обеспечении роста прибыли и увеличения итоговых результатов.
Начисление сотрудникам законных навыков и получение доступа к
высокотехнологичной инфраструктуре также необходимы. Полный
потенциал информационных технологий необходимо рассчитывать в
результате непрерывного прогресса в проекции конкретных производств и
предприятий.
Существуют различные блокировки для полного использования ИТ в
изолированных районах и во многих частях развивающихся стран, таких
как отсутствие широкополосных объектов и низко затратных сотрудников,
которые не имеют надлежащей подготовки по внедрению новых
технологий. Будет положительная взаимосвязь между использованием
организацией информационных технологий в инновационной
деятельности и ее эффективности. Повышение эффективности улучшит
возможности обработки информации в компании, что обеспечит
систематизацию и централизацию управления информацией и принятие
стандартных подходов к кодификации и обработке информации [3, с. 88].
Таким образом, документооборотом называют процесс движения
важной документации в компании, включающий первый этап создания
документа либо его получения, процесс ведения документации в
организации и завершающий этап исполнения, включающий хранение,
архивацию или уничтожение при низкой ценности документа.
Эффективное создание, использование и распространение информации все
16
в большей степени является ключом к успеху и, следовательно, к
устойчивому экономическому и социальному развитию. Инновации,
которые стимулируют создание новых рабочих мест и экономический
рост, быстро становятся ключевым фактором глобальной
конкурентоспособности. Благодаря широко распространенной
интегративной ИТ-инфраструктуре информация, которая ранее была
функционально скрытой, стала доступна предприятиям и производствам в
предопределенном формате. Инвестиции в ИТ могут выступать в качестве
стимула для улучшения экономики.
1.2. Применение информационных технологий в делопроизводстве
Делопроизводственное обслуживание является одной из базовых
сфер управленческой деятельности, тяготеет к универсальности
делопроизводства, унификации работы с документами. Чаще всего в
компаниях к документации относят различные виды традиционных
рукописных, типографских документов, а также документов на магнитных
носителях, в том числе и электронные документы. Однако в настоящее
время в компаниях на работу с документацией ответственные сотрудники
затрачивают порядка 20-60 % общего рабочего времени [19, с. 51].
В современных условиях развития экономики и ориентации
последней на инновационные информационно-ориентированные
составляющие существенным является разработка вопросов по
применению инновационных технологий в рамках управления
предприятиями, в том числе в деятельности по движению документации в
организациях. Повсеместно разрабатываются проекты внедрения
электронного документооборота, как в частных структурах, так и в
государственных и муниципальных учреждениях, что в свою очередь
способствует оптимизации работы всех структур.
В настоящее время влияние современных информационных и
17
коммуникационных технологий приводит к коренной перестройке
мировой экономики. Однако способность обрабатывать, хранить и
передавать большие объемы информации дешево в последние годы
увеличилась с ошеломляющей скоростью. Оцифровка информации и
связанная с ней повсеместность Интернета облегчают новую
интенсивность применения информационных технологий в экономической
деятельности с преобладающим фактором в создании информационных
пространств [24, с. 29].
Ввиду масштабного развития стандартов и унификации работы
предприятий определены приоритетные задачи компаний на российском
рынке по применению менеджмента общего качества. Одним из основных
требований системы менеджмента качества (СМК) считается
формирование такого документооборота, обладающего максимальной
прозрачностью и позволяющего тесно взаимодействовать информационно.
Применение СЭД при формировании СМК определено рядом
преимуществ для компании:
- обеспечением строгого выполнения разделов общего стандарта ISO
9001:2000 по управлению документацией, а также общего записями;
- контролем соблюдения по регламенту для всех работников по
описанным бизнес-процессам;
- предоставление необходимых средств по реализации
контролирующих мероприятий со стороны лиц, принимающих решения,
по функционированию общего СМК [28, с. 86].
Информационные и коммуникационные технологии (ИКТ) также
способствуют быстрой глобализации экономической деятельности. В
условиях все более глобальной экономики, где знания о том, как преуспеть
в конкурентной борьбе и информация о том, кто превосходит, являются
более доступными, эффективное создание, использование и
распространение информации все в большей степени является ключом к
18
успеху и, следовательно, к устойчивому экономическому и социальному
развитию, которое приносит пользу нас всех. Инновации, которые
стимулируют создание новых рабочих мест и экономический рост, быстро
становятся ключевым фактором глобальной конкурентоспособности [19, с.
330].
Как известно, только при наличии эффективных информационных
технологий определяется продуктивная деятельность предприятий и
систем, где задействован человеческий ресурс, направляющих и
регулирующих активность этого компонента системы. Практически весь
комплекс функций, возложенных на отдельные подразделения
предприятий всех форм, реализуется посредством использования
информационных технологий.
Следовательно, современная организация деятельности любой
организации предъявляет к персоналу объективные требования к
применению новых современных информационных технологий.
Информационные и коммуникационные технологии играют важную
роль в стимулировании инноваций и конкурентоспособности для
предприятий и ИТ-сектора. Информационные технологии помогают в
снижении затрат, обеспечивают более эффективные процессы
развертывания и выводят продукцию на рынок более грамотно, чем в
прошлом [22, с. 6].
Информационный менеджмент связан с движением информации
чаще всего посредством документов, на данный момент статус многих
документов - электронный, однако в отечественной практике до сих пор
документы в оригинале на бумажном носителе. Существует ряд
требований к автоматизации документооборота организации от которых
зависит успешность его оптимизации. Ввиду последовательного и весьма
стремительного развития вычислительной техники и искусственного
интеллекта стало возможным развитие нынешнего общества информации,
19
т.е. общества, в котором IT-технологии считаются факторами доминантной
значимости. При этом определяющим фактором обнаруживается тренд
внедрения названных технологий во все сферы функционирования
общества [24, с. 63].
Также приоритетом по внедрению СЭД определяется рост по уровню
конфиденциальности информационных данных. Учитывая глобализацию и
высокие темпы роста экономики острейшей проблемой является
обеспечение безопасности информации, что безусловно сказывается на
построении документооборота с привлечением информационных
технологий. В противном случае предприятия ожидают значительные
убытки ввиду нарушения секретности информации, проблемные ситуации
и судебные разбирательства. Следовательно, построение эффективной
системы документооборота компании предполагает хранение общей базы
данных в облаке цифровым форматом и получении доступа конкретным
сотрудником только к части общей информации, соответствующего
полномочиям определенной должности. Также возможность
редактирования, чтения документа, обладание общими или
ограниченными правами пользователя формирует заданный тип
безопасности и сохранения данных. Применение современных
информационных технологий позволяет отследить конкретный протокол и
определить, какой именно сотрудник к какой информации был допущен,
пролистать реестр поиска по документам. Применение СЭД в компании не
полностью исключает возможность утечки данных, однако ограничивает
пользование данными сторонними лицами, что является значимым
фактором для применения информационных технологий.
Рост показателя дисциплины исполнителей в результате применения
информационных технологий в делопроизводстве также является
преимуществом для компании. Согласно статистическим данным весомый
процент работы не выполняется работниками, если отсутствует контроль
20
исполнения конкретного процесса. В данном случае использование
информационных технологий в делопроизводстве определяет лицам,
принимающим решения, возможность к более эффективному контролю по
всем рабочим общим процессам, а также по скорости и качеству
реализации работ, что напрямую формирует ответственность и
дисциплину сотрудников.
В данном формате наблюдается повсеместное сокращение
затрачиваемого работниками и руководителями времени по обработке и
исполнению конкретных документов, что позволяет получить большую
оперативность и качественное исполнение своих обязанностей. Итогом
быстрого общего поиска, а также формирования, обработки и локальной
отправки важной для дальнейших действий информации (по приложениям,
инструкциям и др.), а также процесса по автоматическому составлению
сводок, общих отчетов, реестров могут быть существенно сокращены
сроки по обучению новых работников [33, с. 64].
Информационные и коммуникационные технологии способствуют
быстрой глобализации экономической деятельности. Применение
информационных технологий в документообороте предприятия формирует
электронный документооборот, который позволяет налаживать и
поддерживать корпоративную культуру в компании по итогам
оптимизации общих бизнес-процессов при росте сплоченности
сотрудников при их взаимодействии и развитии горизонтальных общих
связей в результате вовлечения всего персонала в корпоративный процесс
[6, с. 38].
Электронный документооборот может быть определен как
систематизированная совокупность организованных иерархическим
образом автоматизированных процессов обслуживания делопроизводства;
это система взаимосвязанных инструментов организации работы с
документами, когда они используются и хранятся в электронном виде [8, с.
21
29].
Следовательно, применение информационных технологий в
делопроизводстве формирует конкурентные преимущества компании, за
счет роста скорости и высокого качества обслуживания клиентов, а также
за счет развития скорости движения общих информационных потоков,
формирования эффективного контроля бизнес-процессов, которые
происходят в компаниях. Основным преимуществом применения
перечисленных способов автоматизации делопроизводства является
мобильность функционирования компании, снижение зависимости от
ключевого персонала и иных внешних воздействий [28, с. 195].
Существенными недостатками применения новых информационных
технологий являются относительная дороговизна внедрения и
обслуживания, неполное обеспечение сохранности документации, а также
проблема полной защиты информации от несанкционированного доступа,
вирусов, вредоносных программ. Следует отметить также человеческий
фактор, когда в связи с ошибками персонала формируются нестыковки,
возникают сложности применения программ в компании.
Управление проектом внедрения системы электронного
документооборота в качестве некоторого общего базиса может
обнаруживать эволюцию технологий обработки информационных
массивов: от MIS к BPM. Первые системы информационного
менеджмента, MIS - management information systems в качестве основной
целевой установки имели своевременное и полноценное обеспечение
руководителей всех уровней упорядоченными массивами данных о
жизнедеятельности учреждения, о имеющих место трендах и тенденциях в
производстве, управлении, финансах и т.д. Также в 1970-х годах стали
четко выделяться критерии оценки систем, реализуемые на основе
технологии DSS. В рассматриваемый период времени стали
формироваться первые интерактивные компьютерные приложения,