22
которые были способны структурировать небольшие по объему массивы
данных в целях решения информационных задач.
Важным этапом стало возникновение BPM (Business Performance
Management), который представляет собой совокупность процессов,
которые ориентированы на оптимизацию делового функционирования
организаций.
BPM – в современных условиях обнаруживается как
информационная основа для организации и полноценной реализации
процессов и процедур, автоматизации и анализа деловых методологий,
метрик, процессов и систем: все это, в конечном итоге, имеет единую
конечную цель – повышение эффективности бизнеса.
BPM задействует ключевые индикаторы деятельности (KPI), которые
в совокупности помогают субъектам хозяйствования осуществлять
мониторинг и контроль наиболее приоритетных направлений
деятельности, выделяя их из массы разнородной информации. BPM
является новым «этапом эволюции»: это новое поколение технологий
Business Intelligence [14, с. 326].
Таким образом, применение информационных технологий в
документообороте предприятия определяется формированием
электронного документооборота. Данные действия способствуют
налаживанию бизнес-процессов в результате роста уровня сплоченности
персонала компании ввиду формирования четкого взаимодействия всех
сотрудников, а также развития общих горизонтальных связей в ходе
расширения организационных коммуникаций. Деятельность в рамках
единого информационного пространства способствует росту
ответственности каждого конкретного работника за результаты работы, за
качественное общее исполнение поставленных задач. Электронный
документооборот может быть определен как систематизированная
совокупность организованных иерархическим образом
23
автоматизированных процессов обслуживания делопроизводства; это
система взаимосвязанных инструментов организации работы с
документами, когда они используются и хранятся в электронном виде.
1.3. Основные требования к информационным технологиям в
документообороте компании
Основной проблемой автоматизации документооборота и
применения информационных технологий для компании определено
кардинальное изменение по технической общей инфраструктуре.
Предприятия приобретают необходимое оборудование, например, это
касается источников бесперебойного электрического питания, серверов,
организационной техники, а также дорогого программного компьютерного
обеспечения (ПО). Далее специалисты проводят установку данного
программного обеспечения на общий сервер, в том числе и по рабочим
местам непосредственных пользователей, а также общую настройку
системы согласно организационной структуре управления предприятия.
Иная проблема заключается в планировании обучения сотрудникам
по работе с общей внедрённой СЭД и навыкам работы с новыми
информационными технологиями. Чаще всего эксплуатация системы
совпадает по времени с плановым обучением сотрудников. На
предприятиях распространены следующие требования по обучению
персонала: разделение сотрудников на группы с получением базовых
знаний в качестве пользователей, далее углубленное изучение программ в
зависимости от компетенции работника в малых группах. Необходимым
условием внедрения программного обеспечения и информационных
технологий является наличие консультанта либо группы экспертов,
курирующих процесс внедрения системы для на рабочих местах при
закреплении знаний сотрудниками с целью контроля ведения данного
процесса [32, с. 27].
24
Опытным путем базового внедрения, а также эксплуатация системы
документооборота реализуется, исходя из оценки по скрытым весомым
отклонениям по общему техническому заданию и по неучтенным
требованиям. Далее при выявлении недостатков проводят корректировку
процесса электронного документооборота в настройках системы.
Еще одним требованием к информационным технологиям в
документообороте компании и внедрению СЭД является повышенная
защита от несанкционированного доступа, копирования, настройки
антивирусной программы системы, разработка и внедрение системы
резервирования, когда данные хранятся как в общей базе, так и с
резервным копированием в иных условиях, а также документация
дублируется бумажными вариантами в архиве организации. Данное
требование несет в себе затраты временных ресурсов, однако это позволяет
настроить систему документооборота безопасно и непрерывно, за счёт
чего предприятие получит значимую выгоду.
Рассмотрим факторы формирования, а также внедрения общей
системы управления бизнес-процессами компании в ходе внедрения новых
информационных технологий в документообороте, построению
корпоративной СЭД (далее – КСЭД), которая позволяет предприятиям
отказаться от излишней бумажной документации.
Согласно статистическим данным по внедрению КСЭД в российских
компаниях, проведен анализ деятельности организаций по стабильному
функционированию системы документооборота, определены факторы по
прямому и косвенному воздействию. Итогом исследования был определен
вывод, обуславливающий целесообразность действий по внедрению и
использованию КСЭД для функционирования современной организации
как непосредственного источника роста производительности и повышения
эффективности по коммуникациям и рациональному взаимодействию всех
структурных специальных подразделений предприятия [16, с. 41].
25
Наглядно требования к информационным технологиям в
документообороте компании и внедрению СЭД представлены на рисунке
1.3.1. Основными требованиями является оптимальное соотношения цены
и качества внедряемых технологий, а также прозрачность и простота
использования, высокая скорость обучения персонала и наличие
консультационной помощи.
Рис. 1.3.1. Основные требования к информационным технологиям в
документообороте компании и внедрению СЭД
Практика управления проектом внедрения системы электронного
документооборота (далее - СЭД) позволяет говорить о наличии в данном
процессе определенного ряда дифференцированных, однако логически
между собой связанных этапов. Определим их в следующем ключе.
Этап первый: аналитика и подготовка. Содержанием данного этапа
является четкое структурирование целей, которые ставит организации при
реализации СЭД. Итогом первого этапа является формирование
некоторого технического задания (ТЗ).
Второй этап: исследование текущей практики документооборота в
Требования к информационным
технологиям в
документообороте компании
Быстрое внедрение в
систему новых
пользователей,
высокая скорость
обучения персонала,
наличие
консультационной
помощи
Развитие механизмов
общей адаптации под
специфику
предприятия
Наличие возможностей по
различным вариантам
организации
делопроизводственных
процессов
Поддержка технологий
как традиционного
делопроизводства, так и
электронного
документооборота
Простота и
прозрачность
системы
Определение
оптимальной стоимости
предложения по
соотношению цена/
качество
26
целях отыскания «узких мест» и определения механизмов их оптимизации.
Фактически разрабатывается некоторая общая схема документооборота в
разрезе следующих принципиальной значимости аспектов: стандартные и
инвариантные маршруты движения носителей информации, правила
регистрации и последовательности «дорожных карт» движения
документов, базисные гарантии секретности СЭД.
Третий этап: определение требований к инфраструктуре – базису
практической реализации СЭД. В течение данного этапа решается задача
принципиальной важности: определяются имеющиеся в настоящее время у
субъекта, внедряющего СЭД, технико-технологические средства,
выявляются недостаточные или избыточные мощности. Итог этапа:
формирование программы действий по совершенствованию СЭД [5, с. 35].
Четвертый этап – этап приведения в полное соответствие
требованиям технического задания инфраструктуры субъекта,
внедряющего СЭД. Речь идет о технико-технологическом оснащении
средствами компьютерной техники, характеристики которых достаточны
для внедрения СЭД и бесперебойного ее функционирования.
Пятый этап - этап доминантной важности - содержание которого
состоит в процессе инсталляции системы, что детерминировано
следующими подпроцессами: корректная установка серверного
программного обеспечения, оснащение пользовательских мест
соответствующими программно-аппаратными средствами, фаза
тестирования функционирования системы: происходит определение
степени корректности ее функционирования, выявляются (при наличии
таковых) деструктивные факторы, факторы возникновения сбоев, ошибок,
оптимизация функционирования СЭД в контексте, во-первых,
нивелирования возникших затруднений, во-вторых, настройки для
достижения полного соответствия особенностям организационной
структуры субъекта.
27
Шестой этап внедрения управления проектом внедрения СЭД -
образовательный. Обучение базисным практикам интерфейса СЭД -
задача, экстраполируемая на все категории реальных и потенциальных
пользователей.
Содержание седьмого этапа - апробация в реальных условиях
функционирования субъекта, внедрившего СЭД. Фактически происходит
ежедневное взаимодействие в системе «СЭД - сотрудники», при этом
система в полной мере настроена и оптимизирована в контексте
достижения сформулированных на первом этапе целей и задач, а
сотрудники обучены, активны и заинтересованы в достижении
максимальной эффективности как своей деятельности, так и вновь
внедренного элемента - собственно СЭД.
Восьмой этап исключительно ответственен и детерминирован
логикой целостной процедуры внедрения СЭД: в ходе практической
эксплуатации системы, насколько бы эффективной и релевантной по
отношению к конкретной организации она не являлась, неизбежно
возникают негативного характера результаты, полученные в ходе опытной
эксплуатации. Очевидно, что в рамках восьмого этапа происходит
корректировка «узких мест», случаев некорректной работы системы,
ситуаций нарушения маршрутов. Данный процесс требует активной - по
механизмам прямой и обратной связи - коммуникации между
сотрудниками организации, внедрившей СЭД и представителями
компании, которая реализовывала этот процесс.
Девятый - в рамках принятой нами условной нумерации – и
завершающий этап: ввод системы электронного документооборота в
промышленную эксплуатацию. Фактически отлаженная система является
полностью релевантной специфике конкретного субъекта (учреждения,
организации), а также отвечающей определенным изначально целевым
установкам [5, с. 36].
28
Говоря о выборе СЭД необходимо учитывать реальный перечень
основных угроз персональным данным на предприятии и материальные
возможности последнего. В результате анализа уязвимостей СЭД был
определен необходимый набор механизмов защиты: безопасное хранение
данных, протоколирование действий пользователей, обеспечение
безопасного доступа, обеспечение подлинности документов, обеспечение
доступности данных [27, с. 251].
Таким образом, автоматизация документооборота организации
повышает общую эффективность предприятия, формирует слаженную
систему работы внутри компании и между организациями, увеличивает
оперативность получения информации. Подводя некоторый итог, отметим,
что практика управления проектом автоматизации документооборота
организации не может рассматриваться в качестве реализуемой единожды:
с течением времени происходят процессы внутри субъекта, реализующего
СЭД, преобразовывается его организационная структура, оптимизируется
документооборот как таковой. Это требует осуществления периодического
анализа системы и внесения, при необходимости, корректив.
Выводы по главе
- документ является материальным носителем информационного
ресурса;
- документооборотом называют весь цикл движения документации
по формированию, получению, приобретению, исполнению, а также
хранению, архивации или уничтожения в тех случаях, когда документы не
представляют значимой важности;
- в современных условиях развития экономики и ориентации
последней на инновационные информационно-ориентированные
составляющие существенным является разработка вопросов по
применению инновационных технологий в рамках управления
29
предприятиями, в том числе в деятельности по движению документации в
организациях;
- информационные и коммуникационные технологии способствуют
быстрой глобализации экономической деятельности;
- под электронным документооборотом (ЭДО) подразумевают
становление единого механизма по объединению работ с документацией,
сформированной в электронном виде, а также подписанной чаще всего
электронной цифровой подписью и хранящейся централизованно, с
применением методов обработки информации с помощью различных
электронных важных инструментов и носителей;
- применение информационных технологий в документообороте
предприятия формирует электронный документооборот, который
способствует налаживанию бизнес-процессов в результате роста уровня
сплоченности персонала компании ввиду формирования четкого
взаимодействия всех сотрудников, а также развития общих
горизонтальных связей в ходе расширения организационных
коммуникаций;
- практика применения информационных технологий в
документообороте компании рассматривается как постоянный процесс с
преобразованием организационной структуры компании, оптимизацией
коммуникационных связей с формированием системной оценки.
30
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ
ТЕХНОЛОГИЙ В ДОКУМЕНТООБОРОТЕ КОМПАНИИ ООО
«ФАЛЬЗАМ»
2.1. Общие показатели деятельности компании
Общество с ограниченной ответственностью «ФАЛЬЗАМ»,
созданное в 2010 году, специализируется на реализации черного
металлопроката и предоставляет комплекс услуг по обработке, резке и
упаковке продукции из металла. В сфере интересов компании не только
партнерство в области торговли металлопрокатом. Уже стало традицией
активное сотрудничество ООО «ФАЛЬЗАМ» с крупнейшими
металлургическими предприятиями страны в части внедрения
перспективных технологий в производство металлопродукции и
предоставления в данной области услуг наивысшего качества. Всегда быть
в курсе новинок металлургического рынка помогает активное участие
специалистов компании в отраслевых форумах и выставках-ярмарках (и в
качестве посетителей, и в качестве экспонентов).
Собственные металлобазы, продуманный маркетинг, грамотная
логистика, слаженная работа всех подразделений компании - вот
слагаемые успеха, которые позволили предприятию ООО «ФАЛЬЗАМ»
выйти на уровень, отвечающий самым высоким требованиям современного
рынка.
Общей миссией рассматриваемой компании является развитие
российского и международного специфики рынка металлопродуктов с
активным участием и помощью своим партнёрам в совместном содействии
по формированию бизнеса с возможностью максимального
удовлетворения запросов конечных потребителей.
Основная цель компании заключается в получении прибыли путем
сохранения и расширения лидерства по оптовым поставкам
31
металлопродуктов, повышая эффективность и профессионализм с
получением экономической выгоды.
Организационная структура ООО «ФАЛЬЗАМ» рассмотрена на
рисунке 2.1.1, она представляет схему линейно-функциональных связей. В
рамках данной схемы повышается экономическая эффективность
предприятия в результате сокращения временных ресурсов для принятия
управленческих решений и оперативности работы подразделений,
взаимодействия между всеми уровнями управления организацией.
Рис. 2.1.1. Организационная структура ООО «ФАЛЬЗАМ»
В арсенале компании ООО «ФАЛЬЗАМ» - две металлобазы, которые
оснащены высокотехнологичным оборудованием для разгрузки и погрузки
металла. Квалифицированный персонал обслуживает заказы оперативно и
максимально эффективно.
Основными поставщиками металлопродукции для
ООО «ФАЛЬЗАМ» являются ведущие российские металлургические
комбинаты. Среди них - ОАО «ЗСМК» (Новокузнецк), ОАО «НТМК»
(Нижний Тагил), ОАО «Северский трубный завод» (Полевской), ОАО
Общее собрание учредителей
Заместители по
направлениям
деятельности
Генеральный директор
Информационно-
технический отдел
Отдел маркетинга
Бухгалтерия
Отдел
кадров
Юридический
отдел
Отдел сбыта
Отдел
охраны
Транспортны
й отдел
Склады
Производственный
отдел
Начальники цехов
Технологический персонал
Основное производство