42
конкретных розничных клиентов. Далее информацию по спросу на услуги,
а также по материально-техническим ресурсам получает директор по
закупкам от коммерческого директора, данные формируются
опосредованно ввиду работы еще одной должностной единицы - первого
заместителя генерального директора, поэтому движение документации
замедляется и затрудняет принятие обоснованного своевременного
управленческого решения по закупкам материалов и ресурсов.
Далее следует рассмотреть характеристику по соответствию состава
компьютерной техники исходя требований современной информационной
системы:
1. Расчет удельного веса оборудования и оргтехники по
соответствующим параметрам информационной системы
скт
S
к общему
объему оборудования
кт
S
:
кт
cкк
n
n
кт
S
S
Y
1
(1)
где n – количество групп оборудования.
93
95
8
8
1
Y
кт
= 1,003
Рассмотрим характеристику движения компьютерного
оборудования:
Коэффициент ввода компьютерного оборудования:
,
S
S
k
к
вв
вв
(2)
где
S
вв
- стоимость вновь поступившего компьютерного
оборудования, введенного в эксплуатацию, ден. ед.;
S
к
- стоимость компьютерного оборудования на конец года, ден. ед.
k
вв
= 143,29 / 865,2 = 0,166
Коэффициент выбытия компьютерного оборудования:
43
,
S
S
k
н
выб
выб
(3)
где
S
выб
- стоимость выбывшего компьютерного оборудования;
S
н
- начальная стоимость компьютерного оборудования,
введенного в эксплуатацию.
k
выб
= 31,181 / 206,110 = 0,151
Темп прироста стоимости компьютерного оборудования:
S
SS
T
н
выбвв
п
(4)
T
п
= 116,020 / 353,3 = 0,328
Интенсивность замены компьютерного оборудования:
S
S
I
выб
вв
з
(5)
I
з
147,200 / 31,181 = 4,721
3. Характеристика технического уровня компьютерного
оборудования:
Коэффициент обновления (а также апгрейда) компьютерного
оборудования:
S
S
O
к
н
к
(6)
O
к
= 1505 / 865,200 = 1,739
Коэффициент соответствия компьютерного оборудования
организации современным требованиям:
S
S
нов
к
им
K
(7)
где
S
нов
- средняя стоимость современного компьютерного
оборудования.
им
K
= 865,200 / 1750 = 0,494
Показатель фондовооруженности управленческого труда:
44
L
S
F
у
во
у
(8)
где
S
во
- восстановительная стоимость компьютерного оборудования
за вычетом износа;
L
у
- среднесписочная численность работников аппарата управления.
F
у
= 1711,110 / 71 = 24,1
Следовательно, уровень организации условий труда на предприятии
характеризуется коэффициентом условий труда, рассчитанным как
среднегеометрическое значение индексов соответствия фактических
условий труда IT-проектным условиям.
n
en
aaaa
K
n321
(9)
где
a
i
(i=1,2,…n) - индекс соответствия фактических условий труда
нормативным, или предельным, или оптимальным значениям.
6
8,0*5,0*65,0*9,0*7,0*89,0
K
en
= 0,725.
Показатель технической оснащенности управленческого труда
Т
ут
характеризует стоимость технических средств управления
Т
су
(вычислительная техника с необходимым вспомогательным
оборудованием, средства подготовки, размножения и копирования
документов, средства связи, передачи информации др.) в расчете на одного
работника управления
L
у
:
L
T
T
у
cy
ут
(10)
T
ут
= 1808,950/ 71 = 25,478
Сводным показателем оценки квалификации рабочих предприятий
является показатель среднего тарифного разряда рабочих, который
определяется по средней арифметической взвешенной:
ii
i
РТ
Р
Т
= 986/450 = 2,191
45
где Рi – i-ый тарифный разряд;
Тi – численность работников, имеющих i-ый тарифный разряд
Наименование
показателя
Диапазон возможного отклонения показателя
Оптимальное
значение
показателя
1. Удельный вес
соответствия
компьютерного
оборудования
требованиям ИС
0,25
1,003
4
1
2. Коэффициент ввода
1
0,2
0,2
0,2
3. Коэффициент
выбытия
1
0,2
0,2
0,2
4. Интенсивность
замены компьютерного
оборудования
0,5
4,7
5
1
5. Коэффициент
обновления
компьютерного
оборудования
1
1,7
0,2
0,2
6. Коэффициент
соответствия
компьютерного
оборудования
современным
требованиям
0,25
0,5
1
1
7. Показатель
фондовооруженности
управленческого труда
10000
24100
35000
30000
8. Коэффициент
разделения труда
0
0,44
0,7
0,7
9. Степень
использования
работников в
соответствии с
присвоенными им
квалификационными
разрядами
0,33
2,191
3
1
10. Уровень
организации
управления
0,1
0,725
0,8
0,4
Рис. 2.2.2. Оптимальная кривая оценки показателей ИТП предприятия
ООО «ФАЛЬЗАМ»
Полученные результаты определены оптимальными для
ООО «ФАЛЬЗАМ». Основные факторы, оказывающие влияние на объем
общего материалопотока включают: показатели механизации погрузочно-
разгрузочных текущих работ и объема перевозок при осуществлении
46
самими потребителями в качестве децентрализованных перевозок.
Таким образом, исходя из исследования показателей по
формированию документооборота в компании, существует большое
количество документации по информационному обеспечению решений в
сфере управления деятельности ООО «ФАЛЬЗАМ». Согласно оценке
организации использования современных информационных технологий в
документационном управлении ООО «ФАЛЬЗАМ», предприятие
оснащено специализированным программным обеспечением для защиты
информации путем запрета скачивания на внешние электронные носители.
Совокупность организационных мер и технических средств, участвующих
в защите персональных данных при автоматизированной обработке
определена исходя из частной модели угроз безопасности персональных
данных для каждой информационной системы персональных данных.
Следует отметить, что один из основных способов минимизации рисков
компании в области информационной безопасности и уменьшения потерь
от неумышленных действий сотрудников является повышение их
осведомлённости в вопросах информационной безопасности.
2.3. Основные проблемы использования информационных технологий
в документообороте ООО «ФАЛЬЗАМ»
Исходя из анализа документов ООО «ФАЛЬЗАМ», следует, что
многие ключевые производственные задачи предприятия не имеют
программной реализации.
1. Оформление заказ-нарядов на продукцию, оценка
предполагаемого заказа формируются в бумажном виде и в программе MS
Word.
2. Выписка комплектующих и сопутствующих ТМЦ для ремонта
оборудования со склада формируется в бумажном виде.
3. Оформление заказов, запчастей, комплектующих и
47
сопутствующих товаров от клиентов, отслеживание выполнения заказов,
автоматическое резервирование продукции под заказы клиентов,
запчастей, комплектующих и сопутствующих товаров под заказ-наряд
осуществляется в бумажном виде.
4. Оформление приходных документов в различных бухгалтерских
схемах, учет прихода и расхода, запчастей, комплектующих и
сопутствующих товаров, оприходование товара, разложение по местам при
оприходовании и т.д. вводится в программу только после отметки в
журнале и формируется в бумажном виде.
5. Оформление внутренних накладных на перемещение товара между
подразделениями не формируется.
Задачи, решаемые в Excel и требующие включения в состав
информационной системы предприятия, представлены ниже.
1. Прикрепление работников к выполняемым работам
осуществляется в устной форме, отслеживание выработки работников
формируется в бумажном виде и в программе MS Excel.
2. Учет запчастей, комплектующих и сопутствующих товаров,
автоматическая калькуляция общей стоимости заказа осуществляется в
журнале, приходно-расходном ордере и в программе MS Excel.
3. Встроенная поисковая система по видам продукции и по работам
(нормо-часы) также формируется на базе программы MS Excel.
4. Оформление продажи, возвратов, рекламаций, запчастей,
комплектующих и сопутствующих товаров, смешанная форма оплаты и
т.д. происходит в программе MS Excel.
5. Формирование цены продажи с учетом системы скидок, на
клиента, на документ и на конкретный товар в счете рассчитывается
программе MS Excel.
6. Генератор отчетов часто не используется, данные отчеты
формируются также в программе MS Excel.
48
Исходя из анализа рынка программных продуктов, аналогами
установленной в компании информационной системы с применением
программы WinSteel, являются представленные в положении 2.
Виды информационных потоков, протекающих в ООО «ФАЛЬЗАМ»
условно классифицируют на: внешние и внутренние, входные и выходные
информационные потоки.
Для исследования издержек на коммуникации в ООО «ФАЛЬЗАМ»
составлена следующая таблица 2.3.1.
Таблица 2.3.1
Издержки на коммуникации ООО «ФАЛЬЗАМ» за 2015-2017 гг.,
тыс. руб.
Показатель
2015
2016
2017
Значение
Абсол.
изменение
Темп
роста,
%
Значение
Абсол.
изменение
Темп
роста,
%
Затраты на
использование
информа-
ционной
системы
9980
9110
-870
91,28
14510
5 400
159,28
Канцелярские
издержки
1566,63
2013,59
447
128,53
2155,45
142
107,05
Издержки
содержания
поступающих
материалов
4556,84
6267,25
1 710
137,54
6558,364
291
104,65
Прочие
издержки
1249,88
2793,371
1 543
223,49
1846,907
-946
66,12
Согласно данным таблицы 2.3.1, наблюдается увеличение издержек
на использование информационной системы на 59,28 % в 2017 году. Также
выросли канцелярские издержки на 28,53 % в 2016 году и на 7,05% в 2017
году, издержки содержания поступающих материалов на 42,18% за три
прошедших года.
Следует отметить, что в своей деятельности предприятие переходит
на автоматизированные системы управления и электронный
49
документооборот, ООО «ФАЛЬЗАМ» в своей работе использует
программное обеспечение и информационные технологии в виде
текстовых редакторов, табличных редакторов, справочных правовых
систем и других универсальных средств, применяет большое количество
методов с их помощью по автоматизации обработки данных.
Для исследования необходимы следующие исходные данные,
представленные в таблице 2.3.2.
Таблица 2.3.2
Исходные данные по затратам на автоматизацию документооборота
ООО «ФАЛЬЗАМ», млн. руб.
Показатель
Годы
2012
2013
2014
2015
2016
2017
Затраты на использование
информационной системы
3,61
3,62
2,05
2,29
2,11
3,6
Издержки на обеспечение
бесперебойного
функционирования
1,4
1,03
1,03
1,35
1,03
1,25
Как видно из таблицы, издержки на поддержание
автоматизированной системы увеличились в 2017 году, следовательно,
организации следует оптимизировать применение автоматизированной
системы управления. Исследование перспектив развития программных
продуктов по автоматизации учета деятельности коммерческих
предприятий рассматриваемой сферы экономики позволяет сделать
заключение о кардинальном изменении по применяемым в
делопроизводстве программным продуктам ввиду масштабного развития
информационных новейших технологий, а также электронного
документооборота, что приводит в итоге к модификации нормативно-
правовой базы.
Исходя из исследования определены следующие проблемы
использования информационных технологий в документообороте ООО
«ФАЛЬЗАМ», представленные в таблице 2.3.3, среди которых основной
50
является построение опосредованной системы документооборота, что
значительно снижает оперативность исполнения документов, а также рост
издержек на поддержание работы системы и бюрократизация процесса
автоматизации документооборота. Данные проблемы в итоге снижают
скорость передачи данных и затрудняют своевременное исполнение
документов.
Таблица 2.3.3
Проблемы использования информационных технологий в
документообороте ООО «ФАЛЬЗАМ»
№ п/п
Причина
Проблема
1
Дублирование части документации в
электронном виде бумажными
аналогами
Снижение оперативности
исполнения документов,
загруженность специалистов
2
Большое количество документации по
информационному обеспечению
решений в сфере управления
деятельности
Бюрократизация процесса
автоматизации документооборота,
снижение скорости передачи
данных, утеря части информации
3
Использование морально устаревшего
программного обеспечения и
оборудования
Снижение оперативности
передачи информации, сложность
совмещения программ, конфликты
устройств
4
Отсутствие оценки организационных
мер и технических средств,
участвующих в защите персональных
данных
Недостаточная защита
персональных данных в системе
5
Рост издержек на обеспечение
бесперебойного функционирования
системы документооборота
Высокие затраты на
использование информационной
системы
Таким образом, в настоящее время назрела острая необходимость
применения информационных технологий в документообороте
ООО «ФАЛЬЗАМ». Декомпозиция автоматизированной системы приводит
к выделению 4х подсистем и входящих в них (АРМов). Построение
эффективных АРМов требует решения ряда сложных задач. Как
показывает опыт, значительный объем работ по автоматизации связан с
перераспределением функций между персоналом, также возникает
необходимость в реорганизации организационной структуры
51
подразделений, данную работу также могут выполнять представители
разработчиков.
Выводы по главе
- ООО «ФАЛЬЗАМ» специализируется на реализации черного
металлопроката и предоставляет комплекс услуг по обработке, резке и
упаковке продукции из металла
- штат организации укомплектован высококвалифицированными
специалистами, однако текучесть кадров весьма высокая по отрасли;
- наблюдается положительный финансовый результат за три
пришедших года, валовая прибыль, себестоимость снижаются,
значительно снизилась считая прибыль;
- коммерческие и управленческие издержки предприятия растут в
период 2016-2017 гг.;
- существует большое количество документации по
информационному обеспечению решений в сфере управления
деятельности ООО «ФАЛЬЗАМ»;
- согласно оценке использования современных информационных
технологий в документационном управлении ООО «ФАЛЬЗАМ»,
предприятие оснащено специализированным программным обеспечением
для защиты информации путем запрета скачивания на внешние
электронные носители;
- наблюдается увеличение издержек на использование
информационной системы в 2017 году, также выросли канцелярские
издержки, издержки содержания поступающих материалов за три
прошедших года;
- проблемы использования информационных технологий в
документообороте ООО «ФАЛЬЗАМ» включают: построение
опосредованной системы документооборота, что значительно снижает