57
Рисунок 2.8 – Заполнение данных по подразделению
На рисунке 2.9 представлен созданный перечень подразделений в справочнике
«Подразделения».
Рисунок 2.9 – Окно справочника «Подразделения»
Для работы с системой был создан перечень пользователей с разграничением
прав доступа. На рисунке 2.10 представлено окно добавления пользователя.
58
Рисунок 2.10 – Окно добавления нового пользователя в СЭД Летограф
Справочник пользователей фактически является и справочником должностных
лиц организации. Для каждого должностного лица заводится учетная запись с
соответствующим уровнем прав доступа и подписи документов. На рисунке 2.11
представлено окно справочника «Пользователи».
Рисунок 2.11 – Перечень должностных лиц – пользователей системы
59
2.2.3. Характеристика результатной информации
Этап внедрения системы электронного документооборота начинается
с тестовых пусков в отдельных подразделениях. Тестирование проводится с
учётом пиковых нагрузок (как на системы связи и коммуникаций, так и на
программное обеспечение), возможных критических и сбойных ситуаций,
таких как отказ оборудования, сбои в программном обеспечении и т. д. За
тестированием проводится опытная эксплуатация, во время которой будут
проверяться качественные характеристики работы внедряемой системы
электронного документооборота: надёжность, удобство пользования,
функциональное соответствие и т. п. Непосредственно внедрение СЭД
будет проводиться по частям, постепенно вводя в эксплуатацию модули,
начиная с тех, которые наиболее быстро принесут результат.
После установки всех компонентов производятся первоначальные настройки
системы, заполнение справочных таблиц и обучение пользователей работе с
новым программным продуктом.
После развертывания системы она была проверена на тестовых пусках. Было
отмечено, что удобство работы с системой обеспечивается наличием
эргономичного пользовательского интерфейса с возможностью доступа к
системе посредством веб-браузера. В левой части окна располагается печень
документов пользователя. При переходе в определённый раздел в центре окна
отображается перечень документов в системе.
Рисунок 2.12 –Перечень документов «Мои документы»
60
Рисунок 2.13 – Перечень документов «Поступило на согласование»
Работа с документов представляется в виде карточки документа. Карточка
документа представлена в виде нескольких вкладок:
Общая информация;
Контроль;
Переписка;
Согласование;
Отправка;
Местонахождение;
Исполнение;
Поручения.
Данный перечень вкладок является основным. Помимо этого возможно наличие
дополнительных вкладок в зависимости от типа документа.
Рисунок 2.14 – Карточка документа
61
Рисунок 2.15 – Постановка контроля документа
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Общие положения
В 2003 году, когда была начата разработка комплексной платформы
документооборота ЛЕТОГРАФ, было принято решение создать «конструктор»,
который можно будет настраивать на любую логику документооборота простым
конфигурированием – без программирования. Требовалось найти
технологическую платформу, которая обеспечит наивысшую скорость работы с
данными – и при этом будет соответствовать целому ряду дополнительных
условий: отказоустойчивость, производительность при высоких нагрузках,
масштабируемость, простота обслуживания и низкая стоимость технической
поддержки (а также поддержка мобильных устройств).
Анализируя преимущества и недостатки различных баз данных, специалисты
ЛЕТОГРАФ обратили внимание на объектно-реляционную базу данных Caché
компании с 25-летней (на тот момент) историей – InterSystems. Это была
практически единственная система, предоставлявшая разработчику инструменты
для работы с данными напрямую, без необходимости их преобразования в
табличную форму, обеспечивая при этом всю необходимую функциональность
баз данных, в том числе гибкие механизмы хранения, индексации, поиска,
управления синхронной и асинхронной обработкой данных и самостоятельного
управления иерархическими и битовыми индексами.
62
Для создания и прикладных решений, и комплексной платформы технологии
InterSystems подходят как нельзя лучше, позволяя разрабатывать для Заказчиков
высоконагруженные, быстрые приложения с богатой функциональностью и
возможностями доступа с различных видов устройств, не требующие излишних
затрат на сопровождение.
Важным преимуществом технологий InterSystems, которые в последние
несколько лет набирают все большую популярность, является платформа для
интеграции приложений InterSystems Ensemble, обладающая коннекторами к
более чем 200 различным информационным системам, поддерживающая
большое число способов взаимодействия с системами более высокого уровня.
Она также удобным для разработки образом позволяет объединять
информационные потоки вокруг системы документооборота и автоматизирует
сквозные процессы, охватывающие несколько информационных систем. Опыту
применения интеграционной платформы Ensemble в решениях ЛЕТОГРАФ уже
более 10 лет. С ее использованием реализован ряд крупных проектов, в том
числе объединение 47 внешних информационных систем для государственных
органов при условии обеспечения бесперебойной работы более 20 тыс.
пользователей.
2.3.2. Структурная схема пакета
В составе системы электронного документооборота можно выделить три уровня
представления системы:
Первый (нижний) уровень. СУБД InterSystems Caché, которая
обеспечивает хранение информации, индексацию и поиск информации,
механизмы резервного копирования, транзакционные механизмы и прочие
возможности, которые должны быть в современных системах. И конечно, СУБД
Caché обеспечивает окружение для исполнения кода платформы ЛЕТОГРАФ.
Второй (средний) уровень – это код ЛЕТОГРАФ, на котором
реализованы «модули», «шаблоны», «компоненты» и прочие объекты,
обеспечивающие работу системы управления документами.
Третий (верхний) уровень – это конкретная конфигурация
ЛЕТОГРАФ. Конфигурация ЛЕТОГРАФ выполняется без применения навыков
63
программирования и только при использовании «шаблонов», «модулей» и прочих
объектов среднего уровня.
Выделяют также три варианта развертывания системы:
1. Отказоустойчивый кластер. Решение разворачивается на двух серверах,
объединенных в Windows Failover Cluster (WFC), и использует две независимые
системы хранения (СХД) для основных данных и для резервных копий.
2. Масштабируемый отказоустойчивый кластер. Решение разворачивается на
группе серверов, выделяются отдельно веб-серверы, серверы приложений,
серверы баз данных, серверы интеграции, серверы для организации видео-
конференцсвязи (ВКС), серверы для распознавания электронных образов
документов и серверы для работы с веб-документами. Данные размещаются на
двух СХД: основной и резервной.
3. Катастрофоустойчивый кластер. Конфигурация предполагает развертывание в
каждом дата-центре масштабируемого отказоустойчивого кластера. Работа
производится с кластером серверов в одном дата-центре, в случае его выхода из
строя производится автоматическое переключение на кластер второго дата-
центра.
Системный технолог выполняет конфигурацию на третьем уровне
представления системы. При конфигурации системы, прежде всего, выполняется
настройка шаблонов объектов. В шаблоне любого объекта описываются поля,
каждое поле характеризуется уникальным кодом, названием, типом и набором
дополнительных флагов, определяющих обязательность поля при сохранении
карточки, необходимость уведомления подписчиков при изменении значения
поля и возможность переноса значения поля при массовом создании однотипных
объектов.
«Типы полей» ЛЕТОГРАФ — это очень мощный и гибкий инструмент,
предоставляющий системному технологу (сотруднику, осуществляющему
конфигурацию «без программирования») большое количество возможностей.
Можно выделить «простые типы» (число, строка, дата и пр.) и «сложные типы»,
которые представляют собой совокупность объектов с определенной «логикой
поведения», запрограммированных на уровне платформы. Один из примеров
«сложного типа» - это файл. Компоненты типа «файл» позволяют добавлять
64
файлы в систему, а также их хранить, индексировать, просматривать,
редактировать, преобразовывать в различные форматы и т.д. Для конечного
пользователя компонента типа “файл” выглядит как поле в регистрационной
карточке, в которое можно присоединить документ любого формата,
заблокировать его, добавить версию, посмотреть все ранее созданные версии и
пр.
Еще один пример «сложного типа» - это «резолюция». Компонента типа
«Резолюция» описывает, что нужно сделать с документом, кому и в какие сроки.
В зависимости от масштаба и сложности организационных процедур заказчика
на один документ может быть наложено до 150 резолюций в день. Для
пользователя в регистрационной карточке поле выглядит как «дерево поручений
по документу», поручение можно исполнить, перепоручить, запросить
продление срока и пр. Поручение может быть контрольным (с указанием срока
исполнения) или неконтрольным, задача может автоматически тиражироваться
(«периодическое поручение») и пр.
2.3.4. Описание программных модулей
Основные модули СЭД ЛЕТОГРАФ:
1. Корпоративный портал системы ЛЕТОГРАФ – позволяет построить единое
информационное пространство организации и предоставить каждому
сотруднику доступ к информации, необходимой для его эффективной работы.
Предусмотрена возможность персональной настройки рабочего пространства
пользователя, с учетом его прав доступа и должностных обязанностей.
2. Многофункциональная система управления документами ЛЕТОГРАФ –
отвечает за документационное обеспечение бизнес-процессов. За счет своей
гибкости может быть настроена на автоматизацию сложных бизнес-процессов,
связанных с коллективной обработкой документов различного вида.
Интегрированная с корпоративным порталом система управления документами
обеспечивает максимальную экономию рабочего времени сотрудников
организации при регистрации, рассылке и выполнении различных рутинных
операций с документами.
65
3. Интеграционная платформа – организует эффективное межсистемное
взаимодействие, позволяет объединить различные системы, функционирующие
в организации, в единое информационное пространство, настроить
взаимодействие этих систем между собой, а также представлять результаты
этого взаимодействия в виде документов ЛЕТОГРАФ.
4. Система потокового ввода документов и данных – обрабатывает большое
количество входящих документов на бумажном носителе, графических образов
документов, факсов и т.д., позволяет автоматически загрузить полученные
документы в систему, тем самым позволяет сэкономить время, затрачиваемое
при ручном вводе, и минимизировать количество возможных ошибок.
5. Единое хранилище информации – обеспечивает надежное хранение
неограниченного количества файлов различных форматов, централизованный
доступ к ним в соответствии с заданными правами, быстрый поиск и навигацию
по многомиллионным массивам документов. Использование поиска по
ключевым словам и сложных поисковых запросов позволит сотрудникам
организации практически мгновенно находить интересующую информацию.
6. Средства для описания, оптимизации и мониторинга бизнес-процессов –
обеспечивают решение задач управления бизнес-процессами организации,
позволяют описывать существующие бизнес-процессы, оценивать
эффективность их выполнения, находить проблемные места, быстро вносить
необходимые коррективы, а также проектировать новые бизнес-процессы.
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание
Осуществление ИКТ-проекта будет сопровождаться обучением
сотрудников в двух направлениях:
обучение специалистов группы внедрения и поддержки;
обучение конечных пользователей работе с новой системой.
В ходе обучения будут в первую очередь описаны цели и задачи
осуществления проекта, а также те положительные результаты, которые
последуют после его реализации, чтобы убедить обучаемых в
необходимости проводимых изменений. При внедрении СЭД обучение
66
пользованию системой позволит безболезненно перейти на новые
технологии и свести простои, связанные с освоением системы, к минимуму.
Грамотно продуманное обучение и информирование персонала по ИКТ-
проекту сократят влияние фактора сопротивления нововведениям внутри
организации.
После окончательного внедрения ИКТ-проекта и запуска новой
системы следует провести анализ достижения и решения проектом целей и
задач, которые ставились перед ним на этапе планирования с помощью
разработанной на ранних этапах системы показателей. Лучшими
решениями будут являться систематический мониторинг оценочных
показателей ИСУ и анализ её соответствия изменениям внутренней и
внешней среды. Результатами такого мониторинга могут быть решения о
доработке, совершенствовании системы.
Внедрение СЭД «Летограф» в банке «ВТБ» позволяет контролировать все виды
документации в организации за счет хранения её в журналах. На рисунке 2.17
представлено окно журнала «Журнал проектов».
Рисунок 2.17 – Окно журнала «Журнал проектов»
Удобство внедрения СЭД «Летограф » заключается в возможности не только в
ведении учета документации, но и в учете проведения совещаний.