17
продаж на определенный период, определяемый обратимостью капитала,
связанной с видом реализуемой продукции.
Прогноз продаж становится основой для построения планов закупок, что в
свою очередь влечет за собой использование технологий построения
долгосрочных отношений.
1.2.2. Система управления объектом исследования
Компания ООО «Вектор» имеет несколько представительств в разных
городах Российской Федерации, при этом главный офис компании расположен
по юридическому адресу компании в городе Москва. Филиалы компании
распределены по территории России и занимаются исключительно реализаций
продукции со склада на основании подписанных соглашений и сформированных
заказов.
Структура предприятия построена иерархически, основные функции
выполняет главный офис компании (рис. 1.3) и связь с отделениями
представлена ниже (рис. 1.2) [21].
Главный офис
(Екатеринбург)
Филиал
(Тула)
Филиал
(Санкт-Петербург)
Филиал
(Тверь)
Филиал
(Калуга)
Компания ООО «Вектор»
Филиал
(Рязань)
Филиал
(Смоленск)
Типичная оргструктура отделения-склада
Руководитель
отделения
Заведующий
складом
Грузчик
Комплектовщик
Рис. 1.2. Связи с филиалами отделениями-складами компании ООО «Вектор»
18
Общее руководство компанией осуществляет генеральный директор,
используя иерархию в управлении, которая позволяет организовывать работу
следующих направлений:
поставки;
продажи;
финансовый учёт;
оперативный учёт и планирование;
поддержка ИТ-процессов в организации.
В непосредственном подчинении директора находятся начальники
соответствующих служб и главный бухгалтер компании. Работа с поставщиками
организована с использованием долгосрочных соглашений, что позволяет
сохранять высокое качество продукции и давать достаточные гарантии клиентам
при закупке продукции.
19
Генеральный директор
Начальник службы
поддержки продаж
Начальник службы
продаж
Главный бухгалтер
Бухгалтер
Старший менеджер
по поставкам
Заведующий
складом
Менеджер-склада
Помощник
бухгалтера
Менеджер-по
поставкам
Секретарь
Старший менеджер по
корпоративным
продажам
Старший менеджер по
розничным продажам
Менеджер по работе с
розничными
клиентами
Менеджер по работе с
корпоративными
клиентами
Центральный офис ООО «Вектор»
Начальник службы
планирования
Экономист
Маркетолог
Начальник ИТ-
отдела
Системный
администратор
ИТ-специалист
Рис. 1.3. Организационная структура центрального офиса компании ООО «Вектор»
20
Работа с клиентами организована согласно делению клиентов на группы:
корпоративные и индивидуальные предприниматели, при этом для каждой
группы используются разные технологии работы. Учитывая особенности
реализуемой продукции, в компании используется долгосрочное планирование,
использующее прогнозные показатели, рассчитываемые на основе данных о
продажах за прошедшие периоды.
Основой деятельности компании являются, конечно, клиенты,
исключительно определяющие прибыль. Взаимодействие с клиентом начинается
со знакомства с менеджером, который при необходимости сам представляет
ассортимент клиенту и производит поиск необходимого товара, а также
информирует о ценах и условиях.
Если клиенту необходимо получить дополнительную информацию о
сертификации продукции, то менеджер предоставляет соответствующие данные,
а также дополнительную информацию о самой продукции при необходимости.
В случае формирования специализированных заказов оговаривается срок
осуществления и предварительная стоимость, которая может измениться в связи
с вновь возникшими обстоятельствами в процессе дополнительного дозаказа или
изменения условий от производителя.
Процессом продажи руководит менеджер, который предлагает
ассортимент или производит поиск по параметрам клиента.
Основными задачами менеджера в процессе продаж становятся:
регистрация клиента;
поиск необходимой продукции;
проверка продукции на наличие на складе;
резервирование продукции в случае если она отсутствует на складе;
определение сроков доставки продукции и выбор отделения-склада
отгрузки (при необходимости);
оформление заказа клиента.
Работу с поставщиками ведет менеджер по закупкам, который оформляет
поставки, структура которых обозначена плановыми закупками. При
необходимости, менеджер по закупкам производит поиск поставщика и
заключает с ним договор в случае согласования условий поставок [8].
21
Основными задачами менеджера по поставкам становятся:
поиск поставщика;
регистрация поставщика;
поиск необходимого товара по прайсу поставщика;
определение сроков доставки продукции;
оформление поставки.
1.2.3. Обоснование выбора задачи для объекта исследования
Деятельность торговой компании ООО «Вектор» достаточно просто
описать, опираясь на функциональное представление бизнес-процессов,
протекающих в компании, поэтому в качестве нотации используется нотация
IDEF0 (рис. 1.4).
Процесс вызывается влиянием следующих факторов:
информация о конкурентах и состоянии рынка, определяющая
возможности рынка;
информация о поставщиках, определяющая объем предложений на
рынке строительных материалов;
заявки покупателей, которые формируют не только заказы, но и
дают данные для определения планов закупок.
Выходы процесса определены:
сертификационные документы на продукцию, связанные с
производителями продукции, с которыми у компании ООО «Вектор» налажены
прямые контакты;
отчетная документация для поставщиков, включая товарно-
транспортные накладные, отчёты о поставках;
отчётная документация для контролирующих органов.
22
Рис. 1.4. Деятельность компании ООО «Вектор»
Регламентируют процесс законодательные и подзаконные акты, а также
внутренние документы предприятия, определяющие принципы работы и
должностные инструкции для сотрудников компании. Ресурсы компании,
используемые для осуществления торговой деятельности, представлены
сотрудниками и оборудованием и используемыми информационными
системами.
Для эффективного ведения бизнеса в компании используется плановая
методология формирования закупок и продаж. Для регулирования поставок и
возможности заключения долгосрочных договоров используется
прогнозирование продаж, на основании которого и формируется план закупок, и
определяются условия заключения долгосрочных контактов с поставщиками
(рис. 1.5).
23
Рис. 1.5. Декомпозиция процессов ООО «Вектор»
Разработка стратегии предполагает проведение анализа рынка (рис. 1.6).
Рис. 1.6. Декомпозиция процесса «Разработка стратегии»
24
Процесс «Разработка стратегии» строится с учётом необходимости
разработки обязательных тактических планов и включает:
анализ ёмкости рынка, для определения покупательского спроса на
продукцию;
выработку стратегии развития, обеспечивающую эффективное
использование ресурсов компании;
составление планов по продажам согласно тактическим планам;
формирование плановых закупок в соответствии с разработанными
планами продаж.
Плановые поставки дают возможность провести поиск поставщиков по
предложениям без строгой корректировки сроков и ассортимента продукции
(рис. 1.7).
Рис. 1.7. Декомпозиция процесса «Поставки и хранение»
Заключение долгосрочных договоров требует всестороннего анализа
предложений от поставщиков и заключения долгосрочных контрактов с
производителями, которые дают возможность обеспечивать высокий уровень
соответствия сертификатов по продукции.
25
Учитывая необходимость выделения такой группы клиентов как
корпоративные клиенты, которые дают компании постоянный доход перед
оформлением заказа определяется политика работы с клиентом. После
корректировки дополнительных условий продаж, которые могут включать
скидки, акции и т.п., формируется заказ клиента из продукции, представленной
на складе. В случае отсутствия продукции на складе осуществляется
резервирование продукции и формирование дополнительного заказа
поставщикам, который может быть включен как в основной план закупок, так и
в дополнительный. Полное или частичное формирование заказа в зависимости
от соглашения с клиентом вызывает процесс доставки, результатом которого
становятся отчетные документы для клиентов и компании (рис. 1.8).
Рис. 1.8. Декомпозиция процесса «Продажи и доставка продукции»
Обеспечение корректных поставок продукции потребителю неразрывно
связано со своевременной оплатой договоров поставщиков и постоянным
мониторингом дебиторской задолженности со стороны клиентов. Большое число
участников процесса требует качественного управления финансовой
26
деятельностью, которая неразрывно связана с ведением платежей со стороны
банка, так основные клиенты компании представляют собой юридические лица.
Работа компании в сегменте B2B предполагает задействование больших
ресурсов не только при обеспечении самих поставок, но и их финансовом
проведении. Размер компании позволяет содержать достаточно большой штат
бухгалтерских работников, однако финансовым обеспечениям работы филиалов
компании занимается исключительно центральный офис компании. В таких
условиях вся финансовая отчётность, которая обеспечивает подготовку
бухгалтерской отчётности, должна проводиться в рамках центрального офиса
компании. Однако подготовку платежных поручений и проверку их оплаты
счетов на данный момент филиалы не производят, что значительно увеличивает
сроки предоставления продукции потребителю даже после оплаты.
Используемая на данный момент система клиент-банк не решает поставленные
задачи, поэтому возникает вопрос об изучении технологии работы с
банковскими документами со стороны компании для оптимизации работы с
банком.
Таким образом, основной задачей исследования является поиск
приемлемых технологий работы с банковскими документами для повышения
производительности труда сотрудников бухгалтерии в ходе выполнения своих
должностных функций по управлению работы с платежными поручениями.
Результатом исследования должна стать система, позволяющая
автоматизировать процесс проверки и отправки платежных поручений
сотрудников бухгалтерии в банк путем формирования единого комплекта
документов.
1.2.4. Определение связи задачи исследования с другими задачами
Проблема ведения финансовой отчётности касается не только проверки
поступлений от клиентов и корректировки работы с крупными поставщиками,
так как частью этого процесса становится формирование отчётности в
контролирующие организации.
Приходящие денежные средства от клиентов должны быть быстро
аккумулированы и при необходимости могут быть переведены поставщикам для
финансового обеспечения резервирования продукции.